9. Bố cục của đề tài
3.2.2Phát triển dịch vụ thông tin thư viện mới
3.2.2.1 Dịch vụ mượn liên thư viện
Dịch vụ mượn liên thư viện ( ILL - Inter Library Loan) ra đời là một nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động của các thư viện. Mượn liên thư viện là hình thức phục vụ bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu tin của NDT của thư viện mình. Một số cơ quan thông tin -thư viện nằm trong cùng một khu vực địa lý hoặc cùng đáp ứng tin cho một số ngành chuyên ngành khoa học sẽ liên kết với nhau, cho phép NDT của mỗi cơ quan thành viên thông qua dịch vụ tổ chức của thư viện mình sử dụng chung nguồn tài liệu của tất cả các cơ quan này. Đây là hình thức chia sẻ nguồn lực thông tin tích cực giữa các thư viện để phục vụ đối tượng NDT đa dạng.
Dịch vụ này tạo ra những điều kiện tốt nhất để thoả mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin; tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện.
Từng thư viện thành viên sẽ bao quát được việc NDT của họ có thể mượn tài liệu gì, ở thư viện nào, chi phí bao nhiêu. Phía NDT, họ không cần biết tài liệu họ chọn nằm ở thư viện nào, mà chỉ cần biết họ có thể mượn tài liệu đó qua thư viện mà họ là NDT và với chi phí bao nhiêu?
Điều kiện quan trọng để duy trì mượn liên thư viện là phải có mục lục liên hợp, phần mềm mượn liên thư viện giữa các thư viện tham gia và cần phải xây dựng một chính sách liên thư viện cụ thể.
Chính sách liên thông là các quy định về mặt pháp lý về việc phối hợp các hoạt động giữa các thư viện tổ chức liên thông với nhau: vấn đề xây dựng, chia
86
sẻ các nguồn tin; vấn đề huấn luyện cán bộ, quy định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi thư viện thành viên… Có thể đưa ra quy trình chung nhất về mượn liên thư viện như sau:
Hình 3.1: Chu trình mượn liên thư viện
Trong đó:
Thư viện A là thư viện của bạn đọc
Thư viện B là thư viện khác có quan hệ mượn trả liên thư viện với thư viện A.
+ Bước 1: Bạn đọc tra cứu tìm tin trên OPAC
+ Bước 2: Gửi yêu cầu mượn đến thư viện A: xác nhận họ tên cá nhân, tài liệu mượn, hình thức mượn, giá tiền có thể phải trả
87
+ Bước 3: Thư viện xử lý và gửi yêu cầu đến thư viện B, đồng thời cũng thông báo cho bạn đọc biết yêu cầu mượn đã được gửi.
+ Bước 4: Thư viện B, xử lý yêu cầu. Trong trường hợp thư viện không có tài liệu đó thì phản hồi lại ngay để thư viện A thông báo cho bạn đọc. Nếu thư viện B có tài liệu bạn đọc yêu cầu thì dựa vào chính sách liên thông mà hai bên đã thống nhất, thư viện B sẽ thông báo lại cho thư viện A. Nếu bạn đọc chấp nhận điều kiện mượn đó thì thư viện sẽ chuyển ấn phẩm đó cho bạn đọc.
Để thực hiện một giao dịch mượn liên thư viện, NDT cần có tối thiểu các thông tin sau: nhan đề tài liệu, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, chỉ số ISBN (nếu có).
Bên cạnh đó, điều kiện để chia sẻ nguồn lực là các thư viện phải dùng chung các chuẩn trong xử lý tài liệu. Ở Việt Nam, hiện nay số đông các thư viện đang áp dụng ba chuẩn kết hợp đó là: Bảng phân loại DDC, chuẩn mô tả AACR2, khổ mẫu MARC21. Nếu đồng nhất áp dụng các chuẩn này, các thư viện có thể tổ chức mượn liên thư viện.
Nhằm đảm bảo triển khai được dịch vụ mượn liên thư viện, TVĐHNTHN đã thực hiện việc chuẩn hóa trong công tác xử lý nghiệp vụ, áp dụng các chuẩn như AACR 2, MARC 21 và KPL DDC. Và đặc biệt, Thư viện đang sử dụng phần mềm Ilib 4.0 là phần mềm được nhiều cơ quan TT - TV sử dụng như: Trung tâm TT - TV Học viện Ngân hàng,…với phân hệ ILL đã được tạo dựng với các chức năng thích hợp, sẵn sàng cho việc triển khai dịch vụ mượn liên thư viện. Tất cả những yếu tố trên phần nào tạo nên những thuận lợi trong việc xây dựng dịch vụ mượn liên thư viện tại TVĐHNTHN.
3.2.2.2 Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Mục đích của dịch vụ này là giúp NDT (cá nhân hoặc tập thể) nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện thông tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới trong các lĩnh vực khoa học; giúp NDT rút ngắn thời gian tra tìm thông tin để thực hiện mục đích nghiên cứu, giảng dạy của mình.
88
Đối tượng sử dụng dịch vụ này thường là các nhà nghiên cứu, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học.
Cách thức triển khai dịch vụ:
Hàng năm thư viện cần có danh mục chuyên đề gửi tới các Khoa, bộ môn trong trường.
Trên cơ sở đó, NDT sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ thông qua một hợp đồng hay một biên bản có xác nhận của đơn vị NDT đang công tác, học tập.
Thư viện sẽ cung cấp cho NDT thư mục các tài liệu mới nhất được chọn lọc theo từng chuyên đề nhất định theo định kỳ thời gian thoả thuận.
Các sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này có thể là: Thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề (có tóm tắt, chú giải qua ngôn ngữ gốc của tài liệu - nếu là tài liệu tiếng nước ngoài), bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc.
Để có thể tiến hành dịch vụ này cần phải có đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ, hiểu biết sâu về các chuyên ngành khoa học đào tạo của nhà trường, có khả năng đưa ra được danh mục chuyên đề phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT trong trường.
3.2.2.3 Dịch vụ dịch thuật tài liệu
ĐHNTHN là trường đại học có nhiều chuyên ngành đào tạo sử dụng ngôn ngữ nước ngoài. Hàng năm TVĐHNTHN được bổ sung một khối lượng lớn tài liệu ngoại văn về các chuyên ngành được đào tạo trong trường. Số lượng NDT có nhu cầu sử dụng loại tài liệu này ngày càng gia tăng.
Đa số cán bộ nghiên cứu và giảng dạy của nhà trường có thể sử dụng thành thạo các kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết) của một đến hai ngoại ngữ. Trình độ ngoại ngữ của sinh viên cũng tương đối tốt. Tuy nhiên, không phải NDT nào cũng có khả năng đọc hiểu và khai thác được thông tin trong tài liệu ngoại văn chuyên ngành. Để tận dụng được triệt để, tối đa loại tài liệu này TVĐHNTHN cần phát triển dịch vụ dịch thuật tài liệu.
89
Thư viện cần phối hợp với các chuyên gia trong các lĩnh vực khoa học đào tạo trong nhà trường để tổ chức dịch thuật tài liệu. Lựa chọn dịch thuật những tài liệu có giá trị thông tin cao. Chú trọng dịch một số tài liệu có giá trị lý luận và khoa học về các lĩnh vực đào tạo của nhà trường để làm tài liệu kham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Dịch vụ này chủ yếu dựa vào lao động thủ công của con người, do đó, chi phí về thời gian và nhân lực cho dịch vụ này tương đối lớn. Vì vậy, cần có sự hợp tác chặt chẽ của thư viện và các chuyên gia để việc thực hiện, khai thác và sử dụng dịch vụ này trở nên có hiệu quả nhất.
3.3 Các giải pháp hỗ trợ
Qua kết quả tổng hợp được từ Phiếu điều tra thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện, đa số các đề xuất của NDT tập trung vào những vấn đề sau:
Bổ sung tài liệu mới và cung cấp thông tin về tài liệu mới, cập nhật CSDL, chiếm 43%
Nâng cấp cơ sở vật chất hạ tầng kỹ thuật, chiếm 24%
Mở rộng phòng đọc, tăng thời gian phục vụ, chiếm 14%
Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện, chiếm 11%
Số hoá tài liệu và xây dựng thư viện điện tử, chiếm 3%
Một số đề xuất riêng lẻ như: xây dựng văn hoá đọc,… chiếm 5% Biểu đồ 3.1: Các đề xuất của người dùng tin với TVĐHNTHN
Biểu đồ các đề xuất của NDT với TVĐHNTHN
43% 3% 11% 14% 24% 5%
Bổ sung tài liệu mới và cung cấp TT về tài liệu mới, cập nhật CSDL
Số hóa tài liệu & xây dựng TVĐT
Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ TV
Mở rộng phòng đọc, tăng thời gian phục vụ
Nâng cấp CSVC hạ tầng, kỹ thuật
Ý kiến khác (xây dựng văn hóa đọc, mở rộng dịch vụ TTTV với sinh viên ngoài chính quy..)
90
Kết quả này cho thấy, thư viện cần phải sớm có những giải pháp để nâng cao nguồn lực thông tin và tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT.
3.3.1 Nâng cao nguồn lực thông tin và tăng cường cơ sở vật chất 3.3.1.1 Nâng cao nguồn lực thông tin 3.3.1.1 Nâng cao nguồn lực thông tin
Chất lượng của SP&DV TTTV phụ thuộc rất lớn vào chất lượng, sự đầy đủ và đa dạng của nguồn lực thông tin tại cơ quan thông tin - thư viện đó.
TVĐHNTHN hiện chưa có chính sách phát triển nguồn tin - yếu tố tạo nên sự phát triển bền vững và có tính định hướng của thư viện. Do đó, cơ cấu loại hình, ngôn ngữ, nội dung tài liệu còn chưa cân đối. Để có thể xây dựng được các SP&DV TTTV mới có giá trị gia tăng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT thì việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tin có tầm quan trọng đặc biệt, vì đây chính là nguyên liệu đầu vào để tạo lập các SP TTTV có giá trị, từ các SP TTTV có giá trị lại làm cơ sở hình thành các DV TTTV.
Chính sách phát triển nguồn tin dựa trên các tiêu chí:
- Cơ cấu loại hình tài liệu, ngôn ngữ, nội dung tài liệu phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng NDT
- Mức độ uy tín, thế mạnh của các đối tác phân phối nguồn tin - Nguồn thông tin có tính cập nhật
- Thời gian bổ sung phù hợp với nhu cầu tin
Nội dung của chính sách phát triển nguồn tin phải thể hiện các khía cạnh:
- Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của thư viện
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên, mức độ ưu tiên cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể
- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn loại hình tài liệu, tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho những tài liệu không còn phù hợp
- Đảm bảo tính nhất quán cao và liên tục trong từng giai đoạn phát triển nguồn tin, kể cả trong trường hợp biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác
91
phát triển nguồn tin, làm giảm ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu
- Đảm bảo sự cân đối hài hoà giữa các loại hình tài liệu
Do đó, trong thời gian tới, thư viện cần xây dựng chính sách phát triển nguồn tin bằng văn bản cụ thể và có sự ủng hộ từ phía lãnh đạo nhà trường trong việc thông qua văn bản chính thức này.
Ngoài nguồn kinh phí chính do nhà trường cấp, thư viện cần tranh thủ thêm nguồn kinh phí tài trợ từ các tổ chức quốc tế, các dự án của Bộ Giáo dục... để phát triển nguồn lực thông tin.
Nguồn tài liệu được biếu tặng thường bị động nên chất lượng không cao, song nếu thư viện chủ động gửi yêu cầu về loại tài liệu và chuyên ngành cần tặng theo giới hạn mức tiền được viện trợ thì đây sẽ là nguồn tài liệu có chất lượng. Vì thế, thư viện cần tiếp tục củng cố và tăng cường mối quan hệ với các tổ chức như: Quỹ Châu Á, các Đại sứ quán,... đây là những những tổ chức thường xuyên có tài liệu tặng cho thư viện.
Bên cạnh đó, có một nguồn tài liệu rất quý khác mà thư viện cũng cần tranh thủ bổ sung đó là nguồn tài liệu do cán bộ, giảng viên trong trường đi học tập, nghiên cứu và công tác ở nước ngoài mang về tặng lại thư viện. Đây là những tài liệu có giá trị cao vì do chính các cán bộ, giảng viên của trường trong quá trình học tập và nghiên cứu thấy phù hợp với nội dung, chuyên ngành đào tạo của trường đã sưu tầm về để giới thiệu cho sinh viên nghiên cứu. Trong nhiều năm qua, thư viện đã được tặng khá nhiều tài liệu từ nguồn này nhưng chưa có chế độ gì cho những người mang tài liệu về cho trường, việc họ tặng tài liệu cho trường hoàn toàn trên cơ sở tự nguyện. Thư viện nên chủ động có đề xuất với lãnh đạo nhà trường xem xét việc quy định chế độ hỗ trợ kinh phí mua tài liệu cho những cán bộ sau khi học tập hoặc công tác ở nước ngoài trở về có ý thức thu thập tài liệu chuyên ngành về cho thư viện trường.
92
Thư viện cần tính tới phương án xây dựng chính sách phối hợp bổ sung tài liệu. Phối hợp bổ sung tài liệu là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin - thư viện, đem lại nhiều lợi ích cho NDT và cho chính cơ quan thông tin - thư viện thành viên.
Trước hết, để phối hợp bổ sung thì các thư viện cần tạo ra một liên hợp thư viện - còn gọi là consortium. Phương thức mua tài liệu của các consortium về cơ bản khác với việc mua tài liệu riêng rẽ của từng thư viện. Thông thường, consortium đàm phán mua cả gói tài liệu, trong đó chủ yếu là các nguồn thông tin có nhu cầu cao đối với nhiều đối tượng NDT khác nhau trong các thư viện thành viên.
Consortium làm tăng sức mua của các thư viện thành viên và giảm kinh phí khi có nhiều thành viên cùng mua một loại tài liệu. Cùng một số tiền nếu bổ sung riêng rẽ thì các thư viện chỉ có thể mua được số lượng ít tài liệu, nhưng nếu kết hợp lại cùng nhau mua thì sẽ có nhiều tài liệu hơn, người dùng cũng sẽ được truy cập vào nhiều nguồn tin khác nhau hơn.
Mục tiêu của consortium là làm thế nào để NDT có thể truy cập và khai thác được một nguồn thông tin nhiều hơn, phong phú hơn với một mức chi phí hợp lý nhất mà người bán có thể chấp nhận được. Chính vì lẽ đó, người ta nói rằng mô hình consortium là mô hình cùng thắng (WIN-WIN), có nghĩa là các thư viện mua được nhiều nguồn tin hơn với giá rẻ hơn, người bán thì bán được nhiều sản phẩm hơn, người dùng được sử dụng nguồn tin tốt hơn, phù hợp hơn với nhu cầu thông tin của mình. Đây là đặc trưng quan trọng nhất của consortium và là lý do để consortium tồn tại và phát triển.
Thư viện cần lập một hạ tầng thông tin đủ mạnh, sẵn sàng kết nối, trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với thư viện các trường đại học có chung chuyên ngành đào tạo, như: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương cơ sở 2 tại Thành phố Hồ Chí Minh, cơ sở 3 tại Quảng Ninh… Đây là những trường có các lĩnh vực đào tạo gần giống nhau nên rất thuận lợi cho việc trao đổi CSDL sách, báo - tạp
93
chí, luận án, luận văn... Việc trao đổi này sẽ tạo điều kiện cho NDT của mỗi trường có thêm nguồn thông tin trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
Chia sẻ nguồn lực thông tin với Liên hiệp thư viện các trường đại học nhằm hội tụ các nguồn thông tin tri thức hỗ trợ cho hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo của nhà trường.
Hiện nay, số lượng tài liệu in trên giấy vẫn chiếm tỉ lệ cao trong tổng số