Soạn thảo nội dung một số loại công văn

Bài 3 SOẠN THẢO CÔNG VĂN, CÔNG ĐIỆN

1. SOẠN THẢO CÔNG VĂN

1.5. Soạn thảo nội dung một số loại công văn

1.5.1. Công văn chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ và nhắc nhở cấp dưới.

Là công văn của các cơ quan cấp trên truyền đạt mệnh lệnh cho các cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai thực hiện. Việc ra công văn để nhắc nhở các cơ quan, đơn vị cấp dưới thực hiện những hoạt động cụ thể là biện pháp giúp cho cơ quan nhà nước chỉ đạo, điều hành, phối hợp, đảm bảo được tính liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các đối tượng có liên quan trong hoạt động quản lý.

Nội dung của công văn này rất gần với nội dung của chỉ thị bởi chỉ thị là văn bản pháp luật cũng có vai trò chỉ đạo, đôn đốc và giao nhiệm vụ cho cấp dưới. Nếu một chủ thể vừa có thẩm quyền ban hành chỉ thị, vừa ban hành công văn cùng để chỉ đạo, đôn đốc giao nhiệm vụ cho cấp dưới thì người soạn thảo cần dựa trên tiêu chí tính chất quan trọng của công việc cần chỉ đạo để lựa chọn chính xác. Nếu công việc cần chỉ đạo có tính chất quan trọng, chủ thể đó lựa chọn chỉ thị, nếu công việc có tính chất ít quan trọng, chủ thể ban hành lựa chọn công văn. Đối với những cơ quan nhà

84

nước không có thẩm quyền ban hành chỉ thị , khi cần chỉ đạo cấp dưới chỉ lựa chọn công văn để ban hành.

Nội dung của công văn chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ thường có kết cấu như sau:

- Mở đầu: Nêu rõ cơ sở thực tiễn, mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai thực hiện. Hoặc tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản đã được chỉ đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện. Có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoành thành tốt nhiệm vụ đã giao.

- Nội dung: Trong công văn cần xác định rõ những công việc cấp dưới phải tiếp tục thực hiện và thời gian thực hiện. Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ

được giao cho cấp dưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực hiện các nhiệm vụ được giao (cần chú ý các biện pháp cơ bản nhằm đem lại hiệu quả mong muốn); vạch ra các biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa, giao trách nhiệm cụ thể cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực hiện. Khi trình bày nội dung chính của công văn này, người soạn thảo cần nêu cụ thể, diễn đạt bởi ngôn ngữ dễ hiểu, cụ thể để cấp dưới dễ triển khai thực hiện.

- Phần kết thúc: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và cách thức giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện (gửi báo cáo về cơ quan cấp trên để kịp thời có biện pháp giải quyết).

Ví dụ: Nội dung của công văn đôn đốc

“Thực hiện Chỉ thị số:… /CT-UBND ngày…tháng… năm… của UBND thành phố A về thực hiện quy chế, chế độ báo cáo, UBND quận đã có Công văn số:…/ UBND- VP, ngày… tháng… năm…về việc chấn chỉnh công tác thực hiện báo cáo đối với các phòng, ban trực thuộc UBND các phường.

Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt. Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo quận, cũng như không kịp thời báo cáo cho UBND thành phố.

UBND quận biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện tốt và yêu cầu thủ trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định”.

1.5.2. Công văn hướng dẫn

Được sử dụng để hướng dẫn thực hiện công việc cụ thể như hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, hoặc những nội dung công việc liên quan đến ngành, lĩnh vực mà cơ quan đó đảm nhiệm. Trong quá trình tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, nếu xét thấy còn những vấn đề chưa được quy định rõ, cơ quan, tổ chức thực hiện có thể ra công văn hướng dẫn đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới tạo ra cách hiểu đúng và thống nhất nội dung văn bản đó.

Trong phạm vi chức năng của mình, các cơ quan nhà nước có thể sử dụng công văn để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới nhằm áp dụng pháp luật thống nhất.Việc hướng dẫn thường phát sinh khi có công văn của cơ quan cấp dưới phản ánh tình hình thông qua việc đề xuất ý kiến, xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên về

tình huống cụ thể trong thực tiễn, nhưng cũng có thể do cấp trên chủ động ban hành, khi nhận thấy về một việc nhất định đã có quy phạm pháp luật nhưng còn có những điểm chưa rõ, có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau. Khi đó, nội dung công văn có vai trò định hướng cho cấp dưới trong việc lựa chọn văn bản quy phạm pháp luật để áp dụng hoặc giải thích, hướng dẫn về những nội dung thiếu cụ thể trong những văn bản có liên quan. Tuy nhiên, trong công văn chỉ nên đưa ra những hướng dẫn trên cơ sở quy định của những văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực pháp lý mà không được đặt ra các quy định mới, vì chức năng này thuộc về văn bản quy phạm pháp luật.

Nội dung của công văn hướng dẫn thường có kết cấu như sau:

- Mở đầu: Trong phần đặt vấn đề nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng, năm, trích yếu của văn bản cần được hướng dẫn hoặc khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực hiện.

- Nội dung: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện. Phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương đó về các phương diện kinh tế - xã hội… nêu cách thức tổ chức và các biện pháp thực hiện.

86

+ Đối với công văn được ban hành để hướng dẫn cấp dưới thực hiện các văn bản QPPL, người soạn thảo nêu chi tiết cách thức triển khai thực hiện quy định của pháp luật theo trình tự các bước đảm bảo tính hợp pháp, dễ hiểu và áp dụng thống nhất.

+ Đối với công văn được ban hành để hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới, trong trường hợp hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ được hướng dẫn có liên quan tới nhiều văn bản QPPL khác nhau thì trong quá trình hướng dẫn đối với từng nội dung cụ thể, có thể chiếu dẫn tới những phần văn bản QPPL có liên quan, đồng thời cũng nêu tinh thần căn bản của phần văn bản được dẫn chiếu mà không nên nói chung chung.

- Phần kết thúc: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định.

1.5.3. Công văn giải thích

Là công văn được sử dụng để giải thích nội dung của các văn bản như nghị quyết, chỉ thị,…hoặc công việc cụ thể mà cơ quan hoặc cá nhân nhận được văn bản chưa rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất. Nội dung của công văn giải thích rất gần với công văn hướng dẫn nói ở trên. Vì vậy, nội dung của công văn giải thích cũng thường có kết cấu tương tự như công văn hướng dẫn.

- Mở đầu: Nêu tên của văn bản pháp luật hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng.

- Nội dung:

+ Nêu những chủ trương chính trong văn bản.

+ Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản.

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp

- Kết thúc: có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).

1.5.4. Công văn trả lời

Là văn bản được sử dụng để trả lời về những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc cơ quan, tổ chức khác đề xuất ý kiến mong cấp trên xem xét, phê duyệt hoặc thiết lập quan hệ để thực hiện công việc mà hai bên cùng hướng tới.

Nội dung của công văn phúc đáp được trình bày với kết cấu:

- Mở đầu: Dẫn văn bản do cấp dưới đề nghị hoặc do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến làm cơ sở ban hành công văn trả lời.

- Nội dung: Trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đến đang yêu cầu phải giải đáp.

Cơ quan trả lời theo hai hướng hoặc chấp thuận hoặc từ chối đề nghị. Nếu chấp thuận theo sự đề nghị, nội dung công văn cần thể hiện rõ quan điểm đồng ý thông qua việc trình bày, giải thích bới các thông tin chính xác mà người ra công văn có được. Nếu từ chối, nội dung công văn cần khẳng định không đồng ý, giải thích rõ lý do tại sao không đồng ý để cấp dưới hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân biết rõ lý do. Nếu nội dung công đề nghị bao gồm nhiều vấn đề khác nhau và đã được sắp xếp hợp lý thì có thể lần lượt trả lời đối với từng nội dung được đề cập trong công văn đó. Các ý kiến trả lời cần được đánh số riêng để tiện theo dõi. Ý kiến đối với mỗi nội dung đề nghị phải bao gồm toàn bộ vấn đề có liên quan, đủ để cơ quan đề nghị biết để thực hiện hoặc thuận tiện trong giao dịch. Diễn đạt nội dung của công văn này luôn đảm bảo tính lịch sự, trang trọng.

- Kết thúc: Đề nghị cơ quan được trả lời có vấn đề gì chưa rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để tiếp tục trả lời.

Ví dụ: Nội dung của công văn phúc đáp

UBND quận có nhận được đơn đề ngày… của bà… cư ngụ tại… xin xem xét, giải quyết việc ông… chiếm dụng căn nhà số…

Qua xem xét hồ sơ, UBND quận trả lời như sau:

Căn nhà bà đã mua của ông… thuộc sở hữu tư nhân, nên không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận. Nếu có nhu cầu, bà gửi đơn khởi kiện tại tòa án nhân dân để được xem xét giải quyết theo đúng thẩm quyền.

Trân trọng kính chào!

1.5.5. Công văn đề nghị, yêu cầu

Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới gửi cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc cụ thể có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. Trong quá trình thực

88

hiện công việc nảy sinh những tình huống mới, những vướng mắc về chuyên môn, những khó khăn về điều kiện bảo đảm công tác, các cơ quan, đơn vị chủ động đề

xuất ý kiến với cấp trên hoặc cơ quan có liên quan để mong cấp trên chấp thuận, cho ý kiến chỉ đạo cũng như hướng giải quyết. Cũng có thể là công văn của cấp dưới sử dụng để trình lên cấp trên: đề án, phương án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản quản lý nhà nước. Đây là loại công văn được sử dụng thường xuyên bởi những ưu điểm như tính phổ biến, ban hành đơn giản và sử dụng thuận tiện trong hoạt động quản lý của chủ thể ban hành.

Cần phân biệt loại công văn này với tờ trình bởi tờ trình cũng là văn bản hành chính được sử dụng để trình lên cấp trên đề án, dự án, kế hoạch…Căn cứ vào tính chất quan trọng của đối tượng được trình, với nội dung công việc quan trọng thì sử dụng tờ trình bởi đối với tờ trình cần phải giải thích một cách sâu sắc toàn diện vấn đề, lý giải mọi phương án thực hiện, biện pháp bảo đảm. Còn với nội dung công việc ít quan trọng hơn được trình bằng công văn.

Nội dung của công văn đề nghị, yêu cầu được trình bày với ba phần như sau:

- Mở đầu: nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu. Có thể căn cứ vào lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước giao, hoặc văn bản quản lý nhà nước của cấp trên ban hành là cơ sở trực tiếp liên quan đến sự cần thiết ban hành công văn.

- Nội dung: nêu cụ thể nội dung đề nghị hoặc yêu cầu, thời gian và cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó. Phần nội dung này người soạn thảo cần diễn đạt mạch lạc, rõ ràng và có sức thuyết phục để nội dung đề nghị, yêu cầu dễ dàng được chấp thuận.

- Kết thúc: thể hiện sự mong muốn được quan tâm, xem xét, các đề nghị, yêu cầu đó.

Xin chân thành cám ơn!

Ví dụ: Nội dung công văn đề nghị

“Năm học 2000-2001 ngành Giáo dục và Đào tạo quận đã đóng góp nhiều thành tích xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục của quận và thành phố. Trong đó có nhiều đơn vị, cá nhân đã nỗ lực phấn đấu vượt qua khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ được giao, góp phần quan trọng vào kết quả chung của ngành Giáo dục và Đào tạo.

Để động viên phong trào thi đua của ngành trong những năm tới, UBND quận kính đề nghị UBND thành phố…, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng thành phố, sở Giáo dục và Đào tạo thành phố xét khen thưởng cho các đơn vị cá nhân thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo quận…

(có tên theo danh sách đính kèm) Kính mong được sự chấp thuận.”

Ví dụ: Nội dung của công văn chấp thuận

“Xét đề nghị của Sở Tư pháp thành phố tại Công văn số 103 /STP- VP ngày 11 tháng 02 năm 1999, UBND thành phố có ý kiến chỉ đạo như sau:

1. Chấp thuận cho Sở Tư pháp thành phố được tổ chức in ấn, phát hành một số loại biểu mẫu, sổ sách hộ tịch sau đây:

- Đơn xin đăng ký khai sinh (dùng trong trường hợp có yếu tố nước ngoài) - Đơn xin đăng ký khai tử

-Sổ đăng ký, nhận cha, mẹ, con (in theo số lượng đăng ký của UBND các quận, huyện)

- Sổ đăng ký giám hộ

2. Giao cho UBND các quận huyện in ấn và phát hành các loại biểu Mẫu hộ tịch khác do UBND phường, xã sử dụng. Sở Tư pháp thành phố chịu trách nhiệm hướng dẫn cụ thể in ấn các biểu mẫu này.

3. Việc in ấn, phát hành các loại biểu mẫu, sổ sách hộ tịch nêu trên đây phải theo đúng quy cách, nội dung và kích cỡ các mẫu của Bộ Tư pháp đã hướng dẫn.”

1.5.6. Công văn giao dịch, trao đổi thông tin.

Là văn bản được sử dụng để các cơ quan tổ chức truyền đạt thông tin, thông báo cho nhau biết về các vấn đề có liên quan đến yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của mình. Đây là loại công văn được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý nhà nước và rất đa dạng.

Nội dung của công văn giao dịch được trình bày như sau:

- Mở đầu: Nêu lý do và vấn đề cần giao dịch, thông báo.

90

- Nội dung: Trình bày những vấn đề cần giao dịch, thông báo (thực trạng công việc, những thành tựu khó khăn vướng mắc, những lý do không đạt được kết quả, những yêu cầu đề nghị có thể…)

- Kết thúc: Nêu mục đích của việc cần giao dịch, thông báo và những yêu cầu (nếu có) đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn giao dịch.

1.5.7. Công văn mời dự họp, hội nghị, đại hội - Mở đầu: nêu mục đích đại hội, hội nghị, cuộc họp.

- Nội dung:

+ Nêu tóm tắt nội dung nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt).

+ Thành phần tham dự.

+ Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc.

+ Địa điểm.

Chú ý: nếu yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo những giấy tờ có liên quan khác hoặc những điều kiện vật chất khác thì có thể lưu ý đại biểu ở phần cuối của công văn.

- Kết thúc:

+ Yêu cầu các đại biểu có mặt đúng thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ nhất định, không chấp nhận của người đi thay).

+ Nếu không giới hạn thành phần thì kết thúc chỉ cần: Mong sự có mặt của các đại biểu đúng giờ.

1.5.8. Công văn thăm hỏi, cảm ơn

Là văn bản được sử dụng để thăm hỏi hoặc cảm ơn đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân thể hiện sự quan tâm chia sẻ hoặc bày tỏ sự cảm kích khi nhận được giúp đỡ từ những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó. Công văn thăm hỏi, cảm ơn không những đảm bảo tính chất lịch sự, trang trọng mà còn thể hiện tình cảm thân thiện, gần gũi, là bức thư công với vai trò thăm hỏi, động viên, hay là lời cảm ơn sự giúp đỡ, sự quan tâm của chủ thể ban hành đối với các đối tượng được gửi đến. Ví dụ: Công văn thăm hỏi những mất mát thiệt hại sau thiên tai; hay công văn cảm ơn sự hỗ trợ kinh phí xây dựng trường học… Trong những trường hợp này không sử dụng thư cảm ơn