Bài 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2.3. Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản hành chính
Ngôn ngữ chính xác là điều kiện đầu tiên cần thiết để phản ánh tình hình và giao nhiệm vụ một cách đúng đắn. Tính chính xác của văn phong hành chính đòi hỏi mệnh lệnh, nhiệm vụ, thông tin được truyền đạt trong văn bản hành chính chỉ được phép hiểu theo một cách duy nhất; không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau trong việc truyền đạt và thi hành công vụ. Không có lĩnh vực nào của đời sống xã hội mà sự diễn đạt không chính xác, sự không ăn khớp giữa từ ngữ và ý tưởng, giữa người viết với người đọc lại có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng như trong lĩnh vực hành chính. Vì vậy, yêu cầu về sự chính xác, rõ ràng trong văn phong hành chính được đánh giá là rất cần thiết đối với chủ thể ban hành văn bản trong việc truyền đạt mệnh lệnh quản lí và điều hành công vụ. Muốn thế, cần lựa chọn từ ngữ thích hợp, cấu trúc câu và đoạn hợp lí, ý được nêu không gây nhiều cách hiểu khác nhau hoặc mơ hồ.
Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng của nội dung văn bản hành chính, cần lưu ý những vấn đề sau đây về sử dụng ngôn ngữ:
- Sử dụng ngôn ngữ viết với những từ ngữ thông dụng, cách diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng; tránh sử dụng những từ ngữ trừu tượng hoặc thuật ngữ chuyên ngành khi không thực sự cần thiết; sử dụng hợp lí và chính xác nhóm từ Hán – Việt và các từ gốc nước ngoài; tránh việc lặp từ hoặc thừa từ. Chẳng hạn: “Trả lời Công văn số
1234/UBND-VP ngày… của … về đề nghị…, Bộ A trả lời như sau” (trích công văn phúc đáp), hay “Các đơn vị cần gửi báo cáo nêu rõ số liệu và con số cụ thể để tiện cho việc thống kê, theo dõi” (trích công văn yêu cầu.
- Dùng từ cần đảm bảo tính chính xác cả về chính tả và nghĩa của từ (bao gồm nghĩa từ vựng và nghĩa ngữ pháp); trường hợp sử dụng các con số để minh chứng cho các phần nội dung của văn bản thì các con số này không được dập xóa
- Không lạm dụng từ viết tắt, chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phâỉ được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. Ví dụ: Ủy ban nhân dân (UBND); Ban Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn (PCLB và TKCN)…
- Sử dụng câu đơn, đầy đủ hai thành phần chủ vị theo trật tự thuận, hạn chế sử dụng câu phức hợp hoặc câu quá dài. Trường hợp chủ ngữ đã được xác định rõ trong văn cảnh trước đó thì có thể sử dụng câu khuyết chủ, ví dụ :
“Kính trình lãnh đạo xem xét, quyết định” (trích tờ trình)
“Trân trọng cảm ơn” (trích công văn)
Trong trường hợp phải viết những câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận, người viết văn bản cần lưu ý tách các vế câu, các bộ phận của câu theo những khuôn mẫu nhất định, như: dùng các cặp từ liên kết “tuy - nhưng”, “nếu - thì”, “không những - mà còn”…hay sử dụng các dấu câu phù hợp để tách ý (dấu phẩy, dấu chấm phẩy…).
Đồng thời, để đảm bảo sự rõ ràng, liền mạch giữa các ý trong đoạn và các đoạn trong văn bản, văn bản hành chính sử dụng thường xuyên các từ ngữ chỉ dấu hiệu chuyển tiếp: trước hết, thứ nhất, thứ hai, tiếp theo đó, cuối cùng… (mang ý nghĩa liệt kê);
thêm vào đó, hơn nữa… (chỉ sự bổ sung); tuy nhiên, mặt khác, mặc dù, trái lại… (chỉ sự tương phản), đồng thời, tương tự… (chỉ sự tương đồng).
- Sử dụng linh hoạt các kiểu câu trong tiếng Việt. Câu trong tiếng Việt có thể là câu khẳng định, câu phủ định, câu cảm thán, câu nghi vấn, câu chủ động hay câu bị động… ; mỗi kiểu câu đều có những đặc điểm và ưu thế riêng. Việc lựa chọn và sử dụng các kiểu câu phù hợp với từng loại văn bản và từng tình huống cụ thể sẽ giúp cho việc chuyển tải ý đồ của viết đến người đọc được dễ dàng và có hiệu quả hơn.
Câu khẳng định là câu xác định một sự kiện, một hành vi nào là “có”, câu phủ định dùng để xác định là “không”. Câu chủ động là câu trong đó chủ thể thực hiện một hành động trong thế chủ động, được sử dụng khi muốn chỉ rõ cả hành động và
chủ thể của hành động. Câu bị động thường nhấn mạnh vào hành động mà có thể không làm rõ trách nhiệm của đối tượng phải thực thi hành động và cơ chế đảm bảo thực hiện.Phong cách hành chính của văn bản hành chính thông dụng đòi hỏi cách diễn đạt rõ ràng, dứt khoát nên rất thích hợp với các kiểu câu khẳng định hay câu chủ động. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cần có cách diễn đạt tế nhị để vừa đảm bảo tính khách quan, vừa đảm bảo tính lịch sự (như trong công văn, tờ trình…), cần cân nhắc lựa chọn giữa câu khẳng định và câu phủ định cho phù hợp.
Chẳng hạn, để từ chối việc hỗ trợ kinh phí cho một đề tài nghiên cứu, câu khẳng định sau đây có tính chất căng thẳng, gay gắt. Nếu thay bằng câu khẳng định sẽ tế nhị và bớt gay gắt hơn mà vẫn thể hiện được rõ ràng ý chí của nhà quản lí và sự lịch sự của chủ thể ban hành văn bản “Cơ quan chúng tôi rất tiếc phải từ chối việc hỗ trợ kinh phí cho ông nghiên cứu đề tài này vì ngân sách dành cho hoạt động nghiên cứu rất hạn hẹp”. Hoặc câu bị động sau đây rất gọn gàng, rõ ý “người có hành vi sử dụng chất cấm trong chăn nuôi sẽ bị xử lí nghiêm khắc, người có công phát hiện sẽ được khen thưởng”. Nếu sửa thành câu chủ động, câu văn sẽ có tính chất trang trọng, uy nghiêm hơn “ Nhà nước sẽ xử lí nghiêm khắc người có hành vi sử dụng chất cấm trong chăn nuôi và khen thưởng người có công phát hiện”10
- Trình bày vấn đề phải rõ ràng, lô gic; văn bản cần đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, không diễn giải dài dòng, khó hiểu; văn phong cần viết súc tích, chặt chẽ.
2.3.2. Đảm bảo trang trọng, lịch sự
Văn bản hành chính thông dụng là tiếng nói chính thức của các cơ quan, tổ
chức trong quá trình quản lí, điều hành. Là loại văn bản được sử dụng rông rãi, văn bản hành chính thông dụng cần được viết bằng văn phong đơn giản nhưng trang trọng, nghiêm túc. Việc sử dụng ngôn ngữ đảm bảo tính lịch sự, trang trọng trong văn bản hành chính giúp cho việc thể hiện quyền uy cũng như thái độ lịch sự của chủ thể ban hành văn bản, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với đối tượng chịu sự tác động của văn bản. Nhiệm vụ chủ yếu của người soạn thảo văn bản hành chính thông dụng là phản ánh rõ ràng, chính xác đến mức tối đa các thông tin đến các đối tượng cần giao dịch. Bởi vậy, giọng văn nghiêm túc, khách quan được coi là chuẩn mực về
10 Trường Đại học Luật Hà Nội, Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, Nxb Tư
văn phong đối với loại văn bản này. Tính lịch sự, trang trọng trong ngôn ngữ hành chính đòi hỏi người soạn thảo văn bản cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Không tuỳ tiện ghép từ hoặc đặt ra các từ mới mà nghĩa chưa xác định như phối, kết hợp công tác”; không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng tục (như xe dù, bến cóc…); tránh dùng những từ ngữ thô tục, thiếu nhã nhặn, đả kích hoặc châm biếm.
- Hành văn trong văn bản cần đảm bảo tính lịch sự nhưng phải khách quan, tránh lối diễn đạt dập khuôn, cứng nhắc hoặc quá cầu kì, lòng vòng, sáo rỗng hoặc văn vần;
cần viết tự nhiên song không nên quá biểu cảm, không sử dụng các biện pháp tu từ như ẩn dụ, hoán dụ cũng như tránh giọng văn răn dạy, giáo huấn.
- Không sử dụng các kiểu câu nghi vấn. Thay vì cách viết sử dụng nhiều câu nghi vấn (câu hỏi) mang tính khẩu ngữ cần phải sửa lại thành câu trần thuật.
- Viết hoa đúng qui định
2.3.3. Đảm bảo tính phổ thông, thống nhất
Văn bản hành chính thông dụng là loại văn bản hướng tới đối tượng tiếp nhận rất đông đảo và đa dạng, do vậy người soạn thảo phải sử dụng ngôn ngữ phổ thông.
Vì là loại văn bản được sử dụng rộng rãi nên việc dùng những từ, ngữ thông dụng, viết các câu dễ hiểu sẽ giúp cho các đối tượng tiếp nhận và thi hành văn bản (bao gồm nhiều tầng lớp với trình độ nhận thức và hiểu biết pháp luật rất khác nhau) cùng có thể hiểu đúng nội dung của văn bản. Mặt khác, do tính chất khuôn phép và mệnh lệnh của văn phong hành chính đòi hỏi khi soạn thảo các văn bản hành chính thông dụng cần sử dụng hệ thống từ ngữ hành chính một cách thống nhất và phổ biến trong việc thi hành và giải quyết công vụ.
Để đảm bảo tính thống nhất, phổ thông của ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng, người soạn thảo văn bản cần lưu ý:
- Sử dụng các từ ngữ tiếng Việt gần gũi, thông dụng với nhiều người; diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
- Nên sử dụng những từ ngữ trung tính (phi giới tính) để chỉ cả hai giới như:
công dân, công chức, viên chức, giám đốc, thủ trưởng cơ quan, thanh niên, người lao động, người vi phạm...
- Không sử dụng các từ cổ, tiếng lóng và tránh sử dụng từ ngữ địa phương (phương ngữ)
Văn bản hành chính thông dụng thường lựa chọn những từ ngữ chính xác về
nội dung, trang trọng, trung hoà về sắc thái biểu cảm. Đặc biệt, văn bản hành chính thông dụng thường sử dụng một lớp từ ngữ riêng (gọi là lớp từ hành chính hay thuật ngữ hành chính), bao gồm:
+ Tên gọi các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến cơ sở (Chính phủ, Bộ, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Ban Phòng chống tham nhũng, Ủy ban nhân dân, Sở, Công ty, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh…);
+ Tên gọi các chức vụ của các cơ quan, tổ chức (Thủ tướng Chính phủ, Ban chấp hành, Chủ tịch, Chánh văn phòng, Giám đốc, Trưởng phòng, Trưởng ban…);
+ Tên gọi các chức danh, nghề nghiệp: giáo viên, bác sĩ, chuyên viên, cộng tác viên, phóng viên, chủ tọa, thư kí…
+ Tên gọi của các văn bản, tài liệu hành chính (công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông báo…);
+ Các từ chỉ hoạt động công vụ của các cơ quan, tổ chức (ban hành, quy định, quyết định, giải quyết, chỉ đạo, yêu cầu...).
+ Các từ thuộc thể thức hành chính: Kính gửi, kính chuyển, kính mong, quan tâm, xem xét, giải quyết, trân trọng, đề nghị, phúc đáp, tường trình…
Đồng thời, để thể hiện đúng địa vị của các chủ thể tham gia giao tiếp trong văn, văn bản hành chính thông dụng thường sử dụng một số đại từ xưng hô mang tính xã giao, phù hợp với đối tượng mà văn bản hướng đến: quí cơ quan, quí viện, quí công ty…; trong trường hợp tự xưng (khi giao dịch với cơ quan, tổ chức khác, có thể là cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới không trực thuộc): Bộ, Sở, Công ty… (chúng tôi); trường hợp cấp trên tự xưng khi giao dịch với cấp dưới trực thuộc: Bộ, Sở, Công ty, Ban chỉ đạo…hoặc Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Giám đốc sở…(yêu cầu, chỉ đạo). Hoặc để gọi người lãnh đạo trong tổ chức Đảng, đoàn thể: dùng Đồng chí;
trong tổ chức chính quyền dùng Ông/ Bà; trường hợp ngoại giao dùng Ngài.