Bài 3 SOẠN THẢO CÔNG VĂN, CÔNG ĐIỆN
2. SOẠN THẢO CÔNG ĐIỆN
2.1. Khái niệm và yêu cầu khi soạn thảo công điện
Công điện là văn bản hành chính được sử dụng để truyền đạt mệnh lệnh có tính chất quan trọng hoặc khẩn cấp trong quá trình quản lý, điều hành của tổ chức hoặc người có thẩm quyền thông qua phương tiện viễn thông như telex, fax...
Khi soạn thảo công điện, người soạn thảo cần thực hiện những yêu cầu sau:
- Về ngôn ngữ: Văn phong ngôn ngữ trong công điện là văn phong điện tín nên cần phải viết gọn gàng, súc tích, bớt các thủ tục xã giao nhưng phải đảm bảo
92
truyền tải được thông tin cần thiết. Xuất phát từ lý do câu văn trong công điện rất ngắn và có thể vắn tắt, nhiều khi không đầy đủ các yếu tố cấu tạo về văn phạm, nên công điện rất chú trọng cách sử dụng các dấu câu.
- Nội dung: Bảo đảm nội dung công điện ngắn gọn, rõ ràng, mệnh lệnh của cấp trên chỉ đạo cấp dưới phải cụ thể để triển khai dễ dàng và nhanh chóng, hiệu quả.
- Hình thức: Được trình bày đúng quy định của pháp luật.
2.2. Cách thức soạn thảo công điện
Công điện là văn bản hành chính khá đặc biệt bởi đây là văn bản có vai trò truyền tải mệnh lệnh của cấp trên xuống cấp dưới trong những trường hợp khẩn cấp hoặc rất quan trọng. Về phương pháp trình bày tương tự như công văn chỉ đạo nhưng có sự nhấn mạnh hơn trong văn phong diễn đạt.
Về kết cấu nội dung, công điện cũng được soạn thảo với ba phần:
- Phần mở đầu:
Thông thường nội dung phần mở đầu của công điện, người soạn thảo trình bày về:
+ Cơ quan, tổ chức nhận điện
+ Lý do, mục đích cần ban hành công điện (điều kiện, hoàn cảnh thực tiễn…). Ví dụ: Công điện của Chủ tịch UBND tỉnh A về việc tập trung khắc phục hậu quả bão số 1 được trình bày như sau:
“CÔNG ĐIỆN
Về việc tập trung khắc phục hậu quả bão số 1 CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN điện:
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khu vực Bắc Bộ và Thanh Hóa;
- Các Sở: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Công thương, Thông tin và Truyền thông, Giao thông vận tải;
- Ban Chỉ đạo tỉnh về phòng chống thiên tai.
Bão số 1 khi đổ bộ vào đát liền với sức gió giật mạnh cấp 11, cấp 12 duy trì trong thời gian dài,kèm theo mưa lớn đã gây thiệt hại nặng về cơ sở hạ tầng, ảnh hướng lớn đến sản xuất tại các địa phương ven biển và đồng bằng Bắc Bộ. Theo tổng hợp sơ bộ của Ban Chỉ đạo Trung ương về phòng chống thiên tai, bão số 1 đã gây thiệt hại nặng nề đối với hệ thống lưới điện, thông tin truyền thông, nhiều diện tích lúa mới cấy và hoa màu đang bị ngập úng nghiêm trọng, đặc biệt là các huyện…
Để khắc phục nhanh hậu quả thiên tai, bảo vệ sản xuất nông nghiệp, giúp nhân dân ổn định cuộc sống, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh A yêu cầu:”.
- Phần nội dung (triển khai)
Người soạn thảo trình bày các giải pháp cụ thể, trực tiếp để khắc phục hạn chế, bất cập của công việc phát sinh. Tuỳ thuộc vào nội dung, tính chất của mỗi công việc phát sinh, người soạn thảo đưa ra các giải pháp phù hợp với yêu cầu của công việc đó.Nội dung của công điện không chia thành các điều mà sử dụng phần và mục với các số tự nhiên 1, 2, 3… Mặc dù có những biện pháp đặc thù cho từng công việc cần điện, nhưng nhìn chung khi trình bày nội dung chính của công điện, người soạn thảo nên trình bày các nhóm giải pháp cơ bản sau:
+ Biện pháp về nguồn kinh phí và các trang thiết bị phục vụ cho công việc;
+ Giao cho từng cơ quan cụ thể thực hiện công việc phù hợp với nhiệm vụ;
+ Biện pháp về nguồn nhân lực, chủ yếu là tăng cường lực lượng cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện công việc;
+ Biện pháp về sự phối, kết hợp giữa cơ quan chức năng với các cơ quan, tổ
chức hữu quan;
Người soạn thảo có thể sắp xếp các biện pháp trên đây theo trật tự từ quan trọng đến ít quan trọng tùy theo nội dung công việc và thời điểm ra công điện.
- Phần kết thúc:
Do tính chất công việc là khẩn cấp hoặc quan trọng, nên phần kết thúc của công điện thông thường chỉ khẳng định lại mệnh lệnh của người ban hành theo hướng yêu cấu cấp dưới thực hiện khẩn trương, nghiêm túc.
94
Ví dụ: “Yêu cầu các cơ quan… thực hiện khẩn trương và nghiêm túc những biện pháp trên”.
C. BÀI TẬP THỰC HÀNH
Câu 1. Hãy soạn thảo công văn để Ủy ban nhân dân huyện A chỉ đạo công tác xây dựng nông thôn mới.
Câu 2. Hãy soạn thảo công điện của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh A để chỉ đạo công tác phòng, chống lụt bão.
D. CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1. Phân tích khái niệm và mục đích sử dụng của công văn?
Câu 2. Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo công văn? Ví dụ minh họa?
Câu 3. Trình bày cách thức soạn thảo nội dung công văn?
Câu 4. Trình bày cách thức soạn thảo nội dung công điện? so sánh công văn và công điện? ví dụ minh họa?
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
3. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
4..Văn phòng Trung ương Đảng, Hướng dẫn số 11-HĐ/VPTW ngày 28/5/2004 của hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng
5. Văn phòng Trung ương Đoàn,Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
6. Đào Duy Anh, Từ điển Hán - Việt, Nxb. Văn hoá thông tin, Hà Nội, 1992.
7. Lê A và Đinh Thanh Huệ - Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục năm 2007
8. Lê Văn In và Phạm Hưng, Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, Nxb. Chính trị quốc gia Hà Nội năm 2003
9. Lê Văn In – Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ chí Minh 2009.
10. TS. Dương Văn Khảm, Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2003, tr.24 6. TS. Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý
hành chính nhà nước, Học viện Hành chính quốc gia, 2008.
11. Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản, Nxb. Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2012.
12. Trường Đại học Luật Hà Nội (TS. Đoàn Thị Tố Uyên chủ biên) Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, Nxb Tư pháp 2017.
13. Tạ Thị Thanh Tâm - Giáo trình môn Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước, Nxb Hành chính năm 2006
14. TS. Đoàn Thị Tố Uyên, Cần sử dụng phù hợp những thuật ngữ liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, Số 7/2015 15. Bùi Khắc Việt Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lí nhà nước – Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998
Bài 4