Bài 2 SOẠN THẢO BIÊN BẢN
4. CÁCH THỨC SOẠN THẢO BIÊN BẢN
4.2. Cách thức soạn thảo nội dung của biên bản
4.2.2. Soạn thảo nội dung của biên bản hội nghị
Phần mở đầu:Phần này người ghi biên bản trình bày về: Thời gian; địa điểm nơi diễn ra hội nghị, cuộc họp; thành phần tham dự
Trong đó, thời gian xác lập trong biên bản phải chính xác đến đơn vị giờ và phút. Còn địa điểm được xác lập cụ thể đến đơn vị nhỏ nhất như số phòng, nhà, trụ
sở tại tên đường, phường/xã, quận/huyện/ thành phố/ tỉnh, cụ thể như sau:
- Thời gian bắt đầu hội nghị: ghi rõ thời gian bắt đầu hội nghị một cách chính xác. Ví dụ: Hội nghị khai mạc vào hồi 8h00 phút ngày 04 tháng 8 năm 2018. Có thể ghi rõ hội nghị đã bắt đầu sớm/trễ hơn bao nhiêu phút/giờ so với dự kiến và lý do của việc thay đổi thời gian khai mạc đó.
- Địa điểm tiến hành hội nghị: nêu chính xác địa điểm tiến hành hội nghị. Ví dụ:
Hội trường A. Tổng công ty B, số…đường…thành phố…tỉnh…
- Đối với thành phần tham dự: Ghi rõ tổng số đại biểu dự hội nghị, đại hội với những số liệu chính xác về đại biểu chính thức, đại biểu dự bị, đại biểu mời. Để đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc của hội nghị, với những đại biểu giữ những chức vụ
lãnh đạo quan trọng trong cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, đại biểu cấp trên, đại biểu mời, thư ký nên ghi rõ họ tên, chức vụ, nơi công tác của họ. Ví dụ: “Ông Trần Nhật A, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Vingroup) Trong trường hợp cần thiết, cần ghi rõ lý do vắng mặt của các đại biểu chính thức (thuộc cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị).
- Nêu lý do tiến hành hội nghị: Cần ghi chính xác lý do tổ chức hội nghị. Ví dụ:
Theo yêu cầu của cấp trên; yêu cầu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, hoặc theo đề xuất của một bộ phận thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan…
- Nêu thành phần chủ tịch đoàn, thư ký hội nghị. Nếu ban tổ chức hội nghị lấy kết quả biểu quyết về thành phần chủ tịch đoàn, về thư ký …thì trong biên bản cũng phải ghi rõ kết quả biểu quyết (bằng cách giơ tay biểu quyết hay bỏ phiếu kín – tỷ lệ %).
Phần nội dung: đây là phần quan trọng nhất của biên bản hội nghị, là phần thể hiện sinh động diễn biến của hội nghị. Nội dung chính của biên bản hội nghị ghi
68
nhận toàn bộ diễn biến theo tiến trình của đại hội, hội nghị diễn ra. Người ghi biên bản phải ghi trung thực diễn biến theo đúng trình tự, đó là:
- Phần khai mạc, phát biểu lý do diễn ra hội nghị; Phần trình bày báo cáo phải ghi đầy đủ nội dung trọng tâm ( nếu có báo cáo thành văn thì phải kèm theo);
- Phần thảo luận phải ghi những vấn đề mà chủ tọa – người điều hành hội nghị, cuộc họp nêu ra thảo luận; ghi nội dung các tham luận ( nếu có);
- Phần ý kiến phát biểu của các đại biểu trong hội nghị, cuộc họp xoay quanh các vấn đề chủ tọa đang điều hành.
Có thể ý kiến phát biểu trực tiếp, có thể đại biểu trình bày tham luận trước hội nghị: thư ký cần phân biệt hai trường hợp:
Một là, nếu báo cáo này đã thể hiện bằng văn bản (ví dụ: bài tham luận), và có thể đã được gửi tới các vị đại biểu dự hội nghị; hoặc tuy không được trực tiếp gửi tới từng vị đại biểu, nhưng ban tổ chức đã có văn bản này, thì thư ký không cần ghi nội dung cụ thể của báo cáo đó (vì bản báo cáo bằng văn bản sẽ được lưu trong hồ sơ hội nghị, và có thể được đăng trong Kỷ yếu hội nghị), mà chỉ ghi thời gian báo cáo, tên người báo cáo, tên bản báo cáo. Ví dụ: “8h30 phút: Ông Nguyễn Văn C. trình bày tham luận “Thực trạng hoạt động phòng, chống tội phạm trên địa bàn tỉnh A.”
Hai là, với những đại biểu phát biểu trực tiếp, thư ký phải ghi chép nhanh, chính xác. Trong trường hợp cần thiết, để ghi kịp nội dung báo cáo thì có thể ghi tóm tắt những nội dung chính. Trên thực tế, có thể xảy ra tình huống người báo cáo phát biểu ngoài chủ đề của hội nghị, thư ký cần tập trung để nghe được ý phát biểu chính của đại biểu. Những thông tin ngoài lề Hội nghị không cần thiết phải ghi vào biên bản.
- Sau khi các đại biểu trình bày các báo cáo, tham luận của mình (có thể về một nội dung cụ thể trong nhiều nội dung của hội nghị, cũng có thể là tất cả các nội dung của hội nghị. Điều này tùy thuộc vào cách điều hành của chủ toạ và biểu quyết của đại biểu về cách thức, quy trình tổ chức hội nghị…), chủ tọa hội nghị sẽ nêu những vấn đề mà hội nghị cần tập trung thảo luận. Yêu cầu đặt ra khi ghi nội dung này là thư ký phải ghi khúc chiết, rõ ràng, mạch lạc những nội dung chủ toạ phát biểu.
Ví dụ:
“Các nội dung cần tập trung thảo luận:
1. Về các giải pháp hạn chế tình trạng tội phạm hiện nay...
2. Về các giải pháp nâng cao nhận thức của người dân trong công tác phong chống tội phạm...”
- Trên cơ sở ý kiến phát biểu của các vị đại biểu, chủ toạ hội nghị sẽ tổng kết, đưa ra các kết luận về nội dung thảo luận. Cũng tương tự như việc ghi chép các nội dung nêu trên, thư ký phải ghi đầy đủ, ngắn gọn, chính xác những nội dung kết luận này.
- Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới (nếu có dành cho đại hội): danh sách nhân sự đề cử (ghi đủ họ tên và sắp xếp theo vần ABC); danh sách trúng cử qua bầu cử (giơ tay tán thành hoặc phiếu kín); danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết).
Mục đích cần đạt được khi viết phần này là phải thể hiện rõ những nội dung được bàn bạc, giải quyết trong hội nghị; quan điểm của các vị đại biểu về
vấn đề cần giải quyết trong hội nghị; định hướng, giải pháp về những công việc phải tiến hành đề giải quyết các vấn đề đó tốt hơn. Trong các sự kiện thông thường như: cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét… người soạn thảo lựa chọn cách diễn đạt thông tin tổng hợp.Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng … người viết phải ghi nguyên văn, đầy đủ, còn nếu nhiều ý kiến trùng nhau thì phải ghi khái quát nội dung.
- Phần quyết nghị: Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (lựa chọn hình thức biểu quyết phù hợp như giơ tay hoặc bỏ phiếu kín); Nội dung quyết nghị (nội dung thứ nhất là:…có…% tán thành. Nội dung thứ hai là:…).Cuối cùng, nếu chủ toạ yêu cầu các đại biểu biểu quyết về những vấn đề nhất định thì thư ký phải ghi rõ các kết luận được hội nghị nhất trí biểu quyết thông qua (nội dung biểu quyết, hình thức biểu quyết, kết quả biểu quyết…)
Phần kết luận: Chủ tọa, người điều hành cuộc họp phải tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự;giải trình, tiếp thu ý kiến đóng góp; Kết luận của chủ tọa cuộc họplời bế mạc của chủ tọa; Thư ký đọc công khai nội dung biên bản;xác nhận hình thức thông qua biên bản hội nghị (tán thành, tỉ lệ%, không tán thành, tỉ
70
lệ% ); và cuối cùng là ghi ngày, giờ bế mạc hội nghị.
Mẫu biên bản hội nghị
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN
Về hội nghị viên chức năm 2018
Vào hồi… giờ… ngày … tháng … năm…, tại phòng họp…, Viện Đại học Mở Hà Nội tiến hành Hội nghị viên chức năm 2018.
Thành phần tham dự hội nghị:
1, Chủ toạ:
2, Thư ký:
3, Đại biểu: (nếu có)
4, Tổng số có mặt …, vắng mặt…
Hội nghị diễn ra như sau:
1, Chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chương trình làm việc của Hội nghị.
2, Bầu đoàn chủ tịch và thư ký hội nghị
3, Đại diện lãnh đạo đọc báo cáo tổng kết công tác của Viện trong năm.
4, Các tham luận, phát biểu hoàn thiện nội dung báo cáo (yêu cầu ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu, đóng góp)
5, Bầu nhân sự cho Ban thanh tra nhân dân nhiệm kỳ mới:
- Danh sách nhân sự đề cử (ghi họ tên);
- Danh sách trúng cử (biểu quyết bằng hình thức giơ tay tán thành hoặc phiếu kín);
- Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết).
- Thông báo kết quả bầu
6, Phần quyết nghị: là phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín).
Nội dung quyết nghị thứ nhất là: ………… có …… % tán thành.
Nội dung thứ hai là: ……… có …… % tán thành.
7, Đoàn chủ tịch tổng kết bế mạc hội nghị
+ Phần kết luận: thư kí ghi tóm tắt lời bế mạc của chủ tọa và đọc công khai nội dung biên bản trước hội nghị.
Hội nghị kết thúc vào hồi … giờ…./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
C. BÀI TẬP THỰC HÀNH
Câu 1. Hãy soạn thảo biên bản để ghi nhận lại nội dung cuộc họp của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố A bàn về giải pháp khắc phục tình trạng dạy thêm, học thêm.
Câu 2. Hãy soạn thảo biên bản để ghi nhận lại vụ việc gây mất an ninh trật tự xảy ra tại xã A huyện B.
D. CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1. Trình bày khái niệm và vai trò sử dụng của biên bản?
Câu 2. So sánh nội dung biên bản vụ việc và biên bản hội nghị? Ví dụ minh họa?
Câu 3. Trình bày các yêu cầu khi soạn thảo biên bản?
Câu 4. Trình bày cách thức soạn thảo hình thức và nội dung của biên bản?
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
3. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
72
thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
4. Văn phòng Trung ương Đoàn,Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
5. Đào Duy Anh, Từ điển Hán - Việt, Nxb. Văn hoá thông tin, Hà Nội, 1992.
6. Lê A và Đinh Thanh Huệ - Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục năm 2007 7. Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân – Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục
năm 2014.
8. Lê Văn In và Phạm Hưng, Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, Nxb. Chính trị quốc gia Hà Nội năm 2003
9. Lê Văn In – Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ chí Minh 2009
10. TS. Lê Văn In, Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, tr 132.
11. TS. Dương Văn Khảm, Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2003, tr.24
12. TS. Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, Học viện Hành chính quốc gia, 2008.
13. Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản, Nxb. Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2012.
14. Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hoá Việt Nam, Đại từ điển tiếng Việt, Nxb.
Giáo dục, Hà Nội, 1998.
15. Trường Đại học Luật Hà Nội, Giáo trình Xây dựng văn bản pháp luật, Nxb.
Công an nhân dân, Hà Nội, 2012.
16. Trường Đại học Luật Hà Nội (TS. Đoàn Thị Tố Uyên chủ biên) Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, Nxb Tư pháp 2017.
17. Tạ Thị Thanh Tâm - Giáo trình môn Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước, Nxb Hành chính năm 2006
18. TS. Đoàn Thị Tố Uyên, Cần sử dụng phù hợp những thuật ngữ liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, Số 7/2015
19. Bùi Khắc Việt Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lí nhà nước – Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998
Bài 3