Có người nhát gan sợ việc, có người nóng tính hay bốp chát, có người vừa mới gặp khó khăn đã bàn lùi. Giao tiếp với những người này tương đối khó khăn. Vì vậy, có người sai lầm khi cho rằng, việc hiểu những người này chẳng có gì cần cả. Họ đâu biết rằng, hiểu đồng nghiệp không chỉ để hiểu được nhau mà còn phải có trách nhiệm nâng cao giao tiếp giữa con người với nhau. Để thực hiện được mục tiêu này, chúng ta
phải chú ý đến những vấn đề sau đây:
1) Không nên hiểu sai rằng, đồng nghiệp phản ứng không tốt hoặc tâm tình không tốt chắc chắn là có mâu thuẫn với bạn. Trên thực tế, có người tâm tình không tốt, phản ứng lãnh đạm chỉ vì anh ta đang lo lắng một chuyện gì đó hoặc trong cuộc sống bị vướng mắc gì đó, chứ không phải bạn có gì không phải với anh ta. 2) Bạn không cần thiết cái gì cũng phải biết, cái gì cũng phải hiểu. Khi đồng nghiệp
đề xuất một điều gì
đó mà ngay lúc đó không thể trả lời được, bạn có thể nói thật ra “Rất tiếc, vấn đề này tôi không rõ lắm. Thế này nhé, cứ để tôi suy nghĩ đã, có gì sẽ nói với anh sau”. Tiếp
theo đó, bạn sẽ tìm giải đáp.
3) Phải biết cách từ chối. Không nên thẳng thừng từ chối lời yêu cầu giúp đỡ của đồng nghiệp: “Này, cậu không thấy tôi đang bận bù đầu đây à?” hoặc “Đây là sai lầm của người khác, liên quan gì đến tôi?”. Vội vã kết thúc cuộc nói chuyện, ngạo mạn hách dịch đều là những hành vi không thể chấp nhận được, nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng giao tiếp. Khi giải quyết những vấn đề trên đây, bạn không cần thiết phải cực đoan,
bạn hoàn toàn cần có thái độ mềm mỏng.
Chúng ta nên biết rằng, có người không hề quan tâm xem bạn có cùng quan điểm với họ hay không, ngược lại, họ chỉ muốn tìm một người nào đó để thổ lộ tâm tình. Để biểu thị bạn rõ ràng đang nghe họ nói, bạn có thể dùng các cách sau đây: “Bạn đang lo lắng điều gì? Có thể nói cụ thể ra được không?” “Vì sao bạn phải lo lắng quá nhiều chuyện này?” 4) Không nên lúc nào cũng muốn thuyết phục đồng nghiệp. Khi đồng nghiệp trái ý mình, mặt khác lại còn coi quan điểm của họ là phương án tốt nhất, cuộc nói chuyện
rất có thể tan vỡ. Bạn có thể dùng một số vấn đề mang tính thăm dò để che giấu cái bất mãn của mình, đồng thời thử để anh ta thay đổi: “Có thể thấy, bạn rất hài lòng với cách này. Bạn cho rằng ưu điểm lớn nhất của phương án này là gì?” Ghi nhớ: Sẽ không hay nếu lúc nào cũng thuyết phục đồng nghiệp. Trong giao tiếp, nếu như hai bên phát sinh bất đồng, bạn nên đi tìm một điểm mà cả 2 bên đều thấy
hứng thú.
5) Những điều mà mọi người nói và những điều mà chúng ta hiểu có thể có khoảng cách rất xa. Vì vậy, chúng ta thường có khuynh hướng dùng kinh nghiệm trước đây để phán đoán, đánh giá những câu nói này. Chúng ta không ngại gì mà không nên nhắc lại cùng một chủ đề hoặc có một tổng kết xác đáng để chứng thực xem sự hiểu biết của chúng ta có chính xác hay không. Bạn có thể nhắc lại một lần ý tứ câu nói của người vừa nói, sau đó hỏi lại anh ta: “Tôi hiểu như thế có đúng không?”. 6) Hãy thừa nhận cái bất tiện nếu gảy ra cho đồng nghiệp: “Rất cảm ơn sự hợp tác của ông! Tôi biết rằng kiểm tra hệ thống máy tính chắc chắn sẽ mang lại rất nhiều bất tiện, nhưng chúng tôi làm như vậy sẽ bớt được nhiều phiền phức có thể phát sinh để các vị
không còn phải suy nghĩ gì nữa”.
7) Nếu như bạn bước vào vị trí làm việc của đồng nghiệp, thì bạn nên nói trước với họ. Bất ngờ thăm hỏi là hành động để người khác luôn ở thế bị động, vì như vậy bạn
dễ bị coi là không tôn trọng đồng nghiệp.
8) Giao tiếp với cấp dưới một cách nhã nhặn. Lời nói khiêm tốn, thái độ lễ phép đều có thể khơi dậy nhiệt tình hợp tác của đồng nghiệp. Vì vậy, khi giao nhiệm vụ, không nên ngần ngại gì mà không nói: “Một cách làm có thể là...”, “Cách làm này có thể làm có hiệu quả...”, “Theo tôi kết quả tốt nhất của dự án này là X. Bạn có thể nói cho tôi biết dùng cách nào có thể có được kết quả như ý không?” hoặc “Nếu là tôi, tôi sẽ làm như thế này...” mà không nên nói: “Bạn nhất định phải làm”. 9) Lắng nghe với thái độ tích cực: Nên nhớ rằng, lắng nghe cũng có nghĩa là nhằm nêu ra những vấn đề xác đáng để làm bộc lộ tâm sự thực của người nói chuyện. Chúng ta nên giống như người đào giếng, tìm đến nơi sâu thẳm nhất của tâm hồn con người.