Bài 2 SOẠN THẢO BIÊN BẢN
4. CÁCH THỨC SOẠN THẢO BIÊN BẢN
4.2. Cách thức soạn thảo nội dung của biên bản
4.2.1. Soạn thảo nội dung của biên bản vụ việc
Phần mở đầu:Phần này người ghi biên bản trình bày về: Thời gian, địa điểm nơi diễn ra sự kiện thực tế; thành phần tham dự.
Trong đó, thời gian xác lập trong biên bản phải chính xác đến đơn vị giờ và phút. Còn địa điểm được xác lập cụ thể đến đơn vị nhỏ nhất như tên đường, tổ dân phố, cụm dân cư…
Đối với thành phần bao gồm:
Người có thẩm quyền tiến hành lập biên bản, người viết biên bản phải ghi rõ họ, tên, cấp bậc, chức vụ.
Đối tượng bị lập biên bản, người viết biên bản phải ghi rõ dấu hiệu nhân thân của họ như ngày sinh, số CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu hoặc quê quán, hộ khẩu thường trú. Còn tổ chức phải ghi chính xác tên riêng của tổ chức đó cũng như địa chỉ nơi đóng trụ sở… và đối tượng liên quan như người làm chứng, người phiên dịch…
Ví dụ: khi viết phần mở đầu của biên bản vi phạm hành chính về tai nạn giao thông phải ghi:
Vào hồi 10 giờ, 25 phút, ngày 26 tháng 6 năm 2016.
Tại: ngã tư đường Nguyễn Chí Thanh, Pháo Đài Láng, Huỳnh Thúc Kháng, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Tôi: Nguyễn Văn A, cấp bậc Thượng úy
Tiến hành lập biên bản về hành vi vi phạm pháp luật giao thông đường bộ của bà Nguyễn Thị B, sinh ngày 01 tháng 01 năm 1991, căn cước công dân số12345678, do Cục quản lý dữ liệu dân cư cấp ngày 08 tháng 3 năm 2016 trú tại Tổ 4, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Nội dung chính:
Nội dung chính của biên bản vụ việc ghi nhận, mô tả toàn bộ diễn biến của sự kiện phát sinh trên thực tế trên cơ sở của các đương sự có liên quan. Phần này người ghi biên bản phải ghi tất cả những thông tin có liên quan đến sự việc từ đặc điểm nơi xảy ra đến những “lời nói” của những người có mặt tham gia trong sự việc đó. Các thông tin cần ghi nhận trong nội dung chính của biên bản vụ việc phải mô tả được quá trình diễn ra sự việc đó là: Cơ sở của việc ghi nhận sự việc phát sinh (nếu có); ý kiến của các bên tham gia trong vụ việc; ý kiến xử lý, hướng giải quyết; ý kiến đồng thuận, trái chiều
Các thông tin trong nội dung của văn bản này phải đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy cao của thông tin. Do đó, đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, lấy lời khai, lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì người soạn thảo lựa chọn cách diễn đạt phải chi tiết, cụ thể, thậm chí ghi nguyên văn tường thuật đầy đủ, chính xác, phải mô tả, chi tiết mọi tình tiết diễn biến của sự kiện của các đối tượng liên quan trong thành phần của biên bản và phải luôn chú ý đến các vấn đề trọng tâm của sự việc.
Ví dụ: trong nội dung của biên bản tạm giữ tang vật phải ghi: tên tang vật tạm giữ, chủng loại, xuất xứ, màu sắc, khối lượng, trọng lượng…Bên cạnh đó, khi ghi lời khai của đương sự phải ghi đúng trình tự của diễn biến sự việc.
Phần kết thúc: phần này người soạn thảo phải ghi số lượng biên bản…thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, kiểm tra, thu giữ và thời điểm kết thúc.
Biên bản giao cho mọi người cùng đọc (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác thực vào biên bản.
Kết cấu của biên bản vụ việc
CỤC HẢI QUAN TỈNH A CHI CỤC HẢI QUAN...
Số: .../BB-HC1
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Sêri:...
BIÊN BẢN
Vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan (B: Bản giao cho cá nhân, tổ chức)
Hôm nay, hồi...giờ,...ngày...tháng...năm...
Tại...
Chúng tôi gồm (2):
1/...Chức vụ:...Đơn vị...
2/...Chức vụ:...Đơn vị...
Với sự chứng kiến của(3):
1/Ông (bà):...Năm sinh...Quốc tịch...
Địa chỉ:...
Nghề nghiệp/ Chức vụ...
Giấy CMND/Hộ chiếu số:...Ngày cấp:...Nơi cấp...
2/Ông (bà):...Năm sinh:...Quốc tịch...
Địa chỉ:...
Nghề nghiệp/Chức vụ:...
Giấy CMND/Hộ chiếu số:...Ngày cấp:...Nơi cấp...
Người phiên dịch (nếu có):
Ông (bà):...Năm sinh...Quốc tịch...
Địa chỉ:...
Giấy CMND/Hộ chiếu số:...Ngày cấp:...Nơi cấp...
Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan đối với:
Ông (bà)/Tổ chức(4): ...
...
.
...
.
Ngày/tháng/năm sinh:...Quốc tịch:...
Địa chỉ:...
Nghề nghiệp/lĩnh vực hoạt động:...
Giấy CMND/hoặc Hộ chiếu số...Ngày cấp...Nơi cấp...
Quyết định thành lập/ Giấy chứng nhận ĐKKD ( hoặc ĐKDN) số...
Ngày cấp...Nơi cấp...
Nội dung sự việc như sau (5):
...
...
...
...
...
...
...
...
Hành vi của (6):...
Đã vi phạm quy định (7)...
(2) Ghi họ tên, chức vụ, đơn vị của người lập biên bản;
(3) Ghi họ tên, nghề nghiệp, địa chỉ của người chứng kiến. Nếu có đại diện chính quyền địa phương thì ghi rõ họ tên, chức vụ, nơi làm việc.
(4) Ghi họ tên cá nhân vi phạm hoặc họ tên, chức vụ của đại diện tổ chức vi phạm;giấy uỷ quyền nếu là đại diện của tổ chức vi phạm.
...
...
...
Xét cần thiết để ngăn chặn vi phạm, bảo đảm việc xử phạt, chúng tôi đã yêu cầu:
Ông (bà)/Tổ chức (6)...đình chỉ ngay hành vi vi phạm và áp dụng các biện pháp ngăn chặn hành chính sau đây (8):
...
...
theo Quyết định số:....ngày....tháng...năm..., Biên bản số:....ngày....tháng...năm....
Yêu cầu Ông (bà)/Tổ chức (6)…...đúng...giờ...,ngày...tháng...năm...
đến trụ sở Hải quan tại địa chỉ (9)...
để giải quyết đối với hành vi vi phạm trên.
Biên bản kết thúc hồi...giờ...cùng ngày; được lập thành 02 bản, mỗi bản gồm...tờ có nội dung và giá trị như nhau, được đọc cho mọi người cùng nghe (đã đưa cho mỗi người tự đọc), công nhận là đúng, cùng ký tên vào từng tờ và đã giao cho người vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm 01 bản.
Lý do người vi phạm hoặc tổ chức vi phạm không ký vào biên bản (nếu có):
...
...
..
Ý kiến bổ sung khác (nếu có):...
(5) Ghi tóm tắt hành vi vi phạm (ngày,giờ, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm, mô tả hành vi vi phạm; đối với vi phạm trên các vùng biển cần ghi rõ tên tàu, công suất máy chính, tổng dung tích/
trọng tải toàn phần, tọa độ, hành trình).
(6) Ghi tên cá nhân, tổ chức vi phạm;
(7) Ghi văn bản quy phạm pháp luật quy định về mặt nội dung đã bị vi phạm (không ghi chế tài xử phạt);
(8) Ghi các biện pháp ngăn chặn cần áp dụng; quyết định áp dụng các biện pháp ngăn chặn của cấp có thẩm quyền; số, ngày, tháng, năm của biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vận tải nếu áp dụng biện pháp tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm.
(9) Ghi tên, địa chỉ của đơn vị đang thụ lý vụ vi phạm.
...
...
Cá nhân/đại diện tổ chức vi phạm gửi văn bản giải trình (theo quy định tại điều 61 Luật xử lý vi phạm hành chính) đến (9)...
trước ngày ...tháng...năm...để thực hiện quyền giải trình.
NGƯỜI VI PHẠM HOẶC ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC VI PHẠM
NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN
NGƯỜI CHỨNG KIẾN NGƯỜI PHIÊN DỊCH (nếu có)
ĐẠI DIỆN CHÍNH QUYỀN (nếu có)
b, Biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao là một loại hình biên bản, trong đó thể hiện nội dung bàn giao giữa các bên (ít nhất là hai bên) đối với những loại việc, tài sản, giấy tờ nhất định.
Về thể thức: thể thức của biên bản bàn giao tài sản được trình bày tương tự như thể thức biên bản hội nghị về: quốc hiệu, tiêu ngữ; tên chủ thể ban hành; số, ký hiệu;
ngày tháng năm. Tuy nhiên, phần trích yếu của biên bản bắt đầu bằng 2 chữ “Bàn giao...”. Ví dụ:
BIÊN BẢN
Bàn giao hồ sơ xây dựng công trình HD Có thể hình dung cơ cấu biên bản bàn giao như sau:
Phần mở đầu: tương tự như biên bản hội nghị, phần mở đầu cũng thể hiện các chi tiết về: địa điểm, thời gian bàn giao, nơi nhận. Điểm khác biệt của biên bản bàn giao so với biên bản hội nghị là: trong phần này phải ghi thông tin về các bên bàn giao như: tên cá nhân (hoặc đại diện tổ chức) bàn giao và nhận bàn giao, chứng minh
nhân dân hoặc hộ chiếu của cá nhân, hoặc tên, địa chỉ tổ chức, số điện thoại, số
Fax,... của các bên. Trong trường hợp có người làm chứng thì cũng phải ghi tên, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của cá nhân, địa chỉ...Đồng thời ghi chung tên đối tượng bàn giao (ví dụ: hồ sơ vi phạm hành chính; việc xây dựng căn nhà số...)
Phần nội dung: tùy thuộc đối tượng bàn giao mà ghi nội dung cho phù hợp.
Ví dụ, với biên bản bàn giao công việc thì cần ghi rõ:
- Cơ sở tiến hành bàn giao loại việc đó (theo quyết định của cấp trên, theo hợp đồng đã ký trước đó giữa các bên...)
- Loại việc được bàn giao. Cần xác định rõ loại việc này đã được thực hiện chưa, đến mức độ nào? Có thể quy thành thời gian (số giờ); hoặc khối lượng % đã tiến hành công việc đó.
- Có thể xác định rõ chủ thể được bàn giao cần tiến hành loại việc đó tiếp theo như thế nào để đảm bảo công việc được hoàn thành tốt đẹp nhất.
....
Hoặc, với biên bản bàn giao hồ sơ, giấy tờ cần ghi rõ:
- Cơ sở tiến hành bàn giao loại hồ sơ, giấy tờ đó (theo quy định pháp luật phải bàn giao để bên được bàn giao xử lý tiếp công việc; do bên bàn giao không có khả năng xử lý tiếp vụ việc nên phải bàn giao...)
- Các loại giấy tờ được bàn giao: ghi thứ tự các loại giấy tờ được bàn giao. Cần xác định rõ tình trạng pháp lý của các loại giấy tờ đó. Ví dụ: bản chính, bản sao y bản chính hay bản sao lục... Hoặc ghi rõ giấy tờ được bàn giao có đủ số trang không.
Có bị rách nát, nhòe chữ không...?
Hoặc, với biên bản bàn giao tài sản cũng cần ghi rõ:
- Cơ sở tiến hành bàn giao tài sán đó (theo quy định pháp luật phải bàn giao để bên được bàn giao quản lý, sử dụng; do bên bàn giao bán cho bên nhận bàn giao...);
- Tên, số lượng (ghi rõ tên và số lượng từng loại tài sản bàn giao);
- Tình trạng tài sản bàn giao (tình trạng cũ, mới; còn nguyên dạng hay bị móp, rách... có thể quy tỷ lệ % sử dụng)...
Phần kết thúc: Nêu cam kết về sự chân thực, chính xác của nội dung bàn giao.
Đồng thời xác nhận thời điểm kết thúc việc bàn giao
c, Biên bản xác nhận sự việc
Biên bản xác nhận những sự việc xảy ra cụ thể như: xác nhận vụ cháy, nổ; xác nhận công trình xây dựng bị sập... cũng có chung vai trò để ghi nhận lại sự kiện thực tế.
Về thể thức: biên bản ghi nhận sự việc được trình bày tương tự như biên bản bàn giao. Về chủ thể, ngoài chữ ký của người lập biên bản, nhất thiết trong biên bản ghi nhận sự việc phải có chữ ký của người chứng kiến.
Phần mở đầu: Ghi rõ địa điểm, thời gian xảy ra sự việc cần ghi nhận và tên loại việc cần ghi nhận. Ví dụ, “..sự cố vỡ đường ống nước của nhà máy....”. Sự việc được ghi nhận có thể là việc đã xảy ra, ví dụ: đến ca trực nhân viên phát hiện mất tài sản, người có thẩm quyền đến ghi nhận. Hoặc sự việc đang xảy ra, ví dụ: việc kiểm tra đột xuất cửa hàng thuốc phát hiện nhiều loại thuốc giả.
Phần nội dung: đây là phần quan trọng nhất trong biên bản ghi nhận sự việc.
Người ghi biên bản phải mô tả đầy đủ diễn biến nội dung vụ việc theo hướng sau:
- Nếu vụ việc đã kết thúc, người ghi biên bản tùy từng trường hợp mà ghi nhận vụ việc ở mức độ chi tiết nhất trong phạm vi có thể. Ví dụ: mô tả chi tiết hiện trường, thiệt hại xảy ra, ghi nhận qua lời mô tả và cam kết của người chứng kiến, người bị thiệt hại (nếu có).
- Nếu vụ việc đang xảy ra thì nhất thiết ghi diễn biến sự việc xảy ra, từ những tình tiết chung nhất đến những tình tiết cụ thể. Ví dụ: ghi nhận vụ cháy nhà chung cư phải thể hiện được địa điểm xảy ra cháy nhà, số phòng bị cháy, thiệt hại xảy ra; ....
Trong cả hai trường hợp nhất thiết ghi nhận thời gian bắt đầu và kết thúc vụ việc xảy ra nếu xác định một cách chính xác.
Phần kết thúc: Xác định ngày, giờ kết thúc việc lập biên bản. Có thể rút bài học kinh nghiệm về vụ việc xảy ra và đề xuất cấp trên quyết định hoặc hỗ trợ xử lý vụ
việc đó.
TỔNG CÔNG TY A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CÔNG TY ………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN Về việc bàn giao tài sản
Hôm nay, ngày …. tháng ….. năm …. tại ………… đã tiến hành cuộc họp bàn giao tài sản giữa …………. (bên giao) và ………… (bên nhận) thực hiện theo …….……
của ………… ngày ………
Thành phần tham dự:
1, Chủ tọa:
2, Thư ký:
3/ Bên giao:
- Ông: ……… Chức vụ: ………
- Ông: ……… Chức vụ: ………
- Bà: ……….. Chức vụ: ……….
4/ Bên nhận:
- Ông: ……… Chức vụ: ………
- Ông: ……… Chức vụ: ………
- Bà: ………... Chức vụ: ………
Việc bàn giao tài sản được thực hiện như sau:
66
Bên ………. đã tiến hành bàn giao tài sản cho bên ………..
theo biểu thống kê sau:
Số TT Tên tài sản Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Cộng:
Tổng giá trị: Bằng số
………
Bằng chữ ………
Kể từ ngày ……… số tài trên do bên
………. chịu trách nhiệm quản lý. Bên nhận đã kiểm tra đầy đủ các loại tài sản theo bảng kê trên đây.
Biên bản này lập thành 4 bản có giá trị như nhau. Bên giao giữ 2 bản, bên nhận giữ 2 bản.
CHỮ KÝ BÊN GIAO CHỮ KÝ BÊN NHẬN
THƯ KÝ CHỦ TỌA