Theo quy định, người bán hàng hoá, dịch vụ phải lạp Bảng kê cho bộ phận kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế giá trị gia tăng. Bộ phận kế toán phải phân loại doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán lẻ theo loại hàng hoá, dịch vụ và theo nhóm thuế suất thuế giá trị gia tăng; xác định doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp của hàng hoá, dịch vụ bán ra. Bảng kê bán lẻ hàng hoá có mẫu sau:
Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ Ngày...tháng...năm ...)
Tên cơ sở kinh doanh... Địa chỉ:... Họ tên người bán hàng:...
Số thứ tự Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Tổng cộng tiền thanh toán:...
Tổng số tiền (bằng chữ):...
Người bán
Trên có sở bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu và thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp của hàng bán lẻ và ghi:
Nợ TK 111: tổng giá bán lẻ thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 112, 113: tổng giá bán lẻ nộp vào ngân hàng đã nhận hoặc chưa nhận được giấy báo Có.
Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng
Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Trong thực tế có thể phát sinh các trường hợp nhân viên bán hàng nộp thiếu hoặc thừa tiền hàng so với lượng hàng đã bán.
Khi thu tiền hàng, nếu thiếu, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 113: tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp. Nợ Tk 138 (1388): số thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường. Nợ TK 138 (1381): số tiền chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý. Có Tk 511 (5111): doanh thu bán hàng.
Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. Khi thu tiền hàng, nếu thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 113: tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng.
Có TK 333 (1) (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp Có TK 338 (3381): số tiền thừa chờ xử lý.
Trên cơ sở báo cáo bán hàng, cuối kỳ, kế toán xác định trị giá mua thực tế của hàng hoá đã bán lẻ và ghi:
Nợ TK 632: trị giá mua thực tế của hàng đã bán lẻ. Có TK 156 (1561 - Chi tiết quầy hàng): trị giá mua.