Yêu cầu hoạt động dán nhãn và đóng gói
- Đảm bảo tất cả hàng hoá tại kho hàng dược phẩm được soạn, đóng gói đúng 100% trước khi giao cho khách hàng.
- Tùy theo yêu cầu của từng lô hàng mà việc dán nhãn được thực hiện ngay tại kho hàng hoặc thực hiện tại nhà máy srn xuất.
- Đảm bảo quy trình được thực hiện chính xác 100% theo quy định. - Đảm bảo đóng gói hàng và sẵn sàng xuất kho theo Phiếu xuất kho, hoá đơn và thời gian giao hàng.
- Triển khai cho tất cả các kho hàng dược phẩm của Diethelm.
Nội dung hoạt động dán nhãn và đóng gói
- Bộ phận dán nhãn và đóng gói nhận phiếu yêu cầu từ bộ phận tiếp /cấp phát được Quản lý kho duyệt. Phiếu yêu cầu ghi rõ nội dung công việc.
- Sau khi đã tiếp nhận hàng được soạn sẵn, Bộ phận đóng gói tiến hành kiểm tra vỏ thùng và cân trọng lượng thực tế. Việc kiểm tra được thực hiện ngẫu nhiên 05 mẫu/mỗi lô hàng.Bộ phận đóng gói hàng phải kiểm tra để đảm bảo đóng gói theo đúng Phiếu xuất kho, hoá đơn và kiểm tra mặt hàng, số lượng, lô + hạn dùng + visa & toa so với hoá đơn
- Dãn nhãn là yêu cầu phát sinh có thể trước và sau công đoạn đóng gói. Dãn nhãn trước thực hiện đối với từng sản phẩm (lọ, hộp). Dán nhãn sau được thực hiện đối với các thùng hàng lớn hơn nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Y tế về nhãn thuốc và mục đích thương mại của Công ty.
- Trưởng bộ phận đóng gói giao hàng cho nhân viên giao hàng và lấy chữ ký xác nhận đã nhận hàng trêb bảng kê và hóa đơn. Một bản sao sẽ được lưu và một bản sẽ được gửi tới Bộ phận kinh doanh.
Phương tiện thực hiện
Kho hàng có khu vực riêng để bảo quản nhãn thuốc và các bao bì đóng gói đã được in ấn và tuân thủ các yêu cầu của dược điển và các quy định pháp luật liên quan đến nhãn và bao bì.
- Hoạt động đóng gói được thực hiện tại vị trí đóng gói và dán nhãn với máy đóng gói và dán nhãn tự động. Máy đóng gói theo 3 kích cỡ tiêu chuẩn tùy theo yêu cầu của từng nhóm sản phẩm.
- Trước đây, Công ty thực hiện đóng gói, dán nhãn và ghi tay hạn sử dụng lên từng sản phẩm thì giờ đây việc đó đã được thay thế bằng máy phun hạn sử dụng tự động quét qua mỗi sản phẩm tại vị trí xác định với thời gian được cài đặt theo hồ sơ xuất/nhập hàng sau khi đã hoàn thành dán nhãn và đóng gói.
- Nhãn sử dụng là nhãn phụ của nhà phân phối được đặt in dưới dạng đề can dính và đảm bảo cố định vị trí trong suốt quá trình giao hàng, vận chuyển.
Trách nhiệm quản lý
Bộ phận dán nhãn và đóng gói tại Kho hàng trung tâm Bình Dương hiện nay có 2 nhân viên phụ trách và 3 công nhân. Khi không thực hiện nhiệm vụ tại bộ phận đóng gói và dán nhãn, các công nhân này có thể được điều chuyển sang làm các công việc khác theo yêu cầu của quản lý kho. Trưởng bộ phận dán nhãn và đóng gói chịu trách nhiệm trước Quản lý kho hàng đối với hoạt động của bộ phận mình về nhân sự và thiết bị.
Do có sự thay đổi về phương thức thực hiện việc đóng gói và dán nhãn ttaij Kho hàng trung tâm, chuyển từ thủ công sang tự động hóa nên trách nhiệm quản lý đối với hoạt động này giờ đây cũng tập trung nhiều hơn về quản lý quy trình thực hiện và hệ thống trang thiết bị phải đáp ứng yêu cầu công việc.
Kết quả thực hiện
Hiện nay công ty đang cho xây dựng quy định cụ thể về việc nhập, cấp phát các loại nhãn và bao bì, như vậy khi áp dụng đầy đủ các quy định đề ra, công tác dán nhãn, đóng gói tại kho hàng dược phẩm sẽ được hoàn thiện.
Bảng 2.5: Thống kê dán nhãn, đóng gói thuốc Nội dung Số lượng (triệu sản phẩm) Tỷ lệ sai hỏng (%) 2006 2007 2008 I. Hàng Diethlem 1. Dán nhãn Tiếng Việt 2. Đóng gói 120 53 180 105 235 167 0,001% 0% II. Hàng công ty khác gửi kho
1. Dán nhãn Tiếng Việt 2. Đóng gói 25 10 40 16 56 18 0,0005% 0%
Nguồn: Báo cáo kinh doanh Công ty Diethelm Việt Nam 2006 - 2008
Báo cáo thống kê năm 2006 – 2008 về hoạt động dán nhãn đóng gói hàng dược phẩm tại kho hàng được thể hiện ở bảng dưới đây cho thấy ngoài việc thực hiện đóng gói và dán nhãn cho hàng dược phẩm Diethelm kinh doanh, kho hàng còn cung cấp dịch vụ này cho các đơn vị khác gửi hàng tại kho có sử dụng dịch vụ dán nhãn đóng gói thuốc theo yêu cầu. Tỷ lệ sai hỏng trong quá trình dán nhãn ở mức 1 triệu sản phẩm chỉ có 5 - 10 sản phẩm không đạt yêu cầu. Đây là một tỷ lệ rất thấp so với các đơn vị sản xuất, phân phối trong nước nhưng Diethelm cũng đang phấn đầu giảm tỷ lệ này xuống mức 0% nhờ việc kiểm soát hệ thống dán nhãn, đóng gói tự động mà công ty đã đầu tư.