Bài 3 SOẠN THẢO CÔNG VĂN, CÔNG ĐIỆN
1. SOẠN THẢO CÔNG VĂN
1.1. Khái niệm và phân loại công văn
Để thực hiện chức năng quản lý đối với xã hội, Nhà nước, các tổ chức xã hội ban hành rất nhiều loại văn bản hành chính khác nhau để thực hiện có hiệu quả hoạt động quan lý như biên bản, báo cáo, tờ trình, công văn…. Trong đó công văn là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý.. Văn bản hành chính bao gồm nhiều hình thức văn bản khác nhau, điển hình là thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời họp…. mà không bao gồm các quyết định (cá biệt) và chỉ thị (cá biệt). Trong đó công văn là văn bản hành chính phổ biến trong hoạt động quản lý.
Dưới góc độ nghiên cứu khoa học cũng như thực tiễn, hiện nay còn nhiều quan điểm chưa thống nhất về khái niệm công văn. Trong cuốn Mẫu soạn thảo văn bản
74
dùng cho các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp tổ chức kinh tế của Thạc sỹ Lê Văn In, tác giả định nghĩa: “Công văn là loại văn bản hành chính dùng phổ biến hàng ngày trong các cơ quan nhà nước. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước cấp trên, cấp dưới, cơ quan ngang cấp và với công dân”. Cùng quan điểm với tác giả trên trong cuốn sách “Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước” do tác giả Tạ Hữu Ánh biên soạn định nghĩa: “Công văn là loại văn bản mang tính chất trao đổi thông tin như một loại thư từ bình thường, nhưng đây là sự trao đổi mang tính chất cơ quan công quyền (công thư) để giải quyết công việc chung của cơ quan, tổ chức do nhà nước thành lập”.
Như vậy, tác giả đã dựa vào tính thông dụng của công văn trong hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức để giải quyết các công việc hàng ngày, đồng thời tác giả cũng nêu các chủ thể ban hành công văn. Tuy nhiên cách định nghĩa như vậy là tương đối hẹp, vì công văn không chỉ sử dụng riêng trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước mà nó được sử dụng phổ biến trong công tác quản lý của các tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị sự nghiệp, cũng như trong hoạt động quản lý của các tổ
chức doanh nghiệp, đơn vị kinh tế.
Trong cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước” của PTS Lưu Kiếm Thanh thì công văn được định nghĩa: “Công văn là văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác,… giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi”.Với định nghĩa này, tác giả đã dựa vào thể thức của công văn thể định nghĩa và chủ thể ban hành ở đây cũng như mục đích sử dụng cũng đề cập ở một phạm vi rộng, mang tính chung chung chưa thật sự rõ ràng.
Do hiện nay chưa có quy định pháp luật cụ thể định nghĩa về công văn, nên việc tìm kiếm để đưa ra một khái niệm cụ thể hơn về loại văn bản này vẫn còn nhiều tranh cãi.
Từ những phân tích trên, công văn được hiểu như sau:
“Công văn (bức thư công) là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân nhằm thực hiện hoạt động quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.”.
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp. Công văn trở thành phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước cấp trên với cấp dưới và cơ quan nhà nước ngang cấp; giữa cơ quan nhà nước với tổ chức; giữa cơ quan nhà nước, tổ chức với công dân. Thậm chí đối với các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Trong quá trình quản lý điều hành cơ quan, tổ chức, có những công việc nảy sinh đòi hỏi người đứng đầu cần giải quyết nhanh chóng, khẩn trương. Hỗ trợ cho công việc này thông thường trên thực tế, các cơ quan, tổ chức ban hành công điện.
Công điện trở thành một loại công văn đặc biệt.
1.1.2. Phân loại công văn
Công văn được rất nhiều chủ thể sử dụng làm phương tiện trong hoạt động quản lí, do vậy có rất nhiều loại công văn trong đó chứa đựng nội dung truyền tải khác nhau.
Dựa vào nội dung, mục đích sử dụng và mối quan hệ giữa các chủ thể ban hành, công văn được phân chia thành các loại sau:
* Công văn do cấp trên ban hành:
- Công văn chỉ đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở
- Công văn hướng dẫn thực hiện văn bản hoặc công việc - Công văn giải thích
- Công văn trả lời đề nghị của cấp dưới - Công văn chấp thuận, cho phép
- Công văn thăm hỏi
* Công văn do cấp dưới ban hành:
- Công văn trình cấp trên đề án, kế hoạch
- Công văn đề nghị, xin ý kiến giải quyết công việc
76 - Công văn tiếp thu, phê bình
- Công văn cảm ơn.
* Công văn do các chủ thể ngang cấp ban hành:
- Công văn giao dịch, trao đổi ý kiến
- Công văn đề nghị phối hợp, giải quyết công việc;
- Công văn từ chối.
* Công văn Nhà nước gửi cho công dân - Công văn hướng dẫn, giải thích
- Công văn trả lời
Như vậy, có thể thấy công văn được sử dụng để giải quyết rất nhiều công việc khác nhau cho nên số loại công văn cũng phong phú và đa dạng. Sự khác biệt rõ rệt nhất giữa các văn bản pháp luật với công văn thể hiện, văn bản pháp luật do cấp trên ban hành luôn mang tính áp đặt đối với cấp dưới mà không có chiều ngược lại, còn công văn do cả cấp trên, cấp dưới thậm chí các cơ quan, tổ chức ngang cấp với nhau đều có thẩm quyền ban hành.