GIẢI PHÁP I: TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO .
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo uy thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp, tổ chức. Nhằm nâng cao hiệu quả công tác Quản lý chất lượng, Lónh đạo Cụng ty cần xỏc định rừ: Giỏo dục và đào tạo về chất lượng cho đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn Công ty là nhiệm vụ mang tính chiến lược lâu dài. Không chỉ nhằm chuẩn bị nguồn nhân lực hiện tại một cách tốt nhất cho việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ở Công ty mà còn là sự đi trước đón đầu trong việc tìm kiếm và thiết lập được một Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp nhất cho Công ty trong tương lai. Vì vậy, giáo dục và đào tạo về chất lượng phải là nhiệm vụ hàng đầu.
Đối với vấn đề giáo dục: Công ty cần tập trung đẩy mạnh việc giáo dục về nhận thức chất lượng cho mỗi thành viên. Việc giáo dục nhận thức về chất lượng có thể thực hiện một cách hiệu quả thông qua các công cụ tuyên truyền, cổ động bằng các hình thức như:
-Tăng cường việc tổ chức những buổi hội thảo về chất lượng, qua đó nhấn mạnh đến yếu tố con người trong việc tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao.
-Sử dụng các băng rôn, biểu ngữ, khẩu hiệu, tranh ảnh liên quan đến vấn đề chất lượng trong Công ty nhằm nhắc nhở mọi thành viên quan tâm thường xuyên đến chất lượng.
-Tuyên truyền những thành quả về chất lượng của các phòng ban, cá nhân và toàn Công ty để mọi thành viên thấy được những lợi ích thiết thực mà chất lượng mang lại, từ đó khơi dậy tinh thần thi đua về chất lượng trong toàn Công ty.
-Thông báo rộng rãi trong toàn Công ty về những điểm không phù hợp nội bộ của hệ thống chất lượng cũng như kế hoạch chất lượng hàng năm cuả Công ty để mọi thành viên ra sức phấn đấu và hoàn thành kế hoạch.
Việc giáo dục ý thức chất lượng trong mỗi thành viên của Công ty cần đạt mục đích cuối cựng là tạo ra được sự nhận thức nhất quỏn trong mỗi thành viờn về chất lượng . Hiểu rừ tầm quan trọng về việc đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng có tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của cả Công ty. Gắn vấn đề chất lượng vào trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của
mỗi thành viên trong Công ty. Có như vậy vấn đề ý thức chất lượng mới đạt hiệu quả cao, mỗi thành viên sẽ tự giác hoàn thành nhiệm vụ của mình mà không cần phải thúc giục, ra lệnh và kiểm tra thái quá.
Đối với vấn đề đào tạo: Công ty cần tập trung sâu hơn vào hai lĩnh vực quan trọng: Đào tạo chuyên môn và đào tạo về chất lượng
-Đào tạo chuyên môn: Trình độ chuyên môn ảnh hưởng rất quan trọng đến chất lượng sản phẩm mà Công ty sản xuất. Công tác đào tạo chuyên môn tại Công ty có thể thực hiện thông qua các hình thức sau:
+Khuyến khích và tạo điều kiện để cán bộ công nhân viên Công ty theo học những bậc học sau đại học.
+Cử người đi học ở các trường, các viện ở trong nước hoặc nước ngoài…
+Tổ chức thường xuyên các lớp học nghiệp vụ, nâng cao kỹ năng thao tác, thực hành. Các lớp học này có thể do cán bộ có trình độ chuyên môn cao của Công ty tiến hành.
-Đào tạo về chất lượng: Để thực hiện việc quản lý chất lượng và cải tiến chất lượng một cách có hiệu quả tại Công ty, cần thiết phải có một chương trình đào tạo, huấn luyện về chất lượng một cách cụ thể và được tiến hành một cách thường xuyên. Công tác đào tạo về chất lượng tại Công ty cần tập trung thực hiện ở 4 cấp sau:
- Cấp lãnh đạo cấp cao: Đây là cấp quản lý có nhiệm vụ quyết định chính sách, chiến lược chất lượng tại Công ty, vì vậy việc am hiểu, cam kết mà lãnh đạo cấp cao của Công ty đối với công tác quản lý chất lượng sẽ có tính chất quyết định đến hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty.
-Cấp lãnh đạo trung gian: Cấp quản lý này có nhiệm vụ thực thi chính sách chất lượng tại Công ty. Mục tiêu đào tạo đối với cấp này là làm cho họ có ý thức và quyết tâm thực hiện các chính sách về chất lượng phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Nội dung đào tạo đối với cấp này bao gồm việc đào tạo huấn luyện toàn diện về triết lý, kỹ thuật, các phương pháp kiểm soát quy trình bằng thống kê ( SPC ).
-Đối với các cán bộ giám sát chất lượng và lãnh đạo các nhóm chất lượng ( các trưởng phòng kỹ thuật, các trưởng nhóm chất lượng… ): Đây là những cán bô kiểm tra, giám sát và quyết định công việc tại chỗ. Do vậy, các cán bộ này phải được trang bị kiến thức về chất lượng để quản lý tại chỗ việc thi hành các hoạt động chất lượng. Mục tiêu đào tạo đối với các cán bộ giám sát chất lượng và lãnh đạo các nhóm chất lượng là đào tạo để mỗi cán bộ sử dụng thành thạo các công cụ SPC, phải có khả năng kiểm soát hướng dẫn viên tại chỗ.
Việc đào tạo cho đối tượng này có thể do các cán bộ lãnh đạo cấp trung gian đảm nhận. Nội dung đào tạo tập trung vào các vấn đề cụ thể là:
+Giải thớch rừ ý nghĩa, nội dung của chớnh sỏch chất lượng.
+Giải thớch rừ cỏc yờu cầu cơ bản của tiờu chuẩn TCVN ISO 9000.
+Đào tạo kỹ năng quản trị cần thiết như việc lập kế hoạch phối hợp trong toàn Công ty, tổ chức các nhóm, đội tự quản, tổ chức các buổi hội thảo trong phòng ban.
+Giải thớch để cỏc cỏn bộ hiểu rừ vai trũ của mỡnh trong toàn bộ hệ thống, cú thỏi độ tớch cực, thúc đẩy mọi người sáng tạo trong cải tiến.
+Đào tạo để các cán bộ biết sử dụng các kết quả thống kê, phân tích, phát hiện và giải quyết các vấn đề cụ thể phát sinh trong thực tế.
-Đối với nhân viên trong Công ty: Đây là những người thực thi các hoạt động chất lượng.
Mỗi nhân viên trong Công ty cần được huấn luyện tỷ mỹ về các thủ tục, các tiêu chuẩn chất lượng liên quan đến công việc của mỗi người. Các nhân viên phải được đào tạo, huấn luyện công việc một cách đầy đủ không những về kỹ thuật, nghiệp vụ mà cả những khái niệm cơ bản nhất của hệ thống chất lượng, mỗi nhõn viờn phải hiểu rừ những yờu cầu của khỏch hàng bờn trong cũng
như bên ngoài Công ty, biết sử dụng các biểu đồ thống kê và khuyến khích các nhân viên tham gia vào các dự án cải tiến chất lượng của Công ty.
Việc huấn luyện cho nhân viên phải được tiến hành thường xuyên .Công việc này có thể do các giám sát viên, các trưởng nhóm đảm nhiệm.
Về hình thức đào tạo chuyên môn cũng như đào tạo về chất lượng:
Công ty có thể sử dụng 3 hình thức sau:
-Vừa học vừa làm một cách thường xuyên: Với hình thức này cho phép Công ty tiết kiệm được chi phí và mang lại hiệu quả cao. Giảng viên là người của Công ty, có thể là tổ trưởng, trưởng phòng cũng có thể là một cán bộ thừa hành một chức năng nào đó. Bài giảng chính là những vấn đề đang diễn ra trong Công ty. Hình thức này rất thích hợp với đào tạo công nhân viên trong Công ty.
-Tổ chức các lớp đào tạo trong Công ty: Theo cách này các thành viên trong Công ty có tầm nhìn rộng hơn, học được những kinh nghiệm của các đơn vị khác. Các lớp đào tạo nên tổ chức bán thời gian và được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo việc học tập có kết quả.
Công ty cần xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm và nên thể chế hoá các chức danh trong Công ty.
-Cử người đi học ở các trường, các viện: Hình thức đào tạo này góp phần mở rộng tầm nhìn cho các cán bộ lãnh đạo, cán bộ thừa hành trong trung tâm. Sau quá trình học tập các cán bọ được cử đi học cần báo cáo lại nội dung mà họ thu nhận được cho các thành viên trong toàn Công ty nghe.
Ngoài ra, Lãnh đạo Công ty cần tăng cường và tạo điều kiện cho bản thân mình cũng như cán bộ công nhân viên dưới quyền tham dự các hoạt động học hỏi kinh nghiệm cũng như tiếp cận sau hơn nữa những kiến thức quản lý mới về chất lượng nhằm quản lý và kiểm soát có hiệu quả hoạt động của cả hệ thống mình đang điều hành. như: thường xuyên tham quan thực tế sản xuất, tham dự các triển lãm thành tựu, các buổi hội thảo về vấn đề quản lý chất lượng……
GIẢI PHÁP II: TIẾP TỤC CẢI THIỆN ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC.
Điều kiện làm việc đảm bảo thì chất lượng công việc thực hiện mới cao. Nhằm đạt được sự vận hành thông suốt và thiết lập được mối liên hệ chất lượng giữa các bộ phận, phòng ban trong Công ty, đảm bảo Hệ thống quản trị chất lượng của Công ty có được sự phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Công ty cần tiếp tục cải thiện các điều kiện làm việc hiện có của Công ty bằng cách :
+Mở rộng phạm vi mặt bằng khu làm việc văn phòng, tạo không gian thông thoáng và diện tích phù hợp cho việc thực hiện công việc của nhân viên.
+Bố trí, lắp đặt và sắp xếp lai thiết bị, đồ dùng văn phòng một cách khoa học và có hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp công việc giưã các phòng ban, bộ phận.
+Thiết lập nơi lưu trữ tài liệu, hồ sơ phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ an toàn, tiện lợi, có khoa học. Đồng thời đảm bảo cho sự trao đổi thông tin trong nội bộ trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.
GIẢI PHÁP III: TĂNG CƯỜNG TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN NHẰM THỰC HIỆN TỐT VIỆC ĐỊNH HƯỚNG KHÁCH HÀNG.
Thông tin mà Công ty cần trao đổi với khách hàng và các bên liên quan là những thông tin liên quan đến hình ảnh của công ty, chất lượng sản phẩm và các công đoạn quản lý chất lượng nổi bật của công ty. Bằng cách thức này phía Công ty cũng sẽ nhận được những thông tin phản hồi từ phía họ về những gì mà họ cảm nhận, thấu hiểu và mong chờ qua việc so sánh với thực tế những gì mà Công ty đang thực hiện. Mục đích quan trọng nhất của việc trao đổi thông tin giữa hai bên là giúp các cấp lãnh đạo trong Công ty có thêm dữ liệu để xác định những đòi hỏi của khách
hàng, khả năng đáp ứng để nâng cao sự thỏa mãn của họ. Định hướng khách hàng là trách nhiệm quan trọng của các cấp lãnh đạo Công ty trong việc điều hành Hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Do vậy, để đảm bảo tập hợp được thông tin cần thiết phía Công ty cần tăng cường phổ biến những mặt sau:
• Về uy tín : Các giải thưởng mà Công ty Nước khoáng Khánh Hòa đạt được là những minh chứng cụ thể, có giá trị cho khách hàng nhận thấy sản phẩm của Công ty đạt ở mức chất lượng có như họ mong muốn hay không.? Sự xác nhận đó là cơ sở giúp cho người tiêu dùng tin rằng họ có lựa chọn đúng sản phẩm. Vì vậy trong công tác Marketing Công ty nên tập trung mạnh những điểm này.
Uy tín của Công ty chính là đảm bảo cung cấp cho khách hàng những sản phẩm An toàn tiện lợi và có chất lượng cao. Phương châm của Công ty cũng không nằm ngoài mục tiêu “Chất lượng vì cuộc sống”. Công ty luôn hành động một cách trung thực, tôn trọng và có trách nhiệm trong tất cả các mối quan hệ với khách hàng và các bên liên quan. Với Công ty sự tin tưởng được xem cơ sở vững chắc để phát triển tất cả các mối quan hệ phù hợp với lợi ích của các bên.
• Về chất lượng và đặc trưng riêng của sản phẩm do Công ty sản xuất, cung ứng: Khác với các loại nước tinh lọc, nước uống đóng chai, nước ngọt đang lưu hành trên thị trường, sản phẩm của Công ty không chỉ có tác dụng giải khát thông thường mà nổi bật hơn cả với công dụng chữa bệnh, tăng cường sức khoẻ cho người tiêu dùng nếu sử dụng lâu dài và thường xuyên, bởi hàm lượng các khoáng chất tồn tại tự nhiên trong thành phần của nước khoáng nguyên liệu. Người tiêu dùng có thể sử dụng phổ biến mà không gặp bất kỳ những ảnh hưởng có hại nào khác như khi tiêu dùng các loại sản phẩm giải khát khác. Làm cho khách hàng có được cái nhìn toàn diện về chất lượng sản phẩm, những tính năng nổi bật của sản phẩm và khuyến khích họ sử dụng sản phẩm của mình là một quá trình không phải một sớm, một chiều có thể hoàn thành ngay. Công ty cần tận dụng các Hội nghị khách hàng, tận dụng các chương trình tài trợ mang tính quần chúng nhằm phổ biến, tuyờn truyền cụ thể hơn cho người tiờu dựng biết rừ hơn nữa:
+ Những ưu điểm của sản phẩm mà Công ty sản xuất.
+ Vì sao Công ty phải áp dụng các tiêu chuẩn Quản trị chất lượng?
+ Hệ thống Quản trị chất lượng ở Công ty được thực hiện như thế nào?
+ Những lợi ích mà người tiêu dùng nhận được khi sản phẩm của Công ty áp dụng các tiêu chuẩn đó?…
• An toàn cho người tiêu dùng, bảo vệ sức khoẻ cho người tiêu dùng là bảo vệ uy tín và sự phát triển bền vững của chính Công ty.
Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm (ATVSTP) là vấn đề mà Công ty đặc biệt quan tâm. Đối với công ty nước khoáng Khánh Hoà vấn đề ATVSTP cũng là một trong những vấn đề cần phải được ưu tiên hàng đầu. Đảm bảo ATVSTP là một quá trình liên tục từ khâu nguyên liệu cho đến khi đến tay người tiêu dùng. Trong các Hội nghị khách hàng được Công ty tổ chức, trong công tỏc tiếp thị sản phẩm đến cỏc nhà phõn phối, Cụng ty cần nhấn mạnh và thụng tin rừ hơn cho họ thấy cách thức kiểm soát và thực hiện việc đảm bảo Vệ sinh an toàn thực phẩm thông qua các tạp chí, chuyên đề, catalogue mà Công ty biên tập, thực hiện.
Như vậy, bằng cỏch này phớa Cụng ty sẽ nhận biết rừ hơn những gỡ mà Cụng ty làm được, chưa làm được, những gì cần làm và những gì nên tiếp tục phát huy. Công tác định hướng khách hàng sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Muốn vậy về phía Công ty, các bộ phận đảm nhiệm công tác thu thập, phân tích, xử lý thông tin phản hồi và điều tra cũng cần không ngừng nâng cao khả năng chuyên môn nhằm cập nhật và truyền đạt nhanh chóng, kịp thời những yêu cầu và mong đợi từ phía khách hàng đến các cấp liên quan trong Công ty.
GIẢI PHÁP IV: TĂNG CƯỜNG KHẢ NĂNG PHềNG NGỪA VÀ ĐẨY NHANH TIẾN TRÌNH KHẮC PHỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP.
Mục đích chủ yếu của hành động khắc phục phòng ngừa sự không phù hợp trong Hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Công ty Nước khoáng Khánh Hòa là:
Quy định tiến trình thực hiện sự khắc phục, hành động khắc phục phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã xảy ra hoặc tiềm ẩn, để ngăn ngừa sự tái diễn hoặc ngăn chặn sự xuất hiện của chúng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống. Có thể thấy quá trình này phải được thực hiện ở tất cả các công đoạn, cần thiết phải có được sự tham gia đồng bộ giữa các phòng ban bộ phận trên tinh thần hợp tác cao. Việc tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa sự không phù hợp có ý nghĩa to lớn trong việc cải tiến và hoàn thiện Hệ thống quản trị chất lượng mà Công ty đang áp dụng. Do vậy, để tăng cường khả năng phòng ngừa và đẩy nhanh tiến trình khắc phục sự không phù hợp nên:
+Tăng cường công tác kiểm tra, giám soát ở tất cả các khâu nhằm phát hiện sớm sự không phù hợp tiềm ẩn và các nguyên nhân của chúng.
+ Đề xuất sớm nhất các biện pháp phòng ngừa, đánh giá chính xác các yêu cầu cần thiết thực hiện các hành động để phòng ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp.
+ Xác định và thực hiện các hành động cần thiết trên cơ sở đã có sự chuẩn bị và đáp ứng nhanh nhất các nhu cầu về nhân lực và tài chính.
+Kết quả của hành động thực hiện phaỉ được báo cáo và lập hồ sơ làm cơ sở cho các cấp lãnh đạo trong Công ty tiến hành xem xét, đánh giá mức đô thực hiện đến đâu để có những chỉ đạo kịp thời.
+ Nếu sự không phù hợp đã xảy ra, cần nhanh chóng tìm ra nguyên nhân của sự không phù hợp đó.
+ Thiết lập ngay các hành động cần thiết để đảm bảo rằng sự không phù hợp không có cơ hội tái diễn nữa .
+ Xỏc định rừ phạm vi quyền hạn, trỏch nhiệm của cỏ nhõn và tổ, nhúm trong việc thực hiện các hành động khắc phục cần thiết .
+ Báo cáo và lập hồ sơ các kết quả của hành động thực hiện. Xem xét các hành động khắc phục đã thực hiện có diễn ra đúng với những chỉ đạo đã nêu ở trên hay không? Tỷ lệ hoàn thành công việc là bao nhiêu? Còn những vướng mắc nào cần giải quyết lại.?…
+ Xây dựng chế độ khen thưởng nhằm khuyến khích khả năng sáng tạo trong đội ngũ cán bộ công nhân viên với việc tìm ra các biện pháp cải tiến kỹ thuật đem lại lợi ích cho cả Công ty
+ Thiết lập mối quan hệ hợp tác, đoàn kết và hổ trợ lẫn nhau giữa các phòng, ban, tổ , đội trong Công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình .
+Trong phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của mình, từng phòng, ban, tổ, đội phải tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các đơn vị khác hoàn thành công việc đựơc giao.
+Thường xuyên trao đổi các vấn đề liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm cũng như hiệu quả làm việc cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty.
+ Đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ quản lý SPC (Công cụ ra quyết định và giải quyết vấn đề) nhằm tăng cường hoạt động kiểm soát các quá trình trong QMS.