Năng lực tài chính - nhân sự
Được đầu tư bởi Tập đoàn phân phối dược phẩm và hàng tiêu dùng DKSH (Thụy Sỹ), sự tăng trưởng không ngừng về năng lực tài chính và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của Công ty Diethelm đã có ảnh hưởng to lớn đến hoạt động quản trị chuỗi cung ứng kho hàng dược phẩm. Thành lập năm 1999 với vốn đầu tư 3 triệu USD, đến nay Công ty Diethelm đã tăng vốn đầu tư lên 12 triệu USD năm 2008 chủ yếu sử dụng cho việc đầu tư xây dựng hệ thống kho bãi, trang thiết bị nhà kho và phương tiện vận chuyển.
Với lợi thế của một nhà cung cấp lớn, Công ty được sự hỗ trợ về tài chính của các tổ chức tín dụng, các nhà cung cấp thông qua việc tài trợ tín dụng ngắn hạn và ưu đãi thanh toán mua hàng. Đây là những đặc điểm quan trọng góp phần làm cho nguồn vốn kinh doanh của công ty luôn đủ đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh nhập khẩu và phân phối mặt hàng dược phẩm.
Diethelm Việt Nam có đội ngũ nhân sự với gần 800 nhân viên trong đó có hơn 200 nhân viên kinh doanh dược phẩm (mạng lưới phân phối thuốc đến các bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh, nhà thuốc, hiệu thuốc bán lẻ và các công ty dược phẩm) và 150 nhân viên quản lý vận hành hệ thống 8 Trung tâm kho đặt tại 5 tỉnh thành lớn của cả nước.
Đội ngũ cán bộ nhân viên kinh doanh phân phối dược và lao động trực tiếp làm việc tại kho hàng dược phẩm đã qua đào tạo ban đầu, đào tạo lại đáp ứng các quy trình hoạt động tạo nên sức mạnh và sự phối hợp hiệu quả trong toàn chuỗi cung ứng. Công ty thực hiện chính sách tiền lương thông qua hai hệ số: hệ số lương cơ bản và lương hiệu quả nhằm kích thích năng suất, chất lượng lao động.
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động tại Công ty Diethelm Việt nam
Đơn vị tính: người Cơ cấu lao động
theo nghiệp vụ
Trung cấp trở xuống
Đại học Sau đại học
Tài chính – hành chính 25 50 6
Marketing, bán hàng 73 180 12
Dịch vụ, giao hàng 75 40 6
Kho vận 145 82 3
Tổng cộng 328 352 27
(Nguồn: Báo cáo sử dụng lao động doanh nghiệp năm 2008)
Qua 10 năm phát triển, trưởng thành, đội ngũ nhân sự Diethelm chính là tài sản vô hình đóng góp vào sự thành công của chuỗi cung ứng kho hàng dược phẩm nói riêng và sự thành công của công ty nói chung.
Nhà kho - trang thiết bị
Hiện tại Công ty Diethelm sở hữu 8 nhà kho lớn tại TP Hồ Chí Minh, Bình Dương, Hà Nội, Đà nẵng, Cần Thơ và Kiên Giang.
Năm 2004, quy mô kho hàng đặt ở các tỉnh thành trên cả nước đạt 15.000m2 nhà kho với sức chứa đến 12.000 pallet và một mạng lưới phục vụ hơn 20.000 khách hàng trên toàn quốc. Tháng 2/2008, Công ty khánh thành Trung tâm phân phối dược phẩm lớn nhất Việt nam tại Khu Công nghiệp Việt Nam Singapore (VSIP, Tỉnh Bình Dương) rộng 4 hecta với hệ thống kho hàng dược phẩm hiện đại vào bậc nhất trong khu vực Đông Nam Á có diện tích kho chứa dược phẩm lên đến 24.000m2 và tổng mức đầu tư gần 4 triệu USD. Đây là Trung tâm kho vận dược phẩm đạt chuẩn GSP (Thực hành tốt bảo quản thuốc) có sức chứa trên 22.000 pallet trên các hệ thống kệ, có chế độ nhiệt độ được kiểm soát từ 2 - 8 độ C. Với trung tâm kho vận đạt chuẩn quốc tế này, các mặt hàng dược phẩm được bảo quản bởi Diethelm sẽ được đảm bảo về chất lượng lưu giữ toàn diện. Hệ thống kho dược này được thiết kế nhằm phục
vụ một chuỗi các hoạt động đa dạng từ khâu đặt hàng toàn cầu, nhận hàng, lưu giữ, chọn lựa và đóng gói, cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng, tới khâu ra hóa đơn và xuất hàng đến tay khách hàng.
Hình 2.9: Quy mô đầu tư kho & kho dược phẩm
(Nguồn: http://www.dksh.com/vietnam)
Hoạt động kho hàng mang tính chuyên nghiệp có chất lượng cao, đầu năm 2005 Diethelm đã được tổ chức quốc tế UKAD - SGS cấp chứng chỉ chất lượng ISO 9001:2000 và 6 tháng sau, ngày 21/7/2005 được nhận Chứng chỉ thực hành tốt việc bảo quản thuốc (GSP) do Cục quản lý Dược Việt Nam cấp. Công ty Diethelm cũng là đơn vị đầu tiên tại Việt nam áp dụng các tiêu chuẩn thực hành tốt GSP và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 cho toàn bộ quá trình cung ứng dịch vụ bao gồm việc cung ứng , tồn trữ và dịch vụ hậu mãi về dược phẩm tại Việt Nam.
Trung tâm phân phối dược phẩm được đầu tư xây dựng đồng bộ đảm bảo các điều kiện tiêu chuẩn kho hàng dược phẩm quốc tế, phù hợp với quy định về “Thực hành tốt bảo quản thuốc” của Bộ Y tế. Mạng lưới kho được dặt
tại các tỉnh thành lớn, là trung tâm phân phối cho các tỉnh thành lân cận. Quy mô đầu tư kho có tính đến năng suất phân phối và có lộ trình mở rộng, nâng cấp hợp lý. Công ty Diethelm đã trang bị hệ thống giá kệ, xe nâng hàng, xe chở hàng đáp ứng yêu cầu bảo quản, vận chuyển cùng với hệ thống các thiết bị soi, quét mã vạch, phần mềm quản lý kho WMS nối mạng toàn quốc theo dõi công tác xuất, nhập, bảo quản thuốc được đánh giá, bảo hành định kỳ bởi nhà cung cấp. Nhà kho được vệ sinh công nghiệp định kỳ, các quy định về vệ sinh cá nhân, nhà xưởng, trang thiết bị được thực hiện nghiệm ngặt góp phần bỏa đảm chất lượng hàng lưu giữ một cách tốt nhất.
Hệ thống thông tin, phần mềm hỗ trợ
Đây là một trong những điểm nổi bật mà Diethelm quyết tâm thực hiện trong 3 năm gần đây, đặc biệt khi Hệ thống quần thể nhà kho mới của Trung tâm phân phối dược phẩm Bình Dương đưa vào hoạt động, đã triển khai áp dụng đồng bộ hệ thống phần mềm quản lý toàn diện kho hàng WMS/eBPCs tích hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp EPR tạo thành một chu trình quản lý luồng thông tin khép kín. Đặc biệt, kho hàng trung tâm được đầu tư về hệ thống kiểm soát và điều chỉnh nhiệt độ tự động giúp việc đảm bảo chất lượng hàng dược phẩm đạt tiêu chuẩn bảo quản GSP.
Hiện nay Diethelm có ưu thế so với các công ty có hệ thống kho ở Việt Nam (rất ít công ty Việt Nam áp dụng quản lý kho theo hệ thống phần mềm quản lý kho) là đã áp dụng eBPCs và EDI (do IBM thiết kế, cung cấp) cho toàn bộ các chi nhánh và kho hàng ở các tỉnh, thành trên toàn quốc.
Xây dựng các quy trình chuẩn
Công ty đã xây dựng các quy trình chuẩn (SOP), hướng dẫn công việc cho từng hoạt động tại kho dược phẩm: nhập hàng, xuất hàng, bảo quản, kiểm tra kiểm soát khi nhập hàng, trong quá trình bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giao hàng, nhận hàng trả lại. Các hoạt động này được thực hiện trên hệ thống
phần mềm máy tính kết hợp đối chiếu với chứng từ in, đảm bảo theo dõi chính xác luồng thông tin trong kho hàng về:
+ Số lượng nhập, xuất, vị trí và số lô của từng loại thuốc.
+ Đảm bảo thực hiện việc xuất nhập thuốc theo đúng các nguyên tắc FEFO-FIFO.
Các quy trình này dùng để đào tạo cho tất cả các nhân sự có liên quan, được lưu trữ bằng cả bản in và file mềm trên hệ thống quy định nội bộ.
Lợi thế của nhà phân phối độc quyền
Là doanh nghiệp hàng đầu Việt nam trong lĩnh vực phân phối và cung cấp dịch vụ kho hàng dược phẩm, Diethelm có được lợi thế từ các nhà cung cấp dược phẩm cho mình. Chính nhờ sức mạnh này mà Kho hàng dược phẩm Diethelm luôn có sẵn hàng cung cấp cho thị trường, tự xây dựng và điều chỉnh thị trường trong khuôn khổ quy định của các cơ quan quản lý dược.
Thông qua mạng quản lý, lượng hàng tồn kho được cập nhật hàng ngày cho các đối tượng phòng ban gồm bộ phận kinh doanh, quản lý kho hàng, do vậy không xảy ra tình trạng thiếu hàng cung cấp trên cả nước, dù là các thị trường không trung tâm. Bộ phận Kinh doanh cũng chủ động phối hợp với quản lý kho hàng trong việc chuẩn bị kế hoạch mua phục vụ phân phối, xây dựng mức tồn kho an toàn cho từng loại sản phẩm khác nhau.