III. Những kiến nghị đảm bảo ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn quốc tế ISO9001:2000 tại cụng ty In Hàng
3. Tăng cường cụng tỏc kiểm tra giỏm sỏt việc ỏp dụng và thực hiện cỏc thủ tục, hướng dẫn của hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO
tục, hướng dẫn của hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001 : 2000
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001 : 2000 mà cụng ty đang ỏp dụng đó xõy dựng cỏc thủ tục, hướng dẫn và cỏc tiờu chuẩn, quy định trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc phũng ban cũng như cỏc thành viờn trong ban lónh đạo cụng ty để thực hiện việc duy trỡ và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.Nhưng để đảm bảo cho cỏc vấn đề đú được thực hiện một cỏch đầy đủ và phự hợp với yờu cầu của ISO 9001:2000 thỡ khụng thể thiếu được cụng tỏc kiểm tra giỏm sỏt.
Kiểm tra giỏm sỏt đảm bảo cho cỏc phũng ban và cỏc thành viờn trong cụng ty thực hiện đỳng chức năng, nhiệm vụ của mỡnh theo trỏch nhiệm quyền hạn đó được quy định thành văn bản cũng như theo dừi và khắc phục cỏc hành động khụng phự hợp ảnh hưởng đến việc duy trỡ hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng. Với cụng ty In Hàng khụng - một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng cụng ty Hàng khụng Việt nam do đú ít nhiều cũng ảnh hưởng của cơ chế quan liờu bao cấp và thúi quen làm việc theo phong cỏch cũ. Trong cụng việc nhất là cụng việc chung, mang tớnh chất tập thể nú cũng ảnh hưởng phần nào của thúi quen và trỏch nhiệm do vậy cụng tỏc giỏm sỏt, kiểm tra càng đặt ra rừ ràng hơn. Từ cụng tỏc quản lý của những năm trước cụng ty cần nhỡn nhận và đỏnh giỏ khắc phục những nhược điểm trong cụng tỏc này.
Cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt việc ỏp dụng và thực hiện theo cỏc thủ tục được ghi trong văn bản của hệ thống quả lý chất lượng cần phải được thực hiện bởi lónh đạo và phũng quản lý chất lượng(QM) và được thụng qua.
+ Cỏc quy định về trỏch nhiệm, quyền hạn được quy định trong sổ tay chất lượng và cỏc thủ tục chất lượng. Đõy là căn cứ cơ bản để ban lónh đạo xem xột đỏnh giỏ việc thực hiện trong quỏ trỡnh làm việc của cỏc phũng ban, bộ phận. + Hội nghị tổng kết thi đua được tổ chức hàng kỳ. Tại đõy mỗi phũng ban phải bỏo cỏo về việc thực hiện cỏc quy trỡnh trong hệ thống quản lý chất lượng, trỡnh
bày những khú khăn, đề xuất ý kiến hành động khắc phục, phũng ngừa và cải tiến.
+ Phũng quản lý chất lượng phải thường xuyờn thực hiện cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện cỏc thủ tục từ đú rà soỏt cỏc thủ tục, hướng dẫn cụng việc và cỏc biểu mẫu đó được xõy dựng với thực tế ỏp dụng nhằm hoàn thiện và cải tiến hệ thống văn bản của hệ thống quản lý chất lượng.
Để cụng tỏc kiểm tra giỏm sỏt việc thực hiện cỏc thủ tục, cỏc hướng dẫn cụng việc và cỏc biểu mẫu đó được xõy dựng để những hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả cụng ty phải xõy dựng và cung cấp cỏc cụng cụ cú hiệu lực để xử lý và xử phạt những hành động cố ý khụng thực hiện và khuyến khớch kịp thời những bộ phõn, cỏ nhõn thực hiện tốt trong cỏc quy trỡnh của hệ thống chất lượng đó xõy dựng và ỏp dụng. Khi phỏt hiện cỏc hành động khụng phự hợp vi phạm cỏc thủ tục, hướng dẫn đó xõy dựng cỏn bộ kiểm tra, giỏm sỏt lập biờn bản xử phạt và đề xuất cỏch thức khắc phục. Cú chớnh sỏch khen thưởng đối với cỏc phũng ban, thành viờn thực hiện theo đỳng tiờu chuẩn ISO 9001:2000 để kịp thời khuyến khớch mọi người nỗ lực duy trỡ và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Để xõy dựng chớnh sỏch khuyến khớch đối với thực hiện hệ thống chất lượng phự hợp, cụng ty cần phải căn cứ vào cỏc điểm sau đõy để xõy dựng:
+ Căn cứ vào trỏch nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ thực hiện cỏc thủ tục của cỏc phũng ban, bộ phận được quy định trong sổ tay chất lượng.
+ Căn cứ vào trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏn bộ nhõn viờn cú chức danh trong việc thực hiện cỏc thủ tục chất lượng của hệ thống quản lý chất lượng.
+ Căn cứ vào việc thực hiện mục tiờu chất lượng của cỏc phũng ban, bộ phận trong cụng ty.
Ngoài cỏc căn cứ này, cụng ty nờn tập trung vào nghiờn cứu mối quan hệ đối với cỏc phũng ban, bộ phận để khuyến khớch mọi thành viờn tham gia vào