Bài 4 SOẠN THẢO TỜ TRÌNH
3. CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH
3.1. Soạn thảo tờ trình một công việc cụ thể
Nêu lí do đưa ra nội dung cần trình duyệt. Phần này cần phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật tính chất cấp thiết của đề nghị được đưa ra. Để trình duyệt một công việc mang tính sự vụ, không cần phải đặt tên cho phần mở đầu mà trình bày luôn lí do của việc đề xuất vấn đề mới đó. Có thể phân tích thực trạng (gồm những thành tựu đạt được và chủ yếu nhấn mạnh những hạn chế, tồn tại của vấn đề cần đề xuất hoặc những thuận lợi, khó khăn của tình hình) là cơ sở để cơ quan, đơn vị đưa ra đề
xuất.
Ví dụ: Phần mở đầu của tờ trình xin hỗ trợ kinh phí cải tạo trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân huyện, cần nêu rõ lý do và mục đích đề xuất:
- Thực trạng xuống cấp của trụ sở Ủy ban nhân dân huyện ( xây dựng từ năm…, với diện tích là …, gồm… hiện đã xuống cấp nghiêm trọng, các phòng làm việc hư hỏng nặng, không thể phục vụ được nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức địa phương)
- Mục đích của việc đề xuất b, Phần nội dung chính
Nêu rõ nội dung các vấn đề cần đề xuất, trình bày các phương án; phân tích ý nghĩa cũng như những ưu, nhược điểm và tính khả thi của từng phương án; những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện phương án được đề xuất và trình bày các biện pháp tháo gỡ khó khăn. Trong nội dung của tờ trình cũng cần phân tích các phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng và dự kiến cách giải quyết.
Ví dụ: Phần nội dung của tờ trình xin hỗ trợ kinh phí cải tạo trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân huyện, cần nêu:
+Công trình được đề xuất cải tạo trên diện tích cũ hay mở rộng (hoặc chuyển địa điểm)
+Gồm các hạng mục nào: Phòng hội họp, phòng làm việc, các công trình phụ
(bãi đỗ xe, sân, vườn, nhà vệ sinh…)
+Kinh phí dự trù:….(có luận chứng kinh tế, kỹ thuật kèm theo)
Trong đó: Ngân sách Nhà nước cấp…; vốn tự cân đối….(do nhân dân và các Doanh nghiệp trên địa bàn huyện hoặc các nhà hảo tâm đóng góp)
+Thời gian dự kiến xây dựng c, Phần kết luận
Trong phần này, người soạn thảo cần phân tích được ý nghĩa, tác dụng của vấn đề
cần trình đồng thời nhấn mạnh đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận (phê duyệt) đề
xuất đã nêu để sớm được triển khai, thực hiện trên thực tế.
Ví dụ:“Trên đây là nội dung tờ trình về đề xuất hỗ trợ kinh phí…, Ủy ban nhân dân huyện kính trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt/ xem xét, quyết định”.
100
Nếu phần nội dung chính của tờ trình, người soạn thảo đề xuất nhiều phương án thì phần kết thúc cũng có thể xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp theo thứ tự để khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển từ phương án chính thức sang phương án dự phòng. Mặt khác, cũng có thể đề nghị cấp trên hỗ trợ, đảm bảo các điều kiện vật chất, tinh thần để thi hành phương án được phê duyệt.
Tờ trình là loại văn bản mang tính chất suy diễn, sáng tạo (khác với báo cáo, biên bản là loại văn bản dùng để mô tả), vì thế người viết tờ trình phải chỉ ra cho cấp trên thấy rõ viễn cảnh của đề nghị nếu được thực hiện trên thực tế. Tuy nhiên, người đọc chỉ thực sự tin tưởng vào đề xuất đó khi có đủ các cơ sở cần thiết. Do vậy, toàn bộ tờ trình phải là một thể thống nhất từ đầu đến cuối: phải chỉ ra được những điểm bất hợp lí của tình hình hiện tại, phương án đề xuất phải khắc phục được những điểm bất hợp lí đó, chứng minh khả năng thay đổi là có thực. Đồng thời cũng không nên nhìn nhận vấn đề một chiều, chỉ thấy những ưu điểm của phương án mới mà phải chỉ ra được những khó khăn sẽ nảy sinh, sự ảnh hưởng của khó khăn đó cũng như cách thức khắc phục, tháo gỡ.
Ngôn ngữ sử dụng trong tờ trình cần phải thuyết phục và linh hoạt. Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất vấn đề, do vậy việc sử dụng văn phong nghị luận, diễn đạt rõ ràng, lí lẽ chặt chẽ sẽ mang tính thuyết phục cao. Tuy nhiên, việc sử dụng ngôn ngữ ở từng phần văn bản cần phải được thể hiện hết sức uyển chuyển.
+ Phần nêu lí do, ngôn ngữ cần khách quan, tạo cho người đọc cảm giác tin tưởng vào sự trung thực trước nhu cầu thực tế và tính khách quan của lời đề nghị.
+ Phần đề xuất các vấn đề cần viết thật rõ ràng, tránh chung chung, khó hiểu.
Cần sử dụng cách lập luận chặt chẽ, có sức thuyết phục, chọn các dẫn chứng, các số
liệu minh hoạ điển hình, có độ tin cật cao để chứng minh cho cấp trên thấy đề nghị có cơ sở vững chắc. Khi phân tích lợi ích, khó khăn của các phương án cần lập luận một cách logic, toàn diện, tránh chủ quan.
+ Phần kiến nghị, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự trung thực cũng như lòng nhiệt tình đối với công việc đang đề xuất.16
16 Giáo trình kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính, Trường Đại học Luật Hà Nội, Nxb Tư pháp 2017.
Ví dụ Đề cương tờ trình một công việc:
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN A PHÒNG NỘI VỤ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
A, ngày … tháng … năm 201…
TỜ TRÌNH
Về việc đề nghị bổ nhiệm Trưởng phòng Tư pháp Kính gửi: ………..
- Nêu lý do đề xuất nhu cầu bổ nhiệm: Có thể nêu rõ lí do về qui hoạch cán bộ, tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm hoặc lý do tại sao khuyết vị trí Trưởng phòng Tư pháp (do về nghỉ hưu trí, điều chuyển công tác… để đề xuất giới thiệu nhân sự bổ
nhiệm.
- Ý kiến của cơ quan có thẩm quyền về việc phê duyệt chủ trương bổ nhiệm - Tóm tắt về nhân sự đề nghị bổ nhiệm và qui trình đề nghị bổ nhiệm
1. Tóm tắt về nhân sự:
-Họ và tên……….
- Ngày, tháng, năm sinh………
- Đơn vị hiện đang công tác………
- Trình độ văn hóa, trình độ học vấn, học hàm, học vị, trình độ lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học………...
-Tóm tắt quá trình công tác………..
-Tóm tắt nhận xét, đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt mạnh, mặt yếu của người được đề nghị bổ nhiệm:
2. Qui trình đề nghị bổ nhiệm: Kết quả lấy phiếu tín nhiệm
+ Hội nghị cán bộ chủ chốt của cơ quan/ đơn vị (số phiếu, tỉ lệ) + Hội nghị liên tịch (số phiếu, tỉ lệ)
- Đề nghị bổ nhiệm
102
Trên cơ sở tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm Trưởng phòng Tư pháp và kết quả thực hiện qui trình bổ nhiệm, cơ quan (có nhu cầu bổ nhiệm) đề nghị (cấp có thẩm quyền bổ nhiệm) xem xét, quyết định bổ nhiệm ông/bà…giữ chức Trưởng phòng Tư pháp …
Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG
- Như kính gửi;
- Lưu: PNV.