Trong chuỗi cung ứng dược phẩm Diethelm thì hoạt động vận tải đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong lưu chuyển hàng hoá từ các nhà cung cấp đến Trung tâm phân phối và từ trung tâm phân phối đến từng cửa hàng, nhà thuốc, bệnh viện... Hoạt động vận tải chính xác, an toàn sẽ giúp cho hàng hoá đến đúng nơi và đúng thời điểm cần thiết.
Yêu cầu đối với việc gửi hàng và vận chuyển
Tại Diethelm HC, việc cấp phát và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển chỉ được thực hiện sau khi có lệnh xuất hàng bằng văn bản của người có thẩm quyền theo quy định nội bộ. Công ty thiết lập nguyên tắc, qui định về qui trình vận chuyển thuốc theo đặc điểm của thuốc và sau khi đã cân nhắc tất cả các biện pháp phòng ngừa.
- Đối với thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt, trong thời gian vận chuyển phải đảm bảo duy trì các điều kiện đó. Vận chuyển các thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần được tuân thủ theo đúng qui định.
- Bao bì vận chuyển bảo vệ thuốc tránh các ảnh hưởng bên ngoài và phải được dán nhãn rõ ràng, không bị tẩy xóa hoặc dễ bị tẩy xóa.
- Các thuốc được bảo quản trong quá trình vận chuyển phù hợp với điều kiện tại địa phương và khí hậu.
Nội dung công việc
- Hàng sau khi có Phiếu xuất kho được phê duyệt sẽ được chuyển xuống bộ phận giao hàng. Tại đây Trưởng bộ phận giao hàng ra quyết định điều động nhân sự và phương tiện giao hàng căn cứ vào:
+ Lịch giao hàng và địa bàn cung cấp (theo Phụ lục 3) + Số lượng hàng giao theo lô
+ Tình trạng sẵn sàng của phương tiện và nhân sự. 56
- Nhân sự nhận Lệnh điều động cùng với bộ hồ sơ giao hàng và chứng từ đi đường sẽ có mặt tại vị trí tiếp nhận hàng xuất kho để phối hợp giám sát quá trình lên hàng.
- Phiếu xuất kho và Lệnh điều động là những chứng từ quan trọng để đưa hàng ra khỏi khu vực qua thông qua cửa kiểm soát và cổng bảo vệ.
- Trong quá trình lưu thông, thiết bị PDA của mỗi nhân viên phải đảm bảo luôn luôn trong tình trạng hoạt động tốt để Trung tâm kiểm tra thông qua hệ thống định vị.
- Việc giao hàng phải tuân thủ đúng quy định của Lệnh điều động, theo đó, hàng giao trước sẽ được xếp sau cùng để thuận lợi cho việc xuống hàng tại địa điểm giao hàng cho khách.
Phương tiện thực hiện
Một nét nổi bật trong chuỗi cung ứng dược phẩm của Diethelm là hệ thống vận tải linh hoạt và nhanh nhẹn của nó.
Kho hàng dược phẩm được phục vụ bởi 20 xe tải thường trực với công suất chuyên chở khác nhau và Diethelm Team Force – với gần 100 xe mô tô chuyển hàng.
- Đội ngũ xe tải chuyên dụng này cho phép công ty vận chuyển hàng hóa từ trung tâm phân phối đến các cửa hàng, nhà thuốc lớn, bệnh viện tối đa trong vòng 12 giờ và làm đầy các kệ hàng ở cửa hàng, chợ thuốc 3 lần 1 tuần. (Tham khảo Phụ lục 3).
- Đội ngũ vận chuyển hàng bằng xe gắn máy là sự liên kết hữu hình giữa các cửa hàng nhỏ lẻ và các trung tâm phân phối.
- Nhân viên giao hàng được trang bị thiết bị định vị và PDA giúp cho Trung tâm có thể kiểm soát vị trí tọa độ mà xe đang lưu thông cũng như hỗ trợ cho việc liên lạc giữa xe hàng về Trung tâm để báo cáo tình hình giao hàng và xử lý sự cố phát sinh kịp thời.
Kết quả thực hiện
Chi phí vận tải chiếm tỷ trọng đáng kể trong chi phí dịch vụ cung ứng của kho hàng dược phẩm và việc cắt giảm chi phí vận tải nhưng vẫn đảm bảo doanh số phân phối hàng sẽ làm tăng hiệu quả của chuỗi cung ứng.
Mặc dù đã xây dựng được quy trình cho việc gửi hàng và vận chuyển nhưng hoạt động giao hàng và vận chuyển của Công ty Diethelm còn có điểm bất cập thể hiện qua kết quả tại Checklist thực hiện bảo quản và phân phối dược phẩm (từ mục 110 đến mục 114 Phụ lục 3).
Việc xây dựng lịch giao hàng và lịch trình đường đi của công ty chưa hợp lý thể hiện ở chỗ những địa điểm cách xa luôn giao hàng theo lịch cố định mà chưa cân nhắc đến sự phối hợp giữa các tuyến với nhau khi lượng hàng phân phối cần ít hơn kế hoạch.
Điểm bất cập của chuỗi cung ứng kho hàng dược phẩm Diethelm còn thể hiện ở chỗ quy trình xuất hàng từ Khu trung tâm Bình Dương phải được chuyển đến các Khu địa phương rồi mới thực hiện việc xuất hàng trực tiếp cho khách là không hợp lý, đặc biệt đối với khách hàng gần Kho trung tâm hơn.
Tính kịp thời JIT (Just-In-Time) và hoạt động trung chuyển (Across- the-dock) giúp cho việc giao hàng tới kho kịp thời bù đắp dự trữ cho kho dự trữ trung tâm hay trung chuyển (vào một cửa và ra cửa khác) tới xe giao hàng cho khách hàng. Triết lý này đã tác động làm giảm mức tồn kho dự trữ an toàn tại kho hàng hay các trung tâm phân phối và tiếp tục nhấn mạnh vai trò kho hàng và phân phối, tập trung vào hoạt động nhận hàng và lưu giữ tạm chờ xuất hơn là dự trữ hoặc chức năng bảo quản tồn trữ.
Hoạt động trung chuyển (across-the-dock) sẽ làm giảm thời gian lưu chuyển từ kho trung tâm đến các kho chi nhánh rồi từ kho chi nhánh đến các khách hàng do đó nó sẽ làm cho hoạt động phân phối trên toàn quốc của Diethelm được trôi chảy hơn so với phương thức giao hàng hiện nay.