Bài 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
3. QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
3.5. Thông qua, ký ban hành văn bản hành chính
3.5.2. Ban hành văn bản hành chính
Ngay sau khi thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký vào văn bản, người trình văn bản phải tiếp tục thực hiện những công việc sau đây để ban hành và lưu trữ văn bản:
+ Lấy số tại văn thư.
Theo quy định tại điểm a, khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn thư phải đánh số cho văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số
01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Văn thư điền ngày tháng năm ban hành;
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước (điểm b, khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).
+ Sao văn bản đủ số lượng theo phần nơi nhận;
+ Văn thư đóng dấu vào tất cả các bản;
Văn thư phải thực hiện việc đóng dấu theo quy định tai Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư:
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu theo quy định
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”
Cần lưu ý rằng thủ tục đánh số, đóng dấu trên đây chỉ được thực hiện đối với những văn bản hành chính thông thường được ban hành bởi cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức nhưng có tư cách pháp nhân (ví dụ tổng cục, cục trong một bộ; trung tâm trong một doanh nghiệp…), còn với văn bản hành chính thông thường của đơn vị tham mưu cấp dưới trình cấp trên trong nội bộ cơ quan, tổ
chức mà không có tư cách pháp nhân thì không có số và dấu của cơ quan, tổ chức (ví dụ công văn của phòng tổ chức cán bộ trong một sở...).
+ Lưu trữ văn bản theo quy định.
Mỗi văn bản sau khi đã được hoàn tất thủ tục về đánh số, điền ngày, tháng, năm, đóng dấu được lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ13. Bản lưu văn bản hành chính tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân
Văn bản hành chính sau khi hoàn tất các thủ tục được gửi kịp thời đến cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để báo cáo, cơ quan, tổ chức ngang cấp để phối hợp thực hiện, đến lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành để biết, đến cấp dưới để thực hiện, đến bộ phận công nghệ thông tin để đăng tải công khai.
Văn bản hành chính có thể được ban hành bằng nhiều cách thức như gửi bằng con đường công văn giấy tờ, đăng tải công khai trên trang thông tin điện tử hoặc niêm yết tại trụ sở cơ quan, tổ chức tùy theo tính chất nội dung và mức độ quan trọng của công việc cần giải quyết. Tuy nhiên, cũng có những văn bản hành chính không được ban hành mà chỉ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, ví dụ biên bản họp.../.
C. ĐỊNH HƯỚNG THẢO LUẬN
1. Tại sao văn bản hành chính lại được ban hành bởi mọi cơ quan, tổ chức ? 2. Phân tích thủ tục ban hành văn bản hành chính ? ví dụ minh họa ?
D. CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Trình bày định nghĩa, đặc điểm của văn bản hành chính? Cho ví dụ minh họa?
2. Trình bày vai trò sử dụng của văn bản hành chính? Cho ví dụ mịnh họa?
3. Trình bày các yêu cầu đối với ngôn ngữ và văn phong trong văn bản hành chính?
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
3. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
4. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu.
5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
6. Văn phòng Trung ương Đảng, Hướng dẫn số 11-HĐ/VPTW ngày 28/5/2004 của hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng
7. Văn phòng Trung ương Đoàn,Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
8. Đào Duy Anh, Từ điển Hán - Việt, Nxb. Văn hoá thông tin, Hà Nội, 1992.
9. Lê A và Đinh Thanh Huệ - Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục năm 2007 10. Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân – Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục năm
2014.
11. Lê Văn In và Phạm Hưng, Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, Nxb.
Chính trị quốc gia Hà Nội năm 2003
12. Lê Văn In – Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ chí Minh 2009
13. TS. Lê Văn In, Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, tr 132.
14. TS. Dương Văn Khảm, Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2003, tr.24
15. TS. Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, Học viện Hành chính quốc gia, 2008.
16. Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản, Nxb. Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2012.
17. Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hoá Việt Nam, Đại từ điển tiếng Việt, Nxb. Giáo dục, Hà Nội, 1998.
18. Trường Đại học Luật Hà Nội, Giáo trình Xây dựng văn bản pháp luật, Nxb. Công an nhân dân, Hà Nội, 2012.
19. Trường Đại học Luật Hà Nội (TS. Đoàn Thị Tố Uyên chủ biên) Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, Nxb Tư pháp 2017.
20. Tạ Thị Thanh Tâm - Giáo trình môn Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước, Nxb Hành chính năm 2006
21. Viện Khoa học pháp lí, Bộ Tư pháp, Từ điển Luật học, Nxb. Tư pháp, 2006, tr.
441.
22. Viện Ngôn ngữ học, Sổ tay dùng từ tiếng Việt, Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội, 2002.
23. Viện Ngôn ngữ học, Từ điển tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng - Trung tâm Từ điển học, 2002.
24. Nguyễn Như Ý (chủ biên), Từ điển tiếng Việt thông dụng, Nxb. Giáo dục, Hà Nội, 1996.
25. TS. Đoàn Thị Tố Uyên, Cần sử dụng phù hợp những thuật ngữ liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, Số 7/2015
26. Bùi Khắc Việt Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lí nhà nước – Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998
Bài 2