2008 2012
3.2.2.Nguyên tắc đề xuất các giải pháp quản lý chi phí SXKD
Để quản lý tốt chi phí SXKD, các nhà quản trị phải quản lý tốt từ khâu lập kế hoạch chi phí SXKD đến khâu thực hiện, kiểm tra, đánh giá và dự kiến lập kế hoạch cho kỳ sau. Để làm tốt các chức năng này đòi hỏi nhà quản trị phải đề ra những quyết định đúng đắn nhất cho hoạt động của doanh nghiệp.
a. Lập kế hoạch và dự toán
Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị phải lập thường có dạng là dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực có sẵn để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dự toán có hợp lý sát sao thì doanh nghiệp mới có cơ sở để tiến hành theo dõi và phát hiện khả năng tiềm tàng để tiết kiệm chi phí.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ chu kỳ kế hoạch và kiểm tra
Lập kế hoạch chi phí là việc xác định toàn bộ mọi chi phí doanh nghiệp chi ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của kỳ kế hoạch. Thông qua việc lập kế hoạch, doanh nghiệp có thể kiểm tra tình hình sử dụng chi phí, phát hiện khả năng tiết kiệm chi phí để thúc đẩy cải tiến biện pháp quản lý kinh doanh.
Lập kế hoạch chi phí SXKD phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành nhiệm vụ tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp. Vì lập kế hoạch chi phí nghĩa là đã xây dựng cho doanh nghiệp một mục tiêu để phấn đấu. Khi SXKD mục tiêu này luôn được doanh nghiệp cố gắng thực hiện và đồng thời cũng được doanh nghiệp tìm tòi khai thác tiềm năng hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm.
Việc kiểm tra quá trình thực hiện, chấp hành kế hoạch dự toán cũng hết sức quan trọng. Thông qua công tác kiểm tra thường xuyên, phân tích, đánh giá sự biến động của chi phí trong từng thời kỳ, doanh nghiệp mới có cơ hội để tìm tòi những biện pháp quản lý cụ thể thích ứng với từng thời kỳ hoạt động của doanh nghiệp. Có như vậy các biện pháp này mới phát huy được hiệu quả trong việc hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm.
Chính vì thế, dự toán phải được xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận trong doanh nghiệp (các phòng ban, xí nghiệp, phân xưởng, tổ đội sản xuất,…), xây dựng theo từng yếu tố chi phí, từng công đoạn sản xuất và có thể lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý, năm.
Lập kế hoạch Thực hiện Đánh giá Kiểm tra Ra quyết định
b. Tổ chức thực hiện
Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người và các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất và sát với thực tế SXKD. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản trị cũng có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin kế toán quản trị. Nhà quản trị cần được kế toán cung cấp thông tin để ra quyết định kinh doanh đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.
c. Kiểm tra và đánh giá
Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá các việc thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch và dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai biệt giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra, để làm được điều này, nhà quản trị cần các kế toán viên cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện ra các vấn đề còn tồn tại và cần có tác động của quản lý.
Kiểm tra và đánh giá là hai chức năng có liên quan chặt chẽ với nhau. Các nhà quản trị thừa hành thường đánh giá từng phần trong phạm vi kiểm soát của họ, các nhà quản trị cấp cao hơn không tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động hàng ngày. Đánh giá dựa vào các báo cáo thực hiện của từng bộ phận thừa hành mà kế toán quản trị cung cấp.
Nếu giữa báo cáo thực hiện với các mục tiêu đề ra có sai biệt lớn, phải điều tra tìm hiểu nguyên nhân để từ đó đề ra biện pháp khắc phục. Nếu sai biệt nhỏ hoặc không có thì không phải quan tâm. Tuy nhiên việc chọn được cách đáng giá thích hợp có tác dụng kích thích nhà quản tị thực hiện tốt nhiệm vụ là rất quan trọng, vì nếu chọn không đúng có khi làm hại đến quá trình sinh lợi lâu dài của doanh nghiệp.
d. Ra quyết định
Phần lớn thông tin do kế toán quản trị cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị. Đó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến khâu kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: hàng ngày, hàng tuần nhà quản trị quyết định sản phẩm phải mua vào hay phải sản xuất để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ nhất định, hoặc quyết định hình thức quảng cáo sẽ như thế nào trên các phương tiện thông tin đại chúng để có hiệu quả nhất.
Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, kế toán quản trị sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn. Kế toán quản trị sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự đễ hiểu nhất và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị.
3.3. Đề xuất giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý chi phí SXKD của Công ty TNHH MTV than Hạ Long