- Tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất chè thuộc Tổng công ty Chè Việt Nam
4.3.1 Theo góc độ kế toán tài chính
Thứ nhất: Về Phòng ngừa rủi ro hối đoái
Các DN nên thực hiện các nghiệp vụ phòng ngừa rủi ro hối đoái như thực hiện các hợp đồng hoán đổi tiền tệ theo QĐ17/1998/ QĐ-NHNN công bố
Hợp đồng kỳ hạn tiền tệ : Ngay sau khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu hoặc
nhập khẩu với phương thức trả chậm, nếu dự đoán được trong tương lai sự biến động tỷ giá có thể theo chiều hướng bất lợi cho doanh nghiệp như làm tăng khoản phải trả, hoặc giảm khoản phải thu, doanh nghiệp có thể ấn định tỷ giá ngoại tệ bằng cách ký một hợp đồng kỳ hạn ngoại tệ với một ngân hàng hoặc trung gian tài chính, mua hoặc bán tại một ngày nhất định trong tương lai một lượng ngoại tệ nhất định với tỷ giá trao đổi được ấn định tại thời điểm ký kết hợp đồng
Hợp đồng hoán đổi tiền tệ : Ngay sau khi thực hiện hợp dồng xuất khẩu,
nhập khẩu với phương thức trả chậm, để ấn định tỷ giá ngoại tệ nhằm bảo vệ luồng tiền mặt của doanh nghiệp trong tương lai khi thu được ngoại tệ của khách hàng hoặc trả ngoại tệ cho người cung cấp , doanh nghiệp có thể ký một hợp đồng hoán đổi tiền tệ với một ngân hàng hoặc một tổ chức trung gian tài chính, bán hoặc mua một lượng ngoại tệ nhất định vào một ngày nhất định trong tương lai khi thu được ngoại tệ của khách hàng ( Hoăc khi phải trả ngoại tệ cho người cung cấp) với tỷ giá ấn định taị thời điểm ký kết hợp đồng . Như vậy, hợp đồng hoán đổi tiền tệ về cơ bản giống hợp đồng kỳ hạn tiền tệ, nhưng khác nhau ở chỗ là trong hợp đồng hoán đổi có hai lần thực hiện chuyển đổi tiền tệ theo tỷ giá ấn định, còn trong hợp đồng kỳ hạn thì chỉ một lần chuyển đổi tiền tệ theo một tỷ giá ấn định mà thôi.
Quyền chọn tiền tệ : Bên cạnh những thuận lợi mà hợp đồng kỳ hạnh tiền tệ hay
hợp đồng hoán đổi có thể mang lại cho người tham gia chống lại rủi ro của những thay đổi không thuận lợi tỷ giá, nhưng chúng lại loại trừ khả năng giành lấy một khoản lợi nhuận từ những thay đổi thuận lợi. Do đó, công cụ tài chính là quyền chọn tiền tệ lại khắc phục được nhược điểm này. Quyền chọn tiền tệ gồm quyền chọn mua và quyền chọn bán một lượng ngoại tệ vào thời điểm tùy thuộc vào thự hiện tùy thuộc vào sự biến động tỷ giá theo hướng có lợi hay bất lợi. Vì quyền chọn
không mua hoặc không bán có giá trị nên người mua phải trả cho người bán một khoản tiền cho đặc quyền này. Tuy nhiên khi quyết định không thực hiện quyền chọn, người mua quyền chọn cần phải so sánh giữa lợi nhuận thu được từ việc thay đổi tỷ giá theo hướng có lợi với chi phí đã bỏ ra để mua quyền chọn
Thứ 2: Về ghi nhận doanh thu và thời điểm xác định doanh thu
Các DN nên có cách ghi nhận doanh thu hợp lý, tuân thủ theo chuẩn mực kế toán
Thứ 3 : Vê tài khoản sử dụng.
Hoạt động chủ yếu của các công ty là xuất khẩu trực tiếp Chè và nhận xuất khẩu ủy thác nông sản, các công ty phải gửi hàng đi xuất khẩu. Với đặc điểm của hoạt động xuất khẩu là hàng phải vận chuyển trên quãng đường dài nên hàng hóa dễ mất mát và hư hỏng. Trong khi đó kế toán không mở TK 157 “Hàng gửi đi bán” ( Công ty Hương Trà) để theo dõi hàng đang trên đường gửi đi xuất khẩu. Kế toán chỉ theo dõi hàng hóa trong kho, còn khi xuất ra gửi đi xuất khẩu thì chưa theo dõi được. Kế toán dùng TK 156 “Hàng hóa” để theo dõi cả hàng hóa trong kho và hàng hóa gửi đi xuất khẩu sẽ không hạch toán rõ được lượng hàng còn trong kho là bao nhiêu. Điều này là chưa tốt vì các công ty không thể theo dõi được tình hình biến động của hàng hóa khi gửi đi xuất khẩu và gây khó khăn trong việc kế toán hàng tồn kho. Mặt khác kế toán cũng không nắm được tình hình biến động của từng mặt hàng trong kho và đang gửi đi xuất khẩu.
Trước thực trạng này của công ty, theo tác giả thì kế toán nên:
a. Mở TK 157 “Hàng gửi đi bán” để theo dõi hàng hóa đã được gửi đi xuất khẩu nhưng chưa giao cho người vận tải. Như vậy sẽ đảm bảo xác định chính xác giá trị hàng tồn kho và giá trị hàng gửi đi xuất khẩu, nhất là hàng xuất kho gửi bán nhưng một thời gian sau mới có chứng từ về việc lô hàng đó được tiêu thụ hay chuyển thẳng qua kho. Vì không có thực nhập thực xuất nên không có phiếu nhập kho hay phiếu xuất kho thì không hạch toán trên TK 156 hoặc hàng xuất kho cuối tháng nhưng sang tháng sau mới được xác định tiêu thụ thì việc ghi chép trên TK 157 là hợp lý. Việc sử dụng TK 157 để hạch toán bên cạnh TK 156 sẽ giảm bớt được phải theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hóa trong kho và hàng hóa đã được gửi đi bán.
Theo quy định của Nhà nước, để phân biệt lượng hàng hóa hiện tồn trong kho và số hàng đã xuất kho nhưng chưa xác định tiêu thụ hoặc hàng mua chuyển bán thẳng không qua kho, TK 157 “Hàng gửi đi bán” để xác định số hàng hóa xuất kho hoặc chuyển thẳng cho người vận tải hoặc gửi đi hội chợ triển lãm nhưng chưa đủ căn cứ để xác định tiêu thụ.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 157 “Hàng gửi đi bán”:
- Bên Nợ: Phản ánh trị giá của hàng gửi đi bán đầu kỳ và số hàng đã gửi bán, hàng mua chuyển bán thẳng trong kỳ nhưng chưa được chấp nhận thanh toán, trị giá hàng xuất kho mang đi hội trợ triển lãm.
- Bên Có: Phản ánh trị giá hàng gửi đi bán, chuyển bán đến cuối kỳ chưa được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán và trị giá hàng gửi đi triển lãm cuối kỳ chưa về nhập kho.
Số dư bên nợ: Trị giá hàng gửi đi chưa xuất khẩu được. Phương pháp kế toán chi tiết như sau:
- Khi mua hàng gửi thẳng đi xuất khẩu không qua kho, kế toán ghi vào TK 157 vì TK 632 chỉ dùng để phản ánh hàng hóa giao tay ba hoặc giá vốn hàng bán khi đã xác định tiêu thụ.
Nợ TK 157: Trị giá hàng hóa Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 131: Số tiền phải trả
- Khi xuất kho hàng chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Trị giá thực tế của hàng gửi đi xuất khẩu
Có TK 156 (156.1): Trị giá thực tế của hàng xuất kho
- Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành các thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu, doanh nghiệp lập Hóa đơn GTGT và căn cứ vào đó kế toán ghi bút toán Phản ánh trị giá mua của hàng đã hoàn thành việc xuất khẩu:
Nợ TK 632: Trị giá vốn của hàng xuất khẩu
Có TK 157: Trị giá hàng chuyển đi đã hoàn thành xuất khẩu
b. Kế toán DN mới chỉ mở chi tiết TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” thành TK cấp 2: TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hóa” phản ánh doanh thu bán hàng chung, do vậy sẽ không theo dõi được tình hình doanh thu của từng mặt hàng, kế toán DN nên mở chi tiết thành TK cấp 3 theo doanh thu của từng mặt hàng như sau:
TK 51111: Doanh thu xuất khẩu Chè đen OTD. TK 51112: Doanh thu xuất khẩu Chè đen CTC. TK 51113: Doanh thu xuất khẩu Chè Xanh.
Việc mở chi tiết TK 511 thành TK cấp 3 theo doanh thu từng mặt hàng như trên sẽ giúp DN nắm bắt tình hình doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng, từ đó sẽ có cái nhìn rõ nét hơn về tình hình và thị trường tiêu thụ của từng mặt hàng, giúp DN đưa ra những chính sách, chiến lược kinh doanh kịp thời và đúng đắn.
Thứ tư: Hoàn thiện về hệ thống sổ kế toán.
Về hệ thống sổ sách nhìn chung các công ty đã thực hiện đầy đủ và đúng quy định. Tác giả xin đề xuất bổ sung thêm như sau:
a. Công ty sử dụng TK 157 “Hàng gửi đi bán” để hạch toán hàng hóa gửi đi xuất khẩu nên cuối tháng công ty Hương trà cũng phải lập bản kê hàng hóa đi đường để giúp cho việc theo dõi, quản lý hàng đã được gửi đi xuất khẩu.
Bảng kê hàng hóa đi đường được lập theo mẫu sau:
Bảng 3: BẢNG KÊ HÀNG HÓA ĐI ĐƯỜNG (GHI NỢ TK 1571)
Tháng …/ Năm 2011 Mã Chè Tên Chè Tồn kho đầu tháng Xuất trong tháng Giá bình quân gia quyền Thanh toán trong tháng Tồn cuối tháng Lượng Số
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Cộng:
Bảng kê này được lập để theo dõi lượng hàng hóa gửi đi xuất khẩu còn lại vào cuối tháng. Theo bảng kê này thì các mặt hàng đã được gửi đi xuất khẩu nhưng chưa hoàn thành việc xuất khẩu cho khách hàng được theo dõi đầy đủ và chính xác vào cuối mỗi tháng.
Căn cứ và phương pháp lập bảng kê:
Cột 1: Ghi mã của loại Chè đã được gửi đi xuất khẩu. Cột 2: Ghi tên của loại Chè đã được gửi đi xuất khẩu.
Cột 3: Lượng Chè đang trên đường đi xuất khẩu đầu tháng được lấy từ lượng tồn cuối tháng của tháng trước.
Cột 4: Số tiền Chè đang trên đường đi xuất khẩu đầu tháng được lấy từ số tiền tồn cuối tháng của tháng trước.
Cột 5: Lượng Chè đã được gửi đi xuất khẩu trong tháng. Cột 6: Số tiền Chè đã được gửi đi xuất khẩu trong tháng. Cột 7: Gia bình quân gia quyền của Chè.
Cột 8: Lượng Chè đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán trong tháng.
Cột 9: Số tiền Chè đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán trong tháng.
Cột 10 = Cột 3 + Cột 5 – Cột 8
Cột 11: Số tiền Chè tương ứng với lượng Chè đang trên đường đi xuất khẩu cuối tháng.
Cột 11 = Cột 4 + Cột 6 – Cột 9
b. Kế toán DN mở sổ chi tiết bán hàng theo từng mặt hàng để phản ánh doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Sổ chi tiết bán hàng mặt hàng được mở theo mẫu sau: Phụ lục 17.
- Mẫu sổ này được mở theo từng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, dịch vụ đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Theo mẫu này các mặt hàng khi xuất bán sẽ được theo dõi từng sổ riêng biệt. Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh các chứng từ sẽ được phân loại cho từng mặt hàng và ghi vào sổ chi tiết bán hàng tương ứng.
- Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Cột A: Ghi ngày, tháng kế toán ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ. Cột D: Ghi nội dung kinh tế phát sinh.
Cột E: Ghi số hiệu TK đối ứng.
Cột 1, 2, 3: Ghi số lượng, đơn giá và số tiền khối lượng hàng hóa (sản phẩm, bất động sản đầu tư, dịch vụ) đã bán hoặc đã cung cấp.
Cột 4: Ghi số thuế GTGT ( Thuế TTĐB, Thuế XK) phải nộp tính trên doanh số bán của số hàng hóa (sản phẩm, dịch vụ, BĐS đầu tư) đẫ bán hoặc đã cung cấp.
Cột 5: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có) như: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.
Sau khi cộng “Số phát sinh”, tính chỉ tiêu “Doanh thu thuần” ghi vào Cột 3 Cột 3 = Cột 3 trừ (-) Cột 4 và Cột 5. Chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán”: Ghi số giá vốn của hàng hóa (sản phẩm, BĐS đầu tư, dịch vụ) đã bán.
Chỉ tiêu “Lãi gộp” bằng (=) chỉ tiêu “Doanh thu thuần” trừ (-) chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán”.
Việc mở sổ chi tiết bán hàng sẽ giúp cho công ty có thể theo dõi tình hình doanh thu của từng mặt hàng được cụ thể, chính xác, điều này giúp cho việc phân tích tình hình tiêu thụ và phát triển của từng mặt hàng được thuận lợi hơn, từ đó ta sẽ có những chính sách bán hàng, chiến lược kinh doanh phù hợp để phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường.