II. Những đIều kiện ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO9001:2000 tại cụng ty In Hàng Khụng.
1.3.Triển khai xõy dựng hệ thống tài liệu chất lượng cú hiệu quả.
Cũng như bộ tiờu chuẩn ISO9000:1994, trong tiờu chuẩn ISO9000:2000 cỏc văn bản đúng vai trũ quan trọng vỡ nú chớnh là bằng chứng để núi lờn:
+ Cỏc thủ tục đó được phờ duyệt. + Cỏc quỏ trỡnh đó được xỏc định. + Cỏc quỏ trỡnh đó được kiểm soỏt.
Hệ thống văn bản hỗ trợ cho cụng tỏc quản lý chất lượng theo hướng: + Giỳp người quản lý hiểu được những gỡ đang xảy ra và chất lượng của chỳng.
+ Duy trỡ cải tiến tiếp nhận tư những thủ tục tiờu chuẩn này.
Thủ tục này đưa ra phần hướng dẫn lập biờn bản sản phẩm khụng phự hợp. Lập biờn bản này được tiến hành bởi người đứng đầu của bộ phận, phũng ban đú. Khi phỏt hiện sự sai hỏng, quy trỡnh lập biờn bản phải tiến hành đỳng theo quy định mà thủ tục hướng dẫn. Như vậy thủ tục đó quy định rừ những yờu cầu,
những hướng dẫn cụ thể cho việc ỏp dụng cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh và duy trỡ kiểm soỏt chất lượng. Để duy trỡ hệ thống chất lượng của cụng ty mỗi phũng ban, cỏc nhõn phải tuõn thủ những thủ tục, hướng dẫn tiờu chuẩn và quy định đó ban hành, đi kốm với nú là chế độ khuyến khớch thưởng và phạt cỏc hành động gõy ra sai lỗi.
Ở cụng ty In Hàng Khụng trong quỏ trỡnh xõy dựng và ỏp dụng việc thực hiện cỏc thủ tục, quy trỡnh đó bắt đầu được đi vào hệ thống một phần do họ nhận thức và được đào tạo hướng dẫn trước khi ỏp dụng, thờm vào nữa sau mỗi đợt tổng kết từng thỏng ỏp dụng cụng ty đều cú khen thưởng cỏc thành viờn của bộ phận phũng ban đó thực hiện tốt cỏc mục tiờu và cựng với nú là xử phạt cỏc tập thể khụng tuõn thủ đỳng thủ tục cú liờn quan (mức phạt khoảng 20% mức lương thỏng đú).Giải phỏp này đảm bảo tớnh đỳng đắn, cú hiệu lực của hệ thống đó được xõy dựng toạ điều kiện cho hệ thống được duy trỡ và cú hiệu quả.
Để thực hiện tốt hệ thống chất lượng cụng ty In Hàng Khụng đó soỏt xột, sửa chữa cỏc thủ tục quy trỡnh cụng việc phự hợp với thực tế của cụng ty và nú luụn được thay đổi mới theo tỡnh hỡnh thực tế trờn cơ sở cú sự đúng gúp của mọi thành viờn trong cụng ty. Tỡnh hỡnh thực tế sản xuất- kInh doanh của cụng ty được cụng khai giỳp cho thành viờn hiểu và nắm rừ hơn trỏch nhiệm của mỡnh. Hiện nay cụng ty cũng cú một hệ thống kiểm tra chặt chẽ trong việc tuõn thủ cỏc điều khoản đó ban hành và dần phỏt huy hiệu quả chớnh sỏch chất lượng.
2. Quản lý nguồn lực.
Cỏc nguồn lực cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng bao gồm nhõn lực, tài chớnh, cơ sở hạ tầng, mụi trường làm việc. Cung cấp cỏc nguồn lực này để thực hiện, duy trỡ và thường xuyờn nõng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng để nõng cao sự thoả món của khỏch hàng bằng cỏch đỏp ứng yờu cầu của họ. Một trong cỏc nhõn tố của nguồn lực đúng vai trũ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng là nguồn nhõn lực. Trong lý thuyết quản trị kinh doanh
là một trong những nhõn tố quyết định đến sự hỡnh thành và phỏt triển một lý thuyết quản trị mới trong cỏc tổ chức, cụng ty. Con người là yếu tố sỏng tạo, năng động nhất làm ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành cụng của cụng ty trong việc thực hiện chiến lược phỏt triển cũng như vai trũ của nú trong chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm.
Mọi thành viờn trong tổ chức cú mối liờn hệ mắt xớch với nhau do đú nú liờn quan đến vấn đề chất lượng và hiệu quả kinh doanh. Để thực sự giải quyết được những tồn tại và năng cao sự thoả món nhu cầu mong muốn của khỏch hàng, nõng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trờn thị trường thỡ nhõn tố con người đúng vai trũ quan trọng và phụ thuộc rất lớn vào trỡnh độ, nhận thức, năng lực cũng như tInh thần trỏch nhiệm của mọi thành viờn trong cụng ty. Muốn nõng cao trỡnh độ, nhận thức của nguồn nhõn lực thỡ vai trũ của đào tạo và bồi dưỡng kiến thức là cần thiết, đõy là việc đầu tiờn, cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện.
Mặt khỏc yếu tố cơ sở hạn tầng và mụi trường làm việc là nhõn tố thỳc đẩy mọi thành viờn trong tổ chức, doanh nghiệp làm việc cú hiệu quả. Nú ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng lao động của mỗi người nếu như cỏc yếu tố này khụng đảm bảo mức độ tối thiểu để phục vụ họ trong quỏ trỡnh tỏc nghiệp. Một mụi trường làm việc tốt chớnh là nhu cầu cơ bản của khỏch hàng bờn trong doanh nghiệp mà một người lónh đạo của tổ chức đảm bảo cho họ trong quỏ trỡnh duy trỡ và cải tiến hệ thống chất lượng cú hiệu quả.
Trong hệ thống quản lý chất lượng của cụng ty In Hàng Khụng, ban lónh đạo cụng ty xỏc định cỏc nguồn lực cần thiết bao gồm nhõn lực, cơ sở hạn tầng, mụi trường làm việc nhằm thực hiện, duy trỡ và thực hiện cải tiến nõng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng để thoả món nhu cầu của khỏch hàng. Để quản lý nguồn lực đỏp ứng cỏc yờu cầu của việc thực hiện sản phẩm, ban lónh đạo xỏc định 4 quỏ trỡnh trong 25 quỏ trỡnh lớn của hệ thống chất lượng như sau:
- Quỏ trỡnh xỏc định và cung cấp nguồn nhõn lực. - Quỏ trỡnh xỏc định năng lực, nhận thức đào tạo.
- Quỏ trỡnh xỏc định, cung cấp và duy trỡ cơ sở hạ tầng. - Quỏ trỡnh xỏc định và quản lý mụi trường làm việc.
2.1.Quỏ trỡnh xỏc định và cung cấp nguồn nhõn lực.
Ban lónh đạo cụng ty nhận thức được rằng những người thực hiện cỏc cụng việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cần phải cú năng lực trờn cơ sở được giỏo dục, đào tạo, cú kỹ năng và kinh nghiệm thớch hợp. Chớnh vỡ lý do đú, ban lónh đạo tiến hành những cụng việc cụ thể bắt đầu ngay từ quỏ trỡnh xỏc định và cung cấp nguồn nhõn lực, cụ thể là tuyển dụng nhõn sự.
Kể từ khi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000, tất cả cỏc cỏn bộ nhõn viờn trong cụng ty In Hàng Khụng đều được tuyển dụng đỳng theo Thủ tục tuyển dụng cỏn bộ nhõn viờn (TT/6.1/TC/01). Cụng ty cụ thể hoỏ quỏ trỡnh này bằng một tài liệu về thủ tục cam kết mạnh mẽ về việc làm đỳng ngay từ đầu đối với việc cung cấp nguồn nhõn lực cú đầy đủ năng lực để đỏp ứng cỏc yờu cầu của quỏ trỡnh thực hiện sản phẩm của cụng ty.
Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Cụng ty Hàng Khụng Việt Nam nờn ban Giỏm đốc và Kế toỏn trưởng do Tổng Cụng ty bổ nhiệm, cũn lại tất cả cỏn bộ nhõn viờn từ cỏc cấp Trưởng Bộ phận, nhõn viờn văn phũng đến tất cả cụng nhõn thuộc cỏc phõn xưởng sản xuất đều được tuyển dụng đỳng quy trỡnh.