5. Kết cấu của luận văn
1.1.6. Hệ thống tổ chức và quản lý hoạt động chi trả bảo hiểm xã hội
1.1.6.1. Hệ thống tổ chức chi trả bảo hiểm xã hội
a) Khái niệm
Hệ thống tổ chức thực chất là một hệ thống gồm nhiều người, nhiều bộ phận cùng hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ xác định vì mục đích chung. Hệ thống tổ chức với quan điểm chung nhất phải được xem với tính cách là: một thực thể xác định, nó được coi là sự tập hợp, liên kết các yếu tố, các bộ phận có mối quan hệ bản chất với nhau để hợp thành theo những tiêu chí nhất định nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu chung của tổ chức đề ra.
Hệ thống tổ chức BHXH ra đời là để thực hiện các chính sách BHXH. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó liên quan đến một loạt các vấn đề như: quản lý đối tượng tham gia và thụ hưởng các chế độ BHXH; quản lý và sử dụng có hiệu quả quỹ BHXH do các bên tham gia đóng góp; quản lý chế độ chính sách về BHXH và quản lý điều hành bộ máy của bản thân tổ chức BHXH… để thực hiện được những chức năng, nhiệm vụ có liên quan đến vấn đề này, bản thân hệ thống tổ chức BHXH lại phải hình thành những hệ thống tổ chức con do nó trực tiếp quản lý và chi phối. Trong đó, hệ thống tổ chức chi trả các chế độ đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Bởi lẽ, việc chi trả các chế độ BHXH liên quan trực tiếp đến việc giải quyết quyền lợi được hưởng BHXH của người lao động. Cho nên, nếu hệ thống tổ chức chi trả các chế độ BHXH được tổ chức hợp lý sẽ giúp việc chi trả trợ cấp BHXH đến tay đối tượng hưởng BHXH được nhanh chóng, kịp thời, an toàn và hiệu quả theo đúng quy định.
Xuất phát từ khái niệm hệ thống tổ chức và các đặc tính cơ bản của nó, tác giả luận văn cho rằng: “Hệ thống tổ chức quản lý chi trả BHXH là hệ
thống các bộ phận có liên quan với nhau, cùng phối hợp để giải quyết các quyền lợi được hưởng BHXH của người lao động và gia đình họ khi có rủi ro hoặc sự kiện bảo hiểm xảy ra đối với người lao động”. Khái niệm này cho thấy, phải có nhiều chủ thể như: tổ chức BHXH, các ban, ngành, bộ phận, con người liên quan mới cấu thành nên hệ thống tổ chức chi trả. Các chủ thể này có quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng giải quyết chi trả cho các đối tượng hưởng trợ cấp BHXH.
b) Mục đích, chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý chi trả BHXH
Mục đích của công tác quản lý chi trả BHXH là nhằm giúp tổ chức BHXH thực hiện chi trả trợ cấp các chế độ BHXH đến tay các đối tượng hưởng BHXH một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.
Với mục đích như trên, hệ thống tổ chức chi trả các chế độ BHXH phải đảm bảo được chức năng của mình, đó là: giúp cơ quan BHXH quản lý tài chính, kế toán, chi trả chế độ BHXH, chi hoạt động bộ máy, các khoản chi khác và tài sản theo quy định của pháp luật.
Để thực hiện được chức năng này, nhiệm vụ của hệ thống tổ chức chi trả BHXH bao gồm:
- Tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn về công tác chi trả các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật.
- Nghiên cứu, đề xuất với cơ quan chức năng xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ tài chính, kế toán đối với quỹ BHXH và cơ chế tài chính áp dụng đối với BHXH nói chung và hoạt động chi trả nói riêng.
- Hàng năm, lập và điều chỉnh dự toán chi các chế độ BHXH của hệ thống. - Tiếp nhận các khoản kinh phí từ NSNN chuyển sang để chi trả các chế độ BHXH. đồng thời, xây dựng kế hoạch và thực hiện hàng tháng việc cấp phát kinh phí chi trả đã được duyệt.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan trong hệ thống để quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn quỹ BHXH.
- Hướng dẫn nghiệp vụ về chi trả các chế độ BHXH cho các bộ phận trong hệ thống.
- Kiểm tra, thẩm định, xét duyệt và thông báo quyết toán chi BHXH tới các bộ phận trong hệ thống; tổng hợp số liệu, lập báo cáo và quyết toán chi của hệ thống.
- Kiểm tra định kỳ, đột xuất trong việc quản lý, sử dụng kinh phí và tổ chức chi trả của các bộ phận trong hệ thống. đồng thời, giải quyết vướng mắc, kiến nghị trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, cung cấp số liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực phụ trách…
c) Mô hình tổ chức chi trả BHXH
Cơ quan BHXH là tổ chức sự nghiệp có nhiệm vụ tổ chức triển khai thực hiện các chế độ BHXH theo quy định của Nhà nước thông qua hệ thống văn bản pháp quy về BHXH, với nhiệm vụ chủ yếu quản lý nghiệp vụ BHXH gồm: quản lý đối tượng, quản lý thu BHXH, quản lý chi trả các chế độ cho người lao động,… Việc chi trả các chế độ BHXH thường được cơ quan BHXH tổ chức theo mô hình thống nhất từ trung ương đến địa phuơng, trong đó cơ quan BHXH trung ương sẽ có trách nhiệm hướng dẫn, xét duyệt, cấp phát nguồn kinh phí để chi trả; còn cơ quan BHXH địa phương sẽ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chi trả trực tiếp hoặc gián tiếp cho các đối tượng hưởng BHXH theo đúng chế độ, chính sách và quy định của cơ quan BHXH trung ương.
Tuỳ theo số lượng đối tượng tham gia BHXH, loại hình BHXH, tính chất các loại trợ cấp, có nước lập thêm Hội đồng quản trị cơ quan BHXH. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ định hướng và thông qua ngân sách, thẩm định kế hoạch hàng năm, giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của toàn ngành nói chung và của công tác chi trả BHXH nói riêng.
Thông thường, cơ quan BHXH tổ chức thực hiện chi trả BHXH có một Giám đốc và các Phó giám đốc. Căn cứ vào nhiệm vụ hoạt động thường có Phó giám đốc phụ trách tài chính, chuẩn bị ngân sách, điều hành công tác kế toán và kiểm toán nội bộ; Phó giám đốc phụ trách nguồn thu, đăng ký những người được bảo hiểm và những người sử dụng lao động đóng BHXH cho người lao động; còn một Phó giám đốc phụ trách nguồn chi, việc lập sổ chi và trả trợ cấp. Cũng theo theo đó sẽ hình thành các bộ phận chức năng như: bộ phận kế hoạch tài chính, bộ phận thực hiện chế độ chính sách, bộ phận thu, bộ phận chi…
1.1.6.2. Hoạt động quản lý chi trả bảo hiểm xã hội
a) Vai trò và nguyên tắc của hoạt động quản lý chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội
Chi trả trợ cấp BHXH luôn được coi là nhiệm vụ trọng tâm và có vai trò quan trọng đối với hệ thống BHXH. Hoạt động chi trả có tác động trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và gia đình họ. Sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp BHXH theo quy định của luật pháp và khi đủ điều kiện để hưởng trợ cấp BHXH, người lao động và gia đình họ có quyền được hưởng trợ cấp từ quỹ BHXH. Có thể nói chi trả các chế độ BHXH vừa là chức năng, đồng thời cũng vừa là nhiệm vụ cơ bản nhất của tổ chức BHXH. Vai trò của hoạt động này thể hiện như sau:
- Chi trả đủ, kịp thời, chính xác tới từng đối tượng được hưởng trợ cấp BHXH sẽ góp phần động viên kịp thời cả về vật chất và tinh thần cho người lao động và những thành viên trong gia đình họ. Làm cho họ gắn bó, hiểu biết và ngày càng nâng cao được nhận thức về BHXH. Thông qua việc chi trả trợ cấp BHXH tới từng đối tượng, sẽ nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của họ, từ đó, có những biện pháp kịp thời để nâng cao hiệu quả của công tác chi trả và hoàn thiện các chế độ, chính sách BHXH.
- Chi trả các chế độ BHXH là một trong những cơ sở khoa học và thực tiễn để tính phí BHXH, từ đó xác định đúng đắn mức đóng góp của các bên tham gia vào quỹ BHXH.
- Từ thực trạng chi trả có thể tìm ra được nguyên nhân làm tăng, giảm chi để có những giải pháp và quyết sách kịp thời nhằm tiết kiệm chi, đảm bảo chi đúng, chi đủ; hạn chế tối đa tình trạng khiếu kiện, đảm bảo công bằng giữa các thành viên tham gia BHXH. Nếu chi đúng, chi đủ sẽ kích thích người lao động và người sử dụng lao động đóng góp vào quỹ BHXH triệt để, đồng thời cũng tiết kiệm được chi, tránh thất thoát quỹ, tạo điều kiện để có nguồn vốn nhàn rỗi lớn đầu tư phát triển kinh tế - xã hội.
- Hoạt động chi trả BHXH còn là cơ sở để đánh giá hệ thống tổ chức chi trả BHXH nói riêng và toàn bộ hệ thống tổ chức BHXH nói chung hoạt động như thế nào, đúng hay sai, tốt hay xấu…
Chi trả các chế độ BHXH phải theo đúng chế độ chính sách và pháp luật của Nhà nước, vì thế phải đảm bảo những nguyên tắc sau đây:
- Chi đúng đối tượng không chỉ là yêu cầu của công tác chi trả mà còn là biểu hiện cụ thể của nguyên tắc tài chính BHXH. đối tượng có tham gia đóng BHXH thì mới được hưởng các chế BHXH. Thực hiện việc chi đúng đối tượng cũng là thực hiện sự công bằng trong hưởng thụ các chế độ BHXH, nhằm loại trừ các trường hợp trục lợi BHXH.
- Chi đủ những khoản trợ cấp cho các đối tượng cũng là nguyên tắc của công tác quản lý chi trả. Nội dung chính của nguyên tắc này là đối tượng tham gia BHXH khi đủ điều kiện để được hưởng trợ cấp thì cơ quan phải chi trả đầy đủ cho họ. Chi đủ cả mức trợ cấp cũng như thời gian được hưởng trợ cấp.
- Chi trả kịp thời nhằm giảm bớt khó khăn, bảo đảm ổn định cuộc sống cho đối tượng. Muốn vậy, phải quy định rõ ràng thời gian chi trả và
tổ chức thực hiện chi trả theo đúng thời gian đó. Chẳng hạn: đối với các chế độ chi trả hàng tháng thì thời gian chi trả đến tay đối tượng hợp lý nhất là vào đầu tháng. Còn các chế độ ốm đau, thai sản nên quy định thời gian cụ thể kể từ khi nhận đủ giấy tờ, hồ sơ hợp lệ đến khi chi trả cho đối tượng. Dựa vào thời gian quy định, cơ quan BHXH tổ chức và áp dụng các hình thức chi trả hợp lý, không gây phiền hà cho đối tượng.
- An toàn, thuận tiện và hiệu quả cũng là một trong những nguyên tắc cần thiết được đặt ra đối với công tác chi trả nhằm hạn chế đến mức thấp nhất những thất thoát, mất mát trong quá trình chi trả. Theo nguyên tắc này, hoạt động chi trả còn phải đảm bảo sự thuận tiện và tính hiệu quả. Có như vậy mới tiết kiệm chi và chính sách BHXH mới đi vào cuộc sống.
b) Cơ sở chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội
Cơ sở chi trả trợ cấp các chế độ BHXH là tổng thể các văn bản và các định hướng của Nhà nước cho phép xác định phạm vi đối tượng hưởng, loại trợ cấp, mức trợ cấp, thời gian trợ cấp. Do đó, ở hầu hết các nước khi tiến hành chi trả các chế độ BHXH đều dựa vào luật, các văn bản, quy định của Nhà nước và các văn bản do cơ quan BHXH trung ương hướng dẫn. Có những trường hợp phải chi mà không có trong chế độ thì có thể vận dụng linh hoạt quan điểm cơ bản của chính sách BHXH đó là bảo vệ quyền lợi cao nhất cho NLĐ.
Thông thường các đối tượng được hưởng trợ cấp BHXH phải đáp ứng các tiêu chuẩn theo luật của từng nước quy định. Loại trợ cấp, mức trợ cấp và thời gian trợ cấp cho các đối tượng cũng tuỳ thuộc vào điều kiện kinh tế - xã hội và phương thức quản lý của mỗi quốc gia.
c) Phương thức chi trả
Tuỳ thuộc vào mô hình của hệ thống BHXH, cơ sở hạ tầng, thể chế tài chính ngân hàng - bưu chính của mỗi quốc gia mà có các phương thức chi trả trợ cấp BHXH khác nhau. Thông thường, các nước áp dụng một trong hai
phương thức chi trả là phương thức chi trả gián tiếp và phương thức chi trả trực tiếp, hoặc kết hợp cả hai phương thức chi trả này.
*) Phương thức chi trả gián tiếp
Phương thức chi trả gián tiếp là phương thức chi trả cho đối tượng hưởng trợ cấp BHXH thông qua đại lý chi trả. Theo phương thức này, cơ quan BHXH ký kết hợp đồng trách nhiệm với các cá nhân hay tổ chức làm đại lý chi trả. Những cá nhân làm đại lý thường là những người đang hưởng chế độ BHXH, có trách nhiệm, uy tín ở địa phương, và được cơ quan chính quyền địa phương giới thiệu. Hoặc các tổ chức như Ngân hàng, Bưu điện... cũng có thể làm đại lý chi trả. Họ sẽ nhận danh sách đối tượng và tiền từ cơ quan BHXH các cấp hoặc nhận tại kho bạc để tiến hành chi trả cho các đối tượng hưởng trợ cấp. Sau mỗi kỳ chi trả, đại lý chi trả có trách nhiệm thanh, quyết toán với cơ quan BHXH.
+ Ưu điểm:
- Trong cùng một thời gian, việc chi trả có thể được tiến hành trong phạm vi rộng, thậm chí là cả nước.
- Cán bộ chi trả là người của địa phương, vì vậy thường xuyên nắm được tình hình biến động của đối tượng hưởng BHXH do họ phụ trách để phản ánh kịp thời cho cơ quan BHXH cắt giảm các đối tượng bị chết, điều chỉnh lại các trường hợp hưởng không đúng chế độ so với quy định.
- Đại lý chi trả do địa phương giới thiệu, cho nên, cơ quan BHXH thường xuyên nhận được sự giúp đỡ của các cấp chính quyền địa phương.
+ Nhược điểm:
- Cơ quan BHXH không nắm được tâm tư, nguyện vọng của đối tượng hưởng BHXH để giải đáp kịp thời những thắc mắc của họ.
- Do không phải là người của cơ quan BHXH, nên nhiều đại lý chi trả chưa hiểu hết và chưa thực hiện đúng các quy định của ngành về quản
lý tài chính, như: sổ lĩnh tiền ghi không đầy đủ, danh sách chi trả không có chữ ký của đối tượng…
- Lệ phí chi trả không đảm bảo, sẽ không khuyến khích được các đại lý chi trả, nhất là ở các địa phương có ít đối tượng hưởng BHXH, điều kiện đi lại khó khăn.
- Mặc dù thời gian chi trả có thể tiến hành đồng thời ở các địa phương nhưng việc chi trả cho đối tượng hưởng BHXH trong phạm vi một xã, phường lại có thể kéo dài. Vì vậy việc thanh, quyết toán với các cơ quan BHXH sau mỗi kỳ chi trả có thể sẽ bị chậm so với thời gian quy định trong hợp đồng.
*) Phương thức chi trả trực tiếp
Theo phương thức này, việc chi trả là do cán bộ của cơ quan BHXH trực tiếp thực hiện. Thông thường, mỗi cán bộ làm công tác chi trả của cơ quan BHXH chịu trách nhiệm chi trả cho đối tượng hưởng BHXH ở một số địa bàn hoặc một số đơn vị sử dụng lao động. Số lượng cán bộ làm công tác chi trả trực tiếp tuỳ thuộc vào số cán bộ làm công tác chi trả của cơ quan BHXH và số đối tượng hưởng trợ cấp BHXH… Cán bộ làm công tác chi trả có trách nhiệm chuẩn bị mọi công việc có liên quan đến chi trả, từ khâu nhận danh sách đối tượng hưởng trợ cấp, lên kế hoạch và thông báo thời gian chi trả cho từng địa bàn, đơn vị được phân công phụ trách, chuẩn bị tiền chi trả đến khâu thanh, quyết toán sau khi chi trả.
+ Ưu điểm:
- Xác lập được mối quan hệ trực tiếp giữa cơ quan BHXH với đối