Hầu hết các công ty thành viên thuộc Tổng công ty chè Việt Nam đều hạch toán phụ thuộc vào Tổng công ty, cũng có con dấu riêng, được trao quyền tự chủ trong kinh doanh . Các công ty này hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau : kinhh doanh xuất nhập khẩu chè, máy móc thiết bị, du lịch, xây lắp … Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả xin trích dẫn số liệu và tìm hiểu thực tế tại 03 đơn
vị thành viên của Tổng công ty chè Việt Nam đó là : Công ty Thương mại và du
lịch Hồng Trà; Công ty Thương mại Hương Trà; công ty chè Sài Gòn
* Mặt hàng , thị trường xuất khẩu
Về hàng hóa xuất khẩu: chủ yếu là các loại chè bao gồm chè xanh, chè đen, chè CTC… Đây là mặt hàng chủ lực, là mặt hàng truyền thống, là thế mạnh của Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm của từng công ty thành viên , mặt hàng xuất khẩu cụ thể gồm nhiều loại khác nhau như : Công ty chè Sài Gòn chủ yếu xuất khẩu các mặt hàng chè đen , chè ô long ; công ty Thương mại Hương trà chủ yếu xuất khẩu chè xanh ướp hương các loại ; công ty Thương mại và du lịch Hồng Trà chủ yếu xuất khẩu chè đen, chè xanh các loại, hoa hòe, bột thanh hao hoa vàng;
Về thị trường xuất khẩu: Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty Hồng Trà là các nước Pakistan, Thổ Nhĩ Kỳ, Đức, Anh, Trung Quốc…, thị trường xuất khẩu của công ty Hương Trà chủ yếu là Pháp, Úc, Anh; thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty chè Sài Gòn là Trung Quốc, Iran, …
Nhìn chung thị trường xuất khẩu của các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty chè còn hạn chế. Trong thời gian tới, các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty chè cần mở rộng xây dựng quan hệ giao thương với các nước như Mỹ, Nhật… vì đây là những thị trường đầy tiềm năng
* Phương thức xuất khẩu của các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty Chè Việt Nam
Hiện nay, trong quan hệ ngoại thương có rất nhiều đối tượng tham gia song không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng giao dịch trực tiếp do hạn chế về nhiều phương diện như : Khả năng đàm phán với bạn hàng, không tìm được bạn hàng, quan hệ bạn hàng không đủ tin cậy, đội ngũ nhân lực làm công tác xuất khẩu còn thiếu hoặc còn yếu… Do vậy, trên thực tế vẫn còn tồn tại nhiều phương thức xuất khẩu hàng hóa khác nhau như: Xuất khẩu trực tiếp đối với các doanh nghiệp có đủ khả năng giao dịch, mua bán; xuất khẩu ủy thác đối với các doanh nghiệp không có khả năng tự mình giao dịch xuất khẩu hàng hóa và phương thức xuất khẩu hỗn hợp Các công ty thành viên thuộc Tổng công ty chè Việt Nam chịu sự quản lý của Tổng công ty nhưng lại hoàn toàn tự chủ trong kinh doanh, các doanh nghiệp có đủ khả năng tự mình ký kết với bạn hàng để xuất khẩu hàng hóa. Vì vậy, tại các doanh
nghiệp này thường có hình thức xuất khẩu trực tiếp, tự tìm kiếm thị trường
xuất khẩu và ký kết cũng như thực hiện hợp đồng xuất khẩu, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động xuất khẩu.
Các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty chè Việt Nam có điều kiện thuận lợi về pháp lý, có nguồn hàng xuất khẩu ổn định (các công ty liên kết của Tổng công ty chè chuyên sản xuất chè để cung cấp các sản phẩm chè cho các công ty thành viên xuất khẩu) có khả năng thu mua hàng hóa xuất khẩu và được Nhà nước cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch, lý kết hợp đồng mua bán với nước ngoài, thanh toán bằng ngoại tệ. Các phương thức vận chuyển hàng hóa trong xuất khẩu bao gồm vận chuyển bằng đường bộ, đường hàng không, đường biển…
Trình tự, thủ tục để tiến hành thực hiện hình thức xuất khẩu trực tiếp:
Phòng kinh doanh sau khi đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng, tiến hành lập phương án trình giám đốc công ty ký. Sau khi Giám đốc ký duyệt phương án, hợp đồng chuyển tới phòng kế toán để làm thủ tục vay tiền ngân hàng hoặc chuyển tiền ngân hàng để mua hàng. Phòng kế hoạch căn cứ vào hợp đồng, thời hạn giao hàng, chủng loại hàng, mẫu hàng, giá cả… để tiến hành tổ chức thu mua, đặt hàng. Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng, thời hạn giao hàng trình giám đốc công ty ký lệnh xuất hàng và iến hành giao hàng. Sau khi đóng hàng vào contener và giao hàng, chuyển tờ khai về phòng kế toán làm các thủ tục xuất kho theo dõi tiền về. Đồng thời lập bộ chứng từ chuyển ngân hàng nhờ thu tiền .
Có thể khái quát trình tự tiến hành xuất khẩu trực tiếp hàng hóa như sau:
- Ký kết hợp đồng: Khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết xong, các công ty tiến hành thu gom nguồn hàng theo các điều khoản về số lượng, chất lượng, bao gói của hợp đồng.
- Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)
- Chuẩn bị hàng xuất khẩu: thu gom, tập trung thành từng lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu cho lô hàng xuất khẩu
- Kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật
Thuê tàu lưu cước: Hầu hết các hợp đồng xuất khẩu của các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty chè Việt Nam đều bán theo giá FOB, trừ một số ít hợp đồng xuất khẩu ký trên cơ sở giá CIF, CFR …(Trong 03 công ty được điều tra thì công ty Hồng Trà cũng có một số khách hàng Đức yêu cầu xuất bán theo giá CIF ) Khi đó công ty phải thuê tàu biển để vận chuyển hàng hóa xuất khẩu.
- Mua bảo hiểm: Trong một số trường hợp phải tiến hành mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu. Việc chuyên chở hàng hóa trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì vậy, bảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty chè Việt Nam. Thông qua Bảo Việt hay một công ty bảo hiểm có uy tín nào đó do bên mua chỉ định, các công ty thành viên có thể mua bảo hiểm bao hoặc bảo hiểm chuyến cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu
- Làm thủ tục hải quan: Các đơn vị thành viên thường làm thủ tục hải quan tại hai cảng là cảng Hải Phòng ( Với công ty Hồng Trà, công ty Hương Trà) và cảng Sài Gòn (công ty Chè Sài Gòn)
+ Khai báo hải quan: Chủ hàng khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ thục giấy tờ. Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, chủ yếu là hóa đơn (invoice) phiếu đóng gói hàng hóa (Parking list) bảng kê chi tiết, giấy phép xuất khẩu ( nếu có)
+ Xuất trình hàng hóa
+ Thực hiện các quyết định của hải quan
- Giao nhận hàng với tàu: Là quá trình xếp hàng xuất khẩu vào container, sau đó chủ tàu giám sát và giao nhận ký vào bill of lading hoặc parking list
- Làm thủ tục thanh toán: Hầu hết các thương vụ của các công ty thành viên thuộc Tổng công ty chè đều được thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Các công ty Hồng Trà có ngân hàng thông báo chính thức là ngân hàng
thương mại cổ phần quốc tế chi nhánh Ba Đình, công ty Hương Trà có ngân hàng
thông báo chính thức là Việt combank trung ương, công ty chè Sài gòn có ngân hàng thông báo chính thức là Chatored bank
- Khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại ( nếu phát sinh tranh chấp ) sẽ thông qua đàm phán trực tiếp, trong các đơn vị điều tra thì không có đơn vị nào có phát sinh tranh chấp với khách hàng
Phương thức thanh toán trong hoạt động xuất khẩu tại các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty chè Việt Nam
Các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty chè chủ yếu thanh toán theo phương thức thư tín dụng (letter of credit – LC)
Đây là phương thức được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, được các doanh nghiệp chọn lựa với sự hỗ trợ từ phía ngân hàng trong quá trình thanh toán. Theo sự thỏa thuận, ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người nhập khẩu ( khách nước ngoài) cam kết thanh toán một số tiền nhất định cho người xuất khẩu (các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty chè Việt Nam) hoặc trả theo lệnh của khách nước ngoài , hoặc chấp nhận hối phiếu do khách hàng nước ngoài ký phát hành trong phạm vi số tiền đó với điều kiện người xuất khẩu thực hiện đầy đủ các yêu cầu của thư tín dụng và xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các điều khoản, điều kiện ghi trong thư tín dụng.
Phương thức này được các công ty thường xuyên áp dụng cho các khách hàng mới và khách hàng truyền thống. Cả 3 công ty trong giới hạn nghiên cứu của đề tài thường xuyên áp dụng. Sau khi xuất khẩu hàng cho khách ngoại, khách hàng sẽ đến ngân hàng xin mở thư tín dụng (LC) và cam kết sẽ trả tiền cho công ty theo đúng giá trị của lô hàng. Trong một khoảng thời gian nhất định, sau một khoảng thời gian nhất định có thông báo của ngân hàng thì công ty sẽ mang bộ chứng từ phù hợp với L/C để thanh toán.
Ngoài ra các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty chè Việt Nam còn áp dụng phương thức chuyển tiền (TTR). Phương thức này áp dụng cho các khách hàng truyền thống có uy tín. Trong giới hạn các đơn vị nghiên cứu của đề tài có công ty Thương mại và du lịch Hồng Trà thường xuyên áp dụng đối với khách hàng Pakistan.
Sau khi ký kết hợp đồng trong vòng 3 ngày, bên mua đặt cọc 50% giá trị lô hàng. Khi tiền chuyển về ngân hàng, công ty điện đến ngân hàng, nếu đúng thì phòng kinh doanh XNK sẽ viết giấy đề nghị gửi Giám đốc và các phòng ban liên quan trong đó có hướng dẫn chi tiết về đóng gói hàng xuất khẩu. Phòng kế hoạch sẽ làm lệnh đóng hàng và hẹn ngày giao hàng. Sau đó kế toán lập bộ chứng từ giao hàng và fax cho khách hàng. Công ty sẽ tiến hành giao hàng, thủ kho lập phiếu xuất kho cho số hàng đã đóng gói đồng thời kế toán viết hóa đơn GTGT cho hàng xuất bán. Tiếp đến, kế toán công ty gửi bộ chứng từ gốc trong đó có hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại- Commercial Invoice, Vận đơn – Bill of lading, bảng kê đóng gói – Parking list, giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin, giấy chứng nhận
kiểm dịch thực vật – Phytosanitary Certificate… hóa đơn GTGT, tờ khai hàng hóa xuất khẩu để khách hàng nhận hàng. Quá trình bán hàng hoàn thành