Cơ sở lý luận
Thông qua việc tái cấu trúc lao động, về cơ bản dòng chi phí của chuỗi đã được cải thiện đáng kể góp phần tạo ra hiệu quả lớn hơn cho chuỗi cung ứng dược phẩm của Diethelm khi mà việc kiểm soát việc mua hàng chưa có giải pháp khác biệt do chiến lược kinh doanh của Công ty còn phụ thuộc vào DKSH.
Lao động đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và duy trì một chuỗi cung ứng hiệu quả, đặc biệt về chi phí và thời gian. Việc cung ứng hàng hóa thuộc lĩnh vực cung cấp dịch vụ nên vai trò của con người đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của chuỗi cung ứng đó. Riêng đối với kho hàng dược phẩm, việc sắp xếp nhân sự khoa học hợp lý ở tất cả các khâu giúp cho việc kiểm soát chi phí kho đạt hiệu quả tối ưu đồng thời làm tăng khả năng cạnh tranh về thời gian cung ứng hàng hóa cho thị trường.
Việc thiết lập một chuỗi cung ứng hoàn hảo trong đó sự tham gia của con người đóng vai trò quyết định đến sự hành hành của chuỗi không chỉ mang lại lợi ích cho chính doanh nghiệp cung ứng mà các nhân tố tham gia vào chuỗi cung ứng như các nhà sản xuất, khách hàng cũng sẽ có được lợi ích lớn hơn.
Cơ sở thực tiễn
Với gần 400 người tham gia vào tất cả các khâu của chuỗi cung ứng hàng dược phẩm ở tất cả các trung tâm phân phối trên cả nước trong đó khối dịch vụ kho hàng dược phẩm hiện có 235 cán bộ nhân viên làm việc thường xuyên tại 8 trung tâm phân phối góp phần tạo nên sức mạnh
- Đối với nhân sự kinh doanh: Hiện nay Công ty duy trì 3 vị trí quản lý kinh doanh dược phẩm cho các khu vực Bắc, Trung, Nam là phù hợp với tính chất kinh doanh và phạm vi hoạt động.
Với 20.000 khách hàng trên phạm vi cả nước nhưng đa số là các quầy thuốc, cửa hànnhỏ lẻ và chỉ có gần 300 khách hàng là các công ty lớn, các tổng đại lý hoặc trung tâm bán sỉ tân dược thuộc diện phải chăm sóc thường xuyên. Lượng khách hàng này tiêu thụ đến 90% hàng dược phẩm của Diethelm do vậy nhân viên kinh doanh chỉ cần tập trung chủ yếu vào nhóm khách hàng này. Mỗi một nhân viên kinh doanh tại một khu vực có khả năng phụ trách từ 4 đến 5 khách hàng là các công ty, tổng đại lý và kết hợp theo dõi 20 quầy thuốc thuộc phạm vi địa bàn của mình. Tuy nhiên với số lượng nhân viên kinh doanh hiện nay trung bình từ 10 – 15 nhân viên cho 1 trung tâm phân phối là chưa hợp lý, dư thừa nhân sự phụ trách kinh doanh và dẫn đến tình trạng phân công cho các nhân viên kinh doanh không hiệu quả. Điều này xuất phát từ việc Công ty chưa tiến hành phân khúc khách hàng để có chính sách phân phối và dịch vụ tương ứng.
- Đối với nhân sự tại kho hàng: Bộ phận tiếp nhận hàng, kiểm soát xuất nhập, kiểm nghiệm và kiểm soát xuất nhập là những bộ phận cần phải được sắp xếp lại nhân sự làm việc
Việc phân tích, đánh giá cơ cấu nhân sự tại từng khâu trong việc cung cấp dịch vụ tại kho hàng dược phẩm giúp cho chúng ta nhận ra những bất cập, chồng chéo về chức năng điều hành, quản trị kho hàng. Những khâu có thể sắp xếp lại, hợp nhất chức năng nhiệm vụ vào các nhân sự cụ thể giúp cho quá trình quản lý, điều hành kho vẫn được thực hiện đảm bảo tuân thủ quy trình nhưng lại góp phần tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực, tiết kiệm thời gian nguồn lực trong việc thực hiện chức năng quản trị chuỗi cung ứng.
Phương thức tiến hành
Qua phân tích những điển hạn chế trong việc tổ chức cơ cấu nhân sự của công ty trong ngành hàng dược phẩm, việc tái cấu trúc nguồn nhân lực trong chuỗi cung ứng kho hàng dược phẩm Công ty TNHH Diethelm Việt Nam chủ yếu được thực hiện như sau:
Một là, rà soát lại mô hình tổ chức quản lý kho hàng để thấy những bộ phận cần sắp xếp lại nhân sự gồm có: khối kinh doanh là nhóm nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng nhỏ lẻ, khối dịch vụ kho hàng cần sắp xếp lại bộ phận kiểm soát kho và sáp nhập bộ phận kiểm nghiệm với QA làm một.
- Đối với khối quản lý, kinh doanh: Với việc phân khúc khách hàng, số lượng nhân viên kinh doanh giảm từ 125 người xuống còn 75 người, như vậy mỗi nhân viên chỉ phải phụ trách 4 khách hàng lớn. Các khách hàng nhỏ, lẻ đặt hàng và nhận hàng thông qua hệ thống đặt hàng của Diethelm HC và Diethelm Team Force và sẽ không cần phải áp dụng chính sách tương tự như đối với tất cả các khách hàng lớn khác.
- Đối với khối dịch vụ kho hàng: Có thể thấy, việc tiếp nhận hàng và kiểm soát xuất nhập có thể được thực hiện bởi tối đa 2 nhân sự cho mỗi Trung tâm phân phối. Công tác kiểm nghiệm và kiểm soát chất lượng cũng chỉ cần 1 người cho một chức năng tại mỗi kho hàng. Đối với nhưng lô hàng đã thực hiện kiểm định chất lượng thuốc bởi cơ quan nhà nước hoặc được kiểm định bởi cơ quan độc lập thì có thể bỏ qua công đoạn kiểm soát chất lượng khi nhập hàng. Nhân viên hành chính và IT làm việc tại mỗi kho hàng có thể được điều chỉnh kết hợp nhiệm vụ. Sở dĩ có thể làm được việc này là do các kho hàng dược phẩm của Công ty đã được đầu tư đạt tiêu chuẩn GSP cùng với lợi thế về công nghệ thông tin ứng dựng trong kho hàng, hầu hết các nghiệp vụ về kiểm soát xuất nhập đã được thực hiện bằng máy móc. Con người chỉ đóng vai trò điều khiển hệ thống, kiểm soát rủi ro mà thôi.
Hai là, rà soát lại năng lực nhân sự hiện tại xem có phù hợp với các nhiệm vụ đang đảm trách không.
- Rà soát lại trình độ học vấn, năng lực kinh nghiệm của nhân viên tại các vị trí thuộc đối tượng sắp xếp để có đánh giá tổng quan và chính xác về nguồn nhân lực đang sử dụng. Đối với những vị trí không bắt buộc phải có trình độ cao đẳng đại học thì có thể sử dụng nhân sự có trình độ chuyên môn phù hợp nhưng có kinh nghiệm làm việc đáp ứng yêu cầu công việc.
- Đối chiếu giữa trình độ, năng lực của nhân viên với Bảng mô tả công việc, phân công nhiệm vụ và nghiệp vụ của từng nhân viên tại mỗi bộ phận nhằm tìm ra điểm phù hợp và chưa phù hợp kích thích sự sáng tạo của nhân viên và giúp họ thích thú hơn với công việc từ đó họ sẽ gắn bó với công việc hoặc với những kế hoạch sắp tới của công ty.
Ba là, tăng cường các khóa đào tạo thường xuyên để nâng cao trình độ . Đặc biệt đối với nhân viên mới hoặc nhân viên sau khi sắp xếp lại. Cần lập kế hoạch chi tiết huấn luyện từng đối tượng nhân viên, theo đó:
- Khối kinh doanh: triển khai các khóa đào tạo về sản phẩm, chất lượng và dịch vụ khách hàng. Mục đích của mỗi đợt đào tạo để nâng cao nhận thức của nhân viên về sản phẩm, chất lượng, chính sách bán hàng và các quy trình chuẩn của công ty
+ Hình thức đào tạo đối với loại hình này là đạo tạo luân phiên theo nhóm thông qua các nhóm trưởng sẽ được đào tạo tập trung tại Văn phòng trung tâm khu vực Bắc, Trung Nam. Các nhóm trưởng này có trách nhiệm đào tạo lại cho nhân viên do mình phụ trách.
+ Phương tiện đào tạo: thông qua tài liệu tập huấn được biên soạn tiện lợi phát trực tiếp cho từng nhân viên kinh doanh dưới dạng Sổ tay bán hàng (Sales Manual) và dưới dạng Dữ liệu đào tạo truy cập miễn phí tại Thư viện
điện tử của Diethelm. Mỗi nhân viên được phân quyền truy cập để tải nguồn tài liệu bao gồm quy trình chuẩn hướng dẫn hoạt động kinh doanh.
+ Nguồn đào tạo không chỉ ở bên ngoài mà cả bên trong công ty theo các giáo trình xây dựng của các trường và cả tự xây dựng dựa trên các nhóm gồm nhiều nhân viên nhằm học tập trao đổi kinh nghiệm.
- Khối dịch vụ kho hàng: triển khai các khóa đào tạo về sản phẩm, chất lượng, quy trình quản lý và cung ứng dược phẩm tuân thủ quy định của pháp luật. Mục đích của mỗi đợt đào tạo để nâng cao nhận thức của nhân viên về sản phẩm, chất lượng, các chương trình cải tiến ứng dụng tại kho hàng và các quy trình chuẩn của công ty
+ Tiến hành đào tạo thực hành tại nơi làm việc (on job training) cho các nhân viên thông qua thực hành công việc tại chỗ. Khuyến khích, phát triển và tạo điều kiện loại hình hoạt động nhóm. Tăng cường thúc đẩy giao lưu trao đổi thông tin nghề nghiệp giữa các bộ phận trong kho hàng để rút kinh nghiệm và tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng.
Nguồn kinh phí đào tạo cho cả hai khối kinh doanh và khối dịch vụ kho hàng đều được công ty trích từ quỹ đào tạo của công ty. Quỹ này được trích từ 0,5% lợi nhuận sau thuế hàng năm của Công ty.
Ngoài ra, trong xu hướng chuyên môn hóa ngành nghề kinh doanh, những công việc phát sinh không thường xuyên có thể được công ty sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (out sourcing) đáp ứng yêu cầu vận hành của hệ thống mà không bắt buộc phải gia tăng lao động thường xuyên.
Việc tái cấu trúc nhân sự phải đảm bảo cấu trúc mới vẫn thực hiện đầy đủ 8 chức năng của chuỗi cung ứng như đã phân tích ở chương 2 và đảm bảo tuân thủ chính xác các quy trình đã thiết lập cho từng công đoạn
Với các quy trình chuẩn do Diethelm thiết lập, số lượng nhân sự tiết giảm và sắp xếp lại vẫn đảm bảo cho chức năng quản trị chuỗi cung ứng nội bộ, quản trị nhà cung cấp và quản trị quan hệ khách hàng đạt hiệu quả.
Hạn chế khi áp dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi sắp xếp lại nhân sự Công ty phải đối mặt với việc giải quyết chính sách cho các nhân sự dư thừa buộc chấm dứt hợp đồng lao động. Đối với các nhân sự thuộc diện chính sách cần phải chuẩn bị thời gian hợp lý để đảm bảo việc sắp xếp lại tuân thủ đúng quy định của Luật lao động.
Bên cạnh đó, các nhân sự mới sau khi tái cấu trúc cần có thời gian để đảm bảo khối lượng công việc được giao cũng như thích nghi với các nhiệm vụ mới. Sức ép quản lý đối với các nhân sự ở cấp quản lý cũng vì thế mà tăng lên đáng kể.
Hiệu quả sau khi áp dụng
Có thể thấy việc tái cấu trúc nhân sự trong chuỗi cung ứng tại kho hàng dược phẩm Công ty Diethelm sẽ đem lại những lợi ích cụ thể như sau:
- Lợi ích từ việc cắt giảm chi phí trực tiếp cho nhân công bao gồm chi phí về lương, bảo hiểm các phúc lợi xã hội khác;
- Các công đoạn trong chu trình quản lý dịch vụ kho hàng được thực hiện nhanh gọn hơn nhờ kết hợp một số công đoạn tại kho hàng.
- Thông qua hệ thống thiết bị và phần mềm quản lý tại kho hàng giúp cho việc giảm các thủ tục giấy tờ cho các công việc kiểm soát xuất nhập, QC.
- Việc quản lý và chăm sóc khách hàng được điều chỉnh phù hợp hơn trên cơ sở phân loại khách hàng và giao nhiệm vụ cho từng nhân viên kinh doanh cụ thể, mỗi phân khúc khách hàng được áp dụng một chính sách kinh doanh, dịch vụ tương ứng từ đó chi phí cho việc duy trì dịch vụ đối với mỗi khách hàng cũng hợp lý hơn, tạo hiệu quả cao hơn.
Bảng dưới đây sẽ dự tính hiệu quả tính bằng chi phí lao động sau khi tái cấu trúc nguồn nhân sự trong ngành hàng dược phẩm của Diethelm Việt Nam.
Bảng 3.3 Dự tính hiệu quả về chi phí lao động kho hàng Diethelm
Nhân sự ngành hàng dược phẩm
Lao động (2008) Sau tái cấu trúc
Nhân sự
(người) (tr.đ/năm)Chi phí Nhân sự(người) (tr.đ/năm)Chi phí
I. Khối kinh doanh 128 8,790 127 5,490 - 60%
Quản lý 3 540 3 540 Nhân viên KD 125 8,250 75 4,950 II.Khối dịch vụ kho 235 9,900 193 7,860 - 26% Quản lý kho 10 960 8 768 Tiếp nhận hàng 20 840 8 336 Kiểm nghiệm 12 576 8 384 QC 16 768 8 384 Đóng gói, dán nhãn 10 480 10 480
Kiểm soát xuất nhập 16 768 8 384
Hành chính, IT
16 768 8 384
Công nhân kỹ thuật,
giao hàng 115 4,140 115 4,140
Bảo vệ 20 600 20 600
TỔNG CỘNG 363 18,690 319 16,290 - 40%