Bài 5 SOẠN THẢO BÁO CÁO, THÔNG BÁO
1. SOẠN THẢO BÁO CÁO
1.3. Cách thức soạn thảo báo cáo
1.3.1. Soạn thảo báo cáo tổng hợp
Với loại báo cáo tổng hợp (có thể là sơ kết hay tổng kết tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức), người viết trình bày đặc điểm tình hình chung của cơ quan, đơn vị hoặc đánh giá chung tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị trong thời gian qua. Thông thường phần này được đặt tên là “Đặc điểm, tình hình của cơ quan/
đơn vị”; “Tình hình chung của cơ quan/ đơn vị”. Trong phần này, người viết cần nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ mà đơn vị mình được giao sau đó phân tích những yếu tố về điều kiện, hoàn cảnh chung, về tổ chức, nhân sự…hoặc những thuận lợi, khó khăn có tác động đến việc thực hiện công tác. Đây là phần người viết báo cáo đặt nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong một thời đoạn nhất định, vào một hoàn cảnh cụ thể làm cho việc đánh giá về những điểm mạnh, yếu, ưu, khuyết trong việc thực hiện nhiêm vụ ở phần nội dung chính đảm bảo tính khách quan.
Khi phân tích tình hình thực tế cần hết sức khách quan, tuỳ từng hoàn cảnh có thể nhấn mạnh một số nhân tố đặc biệt, một số sự kiện chính, quan trọng có tác động trực tiếp đến việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan. Cần tuyệt đối tránh cách viết “tô hồng” hoặc “bôi đen” hiện thực.
Ví dụ: Sự kiện kỷ niệm 40 năm ngày thành lập Công ty A là một sự kiện quan trọng cần phải được nhấn mạnh trong phần mở đầu báo cáo tổng kết công tác của Công ty trong năm đó vì sự kiện này tác động trực tiếp đến việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cụ thể cũng như thành tích đạt được của Công ty.
B, Phần nội dung chính:
Nội dung chính của báo cáo tổng hợp có hai phần:
+Phần thứ nhất: Đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ
chức (theo năm hoặc nhiệm kỳ công tác). Phần này thường được đặt tên là “Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm/nhiệm kỳ…”
Phần này người viết báo cáo phải sơ kết hoặc tổng kết những mặt hoạt động, những công việc đã làm của cơ quan, đơn vị; đánh giá các ưu, khuyết điểm nổi bật, những thành tích đã đạt được và những vẫn đề còn hạn chế, tồn tại cần tiếp tục giải
114
quyết, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm cho việc thưc hiện công tác giai đoạn tiếp theo và xây dựng phương hướng hành động trong thời gian tiếp theo.
- Phần đánh giá thành tích:
Trong phần này, người viết cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình hoạt động của tất cả các mặt công tác thông qua thành tựu đạt được.
Để viết phần này, người viết báo cáo cần khẳng định và biểu dương những thành tích đã đạt được bằng cách:
Thống kê những việc đã làm được trên từng mặt công tác, so sánh với kế hoạch, nhiệm vụ cơ quan đã được giao hoặc đặt ra, đồng thời có thể so sánh với những năm trước để báo cáo thêm sinh đông và lời nhận xét có cơ sở khách quan;
Cần có những con số, sự việc,con người… cụ thể làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo. Người viết có thể sử dụng hệ thống biểu mẫu, sơ đồ hoặc những bản phụ lục đi kèm làm tăng tính thuyết phục của báo cáo.
Cần phân tích ý nghĩa kinh tế, chính trị, xã hội của những thành tích đã đạt được đồng thời chỉ ra giá trị của các thành tích đó đối với đơn vị, với xã hội và với tương lai;
Cùng với việc nêu thành tích cũng cần phân tích những yếu tố tác động đến những thành tích đạt được, từ đó rút ra những bài học cần phát huy. Chú trọng biểu dương công lao của tập thể nhưng cũng không quên sự đóng góp của các cá nhân xuất sắc và vai trò chỉ đạo, hỗ trợ kịp thời của cấp trên (nếu có).
Khi viết phần đánh giá thành tích, người viết báo cáo cần lưu ý:
Tránh nêu những sự kiện chung chung, những con số không có cơ sở thực tế;
đưa ra những nhận định thiếu căn cứ, mơ hồ (kiểu như “công việc nói chung là tốt”,
“nhiệm vụ về cơ bản là hoàn thành”, “tình hình đại thể là lạc quan”…);
Tránh lối diễn đạt phô trương, cầu kỳ; những nhận định mang tính chủ quan, một chiều, thiếu căn cứ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Tránh tư tưởng “thành tích chủ nghĩa” mà thổi phồng, phóng đại thành tích, ưu điểm, che dấu hoặc giảm bớt hạn chế, nhược điểm. Tuyệt đối tránh việc biến “báo cáo” thành “báo công”
- Phần đánh giá hạn chế:
Người viết cần chỉ ra một cách trung thực những mục tiêu chưa đạt được, những khuyết điểm đã mắc phải, những mặt công tác còn yếu kém và chỉ ra nguyên nhân sâu xa của tình trạng này. Đây là phần rất khó viết vì trong thực tế, việc phê bình và tự phê bình thẳng thắn bao giờ cũng rất tế nhị, khó khăn nhưng người viết báo cáo không được phép né tránh. Chỉ khi biết nhìn thẳng vào khuyết điểm và tìm ra những nguyên nhân chính xác thì mới có thể xây dựng được những giải pháp khắc phục, phương hướng đổi mới công việc phù hợp.
Người viết nên tập trung vào các khuyết điểm căn bản, có tính hệ thống, không nên sa vào những khuyết điểm, sai lầm vụn vặt và khi cần thiết phải có các số liệu, sự việc cụ thể minh chứng, không né tránh. Đồng thời cần tập trung phân tích hậu quả của những khuyết điểm này đối với việc thực hiện mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Cần phải có cách đánh giá khách quan, tránh sa đà vào hiện tượng mà không nắm được bản chất của vấn đề. Phải xuất phát từ góc độ công việc chung để đánh giá, phê bình, tránh suy diễn về động cơ, ý đồ của những việc, những người có sai lầm, khuyết điểm (phê bình nên nhằm vào việc chứ không nhằm vào người để tránh định kiến).
Ngôn ngữ sử dụng trong phần này cần khách quan, nghiêm túc, lịch sự với lối diễn đạt rõ ràng, mạch lạc nhưng tế nhị để việc phê bình vẫn thể hiện được sự đúng mức và sâu sắc đồng thời những người hoặc đơn vị có khuyết điểm dễ tiếp thu và khắc phục.
Lưu ý:
Người viết báo cáo cũng có thể trình bày đồng thời cả phần kết quả đạt được và phần hạn chế, tồn tại khi đánh giá về từng mặt công tác của cơ quan, đơn vị.
+ Phần thứ hai: Phương hướng, nhiệm vụ công tác thời gian tiếp theo
Trên cơ sở chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại, người làm báo cáo đề ra các giải pháp phù hợp để khắc phục trong phần phương hướng công tác trong thời gian tiếp theo. Báo cáo nhất thiết phải có những yêu cầu cải tiến vì một trong những trách nhiệm chủ yếu của người quản lý, người lãnh đạo là phải tác động tích cực vào việc cải tiến, việc tổ chức thực hiện công tác trong đơn vị mình. Do đó, sau khi chỉ ra những điểm còn tồn tại ở cơ quan thì cần chỉ ra cách khắc phục tình trạng này. Các
116
kiến nghị cải tiến đưa ra phải trên cơ sở của những nguyên nhân dẫn đến tồn tại mà người làm báo cáo đã phân tích. Đồng thời phải đặt vào trong điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của cơ quan mà vạch rõ các bước đi trong từng thời kỳ cấp dưới phải thực hiện cho phù hợp. Cần tránh những giải pháp duy ý chí, thiếu cơ sở thực tế hoặc những câu hô hào, động viên chung chung không có ý nghĩa thiết thực.
Cần đặt ra những mục tiêu, chỉ tiêu phấn đấu cụ thể đối với từng mặt hoạt động của cơ quan, đon vị. Việc xác định những chỉ tiêu, mục tiêu này cần phải dựa trên nhiệm vụ chính trị thường xuyên và kế hoạch cụ thể trong từng thời kỳ của cơ quan, đơn vị. Đồng thời cũng phải đặt trong đặc điểm cụ thể của cơ quan, đơn vị và tình hình chung của ngành, của quốc gia để xem xét, cân đối. Do vậy, khi đề ra phương hướng công tác, người soạn thảo văn bản cần xem xét kết quả mà cơ quan đã đạt được trong năm trước, giai đoạn trước để đề ra mục tiêu, chỉ tiêu phấn đấu cụ thể, sát thực, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và khả năng thực hiện của cơ quan trong thực tế.
Để biến những chỉ tiêu thành hiện thực, người làm báo cáo phải đưa ra được các giải pháp thích hợp, những biện pháp tổ chức thực hiện cụ thể.
C, Phần kết thúc
Phần này người viết khẳng định lại nội dung của báo cáo và thể hiện mong muốn nhận được ý kiến đóng góp để hoàn thiện báo cáo hoặc có thể đề nghị cấp trên/hội nghị xem xét, thông qua báo cáo.
Ví dụ:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
Số:…/BC-ĐHMHN Hà Nội, ngày… tháng… năm…
BÁO CÁO
Tổng kết công tác năm…
và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm …
I. Khái quát chung/tình hình chung
1. Những chủ trương, nhiệm vụ được giao
2. Những điều kiện, hoàn cảnh thực hiện nhiệm vụ công tác của đơn vị - Thuận lợi
- Khó khăn
II. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm/nhiệm kỳ…
1. Những thành tích đạt được 2. Những hạn chế.
III. Phương hướng, nhiệm vụ công tác năm/nhiệm kỳ…
1. Phương hướng chung và các mục tiêu đặt ra 2. Biện pháp thực hiện
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG