Bài 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2.1. Yêu cầu về nội dung
2.1.1. Đảm bảo tính hợp pháp
Dù đây là loại văn bản chỉ được sử dụng để triển khai thực hiện văn bản pháp luật hoặc trao đổi thông tin, giao dịch hay ghi nhận sự kiện, đặt ra quy tắc xử sự trong nội bộ… nhưng một yêu cầu đối với văn bản hành chính là nội dung các văn bản này phải đảm bảo tính hợp pháp. Sự hợp pháp về nội dung được biểu hiện như sau:
- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật
Văn bản hành chính là một loại công cụ hỗ trợ hoạt động quản lí, do đó, việc ban hành loại văn bản này trong các cơ quan, tổ chức chính là việc thực hiện hoạt động quản lí, một hoạt động mang tính chính trị. Hoạt động này không được phép trái pháp luật, vì vậy, nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với văn bản pháp luật của Nhà nước. Cho dù văn bản hành chính được ban hành bởi bất cứ chủ thể nào thì một trong những yêu cầu về nội dung là cần ghi nhận hoặc truyền đạt những thông tin hợp pháp, không trái với các qui định của pháp luật hiện hành và các văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên. Chẳng hạn: Công văn của Tổng cục trưởng Tổng cục A chỉ đạo cho các Cục thực hiện việc thông quan qua biên giới những hàng hóa thuộc danh mục cấm thì văn bản này nội dung trái quy định pháp luật.
Về phương diện khác, tính hợp pháp của văn bản hành chính còn được đánh giá theo nguyên tắc “văn bản của cơ quan, tổ chức cấp dưới ban hành phải phù hợp và thống nhất với văn bản do cơ quan, tổ chức trung ương ban hành”. Nguyên tắc này phản ánh sự phân cấp trong hệ thống cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương, đồng thời tạo ra sự đồng bộ, thống nhất của cả hệ thống theo trật tự quản lý. Như vậy, trong công tác ban hành văn bản hành chính của chính quyền địa phương một đòi hỏi đặt ra là phải đảm bảo tính hợp pháp trong sự phù hợp với các văn bản khác do cơ quan trung ương ban hành. Chẳng hạn, khi đánh giá nội dung hợp pháp của văn bản hành chính do Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành, cần xem xét nội dung văn
bản đó trong mối liên hệ với các văn bản đã ban hành của cơ quan trung ương để đảm bảo sự phù hợp và thống nhất về các vấn đề nội dung của văn bản.
- Nội dung của các các văn bản hành chính phù hợp với tôn chỉ, mục đích của tổ
chức.
Ngoài đảm bảo đúng quy định của pháp luật là yêu cầu quan trọng nhất, nội dung của văn bản hành chính (do các tổ chức ban hành) còn phải phù hợp với tôn chỉ, mục đích của tổ chức đó. Đối với văn bản hành chính của tổ chức Đảng, nội dung phải phù hợp với Điều lệ của Đảng cộng sản Việt Nam. Đối với văn bản hành chính của các tổ chức khác như Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên; doanh nghiệp, tổ chức xã hội nghề nghiệp… nội dung phù hợp với Điều lệ, Quy chế của tổ chức đó.
- Nội dung văn bản hành chính của cấp dưới phải phù hợp với nội dung văn bản hành chính của cấp trên.
Đây là yêu cầu rất quan trọng để đảm bảo quá trình quản lý tuân theo trật tự trong nội bộ, mệnh lệnh được truyền tải từ cấp trên xuống cấp dưới được thống nhất vì mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Công văn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh A về chỉ đạo công tác đảm bảo an toàn thực phẩm phải phù hợp với nội dung Công văn của Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo về nội dung này.
- Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của mỗi cơ quan, tổ chức Sự hợp pháp về nội dung của các văn bản hành chính còn được thể hiện ở việc chủ thể ban hành các văn bản này chỉ để giải quyết những công việc phát sinh nằm trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật qui định hoặc thừa nhận. Ví dụ: Sở Y tế báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả rà soát các cơ sở thẩm mĩ viện để quản lý chặt chẽ về chất lượng của những cơ sở này.
2.1.2. Đảm bảo tính hợp lí
Để phát huy hiệu quả trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức, các văn bản hành chính khi được soạn thảo và ban hành cần phải đảm bảo tính hợp lí. Cụ
thể:
- Nội dung văn bản phù hợp với thực tiễn
Văn bản hành chính thông dụng được ban hành dựa trên nhu cầu thực tiễn quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, nội dung của văn bản phải thiết thực, những thông tin truyền tải phù hợp với thực tế, các đề xuất, kiến nghị cần phù hợp với đặc thù công việc và khả năng của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện văn bản. Văn bản hành chính được ban hành có nội dung phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội, với nhu cầu công việc xảy ra trên thực tế và đem lại hiệu quả tác động là mong muốn của cơ quan, tổ chức ban hành. Nội dung của Văn bản hành chính phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội, điều kiện thực tiễn của cơ quan, tổ
chức, đơn vị sẽ đảm bảo tính khả thi cho văn bản đó. Xem xét tính hợp lý của Văn bản hành chính khi có nội dung phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội luôn cần thiết trong quá trình xây dựng, ban hành. Đồng thời, cần phù hợp với nhận thức pháp luật, trình độ văn hóa của đối tượng tiếp nhận và tạo sự kịp thời, đồng bộ giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong hoạt động ban hành và tổ chức thực hiện Văn bản hành chính.
- Văn bản phải được ban hành kịp thời: Là công cụ để phục vụ cho hoạt động quản lí, các văn bản hành chính cần phải được ban hành đúng lúc để truyền tải thông tin cần thiết hay triển khai kịp thời các văn bản của cấp trên hoặc giải quyết nhanh chóng những công việc phát sinh trong các cơ quan, tổ chức. Tính kịp thời của việc ban hành văn bản trong nhiều trường hợp giúp các chủ thể có liên quan nắm bắt đúng tình hình và đưa ra các quyết định quản lí đúng đắn, phù hợp (báo cáo, biên bản…).
Việc ban hành văn bản đúng thời điểm góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo tính khả thi cho văn bản, đồng thời giúp cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức được thông suốt và đạt hiệu quả như mong muốn.
- Lựa chọn được tên loại văn bản văn bản hành chính phù hợp với công việc đang giải quyết và mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành.
Văn bản hành chính được sử dụng rất thường xuyên, phổ biến trong các cơ quan, tổ chức tuy nhiên pháp luật chưa có quy định đầy đủ về nội dung của từng văn bản mà thực tế các cơ quan, tổ chức tự xác định theo nhu cầu công việc và mục đích ban hành của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở vai trò của từng loại văn bản, người soạn
thảo cần lựa chọn một hình thức văn bản phù hợp để thể hiện hợp lí nhất nội dung của văn bản và đạt được mục đích của chủ thể ban hành.
Ví dụ: Phòng Nội vụ huyện A trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện để bổ nhiệm Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo sử dụng văn bản phù hợp là tờ trình.
Hoặc Công ty A (công ty thành viên) phản ánh tình hình kinh doanh trong 6 tháng đầu năm để gửi lên cho Tổng Giám đốc sử dụng báo cáo sẽ phù hợp với công việc này.
- Bố cục văn bản chặt chẽ, lôgic; cách trình bày nội dung rõ ràng, chính xác nhưng dễ hiểu, dễ nhớ.
Tính hợp lí của văn bản hành chính còn thể hiện ở việc nội dung văn bản được trình bày theo bố cục logic, chặt chẽ, dễ hiểu, dễ theo dõi. Việc chia nhỏ đề mục và đặt tên cho các đề mục nhằm cung cấp những thông tin nhất định cho người đọc, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Đồng thời, trật tự sắp xếp các câu văn trong đoạn và các đoạn trong văn bản cũng cần phải đảm bảo tính khoa học và hợp lí.
Mặt khác, các vấn đề trong nội dung cần phải được trình bày cụ thể, rõ ràng, mạch lạc, nhất quán về chủ đề. Mỗi văn bản hành chính chỉ nên triển khai một chủ đề để nội dung văn bản được tập trung. Trong một văn bản cần triển khai toàn bộ những việc có liên quan mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các nội dung văn bản vừa giúp cho chủ thể ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Tuy nhiên, cũng cần phải đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản hành chính phải được xem xét xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong hệ thống văn bản quản lí nhà nước nói chung.
Việc sử dụng kết cấu phù hợp với hệ thống các đề mục rõ ràng, dễ nhớ cùng cách diễn đạt đúng ngữ pháp và văn phong tiếng Việt là những yếu tố quan trọng giúp người đọc dễ tiếp cận văn bản, từ đó có thể hiểu và thực hiện văn bản dễ dàng.