8. Kết cấu của luận văn
3.1 Tích hợp BSC vào hệ thống quản lý của Tập đoàn
BSC có thể được triển khai giống như những sản phẩm phần mềm chuyên nghiệp (ví dụ, Oros Scorecard, Hyperion Performance Scorecard, Oracle Scorecard, Balanced Scorecard Designer, …) cũng có thể dưới dạng các bảng tính của MS Excel.
Nếu như Tập đoàn có được một hệ thống thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, thì việc tính toán giá trị của các KPI trong những giai đoạn cần thiết không phải là việc quá khó. Chỉ cần tích hợp hệ thống BSC với hệ thống thông tin đang hiện hữu trong Tập đoàn là được. Điều này đảm bảo được việc thu thập số liệu cần thiết một cách tự động để tính toán các KPI xuất phát từ các hệ thống kế toán, hệ thống sản xuất và hệ thống phân tích. Ngoài ra, còn xuất hiện khả năng ràng buộc quản trị chiến lược với quản trị tác nghiệp: có thể theo dõi các KPI thay đổi như thế nào trong ngắn hạn khi ra các quyết định chiến lược.
Sau khi lập được tất cả các bảng và tích hợp BSC với hệ thống máy tính cần tiến hành test hệ thống lần cuối cùng và đưa hệ thống vào vận hành. Trong giai đoạn vận hành thử, đầu tiên chỉ sử dụng các KPI cơ bản (Doanh thu, Lợi nhuận), để sau khi kết thúc một khoảng thời gian nhất định (từ 1- 3 tháng) đánh giá chất lượng của chúng (các chỉ số đã chọn là đúng hay không để đánh giá hiệu quả hoạt động của Tập đoàn) và khi cần thiết tiến hành điều chỉnh trong hệ thống các KPI, số lượng KPI, thời gian xác định. Điều quan trọng là trong quá trình này phải có sự tham gia của nhân viên mọi cấp.
Sau đó có thể áp dụng BSC một cách đầy đủ và toàn diện trong Tập đoàn. Tuy nhiên cần phải lưu ý rằng, hệ thống BSC không phải chỉ xây dựng một lần rồi có thể sử dụng được mãi mãi. Cũng như các hệ thống khác nó cần phải được xây dựng mềm dẻo và thay đổi theo thời gian, bởi vì xác định ngay lập tức những tham số nào mô tả tốt nhất hoạt động của Tập đoàn là tương đối khó, hơn nữa chính cơ cấu tổ chức quản lý của Tập đoàn theo thời gian cũng có thể phải thay đổi. Và như vậy các KPI cần thiết phải được xem xét lại. Đánh giá mức độ chính xác của hệ thống các chỉ số KPI được lựa chọn cần một khoảng thời gian khoảng từ 1 đến 2 năm.
Có rất nhiều phần mềm chuyên dụng khác nhau để xây dựng và vận hành hệ thống Thẻ điểm cân bằng như: Oracle Balanced Scorecard, Balanced Scorecard Manager, QPR Scorecard, ABIS.BSC, Balanced Scorecard Designer,…. Tuy nhiên, các phần mềm này khá đắt tiền. Chính vì vậy, trong nghiên cứu này, BSC được triển khai trong toàn Tập đoàn bằng các bảng tính của MS Excel-2003. Cơ sở dữ liệu cho BSC được cung cấp bởi hệ thống thông tin quản lý của Tập đoàn.