8. Kết cấu của luận văn
1.3 Các bước xây dựng hệ thống thẻ điểm cân bằng
Thiết kế hệ thống BSC xuất phát từ việc xây dựng hệ thống đo lường. Nhìn chung, xây dựng hệ thống thẻ điểm cân bằng bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1 – Hình thành mục tiêu:
Mục tiêu thể hiện ở hình thức nào đó và luôn tồn tại trong mỗi công ty. Hiểu rõ và đồng ý về những nhiệm vụ chung đặt ra cho công ty – đó chính là bước đầu tiên và cần thiết trong việc xây dựng BSC.
Bước 2 - Xác định viễn cảnh hoặc phương hướng cho các chỉ số:
Trong bước này, cần xác định các hướng hoạt động cần thiết để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Trong trường hợp này, có thể sử dụng sơ đồ bốn viễn cảnh được đề xuất bởi Kaplan và Norton.
Bước 3 - Xác định các nhiệm vụ cần phải giải quyết để đạt được các mục tiêu và phân bổ chúng theo các lĩnh vực hoạt động:
Ở bước này có sự sàng lọc hơn nữa các nhiệm vụ dẫn đến việc đạt được các mục tiêu chính.
Bước 4 – Xây dựng bản đồ chiến lược:
Xây dựng bản đồ chiến lược chính là thiết lập mối quan hệ nhân quả và các nhân tố ảnh hưởng giữa mục tiêu và nhiệm vụ.
Xét theo quan điểm tư tưởng đây là bước quan trọng nhất, ở bước này cần làm rõ những tác động đến việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu, và làm rõ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ với nhau. Xác định các yếu tố ảnh hưởng giúp đưa nhiệm vụ và mục tiêu đến một hệ thống duy nhất và kết thúc giai đoạn xây dựng bản đồ nhiệm vụ chiến lược.
Bước 5 - Xác định KPI- công cụ đo lường mục tiêu:
Mức độ thực hiện từng mục tiêu chiến lược và mục tiêu tổng thể cần được đo lường bằng các chỉ số nhất định và phải được thể hiện bằng các con số. Trong khuôn khổ xây dựng BSC các chỉ tiêu hiệu quả được xác định cho từng nhiệm vụ. Mỗi chỉ số đều có giá trị chuẩn nói lên rằng mục tiêu có thể đạt được trong thời gian cần thiết. Trên cơ sở các chỉ số và giá trị chuẩn của chúng, cũng như giới hạn sai lệch cho phép của giá trị mục tiêu hình thành nên bản đồ chỉ báo.
Bước 6 – Xây dựng chương trình theo mục tiêu và nhiệm vụ phối hợp với những người quản lý cấp trung:
Chương trình mục tiêu được thiết kế để thực hiện sự thay đổi cần thiết về các hoạt động có vấn đề nhất của công ty, nơi mà các chỉ số không thể cải thiện đáng kể trong việc quản lý hoạt động hiện hành.
Bước 7 - Tích hợp BSC vào hệ thống quản lý:
Căn cứ vào các chỉ số đã xây dựng, phân phối nguồn nhân lực và tài chính, thiết lập trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ. BSC được tích hợp vào hệ thống lập kế hoạch và ngân sách của công ty và báo cáo quản lý. Hình thành "Control Panel” đối với mỗi nhân viên chịu trách nhiệm. “Control panel” bao gồm những chỉ số cần thiết để kiểm soát tiến bộ thực hiện công việc. Cũng trong bước này, động cơ của nhân viên gắn liền với việc thực hiện các nhiệm vụ.
TÀI CHÍNH THỊ TRƯỜNG/ KHÁCH QUI TRÌNH NỘI BỘ HỌC HỎI/ PHÁT SỨ MỆNH, TẦM NHÌN Sứ mệnh, tầm nhìn Viễn cảnh hoạt động
Mục tiêu chiến lược
Các nhân tố thành công then chốt
KPI dùng để đánh giá mức độ thực hiện mục tiêu chiến lược
Biện pháp thực hiện
Quá trình xây dựng BSC là quá trình lặp đi lặp lại liên tục, thường xuyên và phát triển cùng với doanh nghiệp. Công việc không thể kết thúc bằng giai đoạn tích hợp, cần thiết phải xem xét lại thường xuyên như hệ thống các chỉ tiêu: thành phần định lượng và định tính, giới hạn của các giá trị, mối quan hệ giữa chúng với nhau. Xem xét và điều chỉnh BSC, tuỳ thuộc vào tốc độ thay đổi trong tổ chức được khuyến nghị tiến hành trung bình năm một lần.
Thực hiện các thay đổi trong công ty cần phải được tiến hành dưới sự lãnh đạo của các quan chức hàng đầu. Cần có sự tham gia thường xuyên của lãnh đạo điều hành, tham gia, chủ động sáng kiến và hỗ trợ.
Triển khai chiến lược phải là nhiệm vụ chung cho tất cả nhân viên. Mỗi nhân viên phải hiểu mục đích hành động của mình theo mục tiêu chung của công ty. Để điều này xảy ra, nhân viên phải được đào tạo và được thông tin về những thay đổi đang diễn ra. Ngoài ra, cũng nên khuyến khích phổ biến hệ thống các chỉ số đánh giá hoạt động tại công ty để cho các các phòng ban cũng như các cộng tác viên riêng lẻ tạo dựng hệ thống các chỉ số của riêng của họ.
Bằng cách tạo ra một hệ thống Bảng điểm cân bằng, công ty bắt đầu từ chiến lược. Yếu tố thành công quan trọng của BSC – là các chỉ số hiệu quả (KPI) cần phải có tác động trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu kinh doanh chiến lược; giữa KPI phải tồn tại mối quan hệ nhân quả, còn cách thức đánh giá để đạt được các chỉ tiêu cần được thực hiện thường xuyên.