3. Thực trạng hoạt động kinh doanh bộ phận Buồng 1 Cơ cấu tổ chức nhân viên bộ phận Buồng
3.1.2. Vai trò, nhiệm vụ của từng bộ phận
Mô tả công việc được dùng làm cơ sở để nhân viên thực hiện công việc và giúp nhà quản trị đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, là tài liệu căn cứ để tuyển dụng và đào tạo. Qua đó nhân viên biết được những nhiệm vụ mà họ cần phải thực hiện để đảm bảo công việc đạt hiệu quả. Sau đây là những công việc chính của các vị trí trong bộ phận Buồng của khách sạn:
Nhóm Buồng phòng (Rooms)
- Quản lý bộ phận Buồng (Executive Housekeeper)
Quản lý bộ phận Buồng hay Giám đốc bộ phận Buồng là người chịu toàn bộ trách nhiệm cuối cùng về các tiêu chuẩn của sự sạch sẽ, công tác bảo quản và tài chính trong bộ phận nhà Buồng. Họ có vai trò chỉ đạo và giám sát nhân viên trong bộ phận , giữ liên lạc với khách hàng để đảm bảo sự thỏa mãn tối đa, đồng thời kiểm soát các chi phí, đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra, giải quyết các phàn nàn khiếu nại, sắp xếp công việc, bồi dưỡng nhân viên thực hiện đúng các tiêu chuẩn nghiệp vụ.
- Giám sát bộ phận Buồng
Giám sát Tầng là người phụ trách một hoặc một số tầng trong khách sạn. Họ được phân công giám sát các khu vực cụ thể trong khách sạn và chịu trách nhiệm về chất lượng công việc thực hiện trong khu vực đó. Giám sát tầng thực hiện việc kiểm tra và báo cáo về mọi mặt trong quá trình làm việc. Khi nhân viên buồng dọn xong một số phòng, người giám sát kiểm tra lại, sau đó thông báo và cập nhật tình trạng, giữ liên lạc với bộ phận Lễ tân. Buồng chỉ sẵn sàng sử dụng khi đáp ứng được các tiêu chuẩn cần thiết. Ngoài ra, giám sát thực hiện một số công việc sau:
• Lên lịch làm việc, sắp xếp tổ chức các công việc hàng ngày cho nhân viên.
• Lên kế hoạch hoạt động của bộ phận; Lập báo cáo về tình trạng phòng.
• Quản lý các công việc dọn phòng, kiểm tra, giám sát các công việc của nhân viên dọn phòng (Room attendant).
• Phối hợp với các bộ phận khác để nắm rõ tình hình hoạt động của bộ phận.
- Nhân viên Buồng (Room attendant):
Nhân viên Buồng đóng vai trò cốt yếu trong việc dọn buồng dưới sự tuân theo các quy chuẩn của nghề. Một số công việc cần thực hiện của nhân viên Buồng gồm: • Thực hiện quy trình dọn phòng.
• Bổ sung các vật dụng, thay đồ dùng bằng vải, bồ sung đồ uống theo tiêu chuẩn. • Nhận quần áo đưa đến bộ phận giặt ủi và trả lại cho khách.
• Kiểm tra các thiết bị trong phòng, kịp thời đề nghị Trưởng bộ phận cho sửa chữa các thiết bị đồ dùng hư hỏng, phối hợp với nhân viên kỹ thuật sửa chữa các phương tiện thiết bị.
• Lập biểu thay đổi đồ dùng, biểu bàn giao đồ dùng, biểu vật dụng đã hư hao do khách sử dụng, kê khai việc giao trả vật dụng cho khách bỏ quên…
• Thông báo, cập nhật tình trạng phòng cho bộ phận Lễ tân.
Nhóm Vệ sinh khu vực công cộng
- Giám sát khu vực công cộng (Public Supervisor)
Giám sát khu vực công cộng chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ khu vực công cộng, đảm bảo luôn trật tự, sạch sẽ. Một số công việc cụ thể:
• Chỉ đạo nhân viên sử dụng chính xác các loại thuốc tẩy rửa, dụng cụ, thiết bị làm vệ sinh một cách an toàn.
• Kiểm tra dáng mạo, trang phục, thái độ phục vụ và tình hình tuân thủ quy chế của nhân viên.
• Đôn đốc nhân viên làm công tác bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị.
• Tổ chức thực hiện công tác sát trùng, diệt chuột, gián và công tác vệ sinh đột xuất do cấp trên giao.
• Chỉ đạo, huấn luyện nhân viên dưới quyền để nâng cao kỹ thuật thao thác và kỹ năng nghề.
• Cập nhật, báo cáo tình trạng các khu vực, thông báo những vấn đề xảy ra với trưởng bộ phận khi cần thiết.
• Phối hợp với các bộ phận khác nhằm đảm bảo công tác an ninh, an toàn trong khách sạn.
- Nhân viên lau dọn khu vực công cộng (Public attendant):
Nhân viên lau dọn khu vực công cộng có trách nhiệm làm vệ sinh khu vực công cộng, nhà vệ sinh, văn phòng làm việc của khách sạn. Một số công việc cụ thể:
• Thực hiện các công việc làm sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp các khu vực công cộng trong khách sạn như hành lang, sảnh, nhà vệ sinh công cộng, thang máy,..
• Chịu sự quản lý và giám sát của giám sát bộ phận buồng phòng.
• Nắm vững cách sử dụng thiết bị làm vệ sinh, sử dụng đúng các loại hóa chất tẩy rửa…
- Nhân viên cắm hoa: Nhân viên cắm hoa chịu trách nhiệm cắm hoa, trang trí hoa cho
các khu vực cần thiết trong khách sạn như buồng khách, quầy lễ tân, văn phòng, nhà hàng…kiểm soát, thống kê số lượng hoa đã tiêu thụ, báo cáo cho giám sát.
Giám sát giặt là phụ trách các công việc về đồ dùng bằng vải vóc. Các công việc chủ yếu như đôn đốc nhân viên, thu phát đồng phục nhân viên, giặt là quần áo cho khách. Một số công việc cụ thể :
• Phụ trách công việc kiểm tra, loại bỏ đồng phục và các đồ dùng bằng vải đã bị sờn rách và đề nghị bổ sung.
• Vào sổ sách việc thu phát đồng phục, các đồ dùng bằng vải.
• Bồi dưỡng và chỉ đạo nhân viên mới.
• Kiểm tra đôn đốc nhân viên làm tốt công tác bảo dưỡng sửa chữa thiết bị. Kiểm soát chặt chẽ các khâu chất lượng giặt là quần áo cho khách, giải quyết yêu cầu và khiếu nại của khách.
• Kiểm tra tình hình chấp hành quy chế, điều lệ của nhân viên quan tâm theo dõi tình hình công việc, hoàn thành các công việc khác do cấp trên giao.
- Nhân viên
• Nhân viên giặt là (Wash Man) : công việc chính là kiểm đếm, phân loại, cấp phát các đồ dùng bằng vải, tổ chức giặt là đồng phục cán bộ công nhân viên và công tác dịch vụ giặt là cho khách.
• Nhân viên đồng phục (Uniform) : một số công việc chủ yếu là cấp phát đồng phục nhân viên, sửa chữa may vá các lỗi trên quần áo, đồ vải ; đổi đồng phục cho công nhân viên ; may vá đồng phục theo đúng yêu cầu về chất lượng…
• Nhân viên kiểm tra đồ giặt (Checker) : chịu trách nhiệm thu gom các đồ vải, đồng phục trong khách sạn, kiểm tra, ghi chép sổ những đồ vải bị lỗi, sờn rách.
Nhóm Chăm sóc sức khỏe (Health Club)
Giám sát là người dưới sự điều hành của quản lý bộ phận Buồng, nhận trách nhiệm về mọi khu vực giải trí, chăm sóc sức khỏe trong khách sạn.
Nhân viên trực bể bơi, dưới sự chỉ huy của giám sát phải thực hiện các công việc trong các câu lạc bộ sức khỏe, xông hơi, cung cấp các dịch vụ cho khách, đồng thời duy trì sự ổn định, an toàn, sạch sẽ trong khu vực của mình.
Nhóm Minibar
Giám sát của tổ minibar có trách nhiệm cung cấp các đồ trong mini bar tại phòng khách, đảm bảo đồ trong minibar luôn được đầy đủ, kiểm soát và thống kê số lượng đồ đã sử dụng, gửi các yêu cầu về hàng khi cần thiết..