Mua hàng là một hoạt động rất quan trọng trong chuỗi cung ứng của Diethelm, bao gồm: mua sản phẩm, dịch vụ theo kế hoạch kinh doanh của công ty. Bộ phận mua hàng quốc tế và mua hàng nội địa bao gồm thực hiện việc lập kế hoạch và triển khai các hợp đồng mua hàng. Phụ trách mua hàng – dưới sự quản lý điều hành trực tiếp của Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm, thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp, nhà sản xuất trong nước và quốc tế để thực hiện nghiệp vụ mua hàng theo các tiêu chí đã xây dựng.
Yêu cầu đối với hoạt động mua hàng:
- Hàng được đặt mua dựa trên các dữ kiện về nhu cầu hiện tại và dự đoán nhu cầu tương lai, lượng hàng tồn kho thực tế, lượng các đơn đặt hàng hoặc diễn biến thị trường theo kế hoạch ngắn/dài hạn của công ty.
- Đảm bảo tuân thủ chế độ đánh giá nhà cung cấp định kỳ và đột xuất liên quan đến chiến lược thị trường, nếu sản phẩm/dịch vụ có nhiều nhà cung cấp thì dựa trên Bảng đánh giá nhà cung cấp để ra quyết định mua hàng.
- Việc tổ chức mua hàng phải có sự phối hợp với các Phòng ban chức năng khác (tài chính, logistics, pháp lý...) để đảm bảo hợp đồng mua hàng đem lại lợi ích tối đa và hạn chế thấp nhất các rủi ro có thể gặp phải.
- Trong quá trình phân phối, nếu bất cứ khâu nào có phản ánh không tốt về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp thì sẽ tiến hành duyệt xét lại nhà cung cấp đó. Ngoài ra, theo định kỳ hàng năm công ty sẽ có trực tiếp thực hiện hoặc thông qua DKHS để lập các báo cáo đánh giá nhà cung cấp nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đó là hợp pháp và tuân thủ chất lượng.
Nội dung hoạt động mua hàng:
Do đặc thù của sản phẩm có yêu cầu về chất lượng rất cao và ngặt nghèo, vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban chức năng bao gồm: mua hàng; QA; kiểm nghiệm, tài chính...
- Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm, liên hệ và xây dựng quan hệ với các nhà cung cấp, thoả thuận các điều kiện mua bán, hợp tác;
- Bộ phận kiểm nghiệm: chịu trách nhiệm thử nghiệm mẫu hoặc theo dõi quá trình thử nghiệm mẫu ở cơ quan chức năng và báo cáo kết quả sau đó chuyển Bộ phận QA duyệt kết quả nếu phù hợp các chỉ tiêu thì trình Ban Giám đốc cho quyết định cuối cùng.
- Trên cơ sở kế hoạch mua hàng được duyệt, Bộ phận mua hàng phối hợp với các phòng ban chức năng : tài chính, hành chính, luật ... thực hiện nghiệp vụ mua hàng.
Hoạt động mua hàng của Diethelm chịu sự tác động của các nhân tố bên trong và bên ngoài, trong đó một số nhân tố như: đặc điểm phát triển kinh tế - xã hội, sự thay đổi của chính sách, pháp luật, nhu cầu sử dụng dược phẩm là những nhân tố có tác động trực tiếp đến lượng cầu của các mặt hàng do công ty phân phối. Bên cạnh đó, năng lực tài chính, quy mô và năng lực kho hàng cùng với lợi thế của nhà cung cấp độc quyền là những nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến lượng cung của công ty.
Lượng hàng dự trữ có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động phân phối của chuỗi cung ứng. Mức dự trữ không thích hợp sẽ làm cho không thực hiện được mục tiêu chiến lược của công ty là: tối thiểu hóa tổng chi phí và thực hiện tốt các dịch vụ khách hàng. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ làm cho hàng hóa bị ứ động, vốn quay vòng chậm, hiệu quả kinh doanh thấp. Ngược lại, nếu dự trữ quá ít sẽ không có đủ hàng hóa, sản phẩm để đảm bảo cho quá trình kinh doanh liên tục, dẫn đến không đáp ứng được yêu cầu thị trường.
Phương tiện thực hiện
Hoạt động mua hàng được coi là điểm đầu tiên trong chuỗi và có mối liên hệ chặt chẽ với các khâu tiếp theo trong hoạt động kho hàng dược phẩm của Diethelm như kiểm nghiệm - biệt trữ, dán nhãn đóng gói, nhận hàng bảo quản, giao hàng... Ngược lại, các hoạt động còn lại cũng có tác động ngược lại đến hoạt động mua hàng dưới dạng cần bổ sung mua hàng gì, thay đổi nhà cung cấp, nhãn hiệu nào (luồng vật chất), hàng hóa còn nhiều hay ít, chất lượng ra sao, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho thế nào (luồng thông tin) và dự kiến dòng tiền thu về sau khi phân phối sẽ chảy ngược lại đáp ứng hoạt động mua hàng lúc nào, bao nhiêu (luồng tài chính).
Chính vì sự tác động hai chiều đến hoạt động của các khâu tiếp theo nên việc quản lý hoạt động mua hàng được thực hiện nhờ có hệ thống phần mềm quản lý kho hàng WMS tích hợp với SAP – giải pháp ứng dụng trong kinh doanh để quản lý doanh nghiệp, tài chính và kho hàng mà Công ty Diethelm triển khai ứng dụng từ năm 2007.
Trách nhiệm quản lý
Là một hoạt động quan trọng và đặc thù nhất trong toàn chuỗi cung ứng dược phẩm, hoạt động mua hàng được thực hiện bởi Phòng Kinh doanh trong đó trưởng bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm trước Giám đốc kinh doanh về các nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch mua hàng;
- Tìm kiếm và mở rộng hệ thống nhà cung cấp, kênh phân phối sản phẩm bao gồm cả trong và ngoài nước;
- Phân công, giám sát và kiểm soát các công việc của nhân viên;
- Trực tiếp đàm phán mua hàng, hỗ trợ và điều hành công việc mua hàng theo chỉ định của Ban Giám đốc;
- Thực hiện các báo cáo kinh doanh liên quan đến chi phí đầu vào. 38
Kết quả thực hiện
Trước đây, việc mua hàng phụ thuộc hoàn toàn vào Tập đoàn DKSH. Diethelm Việt nam thực hiện theo chỉ dẫn và các lệnh đặt hàng chỉ định từ DKSH chuyển sang. Cùng với sự lớn mạnh và hoàn thiện của tổ chức, quy mô thị trường mở rộng, giờ đây Diethelm Việt nam đã chủ động thiết lập quan hệ với một số nhà cung cấp dược phẩm mới trong khu vực châu Á và Việt Nam nhưng về cơ bản vẫn tiếp tục mối quan hệ truyền thống mà DKSH đã thiết lập.
Bảng 2.3: Giá trị nhập khẩu và mua nội địa hàng dược phẩm
STT Nhóm dược phẩm Nhập khẩu Mua nội địa (USD Tổng cộng Tỷ lệ (%) (USD (USD)
1 Kháng sinh, chống nhiễm khuẩn 7,085,000 335,015 7,420,015 40%
2 Vitamin, thuốc bổ 889,024 73,725 962,750 5%
3 Hạ nhiệt,giảm đau, chống viêm 1,779,600 123,027 1,902,627 10%
4 Thuốc tác dụng trên dạ dày, ruột 705,017 78,025 783,042 4%
5 Thuốc ngoài da 7,124,150 107,608 820,023 4%
6 Thuốc tim mạch 2,581,413 0 2,581,413 14%
7 Thuốc tâm thần, an thần 1,176,520 0 1,176,520 6%
8 Hormon và cấu trúc hormon 935,428 0 935,428 5%
9 Lợi tiểu 721,364 103,078 824,442 4%
10 Chống ung thư 1,120,176 0 1,120,176 6%
TỔNG CỘNG 17,705,957 820,478 18,526,435 100%
Nguồn: Báo cáo kinh doanh Công ty Diethelm Việt Nam năm 2008
Số liệu tại bảng trên đây cho thấy tỷ lệ hàng dược phẩm do Công ty Diethelm nhập khẩu năm 2008 đạt mức 95% so với tổng giá trị mua hàng
dược phẩm đầu vào trong đó nhóm kháng sinh và chống nhiễm khuẩn có tỷ trọng cao nhất (chiếm đến 40%), tiếp đó là nhóm hàng tim mạch (14%). Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu từ khu vực Châu Âu và Mỹ.
Ví dụ, đối với nhóm hàng thuốc tim mạch là các mặt hàng công ty nhập khẩu 100% sau đó phân phối lại cho các Công ty, đại lý bán sỉ và các nhà thuốc với giá trị tiêu thụ khoảng 3 triệu USD/năm việc tính toán lượng hàng tồn kho và phân phối ra thị trường được công ty thống kê chi tiết về lượng hàng tiêu thụ (thỏa mãn nhu cầu thị trường), năng lực về vốn và kho bãi của công ty, phương thức thanh toán để cân đối dòng tiền thu – chi sao lợi nhuận đạt mức cao nhất.
Hình 2.11: Tiến độ mua và bán hàng dược phẩm
Thủ tục Thời gian Đặt hàng Vận tải giao nhận Tiếp nhận & giao hàng Thu tiền Thanh toán LC
Theo sơ đồ mua hàng như trên, thời gian đặt hàng nhà sản xuất là 15 ngày, tiến hành thủ tục vận chuyển, nhập khẩu và nhập kho tối đa 4 ngày. Khi hàng đã nhập kho có thể sẵn sàng nhận lệnh đặt hàng và giao hàng cho khách. Thời hạn thanh toán cho các lô hàng giao là từ 2 – 10 ngày kể từ ngày hàng được giao tùy theo điều kiện bán hàng áp dụng cho đối tượng khách hàng. Tại thời điểm này, Công ty lại có thể bắt đầu một chu kỳ mua hàng mới với điều kiện trả trước 10 – 20% giá trị lô hàng và phần còn lại được thanh toán chậm
sau 30 ngày kể từ ngày vận đơn hoặc đối với một số nhà sản xuất thì việc thanh toán được thực hiện trước khi nhận hàng.
Như vậy lượng hàng tồn kho bình quân của nhóm hàng nhập khẩu khoảng 15 ngày (+/-3) cũng tương ứng với tốc độ vòng quay vốn lưu động mà Công ty sử dụng để thanh toán cho nhà cung cấp. Bảng so sánh dưới đây chứng minh cho việc tính toán duy trì mức tồn kho của mặt hàng thuốc trợ tim nhập khẩu từ Đức, để từ đó xác định lượng đặt hàng phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty là cân đối giữa 3 yếu tố đó là đáp ứng nhu cầu khách hàng, năng lực cung ứng việc và tối đa hóa lợi nhuận của công ty .
Bảng 2.4: Tính toán mức tồn kho tối ưu mặt hàng thuốc trợ tim
Cơ cấu chi phí ĐVT
Mức tồn kho 1 Mức tồn kho 2 Mức tồn kho 3 50% lượng đặt hàng 80% lượng đặt hàng 100% lượng đặt hàng
Giá nhập CIF USD/box 100 100 100
Số lượng/năm box 18,000 30,000 3 6,000 Trị giá nhập USD 1,8 00,000 3, 000,000 3,60 0,000 Thuế NK 5% 90,000 150,000 18 0,000 Chi phí logistics 3% 3% 54,000 90,000 108,000 Chi phí vốn USD 174,960 116,640 559,872 Tổng giá thành USD 2,1 18,960 3, 356,640 4,44 7,872 Tổng doanh thu 130USD/bo x 2,3 40,000 3, 900,000 4,68 0,000
Lợi nhuận USD
221,040 21,040 543,360 23 2,128
Nguồn: Báo cáo kinh doanh Công ty Diethelm Việt Nam năm 2008
Trên cơ sở cân đối các chỉ tiêu về năng lực vốn, khả năng cung ứng dịch vụ kho vận, nhu cầu thị trường mà mục tiêu lợi nhuận, việc duy trì mức tồn kho 2 là lý tưởng nhất.
Về cơ bản, chức năng quản trị nhà cung cấp (SRM) của kho hàng dược phẩm Diethelm được thực hiện tốt do kế thừa đa số nhà cung cấp nổi tiếng toàn cầu của DKSH. Tuy nhiên việc tham gia vào quá trình đàm phán giá và chính sách hỗ trợ còn mờ nhạt cộng với thường xuyên thay đổi các nhà cung cấp trong nước dẫn đến hoạt động mua hàng dược phẩm của Công ty còn thiếu hiệu quả, rơi vào tình trạng mất chủ động. Mặc dù vậy, với vai trò là nhà phân phối độc quyền Diethelm cũng không phải chịu rủi ro, thiệt hại do tồn kho sản phẩm mà với sức cầu quá lớn, sự biến động về giá cả sản phẩm thì người chịu thiệt thòi luôn luôn là phía người tiêu dùng.
