Thành tựu
Hoạt động quản trị chuỗi cung ứng kho hàng dược phẩm Công ty Diethelm trong 2 năm gần đây đạt được những thành công ấn tượng:
- 100% hàng hóa nhập kho được cung cấp, lưu giữ và cập nhật thông tin sản phẩm/lô theo đúng quy trình.
- 100% đơn hàng tại khu vực nội thành Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Kiên Giang sẽ được giao đến tay khách hàng sẽ được giao đến tay khách hàng trong vòng 12 giờ kể từ lúc nhận được đơn hàng.
- 100% đơn hàng tại các Tỉnh, thành phố khác sẽ được giao đến tay khách hàng trong vòng 24 giờ kể từ lúc nhận được đơn hàng.
- Sử dụng hiệu quả công suất lấp đầy kho hàng tối thiểu 80% thông qua cân đối tỷ lệ hàng Diethelm và khai thác dịch vụ kho hàng cho các đối tác.
- Thống kê 2 năm gần đây (2007 và 2008), Diethelm có thể cung cấp đầy cho các chi nhánh, các khách hàng thuộc 6 tỉnh thành có Trung tâm phân phối trong 1 ngày và các khách hàng ở các tỉnh thành khác tối đa là 2 ngày so với đơn vị khác là 3 ngày.
- Diethelm là đơn vị tiêu biểu
- Chi phí vận tải nội địa của Diethelm xấp xỉ 2% doanh số so với 5% 72
của các công ty dược phẩm khác.
Là một trong những đơn vị đầu tiên đạt Chứng nhận GSP của Bộ Y tế, Kho hàng dược phẩm Diethelm đã đạt được tất cả các tiêu chuẩn của một kho hàng dược phẩm hiện đại, đạt yêu cầu về thực hành quản lý thuốc tốt. Hơn thế nữa, cùng với sự ra đời của Trung tâm phân phối dược phẩm DVL CDC, công ty đang hoàn tất hồ sơ để xin cấp Chứng nhận GSP ASEAN – một tiêu chuẩn cao hơn so với GSP.
Với chức năng kinh doanh của mình Diethelm thực hiện phân phối các mặt hàng dược phẩm cả nhập khẩu và sản xuất trong nước đến các khách hàng là nhà phân phối, bệnh viện cửa hàng thuốc trên phạm vi cả nước. Vì thế, Tập đoàn DKSH đã đặt ra các tiêu chuẩn cả một Công ty phân phối ngành hàng dược phẩm đặt tại quốc gia hoặc khu vực nhằm đạt đến tiêu chuẩn quốc tế về thực hiện bảo quản và phân phối thuốc. (Xem Phụ lục 1).
Tiêu chuẩn của DKSH gồm 190 chỉ tiêu định tính áp dụng cho tất cả các trung tâm bảo quản và phân phối dược phẩm của DKSH trên toàn cầu. Mỗi trung tâm/cơ sở chỉ được coi là đạt yêu cầu nếu có ít nhất 180 tiêu chuẩn được đảm bảo. Tùy theo chiến lược và quy mô tại từng khu vực, từng quốc gia mà Giám đốc/Phụ trách khu vực hay quốc gia đó sẽ thiết lập chỉ tiêu định lượng áp dụng cho hệ thống/trung tâm bảo quản, phân phối dược phẩm do mình phụ trách.
Đối với Hệ thống kho hàng dược phẩm công ty Diethelm Việt nam, qua khảo sát đánh giá thực tế hoạt động dựa trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 và 6 tháng đầu năm 2009, Trung tâm phân phối dược phẩm Diethelm Bình Dương mới đạt 167/190 Chỉ tiêu . Mục tiêu của Diethelm là phấn đấu đến hết năm 2010 sẽ đạt đủ 190 chỉ tiêu định tính về thực hiện bảo quản và phân phối dược phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế.
Hạn chế và nguyên nhân
1 - Nguồn nhân lực: Việc bố trí sử dụng đội ngũ nhân lực của kho hàng dược phẩm Công ty Diethelm còn nhiều bất cập, gây lãng phí và góp phần tạo ra sự kém hiệu quả. Marketing - Bán hàng là bộ phận chịu trách nhiệm quản trị quan hệ khách hàng chứ không phải bộ phận dịch vụ tại kho hàng dược phẩm nhưng phần giao hàng và xử lý khiếu nại hàng trả về lại tách khỏi dịch vụ khách hàng, nằm trong hệ thống phân phối thuộc về kho hàng dược phẩm. Điều này cho thấy cách thức tổ chức không rõ ràng, không phân định rõ khu vực trách nhiệm đối với từng quy trình, từng đối tượng phục vụ của chuỗi cung ứng. Ngay tại các khâu trong hoạt động tồn trữ, bảo quản và cung ứng của kho hàng cũng còn hiện tượng chồng chéo về chức năng.
Hiện nay, bộ phận kinh doanh dược phẩm có 3 mục tiêu chính là doanh số, số khách hàng (tìm kiếm những khách hàng mới), và mục tiêu về loại sản phẩm. Như vậy, trong bán hàng mục tiêu về chi phí chưa được đặt ra và gần như tách rời khỏi mục tiêu bán hàng, vì vậy hoạt động của kinh doanh chưa chú ý tới điều tiết và quản lý cầu mà chủ yếu chỉ chạy theo doanh số. Tình trạng đơn hàng dồn về cuối tháng xảy ra thường xuyên, còn đầu tháng thì rất ít đơn hàng, điều này gây áp lực lớn cho phân phối trong những thời điểm cuối tháng, gây lãng phí lớn về nhân lực và chi phí, đó là:
2 + Dễ xảy ra sai sót trong hoạt động kho, do không kiểm soát hết về hàng của Diethelm và hàng xuất của khách hàng gửi giữ.
3 + Không sử dụng hiệu quả nhân lực giao hàng, đầu tháng thì qua ít đơn hàng nhưng vẫn phải trả lương đầy đủ, trong khi cuối tháng quá nhiều đơn phải thanh toán tiền làm ngoài giờ…
- Chưa tối ưu hóa chức năng cung ứng của các kho hàng: Do đặc điểm hệ thống kho hàng dược phẩm nằm rải rác khắp các tỉnh thành của cả nước nên việc tổ chức chuỗi cung ứng dược phẩm giữa các kho, giữa mỗi kho đến khách hàng còn thiếu thống nhất về cách thức thực hiện, chưa có sự kết hợp
giữa các khâu các bộ phận với nhau. Ví dụ như nếu lô hàng dự kiến phân phối cho cả hai khu vực miền Nam và miền Bắc thì có thể chia ra để nhập khẩu trực tiếp về sân bay Nội Bài Hà Nội và Tân Sơn Nhất, Tp HCM mà không nhất thiết phải để nguyên lô sau đó lại tiếp tục chuyển từ thành phố HCM ra Hà Nội.
Đối với các khách hàng sử dụng dịch vụ kho hàng thường xuyên khi phát sinh yêu cầu đối với loại dịch vụ cụ thể như đóng gói, dán nhãn, giao hàng đến địa chỉ theo chỉ định thì có kho hàng chấp nhận, có kho hàng từ chối do trong hợp đồng không có điều khoản thỏa thuận ban đầu.
- Chưa tính toán hết các yếu tố chi phí cấu thành dịch vụ: Trong hoạt động cung ứng của kho hàng dược phẩm công ty mới chỉ chú trọng đến yếu tố giá đầu ra (giá bán sản phẩm dịch vụ) mà chưa tính toán phương án tiết giảm chi phí đầu vào, đặc biệt là chi phí lao động, chi phí vận chuyển, vị trí các kho hàng chưa tối ưu. Với suất đầu tư cao, máy móc thiết bị hiện đại về nguyên tắc sẽ làm giảm đi chi phí lao động trực tiếp, giảm lao động thủ công nhưng trên thực tế việc bố trí nhân sự tại Kho hàng chưa hợp lý dẫn đến lãng phí nguồn lực. Cộng thêm việc tính toán luân chuyển hàng giữa các kho không hợp lý dẫn đến có kho quá tải về công suất, có kho diện tích bỏ trống quá cao. Nếu được tính toán cân đối giữa tỷ lệ tồn kho, công suất hoạt động kho hàng với chi phí vận chuyển lưu thông phát sinh thì sẽ làm cho bài toán chi phí kho hàng giảm ở mức thấp nhất, lợi ích kinh tế tăng cao.