Cơ sở lý luận:
Việc áp dụng cross – docking giúp cho việc kiểm soát luồng vật chất của chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
Áp dụng Cross-docking là việc đưa hàng hoá thành phẩm từ cơ sở sản xuất và phân phối trực tiếp nó cho các cửa hàng bán buôn và bán lẻ mà rất ít và hầu như không phải lưu trữ hàng qua khâu trung gian (Trung tâm phân phối). Cross-docking giúp cắt giảm chi phí bảo quản và lưu trữ tồn kho. Tức là cắt giảm công đoạn lấp đầy một kho hàng bằng hàng tồn kho trước khi giao nó. Đơn giản như là nhận hàng từ một cửa và giao chúng thông qua một cửa khác mà không phải lưu trữ chúng trong nhà kho.
Hiện tại, các nhà phân phối toàn cầu đang áp dụng 5 hình thức Cross – dockings
OCD - Opportunistic Cross docking: theo loại hình này thì thông tin chính xác về nơi hàng hóa được chuyển đi, nơi sẽ được chuyển đến cũng như chính xác số lượng hàng hóa giao nhận là rất cần thiết. Bởi vì theo loại hình này thì nhà phân phối sẽ nắm bắt chính xác thông tin và chuyển hàng trực tiếp cho các cửa hàng bán lẻ của mình từ nơi nhà cung cấp mà không cần phải thông qua dự trữ trong nhà xưởng. OCR cũng được dùng trong việc quản trị hệ thống kho bãi thông qua hệ thống thông tin, liên kết giữa nhà cung ứng và các nhà bán lẻ, để nhà cung ứng thông báo thường xuyên cho nhà bán lẻ những mặt hàng cần thiết đã sẵn sàng được vận chuyển và có thể vận chuyển ngay tức thời.
FTCD - Flow through Cross docking: loại hình này thì luôn luôn có một dòng ổn định hàng hóa đi ra và đi vào trung tâm phân phối hàng hóa của
Nhà cung ứng, được áp dụng cho những hàng hóa dễ bị hư hỏng, chỉ đảm bảo chất lượng nếu được dự trữ, bảo quản trong điều kiện thích hợp đặc biệt. Hệ thống FTCD này được dùng trong việc phân phối hàng hóa cho các siêu thị và những cửa hàng bán lẻ giá rẻ khác.
DCD - Distributor Cross docking: Trong loại hình cross docking này thì hàng hóa sẽ được nhà cung ứng chuyển trực tiếp cho các cửa hàng bán lẻ. Không có một trung gian vận chuyển nào tham gia vào quá trình phân phối này. Điều này làm giảm một lượng chi phí đáng kể cho các nhà bán lẻ vì họ sẽ không phải tốn bất kì chi phí nào cho việc dự trữ. Vì các nhà bán lẻ tại một số nơi không cần phải có trung tâm phân phối nên cũng không cần phải tốn chi phí cho nhà kho. Thời gian để vận chuyển hàng hóa từ nhà cung ứng đến cho khách hàng cũng được giảm xuống. Tuy nhiên, loại hình DCD này cũng có những hạn chế. Đó là chi phí vận chuyển cho cả nhà cung ứng và nhà bán lẻ có xu hướng tăng trong một quãng thời gian nhất định vì khi hàng hóa cần được chuyển đến những cửa hàng bán lẻ ở những vị trí khác và cách xa nhau. Hệ thống vận chuyển cũng cần được vận hành thật nhanh chóng. Và trong trường hợp này, ý nghĩa của kho cross docking cũng mất đi ý nghĩa. Hệ thống vận chuyển và phân phối hàng hóa phải thật linh hoạt, có hiệu quả và hoàn toàn chịu trách nhiệm trong việc chậm trễ phân phối hàng cho nhà bán lẻ. Người bán lẻ chịu nhiều rủi ro nhất vì họ không được chia sẻ rủi ro cùng với nhà sản xuất. Hình thức này chỉ thích hợp cho những nhà cung ứng có mạng lưới phân phối rộng lớn và có thể linh hoạt vận chuyển trong trường hợp hàng hóa phải được phân phối trong một khoảng thời gian thật ngắn.
MCD - Manufacturing Cross docking: những cơ sở kho tạm của cross docking phục vụ cho nhà máy và tạm thời được coi là kho mini của xưởng sản xuất. Khi mà xưởng sản xuất cần những phần và nguyên vật liệu để sản xuất một phần của sản phẩm, nó sẽ được cung cấp cho các nhà cung cấp trong khu
vực sản xuất trong một thời gian ngắn khi cần thiết. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển, cũng như chi phí lưu kho bãi.
PACD – Pre-allocated cross docking: trong loại hình này, hàng hóa đã sẵn sàng được đóng gói và dán nhãn bởi nhà sản xuất và sẵn sàng chuyển cho các trung tâm phân phối và từ đó hàng hóa sẽ được chuyển đến các cửa hàng. Hàng hóa được vận chuyển đến trung tâm phân phối và chuyển trực tiếp từ đây đến các cửa hàng và đến tay người tiêu dung mà không cần phải đóng gói lại hay là thay đổi bao bì của sản phẩm.
Hình 3.1: Mô hình cross – docking
(nguồn:“Warehouse Distribution & Operation Handbook”,David E. Mulcahy)
Cơ sở thực tiễn:
Khi sử dụng hệ thống phân phối nhiều cấp, tức là hàng hoá được tập kết về nhà kho trung ương (CDC) tại khu công nghiệp ở Bình Dương rồi CDC chuyển tiếp sản phẩm đến các trung tâm phân phối địa phương (RDC), tức là các kho nhỏ hơn, là nơi tiếp nhận và giao hàng cho khách theo đơn đặt hàng
thì việc đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng của khách – nhất là ở các tỉnh không có kho phân phối kéo dài hơn, do đó mục tiêu đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng mà công ty đề ra không đạt được. CDC không có chức năng bán lẻ, chỉ có các RDC có quyền xuất hoá đơn bán lẻ cho khách hàng.
Đặc điểm của mặt hàng dược phẩm không giống các loại hàng hóa thông thường khác bởi yêu cầu khắt khe về điều kiện bảo quản, tồn trữ và vận chuyển. Chính vì thế việc áp dụng cross – docking loại nào cần được cân nhắc xem xét kỹ lưỡng trên các khía cạnh sau:
- Đảm bảo chất lượng dược phẩm theo tiêu chuẩn bảo quản, phân phối thuốc tốt;
- Hiệu quả chi phí;
- Lợi ích của nhóm khách hàng.
Khi áp dụng cross – docking các mặt hàng của Diethelm vẫn được đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng theo các chỉ tiêu GSP, GDP và Tiêu chuẩn phân phối dược phẩm của DKSH nếu mỗi hình thức cross – docking được áp dụng phù hợp với loại sản phẩm không có yêu cầu đặc biệt về biệt trữ, làm tăng sự thỏa mãn của khách hàng đối với các đơn hàng thông qua thời gian giao hàng được rút ngắn, các chi phí cho việc trung chuyển, quản lý tại trung tâm phân phối được cắt giảm giúp cho lợi ích của cả doanh nghiệp cung ứng và khách hàng đều gia tăng.
Phương thức tiến hành:
Khi cân nhắc mối quan hệ tổng quan của 3 yếu tố trên, có thể thấy rằng việc áp dụng cross – docking vào kho hàng dược phẩm Diethelm Việt Nam có thể được tiến hành đòi hỏi một sự phối hợp đồng bộ, và chặt chẽ giữa nhà sản xuất (nhà cung ứng), kho chứa, và hệ thống phân phối của Diethelm. Hàng hóa chỉ có thể phân phối dễ dàng và nhanh chóng khi đảm bảo thông tin chính xác. Việc quản lí hệ thống thông tin trong việc quản trị cross docking với sự
trợ giúp của hệ thống dữ liệu chuyển đổi (Electronic Data Interchange - EDI) và hệ thống thông tin kinh doanh.
Để đạt được mục tiêu hoạt động hiệu quả công ty cần cắt giảm các kho hàng chi nhánh RDC không đạt hiệu quả, có tần suất trùng lắp, chi phí cao (chi phí vận chuyển, tiền thuê mặt bằng, các loại thuế và phí, chi phí lao động, điện, nước…), không có vị trí chiến lược phát triển, chuyển các kho chi nhánh thành cross - docking tạm dịch là kho đa năng phân loại, tổng hợp, hoàn thiện hàng hóa để phục vụ khách hàng.
Cross - docking áp dụng cho Diethelm có những chức năng cơ bản giống như một "Trung tâm phân phối tổng hợp".
Sản phẩm sẽ được chuyển từ CDC ở Bình Dương đến các cross - docking theo những lô hàng lớn, tại đây lô hàng sẽ được tách ra, chuẩn bị theo những yêu cầu cần thiết của khách hàng sau đó chuyển đi cho khách. Do đã được chuẩn bị đầy đủ, nên khi chở đến nơi hàng sẽ được đưa vào sử dụng ngay mà không cần qua kho lưu trữ nữa. Áp dụng phương pháp này giúp công ty đáp ứng nhanh các đơn hàng với chi phí vận hành thấp dựa trên nguyên tắc JIT .
Trong năm 2006 Công ty đã là áp dụng thành công kho hàng chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh thành cross - docking nhưng các kho hàng khác cũng cần phải dược sớm triển khai áp dụng. Trong thời gian tới cần xem xét triển khai áp dụng cross – docking trước mắt cho các kho hàng tại Hà Nội và Đà Nẵng.
Các bước cần tiến hành khi triển khai áp dụng cross – docking tại 6 kho hàng còn lại:
- Bước 1: Quý IV năm 2009 tiến hành rà soát lại quy mô, năng lực và hiệu quả của 4 kho hàng RDC trong đó có 2 kho tại Hà Nội và 2 kho tại Đà Nẵng.
- Bước 2: Quý I và II năm 2010 tiến hành thanh lý hợp đồng thuê kho tại Phường Liên Chiểu – Đà Nẵng và kho Giáp Bát – Hà Nội. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bước 3: Tiến hành nâng cấp các kho hàng còn lại tại mỗi tỉnh, thành phố trên lên Trung tâm phân phối tổng hợp. Thông qua kho đó, các lô hàng lớn được chuyển thẳng đến RDC mà không phải qua CDC. Đối với các đơn hàng đã có thông tin đầy đủ cụ thể thì sẽ được chuyển thẳng cho khách hàng không qua khâu nhập kho sau đó mới xuất như cách làm truyền thống trước đây.
- Bước 4: Tiến hành đồng thời với việc nâng cấp về kỹ thuật là việc đào tạo lại về quy trình phân phối hàng không qua nhập kho cho các nhân sự làm việc tại RDC sau khi áp dụng cross – docking.
Hạn chế khi áp dụng
- Phải bỏ ra một số vốn đầu tư xây dựng, sắp xếp lại kho hàng tương đối lớn, phải tốn chi phí huấn luyện nhân viên và chi phí cũng như thời gian sắp xếp vị trí hàng hóa. Một khuyết điểm của giải pháp là cần phải đào tạo thêm cho nhân viên. Nếu không có một hệ thống định vị hoàn hảo, nhân viên bị mất thời gian khi phải di chuyển qua lại.
- Ngoài ra còn có nhiều vấn đề nhân sự cần giải quyết như tình trạng dôi dư lao động, thay đổi môi trường làm việc….
Hiệu quả sau khi áp dụng cross - docking
- Các hoạt động kho có hiệu quả hơn, giảm tỷ lệ sản phẩm hư hỏng.Với một hệ thống định vị hoàn hảo, nó sẽ giúp cải thiện năng suất, giúp giảm cự ly di chuyển.
- Rút ngắn thời gian thực hiện đơn hàng trung bình từ 24h xuống 18h cho một đơn hàng thường xuyên có phạm vu phục vụ cách Kho hàng dược phẩm trung tâm 200km qua đó phục vụ khách hàng tốt nhất với chi phí thấp nhất.
- Giảm chi phí hoạt động kho, giảm thiểu những sai sót trong công việc - Tăng cao lợi nhuận do giảm mức tồn kho và giảm thiểu những hàng tồn kho không đem lại lợi nhuận, quản lý thu gom hàng một cách hiệu quả. Đảm bảo mức hàng trong kho hợp lý đáp ứng kịp thời khi khách hàng cần.
- Đưa ra những hướng dẫn cho khách hàng khi họ ra quyết định mua, Xử lí các đơn đặt hàng chính xác, giao hàng đúng hạn, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng và thay đổi dịch vụ trong tương lai của Công ty .
Bảng so sánh dưới đây sẽ dự kiến những lợi ích về mặt kiểm soát chi phí quản lý và phân phối hàng dược phẩm khi áp dụng cross – docking cho 4 kho hàng tại Hà Nội và Đà Nẵng.
Bảng 3.1: Chi phí RDC Hà Nội và Đà Nẵng
STT Hạng mục ĐVT
Số
lượng Đơn giá (tr.đ/tháng) Chi phí/tháng (tr.đ/tháng) Tổng chi phí/năm (tr.đ/năm)
1 Thuê kho thường m2 7,500 0.090 675 8,100
2 Văn phòng m2 250 0.150 38 450
3 Chi phí lao động người 96 4.200 403 4,838
4 Bảo trì sửa chữa m2 7,500 0.010 75 900
5 Phòng chống côn trùng m2 7,500 0.015 113 1,350
6 Máy phát điện cái 4 4.50 18 216
7
Chi phí kho lạnh
(thuê ngoài) m2 350 0.35 123 1,470
8 Chi phí điện số 2,800 0.0035 10 118
9 Khấu hao tài sản 25 300
Tổng chi phí 1,479 17,742
(nguồn: “Báo cáo kết quả kinh doanh Diethelm Việt Nam - 2008)
Bảng 3.2: Dự trù chi phí RDC Hà Nội và Đà Nẵng sau khi sắp xếp lại mô hình kho hàng cross - docking
STT Hạng mục ĐVT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số
lượng Đơn giá
(tr.đ/tháng) Chi phí/tháng (tr.đ/tháng) Tổng chi phí/năm (tr.đ/năm) 1
Đầu tư kho lạnh và dây chuyền đóng gói, dán nhãn tự động
Trị giá 512 tỷ đồng / khấu hao 5 năm
250 3,000
2 Thuê kho thường m2 4,500 0.090 405 4,860
3 Văn phòng m2 150 0.150 23 270
4 Chi phí lao động người 75 4.200 315 3,780
5 Bảo trì sửa chữa m2 4,500 0.010 45 540
6 Phòng chống côn trùng m2 4,500 0.015 68 810
7
Máy phát điện (chi phí
hoạt động và khấu hao) cái 2 4.50 9 108
8
Chi phí kho lạnh (thuê
ngoài) m2 0 0.45 0 0
9 Chi phí điện số 2,200 0.0035 8 92
10
Khấu hao tài sản cố
định khác 25 300
Tổng cộng 1,147 13,760
So sánh bảng 3.1 và 3.2, nếu việc triển khai cross – docking cho hai kho hàng Hà Nội và Đà Nẵng trên cơ sở tính toán các chi phí quản lý kho hiện tại và dự trù chi phí đầu tư bổ sung theo hướng áp dụng giải pháp cross – docking, sáp nhập 2 kho thành 1 Trung tâm phân phối cho khu vực Miền Bắc và Miền Nam. Sau khi áp dụng, công ty có thể giảm được 4,6 tỷ đồng cho mỗi năm hoạt động tương đương 26% chi phí quản lý vận hành kho. Bên cạnh đó Công ty sẽ chủ động trong việc sử dụng hệ thống kho lạnh của mình, sau 5 năm khấu hao hết chi phí thì giá trị sử dụng của tài sản vẫn còn.
Ngoài ra, lợi ích từ việc giảm các chi phí trung chuyển, nhập kho sẽ được giảm vào giá bán cho khách hàng. Ước tính nếu lượng hàng tiêu thụ ở khu vực Miền Bắc và Miền Trung trị giá khoảng 200 tỷ/năm, chi phí vận chuyển cho lượng hàng này có thể giảm đến 40% tức khách hàng có thể giảm
được đến 2,5 tỷ đồng cho các chi phí trung chuyển theo phương pháp truyền thống.