II. Hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
3. Cỏc hệ thống quản lý chất lượng.
ISO9001,ISO9004 Bổ nhiệm giám đốc
Bổ nhiệm giám đốc chất l ợng Xây dựng chính sácn chất l ợng Lập biểu đồ,viết thủ tục
Xem xét của lãnh đạo Xây dựng nhóm
ISO9000
Sự tham gia của mọi ng ời, các nhóm chất l ợng Sổ tay chất l ợng Huấn luyện Đánh giá,cấp chứng chỉ Xác định trách nhiệm mỗi ng ời
người trong tổ chức phải nỗ lực liờn tục duy trỡ và cải tiến hệ thống đú luụn luụn cú hiệu lực, phự hợp với những yờu cầu của hệ tiờu chuẩn, hệ thống quản lý chất lượng đó được ỏp dụng và khụng ngừng thoả món nhu cầu, mong muốn của khỏch hàng và thị trường. Duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng đó được ỏp dụng coi như cụng việc thường nhật như hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cải tiến liờn tục hệ thống đú, đú là một tất yếu do yờu cầu ngày càng cao khỏch hàng và thị trường. Ngoài ra ISO9000 khụng phải là mục tiờu cuối cựng mà đú là chặng đường đầu tiờn trong quản lý chất lượng.
3. 4.1. Duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO9000.
Ngoài yờu cầu của sự giỏm sỏt sau chứng nhận (đỏnh giỏ định kỳ 6 thỏng/1 lần và đỏnh giỏ lại sau 3 năm). Việc duy trỡ tớnh nhất quỏn của hệ thống quản lý chất lượng khi cỏc thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện là một yờu cầu của hoạch định hệ thống chất lượng mà lónh đạo cao nhất phải đảm bảo thực hiện (yờu cầu của trỏch nhiệm lónh đạo). Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức cú thể thay đổi qua cỏc giai đoạn, cỏc thời kỳ phỏt triển của tổ chức và doanh nghiệp cũng như sự phỏt triển của nhu cầu và mong muốn của khỏch hàng thị trường thỡ tớnh nhất quỏn của nú phải được duy trỡ: tức là
+ Mọi quỏ trỡnh của tổ chức đề phải luụn luụn được thực hiện theo cỏc thủ tục hướng dẫn cụng việc đó được ban hành của hệ thống quản lý chất lượng hay là cỏc quỏ trỡnh, cỏc thủ tục được thực hiện cú hiệu lực.
+ Thiếu lập và duy trỡ cỏc hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phự hợp với cỏc yờu cầu và cỏc hoạt động tỏc nghiệp cú hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
+ Duy trỡ tớnh nhất quỏn của hệ thống quản lý chất lượng luụn đảm sự phự hợp với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO9000 trong mọi hoạt của tổ chức và cũng là một hoạt động thường xuyờn duy trỡ chứng chỉ ISO9000 đó được chứng
3. 4. 2.Cải tiến liờn lục hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO9000.
Duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng đang được ỏp dụng là một yờu cầu của sự đỏnh giỏ, giỏm sỏt sau chứng nhận và đỏnh giỏ lại tức là duy trỡ chứng chỉ ISO9000 cho hệ thống quản lý chất lượng mà tổ chức xõy dựng và ỏp dụng. Cải tiến liờn tục hệ thống đú là yờu cầu đặt ra từ phớa khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm khỏc và nú đó trở thành một trong những yờu cầu quan trọng trong phiờn bản ISO9000:2000. “Tổ chức phải thường xuyờn nõng cao tớnh hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thụng qua việc sử dụng chớnh sỏch chất lượng, mục tiờu chất lượng, kết quả đỏnh giỏ, việc phõn tớch dữ liệu, hành động khắc phục và phũng ngừa, xem xột lónh đạo ”. Mục đớch của cải tiến liờn tục là để tăng cường nõng cao sự thoả món của khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm được mụ tả qua mụ hỡnh sau.
Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất l ợng Khách hàng Các yêu cầu Khách hàng Thoả mãn Trách nhiệm của lãnh đạo Quản lý
nguồn lực Đo l ờng, phân tích, cải tiến Thực hiện
sản phẩm Sản phẩm
Đầu ra Đầu vào
Hỡnh 1.3 Mụ hỡnh phương phỏp tiếp cận quỏ trỡnh
Theo mụ hỡnh này thỡ quỏ trỡnh cải tiến liờn tục là một quỏ trỡnh khụng ngừng thụng qua việc sử dụng cỏc phỏt hiện khi đỏnh giỏ chất lượng nội bộ và cỏc cuộc đỏnh giỏ bờn ngoài cũng như cỏc kết luận của cuộc đỏnh giỏ đú, phõn tớch dữ liệu, xem xột lónh đạo để cú hành động khắc phục hay phũng ngừa. Như vậy cỏc yếu tố làm cơ sở và cũng là nội dung của cải tiến liờn tục hệ thống quản lý chất lượng là :
+ Chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng : sau khi đạt được mục tiờu đề ra tổ chức cú thể đặt ra cỏc mục tiờu cao hơn hướng về cải tiến liờn tục chất lượng sản phẩm - dịch vụ thoả món nhu cầu của khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm.
+Xem xột của lónh đạo : cỏc vấn đề liờn quan đến cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, cải tiến cỏc sản phẩm liờn quan đến yờu cầu của khỏch hàng và việc nõng cao tớnh hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, kết hợp với cỏc quỏ trỡnh xử lý cỏc vấn đề được phỏt hiện trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ và hành động khắc phục. ý kiến của khỏch hàng, xu thế và yờu cầu thị trường khắc phục, phũng ngừa được tiến hành phải tương xứng với tỏc động của cỏc vấn đề tiềm ẩm
Quỏ trỡnh thực hiện khắc phục phũng ngừa liờn quan trực tiếp đến cải tiến liờn tục hệ thống quản lý chất lượng.
+ Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ, tổ chức phải tiến hành đỏnh giỏ chất lượng nội bộ theo định kỳ, kế hoạch đó xõy dựng để xem xột hệ thống chất lượng cú phự hợp với cỏch bố trớ, sắp xếp được hoạch định đối với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn này và cỏc yờu cầu của hệ thống chất lượng được tổ chức thiết lập và cú được ỏp dụng một cỏch cú hiệu quả và được duy trỡ. Bản thõn quỏ trỡnh này là quỏ trỡnh phỏt hiện, phõn tớch tỡm nguyờn nhõn và đề ra cỏc biện phỏp cải tiến. Để cú thể cải tiến liờn tục hệ thống chất lượng cần kiờn trỡ tỡm cơ hội cải tiến hơn là đợi cỏc vấn đề nào đú xảy ra mới cải tiến.
Sau khi được chứng nhận, tổ chức cần sử dụng động lực cải tiến chất lượng đó được tạo ra trong quỏ trỡnh thực hiện ISO9000 để đề ra những mục tiờu chất lượng cao hơn và trong lĩnh vực kinh doanh khỏc. tiếp tục nghiờn cứu ỏp dụng những kỹ thuật quản lý và tỏc nghiệp cụ thể về chất lượng. Cú những vấn đề thuần tuý trong nội bộ nhưng lại đúng vai trũ rất quan trọng đối với sự tồn tại và phỏt triển của tổ chức, doanh nghiệp như quản lý nguồn nhõn lực, giảm chi phớ sản xuất và chi phớ tiềm ẩn…tất cả đều nhằm mục tiờu cải tiến hệ thống chất lượng khụng ngừng và thoả món ngày càng cao nhu cầu của khỏch hàng và thị trường. Cỏc hành động cải tiến bao gồm những hoạt động sau:
+ Phõn tớch xem xột, đỏnh giỏ tỡnh trạng hiện tại để xỏc định lĩnh vực cải tiến.
+ Thiết lập mục tiờu cải tiến.
+ Tỡm kiếm giải phỏp cú thể đạt được cỏc mục tiờu đó được thiết lập. + Xem xột đỏnh giỏ cỏc giải phỏp và lựa chọn giải phỏp tối ưu cho giai đoạn kế hoạch.
+ Thực hiện cỏc giải phỏp đó lựa chọn.
+ Đo lường, kiểm tra xỏc nhận, phõn tớch và xem xột đỏnh giỏ cỏc kết quả thực hiện để xỏc việc đạt được cỏc mục tiờu.
+ Chớnh thức hoỏ những thay đổi.
Khi cần thiết cỏc kết quả được xem xột để xỏc định cơ cải tiến tiếp theo. Theo cỏch thức này cải tiến là một hoạt động khụng ngừng, cỏc phản ỏnh của khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm khỏc, cỏc cuộc đỏnh giỏ và xem xột hệ thống quản lý chất lượng cũng cú thể được sử dụng để xỏc định cơ hội cải tiến.