Theo chế độ quy định, khi xuất hàng giao cho các cơ sở nhận làm đại lý bán, có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn chứng từ sau:
+ Sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau.
Theo cách này, bên giao đại lý hạch toán giống như trường hợp bán hàng trực tiếp đã trình bày ở trên.
Theo cách này, cơ sở bán hàng đại lý, ký gửi khi bán hàng phải lập hoá đơn theo quy định, đồng thời lập bảng kê hàng hoá bán ra (mẫu số 02/ GTGT) gửi về cơ sở có hàng hoá gửi bán địa lý để cơ sở này lập hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) cho hàng hoá thực tế bán ra. Bảng kê hàng hoá bán ra có mẫu như sau:
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra
(Kèm theo tờ khai thuế giá trị gia tăng)
(Tháng....năm...) Tên cơ sở kinh doanh:...
Điạ chỉ:...
Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua
Mã số thuế người mua Doanh thu bán chưa có thuế Thuế GTGT Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 Tổng cộng Ngày ....tháng...năm ... Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên)
Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc với các đối tượng không chịu thuế GTGT thì cột 6 ghi theo tổng giá thanh toán. Bảng kê này là căn cứ để bên giao hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) chuyển cho bên bán hàng (bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi hay đơn vị phụ thuộc). Ngoài ra, bảng kê này còn được sử dụng ở các cơ sở kinh doanh để cơ sở tổng hợp, lập tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng nộp cho cơ quan thuế.
* Phương pháp kế toán ở từng bên như sau: * Kế toán tại bên giao đại lý
Nợ TK 157 Có TK 156(1)
- Trường hợp hàng mua chuyển thẳng cho đại lí:
Nợ TK 157: trị giá mua thực tế của hàng giao cho bên đại lý. Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
Có TK 331, 111, 112...: tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng đã trả hay phải trả.
- Khi hàng đại lý được xác định là bán, kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng đã bán và ghi:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán.
Có TK 157: kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng ký gửi, đại lý đã bán được. Đồng thời kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đại lý đã bán phải thu ở các cơ sở đại lý, ký gửi cùng với doanh thu bán hàng và thuê GTGT:
Nợ TK 131: số tiền hàng phải thu ở cơ sở đại lý, ký gửi. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng đại lý gửi. Có TK 333(1) (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Cuối cùng kế toán phản ánh số hoa hồng của hàng ký gửi, đại lý: Nợ TK 641: hoa hồng ký gửi, đại lý.
Có TK 131: hoa hồng đại lý trừ vào số phải thu ở cơ sở đại lý, ký gửi. - Khi đại lý thanh toán tiền hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 113
Có TK131 (số tiền đại lý trả sau khi đã trừ đi hoa hồng dành cho đại lí) * Kế toán tại bên nhận làm đại lý
Khi nhận được hàng do bên giao đại lý chuyển đến, kế toán phản ánh trị giá hàng đã nhận theo tổng giá thanh toán và ghi.
Khi hàng nhận đại lý đã bán được theo giá quy định, kế toán phản ánh tổng số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao đại lý:
Nợ TK 111, 112, 131: tổng giá thanh toán của hàng nhận đại lý, ký gửi đã bán). Có Tk 331 (chi tiết chủ hàng): số tiền phải trả bên giao đại lý (bên chủ hàng). Đồng thời ghi:
Có TK 003: trị giá thanh toán của hàng đã bán được.
Mặt khác, kế toán phản ánh hoa hồng đại lý được hưởng trừ vào số nợ phải trả chủ hàng và ghi:
Nợ Tk 331 (chi tiết chủ hàng): ghi giảm số tiền phải trả chủ hàng. Có TK 511: hoa hồng đại lý được hưởng.
Khi trả tiền cho bên giao đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (chi tiết chủ hàng): thanh toán số tiền còn lại cho chủ hàng. Có TK 111, 112...: số tiền hàng đại lý đã trả.
Trường hợp hàng nhận bán đại lý, ký gửi không bán được trả lại bên giao đại lý, khi trả, kế toán ghi:
Có TK 003: tổng giá thanh toán của hàng trả lại.