Bài 3 SOẠN THẢO CÔNG VĂN, CÔNG ĐIỆN
1. SOẠN THẢO CÔNG VĂN
1.4. Cách thức soạn thảo công văn
1.4.2. Cách thức soạn thảo nội dung công văn
Nội dung của công văn được người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận, bố cục nội dung không phân chia thành điều, khoản, điểm như một số văn bản pháp luật. Cơ cấu nội dung của công văn bao gồm ba phần:
- Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết công văn
- Phần nội dung chính: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi công văn
- Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức.
Soạn thảo phần mở đầu của công văn
Phần này người soạn thảo trình bày rõ ràng cơ sở, lý do, mục đích ban hành công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề trọng tâm mà công văn cần giải quyết đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề cần đề cập trong nội dung chính của công văn. Người soạn thảo phải trình bày lí do ban hành
Phần mở đầu của công văn trả lời câu hỏi văn bản này ra đời dựa trên cơ sở nào? Tại sao phải ban hành văn bản? và với mục đích chuyển tải nội dung “Ai yêu cầu ai làm gì?”.
Nếu cần ban hành công văn để đề nghị cấp trên cho ý kiến chỉ đạo về nhân sự, thì mở đầu phải nêu mục đích nhằm kiện toàn tổ chức của cơ quan, đơn vị; nếu là công văn trao đổi công việc giữa các cơ quan liên quan, mở đầu phải nêu được những vướng mắc hiện nay khi triển khai công việc đó. Nếu là công văn trả lời thì mở đầu phải nêu được lý do ban hành công văn là do nhận được công văn đề nghị của cấp dưới…
Cách thức soạn thảo:
- Dựa trên nguyên tắc chung phần mở đầu bao gồm cơ sở pháp lí và cơ sở thực tiễn. Tuy nhiên, cơ sở pháp lí không bắt buộc phải có khi ban hành công văn nhưng cơ sở thực tiễn luôn luôn phải trình bày trong phần mở đầu của công văn với việc sử dụng trạng ngữ chỉ thời gian ở đầu câu.
- Đối với công văn để giải thích công việc do cấp trên hướng dẫn đối tượng thực hiện thì phải dựa trên văn bản pháp luật hướng dẫn làm phần mở đầu.
Ví dụ:
Nếu cần ban hành công văn để đề nghị cấp trên cho ý kiến chỉ đạo về nhân sự, thì mở đầu phải nêu mục đích nhằm kiện toàn tổ chức của cơ quan, đơn vị; Nếu là công văn trao đổi công việc giữa các cơ quan liên quan, mở đầu phải nêu được những vướng mắc hiện nay khi triển khai công việc đó. Nếu là công văn trả lời thì mở đầu phải nêu được lý do ban hành công văn là vì nhận được công văn đề nghị của cấp dưới…
Ví dụ: “Ngày … tháng … năm, nhận được Công văn số…/… của…, cơ quan/tổ chức trả lời như sau:…”
Ví dụ: "… Năm học …… sắp kết thúc, Nhà trường hướng dẫn để các khoa, phòng, ban chuẩn bị hoàn thiện báo cáo tổng kết theo các nội dung sau …"
Ví dụ: ban hành công văn để triển khai thực hiện văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, mở đầu phải nêu được tên của văn bản quản lý nhà nước đó làm cơ sở pháp lý ra đời công văn. Trong Công văn số …/TCHQ-GSQL ngày … của Tổng cục Hải
82
quan về triển khai quy trình thủ tục hải quan đối với phương tiện vận tải đường bộ xuất nhập cảnh, mở đầu như sau “ Ngày … tháng… năm …, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số …/2011/QĐ-BTC, ban hành tờ khai hải quan dùng cho phương tiện vận tải xuất nhập cảnh qua cửa khẩu biên giới đường bộ, Tổng cục Hải quan ban hành Quyết định số …/QĐ-TCHQ ngày … tháng … năm… về việc ban hành Quy trình thủ tuc hải quan đối với phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh qua cửa khẩu biên giới đường bộ. Để triển khai thực hiện 02 Quyết định trên, Tổng cục có ý kiến chỉ đạo như sau…”
Soạn thảo nội dung chính của công văn
Nội dung chính là phần quan trọng nhất, có vai trò triển khai cụ thể chủ đề
phần mở đầu đã đề cập. Tuỳ theo công việc cần giải quyết mà nội dung của mỗi công văn sẽ khác nhau. Thông thường mỗi công văn ra đời chỉ có vai trò giải quyết một loại việc cụ thể, do đó nội dung chính phải giải quyết trọn vẹn công việc đó.
Cần đề xuất cấp trên giải quyết công việc gì thì nội dung chính là thể hiện cụ
thể đề xuất đó; nếu cần trình cấp trên một đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản… thì nội dung chính của công văn là toàn bộ đề án, chương trình… đó.
Nếu cần thông báo cho các đơn vị trực thuộc một thông tin nào đó thì nội dung là thông tin cần thông báo. nếu cần hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện thống nhất công việc nào đó, thì nội dung chính là chỉ rõ cách thức tiến hành công việc.
Cần trao đổi với các cơ quan hữu quan để dẽ dàng thực hiện công việc còn vướng mắc thì nội dung chính là sự vướng mắc của công việc khi triển khai trên thực tế….
Như vậy, người soạn thảo phải tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết và khi trình bày phần nội dung chính cần sắp xếp các ý đi từ mức độ quan trọng đến ít quan trọng để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.
Soạn thảo phần kết thúc của công văn
Phần này có nhiệm vụ tổng kết, thâu tóm, củng cố chủ đề chính được trình bày ở phần trên, đồng thời thể hiện sự mong muốn chủ đề được thực hiện có hiệu quả
trong thực tế. Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có).
Ngoài ra, phần kết luận của công văn cần lưu ý xác lập lời chào chân thành, thể hiện thái độ lịch sự trước khi kết thúc như “Xin trân trọng cảm ơn” hoặc “Xin chân thành cảm ơn” “…Cám ơn sự hợp tác của Quý cơ quan” (trừ công văn do cấp trên ban hành để yêu cầu cấp dưới thực hiện).
Nếu là công văn do cấp dưới ban hành gửi cấp trên, phần kết luôn thể hiện sự mong muốn cấp trên quan tâm, tạo điều kiện để đề xuất được thực hiện. Nếu là công văn do cấp trên ban hành yêu cầu cấp dưới thực hiện, thì phần kết luận thường khẳng định lại yêu cầu cấp dưới tổ chức thực hiện hoặc triển khai thực hiện có hiệu quả và thống nhất nội dung công việc. Nếu là công văn trao đổi để giải quyết vướng mắc khi thực hiện công việc có liên quan, phần kết thể hiện mong muốn cơ quan phối hợp, cho ý kiến giải quyết vướng mắc trên…
Nội dung của công văn rất phong phú và đa dạng, tùy vào từng loại công văn, mục đích sử dụng mà công văn sẽ có những nội dung khác nhau cụ thể.