5. Kết cấu của luận văn:
1.3.4.2 Các hình thức khai báo Hải quan điện tử
Theo lịch sử phát triển của ngành Hải quan cũng như sự phát triển của công nghệ thông tin mà khai báo Hải quan điện tử cũng trải qua các hình thức khác nhau phù hợp với từng giai đoạn khác nhau. Nó bao gồm các hình thức sau:
a) Khai báo và kết nối bằng thiết bị lưu trữ ngoại vi
Việc khai báo và kết nối trên thiết bị ngoại vi như đĩa mềm, USB, băng từ, ổ cứng di động…được thực hiện từ những năm 2006 trở về trước. Việc khai báo chủ yếu được thực hiện trên các file dữ liệu đã được định sẵn và các thiết bị ngoại vi này được phép kết nối trực tiếp với máy tính của cơ quan Hải quan để truyền dữ liệu vào hệ thống phần mềm quản lý của cơ quan Hải quan. Khai báo qua thiết bị ngoại vi giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước dữ liệu sẽ khai báo cho cơ quan Hải quan. Còn cơ quan Hải quan sử dụng dữ liệu đó mà không mất thời gian cập nhật vào hệ thống quản lý của mình, cũng như chi phí cho việc khai báo là rất thấp.
Tuy nhiên, Phương pháp khai báo này nhanh chóng bị loại bỏ vì nhiều hạn chế như người khai Hải quan vẫn phải chi phí đi lại, phải nộp hồ sơ giấy và phải làm thủ công các công đoạn khác như khai thủ công. Khai báo qua thiết bị ngoại vi còn là cơ hội trực tiếp lây lan các loại virus làm cho hệ thống công nghệ thông của cơ quan Hải quan thiếu an toàn.
b) Khai báo tại phòng khai
Tiến xa hơn khai báo qua thiết bị ngoại vi là người khai Hải quan dùng hệ thống phòng khai của cơ quan Hải quan để khai báo, truyền nhận dữ liệu với cơ quan Hải quan thông qua hệ thống mạng Wan, Lan. Phương pháp này có nổi trội hơn khai báo qua thiết bị ngoại vi là sử dụng phần mềm khai báo đầu cuối để truyền nhận dữ liệu. Việc truyền nhận được thực hiện trong cùng hệ thống mạng của cơ quan Hải quan nên đảm bảo an toàn hơn.
c) Khai báo từ xa
Khai báo từ xa là hình thức doanh nghiệp sử dụng một trong ba phương thức sau để truyền nhận dữ liệu với cơ quan Hải quan bằng một trong ba hình thức sau: Khai báo thông qua website; khai báo bằng phần mềm miễn phí đầu cuối do Hải quan cung cấp và khai báo qua phần mềm đầu cuối có phí do các đối tác bên ngoài cung cấp. Tất cả các lựa chọn này đều được khai báo thông qua đường Internet.
- Việc khai báo qua website Hải quan rất thuận tiện, người khai chỉ cần tìm một máy tính bất kỳ, ở một vị trí bất kỳ mà có kết nối Internet là có thể khai báo Hải quan. Khai báo qua website có thể nói là rất năng động nhưng cũng có những mặt hạn chế, như dữ liệu sau khi khai báo không lưu trữ được, tức người khai không thể sử dụng lại dữ liệu đó cũng như không thể sửa chữa để khai lại khi có sai sót. Hoặc khi mất điện
đột ngột thì việc cập nhật dữ liệu để khai báo lại phải làm lại từ đầu. Chính vì những hạn chế đó mà đa số doanh nghiệp lựa chọn phương pháp khai báo bằng thiết bị kết nối đầu cuối.
- Khai báo qua phần mềm miễn phí Hải quan, điều đầu tiên cho ta thấy đó là doanh nghiệp không phải chi phí tiền bạc cho việc mua phần mềm khai báo. Việc sử dụng phần mềm miễn phí của cơ quan Hải quan người khai yên tâm về chuẩn dữ liệu để kết nối với cơ quan Hải quan. Trên phần mềm đã được cài đặt và cấu hình kết nối đến cơ quan Hải quan, người khai Hải quan tiến hành tạo lập thông tin tờ khai, các chứng từ kèm theo của bộ hồ sơ như tờ khai trị giá, hóa đơn thương mại, vận đơn, hợp đồng… Sau khi tạo lập xong dữ liệu, người khai tiến hành khai báo đến cơ quan Hải quan. Nếu dữ liệu đúng và đủ sẽ được cơ quan Hải quan chấp nhận và trả thông tin phản hồi về cho doanh nghiệp. Còn dữ liệu không được chấp nhận cũng có phản hồi để doanh nghiệp sửa chữa và khai bổ sung.
Thuận lợi của việc sử dụng phầm mềm đầu cuối để khai báo là dữ liệu khai báo được lưu trữ trên máy tính của doanh nghiệp, dó đó doanh nghiệp có thể sử dụng lại dữ liệu đã dùng cho các lần khai báo sau. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể khai thác dự liệu đó để phục vụ cho công tác quản lý, báo cáo, thanh khoản... Tuy nhiên đây là phần mềm miễn phí nên công việc bảo trì và hỗ trỡ gặp nhiều khó khăn vì không có người theo dõi quản lý phần mềm thường xuyên. Chức năng của phần mềm chưa đáp ứng được hoàn toàn mong muốn nghiệp vụ của doanh nghiệp. Nên việc lựa chọn các phần mềm có phí sẽ mang lại hiệu quả công việc cao hơn
- Khai báo bằng phần mềm có phí: Các phần mềm này đều được xây dựng dựa trên chuẩn dữ liệu mà cơ quan Hải quan đã công bố. Về cơ bản nó giống với phần mềm miễn phí của cơ quan Hải quan. Vì là mất phí nên người sử dụng có thể yên tâm về chế độ bảo hành, bảo dưỡng, nâng cấp cũng như sự hỗ trợ khác từ phía đối tác cung cấp phần mềm. Các chức năng của phần mềm có thể được thiết kế, cài đặt theo yêu cầu quản lý, khai báo của từng doanh nghiệp, không bị hạn chế như phần mềm miễn phí mà cơ quan Hải quan cung cấp. Ở đây việc thiết lập dữ liệu và khai báo hoàn toàn giống với việc tạo lập và khai báo ở phần mềm miễn phí. Dù là phần mềm miễn phí hay phần mềm có phí của các công ty khác nhau nhưng về cơ bản là giống nhau về chức năng, nhiệm vụ khai báo.
Phần mềm này tiếp tục được phát triển, nâng cấp để phục vụ cho thông quan điện tử. Có thể nói khai báo điện tử là một phần trong kế hoạch hiện đại hóa ngành Hải quan. Là bước chuẩn bị, tạo nền tảng cho việc thực hiện thông quan điện tử khi thời gian đến.