Bài 5 SOẠN THẢO BÁO CÁO, THÔNG BÁO
1. SOẠN THẢO BÁO CÁO
1.1. Khái niệm, phân loại báo cáo
Báo cáo là một loại văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên và phổ
biến. Ở bất kỳ cấp nào, các cơ quan, tổ chức trên mọi lĩnh vực hoạt động cũng đều phải soạn thảo báo cáo. Báo cáo có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt đông quản lý nhà nước. Nó là sợi dây thông tin liên lạc giữa cấp dưới với cấp trên, giúp cho cấp trên hiểu rõ tình hình của cấp dưới, từ đó chỉ đạo được sát sao, kịp thời, tạo điều kiện cho cấp dưới hoạt động có hiệu quả hơn. Mặt khác, thực hiện tốt chế độ báo cáo là góp phần quan trọng đảm bảo tính tập trung dân chủ, chống lối làm việc quan liêu, vô tổ chức.
Báo cáo là một dạng cụ thể của văn bản hành chính. Xuất phát từ ý nghĩa từ
“Báo cáo” là “trình bày cho tập thể hoặc cấp trên biết điều gì”, khái niệm báo cáo có thể hiểu như sau:
Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc trên thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, đơn vị làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lí, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương, biện pháp mới phù hợp.
Báo cáo giúp người đọc, ngươì nghe hiểu được tường tận diễn biến, kết quả về
mọi mặt của những sự kiện, sự việc trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở tập hợp những tư liệu chính xác, đánh giá đúng tình hình, sự việc, con người, nhìn nhận vấn đề ở tầm cỡ khái quát… từ đó có thêm những căn cứ để đề ra các qui định, biện pháp thích hợp, tạo điều kiện thực hiện công việc nhanh chóng.
Như vây, việc soạn thảo và ban hành báo cáo nhằm các mục đích sau:
- Cung cấp thông tin về diễn biến của một công việc, một hoạt động nhất định của cơ quan, đơn vị cho cơ quan có thẩm quyền biết để từ đó có các quyết định quản lí đúng đắn.
-Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm về việc thực hiện công việc; từ đó định hướng cho hoạt động trong giai đoạn tiếp theo, đồng thời làm rõ trách nhiệm của những người có liên quan đến công việc.
1.1.2. Phân loại báo cáo
Tùy thuộc vào các tiêu chí khác nhau mà báo cáo có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau.
- Căn cứ vào thời gian phản ánh tình hình, kỳ hạn làm báo cáo: Theo tiêu chí này, báo cáo được chia thành hai loại: báo cáo thường kỳ và báo cáo bất thường
Báo cáo định kỳ là báo cáo được hoàn thành sau mỗi kỳ hạn nhất định do cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền qui định như báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay một nhiệm kỳ công tác. Loại báo cáo này được soạn thảo và ban hành để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị trong thời hạn được báo cáo, giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát hiện những khó khăn, yếu kém để có giải pháp khắc phục kịp thời.
110
Báo cáo bất thường (đột xuất) là báo cáo được ban hành khi có các biến động bất thường về tự nhiên, về tình hình chính trị, kinh tế – xã hội hoặc một sự việc đột xuất nào đó xảy ra tại địa phương, cơ quan, đơn vị xét thấy cần thiết phải báo cáo lên cấp trên để có biện pháp xử lí kịp thời. Loại báo cáo này đảm bảo tính kịp thời để thông tin nhanh về vấn đề cụ thể đang xảy ra giúp cơ quan có thẩm quyền nắm bắt tình hình và có biện pháp giải quyết.
- Căn cứ vào nội dung báo cáo: có các loại báo cáo tổng hợp và báo cáo chuyên đề.
Báo cáo tổng hợp là báo cáo có nội dung là thông tin về toàn bộ những công việc, những mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác năm 201 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2016 của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
Báo cáo chuyên đề là báo cáo có nội dung là thông tin chuyên sâu về một nhiệm vụ công tác được cấp trên chỉ đạo, phân công; báo cáo về một vấn đề quan trọng trong quản lý.
Ví dụ: Báo cáo công tác tuyên truyền, phố biến pháp luật năm 2015 của Sở Tư pháp
- Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc cần báo cáo: có báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết công tác.
Báo cáo sơ kết là báo cáo trình bày về một công việc đã hoàn thành được một nửa hoặc một phần và vẫn đang còn được tiếp tục thực hiện. Loại báo cáo này nhằm phản ánh những công việc đã thực hiện được, những ưu, khuyết điểm khi thực hiện công việc, là cơ sở để cấp có thẩm quyền đánh giá bước đầu và điều chỉnh cho phù hợp với những vấn đề mới phát sinh, ngoài dự kiến, giúp tiếp tục hoàn thành công việc.
Báo cáo tổng kết là báo cáo phản ánh kết quả công việc sau khi đã hoàn thành hoặc cơ bản hoàn thành. Mục đích của loại báo cáo này là tổng kết, đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện công việc, so sánh với mục tiêu đặt ra ban đầu, rút ra bài học kinh nghiệm, từ đó xây dựng phương hướng công tác giai đoạn sau cho phù hợp
Tuy nhiên, các cách phân loại báo cáo này chỉ có ý nghĩa tương đối. Ngoại trừ loại báo cáo đột xuất (chỉ ban hành khi có tình huống đột xuất xảy ra), các loại báo cáo khác trên thực tế nhiều khi có sự “giao thoa”. Chẳng hạn: Báo cáo chuyên đề hoàn toàn có thể là một báo cáo sơ kết hoặc báo cáo tổng kết về một vấn đề, một công việc chuyên sâu nào đó.