Để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:
+ Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ": tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu.
- Kết cấu cơ bản của tài khoản như sau: Bên Nợ phản ánh:
- Khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại.
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp.
- Kết chuyển doạnh thu thuần để xác định kết quả bán hàng. Bên Có: Phản ánh tổng số doanh thu phát sinh trong kỳ.
- Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5111 "Doanh thu bán hàng hoá": tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các DN kinh doanh thương mại.
- Tài khoản 5112 "Doanh thu bán các thành phẩm": tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất, như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, v.v...
- Tài khoản 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ": tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch, vận tải, bưu điện, dịch vụ văn hoá, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo, dịch vụ sửa chữa v.v...
Tài khoản 5114 "Doanh thu trợ cấp, trợ giá": tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản mà Nhà nước trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước.
Khi phản ánh doanh thu bán hàng ở Bên Có tài khoản 511, cần phân biệt theo từng trường hợp sau:
- Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh thu bán hàng ghi theo giá bán chưa có thuế.
- Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc theo phương pháp trực tiếp và hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, doanh thu bán hàng ghi theo giá thanh toán với người mua, gồm cả thuế.
+ Tài khoản 512 "Doanh thu nội bộ": tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá,dịch vụ trong nội bộ,giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc Tổng Công ty...
Nội dung phản ánh của tài khoản 512tương tự như tài khoản 511 đã được đề cập đến ở trên. Tài khoản 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5121 "Doanh thu bán hàng hoá".
- Tài khoản 5122 "Doanh thu bán hàng các thành phẩm". - Tài khoản 5123 "Doanh thu cung cấp dịch vụ".
+ Tài khoản 531 "Hàng hoá bị trả lại": tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế... Kết cấu cơ bản của tài khoản 531 như sau:
Bên Nợ: phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại.
Bên Có: kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu bán hàng.
Tài khoản 531 cuối kỳ không có dư.
+ Tài khoản 532 "Giảm giá hàng bán": tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng do hàng bị kém phẩm chất, không phù hợp về thị hiếu, quy cách. Kết cấu cơ bản của tài khoản 532 như sau:
Bên Nợ: Phản ánh khoản giảm giá cho người mua.
Bên Có: Kết chuyển khoản giảm giá để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 532 không có số dư.
+ Tài khoản 521 "Chiết khấu thương mại": Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng theo thoả thuận do họ mua với số lượng lớn.
- Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản chiết khấu thương mại cho người mua.
Bên Có: Kết chuyển số chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 521 cuối kỳ không có số dư và có 3 kiểu tài khoản cấp 2.
- 5211 "Chiết khấu hàng hoá; - 5212 "Chiết khấu thành phẩm"; - 5213 "Chiết khấu dịch vụ";
+ Tài khoản 157 "Hàng gửi bán": tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản 157 được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi. Tài khoản này có kết cấu cơ bản như sau.
* Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Bên Nợ:
- Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá đã chuyển bán hoặc giao cho bên thuê nhận đại lý, ký gửi.
- Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Có:
- Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý, ký gửi và giá thành dịch vụ được xác nhận là tiêu thụ để xác định giá vốn...
- Trị giá mua thực tế hàng bán bị trả lại.
Số dư Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ.
* Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ đầu kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ đầu kỳ. Dư Nợ: phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán chưa tiêu thụ.
+ Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán": dùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 có kết cấu cơ bản như sau:
Bên Nợ phản ánh:
- Trị giá mua của hàng hoá, giá thành thực tế của dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ.
- Chi phí mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Bên Có phản ánh:
- Trị giá mua của hàng hoá đã bán bị người mua trả lại. - Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã bán trong kỳ.
- Cuối kì TK 632 không có số dư và có thể mở chi tiết cho từng mặt hàng dịch vụ. * Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Bên Nợ: phản ánh trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá bán trong kỳ.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan, như tài khoản 131,111,112,156,138,333,v.v...