Thế kỷ 21 là thế kỷ của nền kinh tế tri thức. Đó là nền kinh tế đặc trưng bằng sự đổi mới kiến thức liên tục, với sự bùng nổ thông tin phát triển mạnh mẽ trên các lĩnh vực. Khối lượng thông tin lớn, hiện đại được truyền tải dưới nhiều loại hình và trên nhiều phương tiện, chúng ta có thể tiếp cận thông tin và lấy thông tin ở mọi nơi, mọi lúc.
Trong bối cảnh này, việc đào tạo sinh viên ở bậc đại học cần phải thay đổi. Người dạy không chỉ hướng chủ yếu vào cung cấp kiến thức, tích lũy kiến thức và cũng không nên chú trọng vào việc kiểm tra đánh giá khả năng ghi nhớ kiến thức và tích lũy được bao nhiêu kiến thức của sinh viên, mà phải dạy cho sinh viên phương pháp lấy thông tin và xử lý thông tin một cách sáng tạo, nhanh chóng, phục vụ cho nhu cầu học tập và hiểu biết xã hội của sinh viên.
Mục đích: Trong quản lý giáo dục nói chung, quản lý hoạt động kiểm tra đánh giá nói riêng, việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho các nhà quản lý nắm bắt, xử lý thông tin kịp thời, linh hoạt và hiệu quả. Vì vậy kiểm tra đánh giá cũng phải thay đổi; kiểm tra đánh giá là lấy thông tin và xử lý thông tin, phải biết vận dụng công nghệ thông tin để giải quyết những vấn đề cụ thể, đó là:
+ Sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý toàn bộ hoạt động đào tạo của Nhà trường. Xây dựng các phần mềm tin học để quản lý kết quả đạt được của sinh viên.
+ Quản lý đề thi, đáp án, tài liệu, đề tài nghiên cứu khoa học + Quản lý việc cấp phát bằng, chứng chỉ tốt nghiệp
+ Sử dụng công nghệ thông tin để quản lý, đánh giá chất lượng đào tạo
+ Công khai hóa mạng nội bộ của Nhà trường để các cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Trường có điều kiện trao đổi thông tin trực tiếp với nhau, với Ban
lãnh đạo của Nhà trường, từ đó có thể giải đáp các thắc mắc về nội dung, chương trình các môn học, kết quả điểm thi...
Cách thức thực hiện:
Nhiều năm trở lại đây Trường Đại học Kiến trúc đã sử dụng triệt để công nghệ thông tin vào quản lý công tác đào tạo của Nhà trường. Nhưng đó mới chỉ là những chương trình nhỏ, đơn lẻ được xây dựng dựa trên nhu cầu của từng công việc, từng khoa và đơn vị: như phần mềm xây dựng thời khóa biểu, học lại, hợp đồng giảng dạy giáo viên, tính khối lượng đồ án môn học, quản lý điểm sinh viên.v.v những chương trình này đã giúp ích được rất nhiều cho công tác quản lý. Nhưng chúng chỉ sử dụng riêng lẻ đáp ứng nhu cầu của từng đơn vị mà không kết nối liên thông giữa các đơn vị, không sử dụng linh hoạt được trong toàn trường. Khi muốn cung cấp dữ liệu từ đơn vị này đến đơn vị khác, đa phần người sử dụng phải copy hay chỉnh sửa dữ liệu cho phù hợp với chương trình thì mới sử dụng được. Điều này đã gây khó khăn và mất thời gian rất nhiều trong công tác quản lý. Trong khi việc xử lý thông tin cần phải được kịp thời, thuận tiện, chính xác và nhanh.
Để khắc phục tình trạng trên và có thể triển khai, sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động đánh giá, Nhà trường cần tập trung thực hiện hiệu quả các công việc sau:
- Nâng cấp hoặc thay mới hệ thống máy tính đã được cấp cho các đơn vị, khoa, phòng ban (1/3 trong số đó hỏng hoặc tốc độ quá chậm). Bổ sung thêm khoảng 10 máy tính có nối mạng để ở phòng nghỉ giáo viên, sảnh Nhà U, T, để giáo viên và sinh viên học buổi tối có thể thuận tiện trong tra cứu điểm hoặc thông tin nội bộ liên quan đến hoạt động dạy và học cần thiết.
Xúc tiến việc hoàn thiện hệ thống phần mềm về quản lý đào tạo, nhằm liên thông, kết nối các công việc của từng bộ phận trong Trường với nhau tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị khai thác phần mềm có thể sử dụng thông tin, dữ liệu của đơn vị khác thuận tiện và nhanh chóng, như hỗ trợ trực tiếp các hoạt động phân công giảng dạy, xây dựng kế hoạch thi kết thúc học phần, xét điều kiện dự thi của sinh viên, lập phòng thi đánh số báo danh, Xử lý phách bài thi, Quản lý chấm thi và xử lý kết quả thi, Bàn giao và lưu trữ các tài liệu liên quan, Thăm dò ý kiến sinh
viên, tổng hợp kết quả và tình hình thực hiện các nhiệm vụ, thông báo các nội dung liên quan tới các đơn vị và cá nhân trong trường qua Web, kết nối và trao đổi dữ liệu với các hệ thống quản lý đào tạo khác trong nhà trường, Xuất kết quả dưới dạng tệp tin hoặc bản in phục vụ các yêu cầu quản lý…
Ví dụ: Sau khi các giáo viên nhập điểm thi, phần mềm sẽ tự động kết nối. Cán bộ quản lý chỉ việc dùng một vài thao tác để máy tự tính toán và xử lý kết quả thi, kết quả học tập của từng sinh viên và xếp loại học lực theo Quy chế của Bộ Giáo dục & Đào tạo. Theo đó Nhà trường sẽ công khai kết quả trên mạng cho sinh viên biết một cách minh bạch. Thông qua đó Ban Giám hiệu có thể kiểm tra được môn nào đã có điểm, do giáo viên nào chấm, vào điểm có đúng hạn không. Môn nào chưa có điểm, để kịp thời nhắc nhở giáo viên báo điểm đúng thời hạn. Nếu giáo viên vào điểm sai giữa điểm quá trình và điểm thi hết môn máy tính cũng báo vì phần mềm không đọc được, buộc giáo viên phải nhập lại điểm.
Tạo các file dữ liệu về nội dung và mục tiêu chương trình các môn học được phê duyệt và đưa vào sử dụng. Quản lý mục tiêu, chương trình đào tạo giúp nhà quản lý, giáo viên và sinh viên có thể truy cập và tham khảo.
Việc đưa phần mềm quản lý đào tạo vào sử dụng trong toàn trường, phải có biện pháp sử dụng và khai thác triệt để các tính năng ưu việt của nó ở tất cả các đơn vị, phòng ban, khoa, đội ngũ quản lý và cả sinh viên. Vì thế đòi hỏi đội ngũ quản lý và các giáo viên phải thông hiểu về tin học, có khả năng truy cập mạng, sử dụng thành thạo tin học văn phòng, có khả năng sử dụng và khai thác các phần mềm quản lý đào tạo. Đặc biệt là với sinh viên hệ vừa làm vừa học, mỗi kỳ họ chỉ học tập trung từ hai đến ba tháng tại Trường, và thời gian đi học thì lại học vào buổi tối nên việc cập nhật thông tin như chương trình nội dung môn học, tra cứu thông tin hay điểm thi, hoặc tài liệu tham khảo của môn học, các tài liệu tham khảo có liên quan..chỉ có thể thuận tiện nhất là truy cập vào hệ thống mạng của Trường khi họ đang ở cơ quan hoặc ở nhà. Do đó đòi hỏi đội ngũ này phải có khả năng về tin học tốt. Nhà trường cần có kế hoạch ưu tiên tập huấn về kỹ năng khai thác thông tin cho sinh viên hệ vừa làm vừa học.
Xây dựng và thông báo công khai hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong sử dụng phần mềm quản lý công tác kiểm tra đánh giá đối với giáo viên và sinh viên.
Nhà trường cần tạo điệu kiện về thời gian và tổ chức các buổi tập huấn để giáo viên, cán bộ quản lý trong trường được học tập và nâng cao kỹ năng về tin học. Lên kế hoạch để các chuyên gia phần mềm, các cán bộ tin học của Trường đến từng khoa, phòng ban, hướng dẫn cho cách đăng nhập và sử dụng phần mềm có liên quan đến công việc của đơn vị mình một cách chuyên sâu, hoặc giải đáp các thắc mắc trong quá trình sử dụng.
Tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm và lấy ý kiến phản hồi từ công tác thực hiện của các đơn vị tham gia trực tiếp vào quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào sử dụng phần mềm quản lý đào tạo và quản lý công tác kiểm tra đánh giá kết quả học tập của sinh viên.
Tổ chức diễn đàn về phương pháp học và tự học, phương pháp kiểm tra đánh giá và tự đánh giá cho sinh viên trên website của Trường là nơi trao đổi ý kiến, kinh nghiệm giúp sinh viên có những định hướng tích cực trong việc tìm phương pháp học thích hợp của mình.
Điều kiện để thực hiện biện pháp: Để thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đào tạo nói chung, quản lý hoạt động đánh giá kết quả học tập của sinh viên hệ vừa làm vừa học nói riêng, rất cần có sự quan tâm chỉ đạo, hỗ trợ về mọi mặt của Ban Giám hiệu Nhà trường. Đặc biệt là sự đầu tư về kinh phí cho việc nâng cấp hệ thống máy tính và xây dựng phần mềm. Sự đồng tâm nhất trí của cán bộ quản lý, giáo viên trong việc đóng góp ý kiến để hoàn thiện phần mểm, nhanh chóng đưa phần mềm vào khai thác, sử dụng. Sự hưởng ứng nhiệt tình của toàn thể cán bộ giáo viên, cán bộ quản lý và sinh viên trong việc tham gia các lớp tập huấn, nâng cao trình độ để đáp ứng với yêu cầu khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đào tạo và trong hoạt động kiểm tra đánh giá kết quả học tập của Nhà trường.