Diethelm đã phát triển việc cung cấp hàng hóa sao cho phù hợp với những nhu cầu riêng biệt của từng khách hàng. Nhờ có đầu tư mạnh vào công nghệ và hệ thống thông tin nhằm theo dõi được hàng nhập hàng xuất, hàng tồn kho và thống kê hàng hóa trong những kho hàng dược phẩm của mình xuyên suốt các kho hàng một cách hiệu quả. Sở hữu một hệ thống thông tin tốt là điều thiết yếu đối với Diethelm trong việc mở rộng mạng lưới phân phối một cách nhanh chóng trên toàn quốc.
Thực tế đã chứng minh rằng: máy vi tính, các thiết bị công nghệ hiện đại và những thành tựu của công nghệ thông tin đã có những đóng góp quan trọng quyết định sự lớn mạnh nhanh chóng và không ngừng của chuỗi cung ứng kho hàng dược phẩm Diethelm Việt Nam. Quản trị chuỗi cung ứng chỉ thành công khi điều hành thành công hệ thống thông tin trong tất cả các hoạt động của quá trình này.
Yêu cầu đối với quản lý thông tin dữ liệu tại kho hàng
Thông tin và dữ liệu kho hàng phải được quản lý chính xác và kịp thời, cho phép sử dụng hệ thống trao đổi thông tin đã được vi tính hóa, sử dụng EDI và hệ thống mã vạch để nâng cao tốc độ và tính chính xác trong chuyển tải thông tin
Đảm bảo dữ liệu được truyền đi chính xác và kịp thời (on line) giữa các bộ phận trong kho hàng và giữa các kho hàng địa phương với nhau.Các thiết bị quét cố định và cầm tay đọc mã vạch, sóng radio hoặc sóng âm nối mạng truyền dữ liệu. Giữa hai vị trí nhà kho, những phương tiện này . Những công nghệ mới này cho phép cải tiến việc kiểm kho, kiểm soát tồn kho và lưu chuyển hàng hóa, soạn hàng chính xác, sắp xếp đúng đơn hàng, lập bảng kê giao hàng, chất hàng và các hoạt động theo dõi kiểm tra.
Nội dung quản lý thông tin, dữ liệu kho hàng
Thực hiện quản lý thông tin, dữ liệu tại kho hàng làm cơ sở cho việc ra các quyết định cung ứng hàng hóa tại Khu hàng dược phẩm Công ty Diethelm Việt Nam thông qua:
- Quản lý hệ thống các chứng từ, hoá đơn, số liệu tài liệu liên quan tới nhập, bảo quản, xuất kho, liên quan tới an toàn dược phẩm, an toàn môi trường ... được nối kết bằng hệ thống IT toàn diện do Diethelm ứng dụng vào hoạt động quản trị cung ứng kho hàng dược phẩm.
- Hệ thống thông tin quản lý kho bao gồm: các thông tin cập nhật thường xuyên về mức dự trữ, lượng hàng nhập kho, xuất kho, thực có trong kho, vị trí, tình trạng hàng hóa, các yêu cầu của khách hàng…
- Hệ thống tài liệu và hồ sơ bao gồm: Chính sách chất lượng, Sơ đồ tổ chức nhân sự, Bảng phân công trách nhiệm, Bản mô tả công việc, Kế hoạch và chương trình đào tạo GSP, Hệ thống SOP và hồ sơ trong các khâu Mua hàng – Kiểm nghiệm - Biệt trữ - Tiếp nhận - Bảo quản – Dán nhãn – Đóng gói - Cấp phát - Gửi hàng – Vận chuyển - Thu hồi hàng trả lại.
Phương tiện thực hiện
Để bảo đảm chắc chắn rằng dòng hàng luôn dồi dào và ổn định để cung cấp cho khách hàng, rút ngắn thời gian truy tìm, Diethelm đã sử dụng công nghệ mã vạch tinh vi và hệ thống thiết bị PDA có phân quyền hỗ trợ. Việc quản lí trung tâm trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm hơn. Mỗi nhân sự điều hành được phân quyền đều có quyền kết nối thông tin về mức độ hàng tồn kho của tất cả các sản phẩm ở kho hàng.
Nhân viên kiểm soát kho có thể sử dụng máy quét để quét qua 2 lần: lần 1 là để nhận dạng tấm nâng và lần 2 là để nhận dạng vị trí của hàng sẽ được xuất. Khác với những mã vạch thường được dùng để dán cho những sản phẩm hoặc kệ ở trung tâm.
Hệ thống các thiết bị kết nối với phần mềm quản lý này sẽ hướng dẫn cho nhân viên biết vị trí của các sản phẩm riêng biệt từ 1 cái thùng hoặc kệ riêng biệt. Khi máy tính báo có sản phẩm được lấy đi, nhân viên sẽ xác nhận thông tin đó. Số lượng sản phẩm yêu cầu kho cung cấp sẽ được nhập vào máy tính và sau đó cập nhật thông tin vào máy chủ và máy tính sẽ tự động kiểm tra thông tin chính về sản phẩm.
Máy tính này cũng có thể làm cho bộ phận đóng gói và dán nhãn hàng hoá biết được thông tin về hàng hoá được đóng gói theo yêu cầu nào, tiết kiệm được thời gian cho những công việc giấy tờ không cần thiết. Nó cũng làm cho Quản lý kho có thể quản lí nhân viên chặt chẽ hơn và đưa cho họ những hướng dẫn cần thiết mà không cần di chuyển. Điều này cũng góp phần trong việc thoả mãn nhu cầu khách hành nhanh chóng hơn và tăng tính hiệu quả trong công tác điều hành các trung tâm phân phối.
Với hệ thống SAP thông minh – phần mềm có tính năng ưu việt trong quản trị kho hàng đem lại hiệu quả và lợi ích vận hành với sự tham gia tối thiểu của lao động thủ công.
Trách nhiệm quản lý
Tại kho hàng dược phẩm tcủa Diethelm Việt Nam, nội dung hoạt động quản lý thông tin và dữ liệu kho hàng được thực hiện bởi nhân viên kiểm soát kho. Nhân viên kiểm soát kho chịu trách nhiệm trước Quản lý kho đối với hệ thống thông tin, tài liệu và hồ sơ kho hàng.
Mô hình chung của hệ thống SAP cho phép thiết lập một hệ thống quản lí tổng thể đối với doanh nghiệp có mô hình hoạt động trên địa bàn rộng lớn. Toàn bộ chương trình, công cụ, dữ liệu đặt tại máy chủ của SAP, khi sử dụng người dùng có thể kết nối vào hệ thống quản lí của mình thông qua đường điện thoại hoặc Internet. Nhờ đó các Doanh nghiệp sẽ giảm được tối thiểu các khoản phí đầu tư ban đầu.
Nhân sự thực hiện chức năng quản lý của mình thông qua các quyền: - Quyền Theo dõi / Thêm / Sửa / Xóa thông tin Nhập hàng
- Quyền Theo dõi / Thêm / Sửa / Xóa thông tin Xuất hàng - Quyền Theo dõi / Thêm / Sửa / Xóa thông tin hàng hóa
Phân hệ quản lý kho hàng: Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty. Doanhnghiệp có bao nhiêu kho tùy ý, nhưng sẽ không có gì bị bỏ quên. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Kết quả thực hiện
- Hệ thống SOP chưa hoàn thiện , các hướng dẫn công việc và thực hiện chưa theo đúng các SOP đã ban hành.
- Hệ thống phần mềm quản lý kho chưa được cập nhật và thiết kế phù hợp với nhu cầu tăng trưởng và thay đổi dịch vụ trong tương lai của Công ty. Hệ thống xử lý chậm và còn nhiều sai sót.Thời gian thực (Real-time System) : khả năng đồng bộ thông tin theo thời gian chưa đáp ứng yêu cầu cập nhật và cung cấp thông tin tức thời cũng như đưa ra các báo cáo tùy chọn cho người sử dụng (users)
Tuy nhiên, so sánh về chênh lệch chi phí lao động giữa Kho hàng dược phẩm Diethelm với Kho hàng Dược phẩm Trung ương I có quy mô tương đương nhưng trình độ quản lý và mức độ đầu tư khác nhau để thấy sự khác biệt giữa việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý dịch vụ kho hàng. Với việc đầu tư ứng dụng vào quản lý thông tin dữ liệu kho hàng thông qua hệ thống dữ liệu điện tử, chứng từ hóa đơn và các quy trình chuẩn, Kho hàng dược phẩm Diethelm Việt Nam đã đạt được hiệu quả khác biệt về kinh tế và tổ chức quản lý.
Bảng 2.8 So sánh nhân sự kho hàng Diethelm CDC và DPTW1 Nội dung dịch vụ kho Cty DP TW 1 Diethelm HC Tỷ lệ chênh lệch Nhân sự (người) Chi phí (tr.đ/năm) Nhân sự (người) Chi phí (tr.đ/năm) 1. Quản lý kho 4 336 2 240 -29% 2.Tiếp nhận hàng 5 300 5 300 0% 3. Kiểm nghiệm 4 312 3 234 -25% 4. QC 2 120 2 120 0% 5.Đóng gói, dán nhãn 6 288 2 120 -58% 6. Kiểm soát 3 180 2 120 -33% 7. Hành chính, IT 3 180 2 120 -33% 8. Công nhân 35 1260 20 720 -43% 9. Bảo vệ 5 180 5 189 5% TỔNG CỘNG 67 3,156 43 2,163 -31%
(Nguồn: Báo cáo Diethelm HC – 2008)
Trong khi các nhà quản lý hiện tại vẫn tập trung vào các giao dịch, số lượng tồn kho, các nhà quản trị chuỗi cung ứng tương lai nhận thức rằng kết quả và thành công sẽ được đánh giá bằng tốc độ lưu chuyển của nguồn cung ứng từ điểm khởi nguồn đến tay người tiêu dùng. Các kho hàng có thể gặp những khó khăn bởi các áp lực chu kỳ thời gian ngắn hơn, khi mà tính chất hoạt động kho hàng từ khu vực chuyển sang mang tính quốc gia và cuối cùng là chức năng toàn cầu, các khó khăn có thể gia tăng. Để đương đầu, các nhà quản trị chuỗi cung ứng phải tập trung lượng hóa nguồn cung ứng. Nguồn cung ứng có thể là chu kỳ tiền - tiền (cash to cash cycle) bắt đầu từ việc mua hàng hóa và kết thúc bởi sự chi trả tiền của người tiêu dùng cuối cùng.
Nhìn chung, tất cả các hoạt động tại Kho hàng dược phẩm được thực hiện dựa trên những quy trình chuẩn SOP do công ty xây dựng, ban hành và điều chỉnh tùy teo từng thời điểm. Các quy trình này nhằm đảm bảo cho luồng vật chất, luồng thông tin và luồng chi phí của chuỗi cung ứng dược vận hành nhịp nhàng trôi chảy đem lại hiệu quả theo kỳ vọng trong các quan hệ với Nhà cung cấp (SRM), quan hệ nội bộ của chính chuỗi cung ứng (ISCM) và quan trọng hơn cả là quan hệ với khách hàng (CRM).
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});