Đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng tại kho hàng dược phẩm, đóng vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị chuỗi cung ứng dược phẩm của Diethelm một cách phù hợp và hiệu quả nhất.
Yêu cầu cấp phát và quản lý hàng tồn kho
Việc quản lý hàng tồn kho nhằm đảm bảo hàng hoá trong kho được kiểm soát về số lượng, chất lượng và có những đặc điểm sau:
- Hàng lưu trữ trong kho luôn có báo cáo chính xác số lượng mất mát/hư hỏng cũng như việc lưu hành và sử dụng các chứng từ.
- Tất cả sự sắp xếp, dời hàng, di chuyển hàng phải được cập nhật trong hệ thống theo quy định, nhưng không được quá 12 giờ kể từ thời điểm phát sinh hoạt động.
- Lượng hàng tồn kho được theo dõi quản lý chặt chẽ về số lượng chất lượng không để xảy ra tình trạng thiếu thông tin phản hồi cho Bộ phận kinh doanh và hàng bảo quản tại kho luôn đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp.
Nội dung quản lý cấp phát, quản lý hàng tồn kho
- Tuân thủ các nguyên tắc quay vòng kho (FIFO nhập trước - xuất trước hoặc FEFO hết hạn trước - xuất trước), đặc biệt là thuốc, nguyên liệu có hạn dùng. Các thùng, bao thuốc, nguyên liệu đã được sử dụng một phần cần phải được đóng kín lại một cách an toàn để tránh việc rơi vãi hoặc tạp nhiễm, nhiễm chéo trong thời gian bảo quản.
- Các thùng, bao thuốc nguyên liệu bị hư hỏng, không còn nguyên niêm phong, mất nhãn hoặc nhãn bị rách, không rõ ràng thì không được bán cấp phát và phải báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng.
- Đảm bảo đóng gói hàng và sẵn sàng xuất kho theo Phiếu xuất kho, hoá đơn và thời gian giao hàng.
- Kiểm tra thường xuyên các hàng hoá tồn kho lâu để đề phòng hàng bị hư hỏng, các mặt hàng khác nhau không được để chung pallet, tất cả sự tái bố trí, di chuyển pallet hàng trong kho phải được thường xuyên cập nhật vào hệ thống.
- Kiểm kho hàng ngày các vị trí soạn hàng. Kho phải đảm bảo việc tổng kiểm kê định kỳ hàng quý dựa trên các tài liệu của hệ thống, và đảm bảo không cản trở công việc kinh doanh của công ty.
Phương tiện, công cụ thực hiện
Việc quản trị hàng tồn kho dược phẩm của Diethelm tận dụng triệt để công nghệ máy tính. Hàng lưu kho được điều hành bằng một hệ thống máy tính tinh vi, một hệ thống quản lý nhà kho hợp nhất (WMS) giám sát toàn bộ quá trình giao nhận hàng và lưu giữ những dữ liệu được cập nhật về tồn kho, trong đó bao gồm: hệ thống máy tính nối mạng, máy quét mã vạch, hệ thống thu thập dữ liệu bằng tần số vô tuyến RF, những máy vi tính xách tay cùng với những thiết bị nhà kho truyền thống như: máy nâng hàng, băng chuyền,… Hệ thống quản trị nhà kho cung cấp những chức năng chủ yếu dưới đây:
Nhận hàng: mỗi pallet hoặc case khi đến sẽ nhận được một nhãn mã vạch giúp xác định từng đơn vị hàng hóa trong kho và số lượng hàng trong kho. Thông tin này được quét bởi một máy scan lưu động được điều khiển bởi công nhân hoặc những máy đọc cố định xếp dọc theo băng chuyền. Dữ liệu sau khi được quét sẽ được chuyển đến máy chủ thông qua đường kết nối không dây.
Lưu kho: khi hàng hóa sắp được lưu kho thì hệ thống quản trị nhà kho (WMS) sẽ đánh dấu vị trí lưu kho cho hàng hóa đó và khi mỗi đơn vị hàng hóa được giao đến kho lưu trữ của nó thì hệ thống sẽ thông báo vị trí lưu kho đã được định sẵn cho hàng hóa đó.
Bốc dỡ hàng: WMS nhận đơn đặt hàng và sẽ sắp xếp lịch trình cho những hoạt động bốc dỡ hàng. Các công nhân trên những xe tải chuyên chở sẽ được trang bị với máy điện toán công nghệ RFDC mà đã được kết nối trực tiếp với vị trí của hàng trong kho. Những hàng được dỡ đi
sẽ được scan qua để hệ thống WMS có thể kiểm tra chính xác số lượng hàng và cập nhật dữ liệu tồn kho.
Giao hàng: hệ thống WMS xác định địa điểm giao hàng. Ngay khi đơn đặt hàng đến tại cảng giao hàng thì hệ thống WMS tạo ra những nhãn xác nhận việc bốc dỡ và giao hàng, hoạt động này được thực hiện dựa trên sự kết nối với các thiết bị cân đo hàng và hệ thống kê khai hàng hóa.
Trách nhiệm quản lý
- Khi soạn theo từng Phiếu xuất kho, Nhân viên kho luôn tuân thủ nguyên tắc cận hạn dùng xuất trước (FEFO), số lượng hàng soạn đúng với Phiếu xuất kho và ký tên lên Phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác.
- Giám sát kho sẽ kiểm tra tồn kho giữa hệ thống với thực tế và tiến hành điều tra nếu có hàng hóa bị sai lệch hoặc hư hỏng và xử lý theo đúng quy trình xử lý hàng hư hỏng sau khi được sự chấp thuận của giám đốc kho vận. Giám sát kho sẽ giao toàn bộ chứng từ và hàng hư hỏng cho bộ phận quản lý hàng hư hỏng để xử lý.
Nhờ việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quản trị tồn kho, mà hoạt động mua hàng mới chủ động và kinh doanh có thể đáp ứng được phân phối một cách linh hoạt, kịp thời đến các khách hàng, vừa cạnh tranh với các đối thủ về chi phí và chất lượng dịch vụ cung ứng hàng hóa thể hiện ở thời gian đáp ứng đơn hàng nhanh chóng, chính xác
Kết quả thực hiện
Bảng dưới đây thể hiện thời gian tồn kho của 4 nhóm hàng có doanh thu cao nhất tại Trung tâm phân phối dược phẩm Diethelm, qua đó có thể nhận thấy vòng quay tồn kho bình quân của 1 lô hàng vào khoảng 2 vòng/tháng, như vậy Công ty sẽ có 2 đợt nhập – xuất cho cũng 1 loại hàng qua trung tâm phân phối. Điều này thể hiện sự chủ động linh hoạt của Diethelm
thích ứng trước nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh mang lại cho Diethelm từ tốc độ luân chuyển hàng tồn kho.
Bảng 2.6 : Thời gian tồn kho của một số nhóm hàng tiêu biểu
STT Nhóm hàng Thời gian tồn kho bình quân
(ngày/lô)
2006 2007 2008
1 Chống nhiễm khuẩn, kháng sinh 16 13 14 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 Thuốc tim mạch 18 16 15
3 Hạ nhiệt, giảm đau chống viêm 14 13 10
4 Thuốc tâm thần, an thần 20 17 18
Nguồn: Báo cáo kinh doanh Công ty Diethelm Việt Nam 2006 - 2008
Nếu Diethelm đặt hàng nhiều hơn cho mỗi lô hàng nhập, tỷ lệ giảm giá thành do chi phí đặt hàng lô lớn, giá cước vận tải quốc tế và nội địa trên mỗi sản phẩm rẻ hơn, chi phí quản lý cũng tiết kiệm hơn nhưng so với hiệu quả mang lại từ vòng quay vốn kinh doanh vẫn thấp hơn 20%. Đó là lý do vì sao Công ty lựa chọn phương án tính toán tốc độ tồn kho hợp lý nhằm đạt được 3 mục đích:
- Lợi ích từ việc thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ lưu chuyển tài chính - Đảm bảo năng lực quản trị chuỗi cung ứng với một quy mô thích
hợp;
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm và khả năng điều chỉnh giá của công ty.
Sự thành công trong việc quản trị chuỗi cung ứng dược phẩm của Diethelm là nhờ tập trung vào việc tăng tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho. Hoạt động tinh giản này là dựa trên ý tưởng “ không bán cái mình có mà bán cái thị trường cần”. Diethelm HC có thể cung ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Sự thích ứng với thị trường đã mang đến cho Diethelm lợi thế trong việc giữ mức tồn kho tối thiểu trong ngành hàng dược phẩm.