Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng hoá và thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ, kế toán hạch toán như sau:
* Kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán và ghi:
Nợ TK 111,112, 131: Chi tiết cho từng người mua (theo tổng giá thanh toán). Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng. Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp.
* Đồng thời kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán và ghi: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán.
Có TK 156 (1561): trị giá mua thực tế của hàng bán.
Đối với số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp về hàng đã bán (nếu có), kế toán ghi.
Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng.
- Trong trường hợp bên mua được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí hoạt động tài chính Có TK 111,112: Thanh toán chiết khấu.
Có TK 131 (chi tiết đối tượng): số chiết khấu thanh toán được ghi giảm số nợ phải thu của khác hàng.
Có TK 338 (3388): số chiết khấu thanh toán chấp nhận cho người mua nhưng chưa trả. Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích người mua, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách chiết khấu thương mại. Theo chế độ hiện hành, chiết khấu thương mại là số tiền bớt giá cho người mua do mua với khối lượng lớn.
Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại.
Nợ TK 333 (33311): thuế GTGT tương ứng.
Có TK 111,112,311,131,...: tổng số tiền đã trả hoặc khấu trừ vào số phải thu ở người mua. Trường hợp phát sinh khoản giảm giá do hàng bán ra không bảo đảm chất lượng, quy cách..., kế toán ghi:
Nợ TK 532 khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh. Nợ TK 333 (33311): thuế GTGT tương ứng với số giảm giá. Có TK 111, 112,311,131...
Cũng trong quá trình bán hàng, có thể phát sinh trường hợp bán hàng bị người mua trả lại do hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết theo hợp đồng.
* Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531: Số tiền của hàng đã bán bị trả lại.
Nợ Tk 333 (33311): thuế GTGT của hàng bán bị trả lại
Có TK 338 (3388): tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại chấp nhận trả cho khách hàng nhưng chưa trả.
* Số thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt của số hàng bán bị trả lại (nếu có) sẽ được hoàn lại và ghi như sau:
Nợ Tk 111,112: số thuế được hoàn lại đã nhận.
Nợ Tk 333 (3332, 3333): số thuế được hoàn trừ vào số thuế phải nộp.
Có TK 511 (5111): số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng bán bị trả lại. Đồng thời kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng đã bán bị trả lại nhập lại kho: Nợ TK 156 (1561): nhập kho hàng hoá
Nợ TK 157: đang gửi tại kho người mua.
Có TK 632: ghi giảm giá vốn hàng bán cho bị trả lại.
* Đối với chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (chi tiết từng loại): chi phí bán hàng.
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 111, 112, 334, 338, 214, 331...
* Đối với các khoản chi hộ người mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ,... (nếu có), kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388. Chi tiết người mua). Có TK 111,112, 331...
* Khi chuyển các chứng từ liên quan đến các khoản chi bộ cho người mua và được người mua chấp nhận, kế toán ghi:
Nợ TK 131, 111, 112...
Có TK 138 (1388. Chi tiết người mua).
* Cuối kỳ kinh doanh, kế toán phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã bán và ghi Nợ TK 632: giá vốn hàng bán.
Có TK 156 (1562): phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra + Kết chuyển giảm giá hàng bán:
Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. - Có TK 532: kết chuyển giảm giá hàng bán. + Kết chuyển chiết khấu thương mại:
Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. Có TK 521: kết chuyển chiết khấu thương mại. + Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ Tk 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. Có TK 531: kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại.