III. Một số kết quả đạt được của cụng ty in hàng khụng 1 Một số kết quả đạt được
3. Tỡnh hỡnh triển khai ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại Cụng ty In Hàng Khụng.
3.4 Đỏnh giỏ chung tỡnh hỡnh chất lượng và quản lý chất lượng tại Cụng ty In Hàng Khụng.
In Hàng Khụng.
3.4.1 Những thành cụng.
+ Theo số liệu thống kờ của cụng ty về số lượng sản phẩm tiờu thụ tăng cả về quy mụ lẫn chất lượng, số lượng đơn đặt hàng càng nhiều, trong đú tỷ trọng hàng cao cấp, ấn phẩm hiện nay chiếm khoảng 30% tổng số sản phẩm được sản xuất ra.
+ Đội ngũ cụng nhõn viờn trong Cụng ty được đào tạo một cỏch cú hệ thống, cú tay nghề, gúp phần vào việc ỏp dụng khoa học-kỹ thuật trong hoạt động sản xuất -kinh doanh của Cụng ty. Tiếp nhận và vận hành tốt cỏc thiết bị tiờn tiến và nõng cao chất lượng sản phẩm.
+ Bộ mỏy quản lý hiện nay đó cú sự phõn chia trỏch nhiệm và quyền hạn riờng biệt khụng cú sự chồng chộo đảm bảo cú hiệu lực cao trong quản lý gúp phần vào điều hành tốt trong việc thay đổi, cải tiến và nõng cao chất lượng sản phẩm.
+ Hệ thống quản lý chất lượng của Cụng ty đó được xõy dựng một cỏch hoàn chỉnh và được ỏp dụng tại tất cả cỏc bộ phận, phõn xưởng nằm trong phạm vi của hờn thống chất lượng. Nhưng một điều quan trọng khỏc đú là ban lónh
đạo Cụng ty đó chỉ đạo và điều hành cỏc bộ phận cựng phối hợp thực hiện tốt cỏc quy trỡnh thủ tục đó được văn bản húa trong tài liệu " Sổ tay chất lượng" đồng thời khắc phục và phũng ngừa cỏc sai lỗi xảy ra, họp tất cả cỏc thành viờn định kỳ để đỏnh giỏ việc thực hiện cỏc thủ tục của bộ phận mỡnh. Mặt khỏc, tại Cụng ty In Hàng Khụng từng bộ phận, phũng ban đó xõy dựng mục tiờu chất lượng cho từng thời kỳ, căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế hoạt động cựng với trỏch nhiệm, quyền hạn của bộ phận mỡnh. Sau đú, Ban lónh đạo đứng đầu là Giỏm đốc Cụng ty cựng họp với cỏc bộ phận, phũng ban phõn tớch đỏnh giỏ đưa ra mục tiờu chất lượng cho toàn Cụng ty trong những năm tới.
+ Cụng ty ý thức được trong cỏch nhỡn nhận về chất lượng và quản lý chất lượng trong thị trường cạnh tranh hiện nay, nõng cao chất lượng là con đường ngắn nhất, chắc chắn để tồn tại và phỏt triền, lónh đạo Cụng ty đó cú những nhận thức đỳng đắn trong việc triển khai và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng, một trong những hoạt động mà Cụng ty đó thực hiện như : cử đoàn đại diện tham gia vào cỏc buổi sinh hoạt của cõu lạc bộ ISO, tham gia hội chợ triển lóm, lónh đạo Cụng ty nghiờn cứu và đề cập vấn đề xõy dựng hệ thống chất lượng theo tiờu chuẩn quốc tế toàn Cụng ty.
+Kết quả của quỏ trỡnh xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng tại Cụng ty In Hàng Khụng. Hệ thống văn bản, tài liệu của hệ thống chất lượng đó được ban hành và đưa vào ỏp dụng tại tất cả cỏc phũng ban và bộ phận ỏp dụng của hệ thống.
Cỏc phũng ban và bộ phận được ỏp dụng trong hệ thống chất lượng được thể hiện dưới sơ đồ sau
Hỡnh 2.2: Phạm vi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại Cụng ty in Hàng
Cỏc tài liệu đó được cụ thể hoỏ thành cỏc văn bảng gồm:
+ Sổ tay chất lượng gồm chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng của Cụng ty và cỏc biện phỏp để thực hiện thành cụng chớnh sỏch đú. Cựng với nú là cỏc thủ tục theo yờu cầu của bộ tiờu chuẩn ISO9001.
+ Cỏc thủ tục chất lượng bao gồm phạm vi ỏp dụng cỏc thủ tục, phõn cụng trỏch nhiệm và quyền hạn của từng phũng ban.bộ phận và cỏc thành viờn cú liờn quan.
Mục tiờu ỏp dụng và quy trỡnh thực hiện thủ tục đú.
+ Cỏc hoạt động cụng việc được xỏc định và quy định chi tiết cỏc cụng việc hướng dẫn cụng việc và cỏc chuẩn mực chấp nhận.
+ Cỏc hồ sơ chất lượng.Được duy trỡ để chứng mInh ỏp dụng cú hiệu quả và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng đó được lập thành văn bản.
Giám đốc P.Giám đốc Phòng quản lý chất l ợng. Phòng kế hoạch sản xuất. Phòng tổ chức - hành chính Phòng kInh doanh. Phân x ởng In FLEXO Phân x ởng sách Phân x ởng In Offset Phân x ởng chế
3.4.2 Những tồn tại.
+ Về nguồn lực: Bao gồm nguồn nhõn lực, tài chớnh và cơ sở hạn tầng cựng trang thiết bị cụng nghệ. Tại Cụng ty In Hàng khụng mặc dự cú một nguụng nhõn lực cú trỡnh độ tay nghề đỏp ứng việc ỏp dụng cỏc phương phỏp và vận hành được cỏc mỏy múc trang thiết bị hiện đại nhưng trong những năm vừa qua nguồn nhõn lực này chưa được ỏp dụng phỏt huy hiệu quả trong cỏc cụng việc cụ thể được thể hiện thực tế qua tỡnh hỡnh sản xuất bằng sản lượng đầu ra mà Cụng ty cung cấp cho thị trường chưa đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng. Vậy vấn đề đặt ra tại sao nguồn nhõn lực này lại khụng được sử dụng một cỏch hiệu quả như vậy? Qua cỏc số liệu được nờu trờn trong phần đặc điểm mỏy múc thiết bị và mặt hàng của Cụng ty ta thấy qua những năm vừa qua tại Cụng ty In Hàng Khụng đó cú sự thay đổi đỏng kể trong việc đầu tư cỏc trang thiết bị, mỏy múc hiện đại của nước ngoài cựng với sự thay đổi đú Cụng ty đó xõy dựng hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật, nhứng trước sự thay đổi của thị trường Cụng ty chưa cú một định hướng rừ ràng về kế hoạch sản xuất và thị trường tiờu thụ bờn ngoài của mỡnh. Cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm Cụng ty vẫn dưới sự chỉ đạo của Tổng Cụng ty Hàng Khụng do vậy việc sản xuất và tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty chỉ bú hẹp trong phạm vi ngành chưa cú sự mở rộng thị trường. Vỡ vậy cựng với một nguồn nhõn lực cú trỡnh độ đó khụng được sử dụng một cỏch hiệu quả. Bờn cạnh đú, trong một vài năm gần đõy trước sự thay đổi của thị trường một bộ phận lớn cụng nhõn viờn ở Cụng ty chưa được đào tạo và đảo tạo lại cỏc kiến thức mới về trỡnh đồ chuyờn mụn cũng như kỹ thuật nghiệp vụ quản lý của cỏc trưởng bộ phận, phũng ban. Họ vẫn cũn mang nặng tư tưởng làm việc trỡ trệ chưa tập trung thực hiện cỏc trỏch nhiệm đối với cụng việc để cú thể đưa sản xuất kinh doanh của Cụng ty đạt hiệu quả.
+ Nhận thức về khỏch hàng và người cung ứng: là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Cụng ty Hàng Khụng do đú cỏc kế hoạch sản xuất và tiờu
ty cung cấp và đỏp ứng thị trường này chỉ mang tớnh chất một chiều mà khụng cú sự thu thập cỏc phản hồi, ý kiến của khỏch hàng và người tiờu dụng.
Trong những năm vừa qua, Cụng ty In Hàng Khụng chưa thực sự quan tõm đến khỏch hàng và người cung ứng. Với đặc điểm là một doanh nghiệp Nhà nước được sự bảo hộ của ngành Cụng ty đó chưa thực sự thay đổi cỏch nhỡn nhận khỏch hàng là nhõn tố cơ bản cho sự phỏt triển của mỡnh. Cỏc sản phẩm được cung cấp ra thị trường trước sự đũi hỏi của khỏch hàng mà đặc điểm của ngành mỡnh mà Cụng ty chưa thu thập, phõn tớch cỏc nhu cầu của khỏch hàng và triển khai cỏc nhu cầu đú thành sản phẩm theo tiờu chuẩn của ngành và thoả món nhu cầu của khỏch hàng. Bờn cạnh đú, cỏc bờn cung ứng NVL đầu vào của Cụng ty luụn cú sự thay đổi do đú làm ảnh hưởng đến cỏc giai đoạn của quy trỡnh sản xuất tỏc động đến chất lượng sản phẩm đầu ra.
Mặt khỏc, ở Cụng ty In Hàng Khụng việc phỏt triển dịch vụ cỏc sản phẩm sau bỏn của cỏc bộ phận cũn chưa thực sự chu trong đầu tư. Cỏc sản phẩm được bỏn ra chưa đi kốm với cỏc hỡnh thức khuyến khớch để tăng số lượng sản phẩm bỏn ra như khuyến mại hay chiết khấu cho những lụ hàng lớn. Mà đặc biệt chưa chu trọng đến cụng tỏc thu thập, phõn tớch, xử lý cỏc phàn nàn của khỏch hàng (mặc dự cú nhưng đú chỉ là hỡnh thức hay đú là cỏc khỏch hàng truyền thống mà thụi). Cựng với sự thay đổi của thị trường và nhận thức của ban lónh đạo. Tại Cụng ty In Hàng Khụng đó xõy dựng và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiờu chuẩn ISO9001:2000 nhưng một số vấn đề chưa được chỳ trọng và quan tõm như:
+ Về phương phỏp : Qua đỏnh giỏ thực tế cho thấy nhưng năm trước và hiện nay Cụng ty đó nhận thức về phương phỏp và đồng nhất việc quản lý chất lượng và kiểm tra chất lượng, cỏc lỗi được phỏt hiện tại cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh do người sản xuất và cỏn bộ kỹ thuật quản đốc phõn xưởng trực tiếp kiểm tra cỏc sản phẩm sản xuất ra. Kết quả của kiểm tra chất lượng sản phẩm nếu phỏt hiện lỗi sẽ tiến hành nguồn gốc gõy ra, cỏ nhõn chịu trỏch nhiệm và tự kiểm điểm, rỳt kinh nghiệm trong từng trường hợp lỗi nặng hay nhẹ. Cỏc lỗi phỏt hiện
chủ yếu nhờ cảm quan, so sỏnh với mẫu hoặc bản maket sẵn cú, cỏc cụng cụ thống kờ chưa từng được sử dụng cho mục đớch này.Tuy kiểm tra chặt nhưng chưa am hiểu tường tận quỏ trỡnh của mỡnh.
+ Cỏc thủ tục, quy trỡnh chất lượng mà Cụng ty đó xõy dựng đối với mỗi bộ phận được quy định rừ ràng trong tài liệu nhưng trong quỏ trỡnh xõy dựng và đi vào ỏp dụng cũn chưa triệt để cỏc quy trỡnh đó được quy định, nhiều thủ tục viết ra chưa được đưa vào ỏp dụng thực tế hoạt động của Cụng ty. Bờn cạnh đú việc giỏm sỏt việc thực hiện cỏc thủ tục này của cỏc trưởng bộ phận chưa được quan tõm đỳng mức.
+Trong quản lý chất lượng mặc dự cỏc tiờu chuẩn trong bộ tiờu chuẩn ISO9000 khụng đề cập tới việc xõy dựng cỏc "Nhúm chất lượng". Nhưng trong thực tế việc xõy dựng cỏc nhúm chất lượng sẽ gúp phần đảm bảo thực hiện và cải tiến mụ hỡnh chất lượng lờn một mức cao hơn thoả món nhu cầu khỏch hàng (khỏch hàng được hiểu là khỏch hàng bờn trong và bờn ngoài doanh nghiệp) và nhà cung ứng. Nhưng tại Cụng ty In Hàng Khụng cựng với việc ỏp dụng tiờu chuẩn ISO 9001:2000 chưa cú sự thay đổi về cỏch nhỡn đối với mụ hỡnh "Nhúm chất lượng " để cú thể huy động mọi thành viờn tham gia thực hiện tốt cỏc quy trỡnh, thủ tục được quy định trong tài liệu.
+Về chi phớ chất lượng : Đõy là một trong những vấn đề quan trọng cú thể làm thay đổi quan niệm trong chất lượng và quản lý chất lượng trong việc thiết lập và duy trỡ hệ thống chất lượng trong toàn Cụng ty. Chi phớ chất lượng nú bao gồm trong đú những chi phớ ẩn. Nhưng khi khụng hài lũng về sản phẩm, khỏch hàng cú thể khụng núi nhưng họ khụng bao giờ trở lại để đũi hỏi làm lại hoặc lan truyền tiếng xấu trong Cụng ty, trường hợp họ trở lại để đũi hỏi làm lại hoặc đền bự thiệt hại khi đú Cụng ty mới biết đến.Tại Cụng ty In Hàng Khụng hiện nay vấn đề chi phớ chất lượng chưa được quan tõm vớ dụ năm 2000 theo số liệu bỏo cỏo về số tiền Cụng ty đó bự lỗ 16 triệu đồng do việc khụng làm đỳng ngay từ đầu và sự khụng phự hợp xảy ra.
+ Về thực hiện quy trỡnh sản xuất: cỏc thao tỏc kỹ thuật của cụng nhõn chỉ dựa vào kiến thức được đào tạo ở trường lớp mà thiếu kiến thức cập nhật, bổ sung cụng tỏc quản lý chất lượng trong cỏc quỏ trỡnh, chư được trang bị cụng cu thống kờ để thu thập và phõn tớch thụng tin để nõng cao chất lượng sản phẩm thụng qua phỏt hiện và khắc phục cỏc lỗi. Chất lượng sản phẩm là những kết quả được kiểm tra ở khõu cuối cựng thụng qua so sỏnh với mẫu, maket và yờu cầu của khỏch hàng.
Những vấn đề tồn tại đó nờu trờn một phần do khỏch quan nhưng chủ yếu là do con người tỏc động, ý thức về chất lượng bao giờ cũng thành cụng khi cú sự nhận thức và quan tõm tới chất lượng của lónh đạo. Tại Cụng ty In Hàng Khụng, cụng tỏc quản lý chất lượng nhiều năm khụng thay đổi một phần do tư tưởng chỉ đạo của lónh đạo doanh nghiệp chưa quan tõm đỳng mức tới hoạt động này.
3.4.3 Những nguyờn nhõn.
- Khỏch quan: Nền kinh tế tập trung quan liờu bao cấp trong nhiều năm đó tạo ra nề nếp suy nghĩ và phong cỏch làm việc theo chỉ tiờu do cấp trờn yờu cầu. Nú đồng thời tạo ra những người lao động thiếu năng động, tỏc phong cụng nghiệp và quan trọng chưa thực sự nhỡn nhận chất lượng và quản lý chất lượng là nhõn tố cơ bản của sự phỏt triển và tồn tại của doanh nghiệp.
+ Trang thiết bị của cụng ty hiện nay do một phần đầu tư thời gian đầu đó cũ và lạc hậu, và mỏy múc thiết bị chậm đổi mới gõy ra nhiều khú khăn cho việc điều khiển và bảo quản sử dụng dẫn tới ảnh hưởng đến việc nõng cao nõng suất, hiệu quả và chất lượng sản phẩm.
+ Nguyờn vật liệu đầu vào khụng ổn định về chất lượng do đặc điểm của cụng ty là sản xuất và dự trữ nguyờn vật liệu theo hợp đồng của khỏch hàng bởi vậy nú chịu sự ảnh hưởng của thị trường nguyờn vật liệu trong những thời điểm khắc nhau và chủng loại, chất lượng.
- Chủ quan : Sự hiểu biết và chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm ở tất cả cỏc phũng ban sản xuất cũn chưa được rừ ràng. Cụng ty chưa đề cập tới
mối quan hệ của chất lượng và quản lý chất lượng trong một hệ thống thống nhất.
+ Cụng tỏc đào tạo theo chuyờn mụn chưa đỏp ứng nhu cầu, cụng tỏc kiểm tra, nghiờn cứu trị trường và cỏc nhu cầu của khỏch hàng đối với sản phẩm chưa được đẩy mạnh.
+Quy trỡnh cụng nghệ sản xuất chưa hoàn toàn phự hợp với từng loại sản phẩm cụ thể
+ Hệ thống chỉ tiờu đỏnh giỏ chất lượng chưa thật hoàn chỉnh, cỏc thủ tục quy trỡnh trong quỏ trỡnh ỏp cũn gặp khú khăn.