L ỜI NÓI ĐẦU
2.5 KẾTOÁN CHI PHÍ BÁNHÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH
a. Nội dung, tài khoản, sổ sách sử dụng và biện pháp quản lý chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm các chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng sử dụng, khấu hao máy móc thiết bị, chi phí quảng cáo
phục vụ quá trình tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ; chi phí điện, nước, điện thoại…sử dụng
Sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Tài khoản 641 được mở chi tiết như sau:
6411: Chi phí nhân viên
641101: Nhân viên Công ty 641102: Nhân viên Vip 6412: Chi phí vật liệu, bao bì 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
641401: Khấu hao TSCĐ
641402: Sữa chữa lớn TSCĐ
641403: Phân bổ nhiều kỳ
6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
641701: Chi phí khônh hợp lý, hợp lệ
641702: Dịch vụ mua ngoài 641703: Chi phí quảng cáo 641704: Điện
641705: Điện thoại
641706: Tiếp khách
641707: Xăng, nhớt, lệ phí xe
641708: Hoa hồng, giảm giá
641710: Công tác phí
641711: Nước máy
6418: Chi phí bằng tiền khác
Biện pháp quản lý chi phí: Tại Công ty chưa xây dựng định mức chi tiêu cho các khoản mục chi phí cụ thể, chỉ mới quy định mức sử dụng thuê bao điện thoại tuy
nhiên kế toán thanh toán sẽ chịu trách nhiệm theo dõi các chi phí phát sinh, khi các
chi phí phát sinh vượt mức cho phép, kế toán thanh toán sẽ thông báo cho kế toán trưởng để tìm hiểu nguyên nhân chi phí tăng là do khác quan hay do lỗi cá nhân hay tập thể từ đó đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp.
Chứng từ sử dụng:
Bảng 14: Chứng từ kế toán chi phí bán hàng sử dụng tại Công ty Loại chứng từ
STT Tên chứng từ
BB HD DN
Số
liên Nơi lập Luân chuyển
1 Phiếu chi X 2 P. Kế toán P.Kếtoán,
HCQT
2 Giấy báo nợ X 1 Ngân
hàng
P.Kếtoán,
3 Ủy nhiệm chi X 3 P.Kế toán Ngân hàng
4 Phiếu xuất kho X 3 Kho Kho, Các BP, KTDT 5 Hợp đồng và thanh lý hợp đồng kinh tế X 3 PKD,CTY PKD, PKT, Nhà sản xuất 6 Bảng tính và thanh toán tiền lương X 1 P. Kế toán PKT, GĐốc,nhân viên 7 Bảng tính và phân bổ khấu hao .. X 1 P. Kế toán PKToán
8 Bảng thanh toán chi phí xăng xe
X 1 HCQT Nhân viên,p.kế toán
9 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
X 1 Nhân viên PKToán, nhân viên
……..
Sổ sách bao gồm: Sử dụng các sổ quỹ tiền mặt theo dõi tình hình chi tiền
mặt, sổ chi tiết tiêng gửi ngân hàng theo dõi các khoản chi bằng tiền gửi, sổ theo dõi tình hình xuất nhập vật tư, sổ cái tài khoản 911. Ngoài ra, còn sử dụng các sổ sách theo quy định như: sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng ghi chép chi p hí bán hàng phát sinh hàng ngày theo từng khoản mục chi phí, sổ nhật ký chung ghi chép các nghiệp vụ
phát sinh theo trình tự thời gian của các nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng kế toán tổng
b. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 6: Kế toán chi phí bán hàng.
Giải thích lưu đồ:
Hàng ngày, khi có chi phí bán hàng phát sinh, kế toán tổng hợp tổng hợp
chứng từ ghi nhận chi phí bán hàng. Nhận sổ theo dõi xuất nhập vật tư của thủ kho,
ghi nhận chi phí bán hàng bằng xuất vật tư, nguyên vật liệu; nhận phiếu chi từ kế
toán thanh toán ghi nhận chi phí bán hàng chi bằng tiền mặt; căn cứ vào các hóa
đơn mua hàng chưa thanh toán, bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao ghi
nhận chi phí bán hàng theo đúng nội dung, khoản mục. Cuối tháng, kê toán tổng
c.Nội dung trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Quý III năm 2008, tại Công ty có phát sinh các nghiệp vụ liên quan chi phí bán
hàng như sau: Ngày
tháng Nội dung nghiệp vụ Chứng từ Số tiền
31/7/2008 Trích lương tháng 7/2008 Bảng tính tiền lương, ủy nhiệm chi số 9/7
158.073.042 5/8/2008 Mua yến tiếp khách Phiếu chi số 54/8, hóa
đơn GTGT
1.476.362 29/9/2008 Mua card điện thoại cho
nhân viên
Hóa đơn GTGT, phiếu
chi số 63/9
2.181.817 22/8/2008 Hỗ trợ cuộc thi người đẹp
Khánh Hòa
Phiếu chi 123/8 6.000.000
30/8/2008 Trích khấu hao theo kế hoạch máy móc sử dụng cho bộ phận bán hàng Bảng tính khấu hao 123.614.024 11/9/2008 Xuất dùng vật tư thường xuyên
Phiếu xuất kho 11/9 5.961.325
31/7/2008 Phí bảo hiểm xe Toyota Phiếu chi 198/7 7.522.364 30/8/2008 Tiền điện tháng 8/2008 Phiếu chi 98/8 17.856.358 10/8/2008 Công tác phí PGĐ tài
chính đi hội nghị VCCI
Phiếu chi 35/8, giấy đi
đường, Hóa ơn d
GTGT, vé máy bay
4.585.064
31/9/2008 Chi phí xăng xe nhân viên Bảng thanh toán phí xăng, hóa đơn GTGT,
phiếu chi 102/9
19.865.647
26/9/2008 Chi hoa hồng dẫn khách Phiếu chi 134/9 1.767.000 31/9/2008 Kết chuyển chi phí bán
hàng sang xác định kết
quả kinh doanh
1.069.353.636
……….. ……… ……….. ……….
Chi phí bán hàng phát sinh Quý III năm 2008 3.454.917.900
Bảng 15: Một số nghiệp vụ chủ yếu về chi phí bán hàng trong Quý III/2008
Trích lương nhân viên tháng 7 năm 2008: Nợ 6411 158.073.042
Có 334: 158.073.042
Ngày 5/8/2008 A.Quang mua yến tiếp khách: Nợ 641706 1.476.362
Nợ 13311 147.638
Có 1111 1.624.000
Ngày 29/9/2008 mua card điện thoại cho nhân viên: Nợ 641705 2.181.817
Nợ 13311 218.183
Có 1111 2.400.000
Ngày 22/8/2008 hỗ trợ cuộc thi người đẹp Khánh Hòa: Nợ 641701: 6.000.000
Có 1111 6.000.000
Trích khấu hao máy móc theo kế hoạch tháng 8/2008
Nợ 6414 123.614.024
Có 2141 122.364.024 Có 2143 1.250.000
Xuất vật tư dùng thường xuyên ngày 11/9/2008: Nợ 6412 5.961.325
Có 15209 5.961.325
Ngày 31/7/2008, nộp phí bảo hiểm xe Toyota: Nợ 641707 7.522.364
Nợ 13311 740.236
Có 1111 8.262.600
Ngày 30/8/2008 thanh toán tiền điện sử dụng trong tháng:
Nợ 641704 17.856.358 Nợ 13311 1.785.636
Có 1111 19.641.994
Ngày 10/8/2008 chi tiền công tác phí cho phó G.đốc tài chính đi dự hội nghị:
Nợ 13311 458.506
Có 1111 5.043.570
Ngày 31/9/2008 thanh toán chi phí xăng xe cho nhân viên:
Nợ 641707 19.865.647 Nợ 13311 1.986.563
Có 1111 21.852.210
Chi hoa hồng giới thiệu khách ngày 26/9/2008: Nợ 641708 1.767.000
Có 1111 1.767.000
Kết chuyển chi phí bán hàng tháng 9/2008 sang xác định kết quả kinh doanh:
Nợ 911 1.069.353.636
Có 641 1.069.353.636
d. Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng trong Quý II I năm 2008: (Sơ đồ 2.8)
e. Sổ sách minh họa: 641 911 1111, 1121 152 153 80.181.846 930.231.123 3.454.917.900 299.867.424 3.454.917.900 3.454.917.900 2411, 2413 334, 338 370.108.235 1.774.529.272
CÔNG TY SAO MAI THẾ KỶ 21 Mẫu số S03-DN MST: 4200378029 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
( Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm 2008
6411 – Chi phí nhân viên.
Số dư đầu kỳ: Chứng từ Số tiền Ngày ghi sổ Số CT Ngày CT Diễn Giải TK ĐƯ Nợ Có Ghi chú …. … … ……. …. … ….. Cộng phát sinh tháng 1 … ... … … … ……. … …
C7/89 31/7/08 Công súc lọc hồ bơi ngoài giờ 1111 300.000 C7/90 31/7/08 Bù cơm ca nhân viên 1111 3.784.000 C7/21 15/7/08 Chi lương tháng 7 1121 145.652.684 … ….. ……….. ….. ……….. KC_8 31/7/08 …. Kết chuyển chi phí bán hàng 911 …. 584.652.324 Cộng phát sinh tháng 7 584.652.324 584.652.324 Lưong 28/8/08 Trích lương và BHXH… 334, 338 158.691.250 C8/19 31/8/08 Trích lương dọn rác 1111 1.230.000 C8/51 26/8/08 Thẻ cào, nước uống nhân viên 1111 1.818.000 …. ….. ………. …….. ……….
KC-5 30/8/08 Kết chuyển chi phis bán hàng 911 601.092.942 Cộng phát sinh tháng 8 601.092.942 601.092.942 C9/56 15/9/08 Chi mua nước uống NV giữa ca 1111 1.783.542
C9/91 21/9/08 Tiền ăn ca SV thực tập 1111 3.360.000 Lương 29/9/08 Trích lương, BHXH… 334, 338 131.550.084 ……. ……. …………. ……… . ………. KC-9 31/9/08 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 588.784.006 Cộng phát sinh tháng 9 588.784.006 588.784.006 Tổng phát sinh 588.784.006 588.784.006 Phát sinh lũy kế Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Người Lập Biểu Kế Toán Trưởng Giám Đốc
CÔNG TY SAO MAI THẾ KỶ 21
Địa chỉ: Tổ 15 – Ngọc Sơn – Ngọc Hiệp – Mã thuế: 4200378029
CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG THÁNG 8/2008
SỐ HIỆU NỘI DUNG TRONG
KỲ
LŨY KẾ
6411 Chi phí nhân viên 2.850.491.070
64101 Nhân viên Công ty 2.578.955.191
64102 Nhân viên VIP 271.535.879
6412 Chi phí vật liệu, bao bì 228.799.676
6413 Chi phí công cụ, đồ dùng 422.150.077
6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 894.624.700
641401 Khấu hao TSCĐ 894.624.700
641402 Sữa chữa lớn TSCĐ
641403 Phân bổ nhiều kỳ
6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.414.868.289
641701 Chi phí không hợp lý, hợp lệ 75.635.769
641702 Dịch vụ mua ngoài 1.121.533.345
641703 Chi phí quảng cáo 417.873.410
641704 Điện 319.569.120
641705 Điện thoại 93.024.194
641706 Tiếp khách 403.974.162
641707 Xăng, nhớt, lệ phí xe 187.761.649
641708 Hoa hồng, giảm giá 581.273.614
641710 Công tác phí 128.708.003
641711 Nước máy 85.515.023
6418 Chi phí khác bằng tiền
TỔNG CỘNG
Ngày 30 tháng 8 năm 2008 Người Lập Biểu Kế Toán Trưởng Giám Đốc
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
g.Nhận xét:
Chi phí bán hàng của công ty được theo dõi và quản lý rất chi tiết, tài khoản sử
dụng đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành, số sách theo dõi chi tiết cụ thể từng
khoản mục tạo điều kiện cho việc quản lý, theo dõi chi phí bán hàng thuận lợi, dễ dàng trong công tác đánh giá hiệu quả việc sử dụng chi phí và việc tiết kiệm chi phí
tiền mặt được doanh nghiệp quy định và thực hiện khá chặt chẽ, đáp ứng được nhu
cầu về mặt quản lý hiệu quả.
Khác với đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất, chi phí bán hàng chỉ bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm nhưng tại doanh nghiệp, chi phí
bán hàng bao gồm nhiều loại chi phí, tính cả chi phí khấu hao máy móc sử dụng
chung toàn Công ty, chi phí điện, nước sử dụng cho hoạt động của Công ty. Do đó
chi phí bán hàng phản ánh chưa đúng chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản
phẩm dịch vụ. Công ty nên phản ánh các loại chi phí này vào tài khoản 627 vì vậy
nên mở thêm tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” để tài khoản 641 phản ánh chính xác hơn nội dung chi phí bán hàng.
2.5.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
a. Nội dung, tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng và biện pháp quản lý chi phí:
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm các khoản chi phí: chi phí tiền lương nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản l ý, khấu hao TSCĐ, cá khoản thu ế,
phí và lệ phí, chi phí dự phòng mất việc, văn phòng phẩm, chi phí đào tạo… Tài khoản sử dụng 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Được mở các tài khoản chi tiết như sau:
6421: Chi phí nhân viên quản lý. 6422: Chi phí vật liệu quản lý. 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ 6425: Thuế, phí và lệ phí. 6426: Chi phí dự phòng
6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
642701: Chi phí đào tạo 642702: Chi phí chuyển tiền
6428: Chi phí bằng tiền khác
Sổ sách, chứng từ sử dụng cho tài khoản 642 “Chi phí QLDN” cũng tương tự như
chứng từ cập nhật bao gồm: Bảng tính và thanh toán tiền lương cho nhân viên quản
lý; Bảng phân bổ khấu hao; Phiếu chi; Giấy báo nợ… Biện pháp quản lý chi phí: tương tự như chi phí bán hàng.
b. Nội dung trình tự hạch toán kế toán:
Quý III năm 2008 tại Công ty có phát sinh các nghiệp vụ liên quan chi phí quản
lý doanh nghiệp như sau:
Ngày
tháng Nội dung nghiệp vụ Chứng từ Số tiền
31/7/2008 Trích lương tháng 7 nhân
viên quản lý
Bảng thanh tán èn ti lương, ủy nhiệm chi
12/7
34.097.308
15/8/2008 Chi mua văn phòng phẩm Phiếu chi số 31/8 963.636 31/7/2008 Trích khấu hao TSCĐ theo
kế hoạch Bảng tính khấu hao 821.667 30/8/2008 Trích BHXH, KPCĐ tháng 8 Bảng tính BHXH…phải nộp 860.000 21/8/2008 Học phí lớp nghệ thuật bán hàng
Biên lai thu lệ phí, phiếu
chi, giấy đề nghị thanh
toán
1.818.182
25/8/2008 Thuế tài nguyên bùn khoáng
và nước khoáng tháng 8
4.632.000
31/9/2008 Phí môi trường tháng 9 34.560.000
14/9/2008 Hội phí liên minh HTX Ủy nhiệm chi128/9 1.800.000 31/9/2008 Kết chuyển chi phí quản lý
doanh nghiệp sang xác định
kết quả kinh doanh
234.586.324
……….. ……… ……… ………
Chi phí quản lý danh nghiệp phát sinh trong Quý III/2008 666.069.759
Bảng 16: Một số nghiệp vụ chủ yếu về chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong Quý III năm 2008
Trích lương nhân viên quản lý tháng 7 năm 2008: Nợ 6421 34.097.308
Ngày 15/8/2008 chi mua văn phòng phẩm: Nợ 6422 963.636
Nợ 13311 96.364
Có 1111 1.060.000
Chi phí khấu hao TSCĐ tháng 7/2008: Nợ 6424 821.667
Có 2141 821.667
Ngày 30/8/2008 trích BHXH, KPCĐ phải nộp:
Nợ 6421 860.000
Có 3382, 3383 860.000
Ngày 21/8/2008 chi học phí lớp “nghệ thuật bán hàng”: Nợ 6427 1.818.182
Nợ 13311 181.818
Có 1111 2.000.000
Ngày 25/8/2008 tính thuế tài nguyên bùn khoáng và nước khoáng:
Nợ 6425 4.632.000 Có 3336 4.632.000
Ngày 31/9/2008 ghi nhận thuế môi trường phải nộp: Nợ 6425: 34.560.000
Có 3339: 34.560.000
Nộp hội phí liên minh HTX tháng 9: Nợ 6428: 1.800.000
Có 1121 1.800.000
Cuối tháng 9, kết chuyển toàn bộ CPQLDN sang xác định kết quả kinh doanh :
Nợ 911 234.586.324
Có 642(1,2,4…) 234.586.324
c. Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệpphát sinh trong quý III năm 2008:( Sơ đồ 2.9)
d. Quy trình luân chuyển chứng từ: 642 1111, 1121 334, 338 214 333 911 6.249..999 465.214.013 25.975.347 168.630.400 666.069.759 666.069.759 666.069.759
Lưu đồ 7: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Giải thích lưu đồ:
Hàng ngày khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản
tiền lương bộ phận quản lý, vật tư xuất dùng, chi bằng tiền mặt, khấu hao TSCĐ,
phí và lệ phí , kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ: phiếu chi, giấy báo nợ do
kế toán thanh toán cung cấp, sổ theo dõi nhập xuất vật tư từ thủ kho, bảng tính và thanh toán tiền lương của kế toán tiền lương, bảng tính khấu hao, bảng kê (biên lai) thuế, phí phải nộp để cập nhật số liệu vào phần mềm máy tính ghi nhận chi phí quản
lý doanh nghiệp. Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành in sổ chi tiết các tài khoản
6421, 6422, 6424, 6425, 6427, 6428 và sổ nhật ký chung.
e. Sổ sách minh họa:
CÔNG TY SAO MAI THẾ KỶ 21 Mẫu số S03-DN
MST: 4200378029 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
( Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm 2008
6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
Số dư đầu kỳ: Chứng từ Số tiền Ngày ghi sổ Số CT Ngày CT Diễn Giải TK ĐƯ Nợ Có Ghi chú …. … … ……. …. … ….. Cộng phát sinh tháng 1 … ... KH13 31/7/08 Trích khấu hao TSCĐ hữu hình 2141 1.333..333 … KH14 31/7/08 Trích khấu hao TSCĐ vô hình 2143 750.000
KC-10 31/7/08 Kết chuyển chi phí quản lý DN 911 2.083.333 Cộng phát sinh tháng 7 2.083.333 2.083.333 KH11 30/8/08 Trích khấu hao TSCĐ hữu hình 2141 1.333.333
KH12 30/8/08 Trích khấu hao TSCĐ vô hình 2143 750.000
KC6 30/8/08 Kết chuyển chi phí quản lý DN 911 2.083.333 Cộng phát sinh tháng 8 2.083.333 2.083.333 KH15 31/9/08 Trích khấu hao TSCĐ vô hình 2143 750.000
KH16 31/9/08 Trích khấu hao TSCĐ hữu hình 2141 1.333.333
KC9 31/9/08 Kết chuyển chi phí quản lý DN 911 2.083.333 Cộng phát sinh tháng 9 2.083.333 2.083.333 Tổng phát sinh 6.249.999 6.249.999 Phát sinh lũy kế
Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Người Lập Biểu Kế Toán Trưởng Giám Đốc