Bài 5 SOẠN THẢO BÁO CÁO, THÔNG BÁO
2. SOẠN THẢO THÔNG BÁO
2.4. Cách thức soạn thảo thông báo
Về cơ cấu hình thức: Thông báo được trình bày như sau:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA LUẬT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày… tháng… năm 201…
THÔNG BÁO
V/v………..
………
………
……….
Nơi nhận: TRƯỞNG KHOA
Về cơ cấu nội dung: Cũng giống như các văn bản hành chính khác, cơ cấu nội dung của thông báo gồm có ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết luận
a, Phần mở đầu:
Nêu chủ thể thông báovà nội dung vấn đề thông báo (cũng có thể nêu rõ mục đích của thông tin cần thông báo và đối tượng tiếp nhận thông báo). Giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo mà không trình bày lí do hoặc mô tả tình hình như ở các văn bản khác.
B, Phần nội dung chính:
Trình bày cụ thể, rõ ràng, ngắn gọn những vấn đề cần thông báo
Tùy theo nội dung các vấn đề cần thông báo, người soạn thảo có thể viết phần này thành một hoặc nhiều đoạn văn và sử dụng hệ thống đề mục (số La mã hoặc số
Ả rập) để trình bày, đảm bảo sự rõ ràng, mạch lạc c, Phần kết luận:
126
Nhắc lại nội dung chính, những trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc.
Phần kết thúc của thông báo không yêu cầu lời lẽ xã giao, cảm ơn như công văn hành chính hoặc giao nhiệm vụ như các văn bản pháp luật.
Tuỳ từng loại thông báo mà người soạn thảo xác định nội dung và cách trình bày cho phù hợp. Từ nội dung của ba phần trên đây, có thể cụ thể hoá trong một số
loại thông báo như sau:
Đối với những thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định , chỉ thị của cấp trên cần:
-Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt hoặc mục đích của chủ trương, quyết định cần truyền đạt;
-Tóm tắt nội dung cơ bản của chủ trương, chính sách, chỉ thị…;
-Yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện
Đối với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp cần:
-Nêu thời gian, thành phần tham dự, người chủ trì hội nghị, cuộc họp;
-Tóm tắt nội dung hội nghị, cuộc họp;
-Tóm tắt các quyết định, nghị quyết (nếu có) của cuộc họp, hội nghị đó;
-Nhắc lại và nhấn mạnh thông tin đã thông báo
Trường hợp thông báo về kết luận của cấp có thẩm quyền cần nêu rõ họ tên cấp có thẩm quyền đó, nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận, thành phần báo cáo viên, nội dung của kết luận, chỉ rõ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành.
Đối với thông báo về sự thay đổi trong hoạt động của bộ máy quản lí, lãnh đạo: thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính…
- Nêu rõ lí do thay đổi;
- Nội dung của sự thay đổi;
- Thời gian bắt đầu thực hiện;
- Nhắc lại nội dung chính và yêu cầu các đơn vị có liên quan thực hiện
Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao cần ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện
- Nếu thông báo về thông tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động quản lí, lí do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó
C. BÀI TẬP THỰC HÀNH
Soạn thảo báo cáo của Phòng Kinh doanh Công ty TNHH A về tình hình kinh doanh trong 6 tháng qua.
D. .CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày các yêucầu khi soạn thảo báo cáo?
2. Trình bày cách thức soạn thảo nội dung cácloại báo cáo (báo cáo tổng hợp, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất)? Nêu ví dụ minh họa?
3. Nêu cơ cấu nội dung của thông báovà trình bày cách thức soạn thảo một số
loại thông báo điển hình?
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
3. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
4..Văn phòng Trung ương Đảng, Hướng dẫn số 11-HĐ/VPTW ngày 28/5/2004 của hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng
5. Văn phòng Trung ương Đoàn,Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
6. Đào Duy Anh, Từ điển Hán - Việt, Nxb. Văn hoá thông tin, Hà Nội, 1992.
7. Lê A và Đinh Thanh Huệ - Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục năm 2007
128
8. Lê Văn In và Phạm Hưng, Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, Nxb. Chính trị quốc gia Hà Nội năm 2003
9. Lê Văn In – Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ chí Minh 2009.
10. TS. Dương Văn Khảm, Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2003, tr.24 6. TS. Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, Học viện Hành chính quốc gia, 2008.
11. Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản, Nxb. Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2012.
12. Trường Đại học Luật Hà Nội (TS. Đoàn Thị Tố Uyên chủ biên) Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, Nxb Tư pháp 2017.
13. Tạ Thị Thanh Tâm - Giáo trình môn Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước, Nxb Hành chính năm 2006
14. TS. Đoàn Thị Tố Uyên, Cần sử dụng phù hợp những thuật ngữ liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, Số 7/2015
15. Bùi Khắc Việt Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lí nhà nước – Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998
Bài 6