Chương 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH
1.4. Quá trình lập bảng KHKD
Quá trình lập bảng KHKD chia làm các giai đoạn 1.4.1. Chuẩn bị
Bao gồm việc hình thành các nhu cầu, ý tưởng, mục đích và việc xác định người chịu trách nhiệm thực hiện và các nguồn lực cần thiết. Nhu cầu và ý tưởng lập KHKD có thể do yêu cầu của bên ngoài khi doanh nghiệp cần vay hay huy động vốn, khi cần thuyết minh hay thông tin với các tổ chức hoặc các nhân bên ngoài doanh nghiệp. Nhu cầu lập KHKD có thể phát sinh từ nội bộ doanh nghiệp để phục vụ mục đích quản lý. Khi đó KHKD được dùng như một công cụ để định hướng/chỉ đạo hoạt động và dự báo kết quả hoạt động trong tương lai. Khi xác định nhu cầu lập KHKD thì doanh nghiệp cũng hình thành rõ mục đích sử dụng KHKD để làm gì. Có thể có nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên cần xác định rõ đâu là mục đích chính, đâu là mục đích kết hợp.
Sau khi đã quyết định xây dựng KHKD nhằm phục vụ cho một mục đích nào đó, việc kế tiếp là quyết định doanh nghiệp tự làm lấy (xác định người nào chịu trách nhiệm triển khai) hay mời tư vấn thực hiện (xác định nhà tư vấn cần mời). Cuối cùng là dự kiến và chuẩn bị những nguồn lực cần thiết để triển khai công việc.
1.4.2. Thu thập thông tin
Đây là công việc mất nhiều thời gian và công sức, thường được tập trung thực hiện trong giai đoạn đầu và đôi khi còn kéo dài sau đó trong trường hợp có yêu cầu thu thập thông tin bổ sung cho quá trình phân tích và tính toán. Công việc thu thập thông tin càng được chuẩn bị chu đáo trước khi triển khai thì hiệu quả công việc càng cao.
22
Cần liệt kê chi tiết nhu cầu thông tin và cách thu thập của từng loại thông tin. Ngoài ra người lập KHKD cũng cần phải ước lượng mức độ chính xác cần có của mỗi thông tin mà họ sẽ thu thập vì yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến chi phí, thời gian và cách thu thập thông tin.
1.4.3. Tổng hợp và phân tích thông tin
Sau khi phân tích được phần lớn các dữ liệu cần thiết từ nhiều nguồn khác nhau, người lập KHKD sẽ tập hợp chúng lại và hình thành một bức tranh mô tả hoàn cảnh về doanh nghiệp, sản phẩm thị trường và môi trường kinh doanh nà doanh nghiệp đang hoặc sắp hoạt động.
Lưu ý rằng có nhiều thông tin tuy không được trình bày trực tiếp trong phần mô tả nhưng không thể thiếu khi tiến hành tính toán về nguồn lực cần thiết hay dự báo doanh thu, lợi nhuận hay các tính toán khác.
Có được các thông tin cần thiết vẫn chưa đủ, để có được một bản KHKD tốt thì giai đoạn này đòi hỏi người lập kế hoạch phải biết tận dụng các kỹ năng, kinh nghiệm và công cụ hỗ trợ để phân tích thông tin, diễn dịch ý nghĩa hay ẩn ý của các thông tin.
Ngoài ra cần dự báo một số thay đổi tương lai về thị trường, nhu cầu, yếu tố cạnh tranh… bởi vì KHKD là để triển khai các hoạt động trong tương lai, trong khi hầu hết các thông tin mô tả chỉ được xem xét ở thời điểm hiện tại.
1.4.4. Hình thành chiến lược và kế hoạch hoạt động
Đây là phần công tác nội nghiệp quan trọng, đòi hỏi người lập phải có khả năng tư duy chiến lược và các kỹ năng, kinh nghiệm về lập KHKD. Thực ở phần trước tế phần này phụ thuộc rất nhiều vào kết quả phân tích và diễn dịch thông tin ở phần trước cùng với khả năng vận dụng kinh nghiệm thực tiễn và nguyên tắc lý thuyết của người lập kế hoạch. Một yếu tố quan trọng trong giai đoạn này là phải đảm bảo tính nhất quán giữa chiến lược chung và các kế hoạch hoạt động chức năng (tiếp thị, sản xuất, nhân sự…) mà người lập KHKD sẽ cụ thể hóa tiếp theo đó bằng các kế hoạch ngắn hạn.
1.4.5. Lượng hóa và tổng hợp các yêu cầu về nguồn lực
Để có thể đánh giá hiệu quả và triển khai thực hiện các hoạt động chức năng đề ra trong KHKD, cần xác định nhu cầu về nguồn lực cho từng hoạt động chức năng, sau đó tổng hợp nhu cầu vè nguồn lực cho toàn bộ KHKD, từ đó doanh nghiệp xác định được nhu cầu bổ sung và chuẩn bị huy động nguồn lực. Ở giai đoạn này những người lập kế hoạch có kinh nghiệm thực tế và kiến thức cụ thể về các lĩnh vực chức năng sẽ có nhiều ưu thế hơn trong việc nhận dạng, sử dụng thông tin và số liệu để lượng hóa các loại nguồn lực. Một số định mức hoặc các số liệu theo kinh nghiệm cũng được sử dụng trong công việc này.
1.4.6. Phân tích và đánh giá kết quả
Các nguồn lực cần sử dụng và các khoản thu nhập (doanh thu) được dự tính bằng tiền cùng với các chi tiết về thời gian thu, chi cụ thể sẽ là cơ sở thiết lập các dự
23
báo tài chính. Ngoài ra các phân tích về hiệu quả kinh doanh, về cấu trúc vốn và tình trạng tài chính trong tương lai cũng sẽ được thực hiện để đưa ra các nhận định chung.
Để làm phần này người lập kế hoạch cần có các kiến thức về kế toán, tài chính và các kỹ năng tính toán nhất định. Khối lượng tính toán trong phần này khá lớn và đôi khi phải tính lặp nhiều lần để hiệu chỉnh các thông tin đầu vào cho thích hợp. Do vậy các doanh nghiệp có thể thực hiện trên máy tính cùng với các phần mềm chuyên dùng hỗ trợ cho việc tính toán. Tuy nhiên phần phân tích sau khi có kết quả đặc biệt quan trọng trong trường hợp mà doanh nghiệp sử dụng KHKD để định hướng phát triển, khi đó người đọc là lãnh đạo doanh nghiệp chứ không phải là các chuyên gia tài chính.
1.4.7. Phân tích rủi ro
Các tính toán tài chính chủ yếu dựa vào các thông tin và các quyết định thực hiện từ phần trước. Tuy nhiên do đặc điểm của kế hoạch là căn cứ vào các thông tin thu nhập từ quá khứ, hiệu chỉnh cho phù hợp với các điều kiện dự kiến xảy ra trong tương lai nên khả năng xảy ra những khác biệt so với kế hoạch là không tránh khỏi. Do vậy một KHKD được đánh giá tốt khi có tính linh hoạt cao, có dự kiến những rủi ro và có hướng khắc phục những rủi ro đó.
Hình 1.2. Quá trình lập bảng KHKD
Trong giai đoạn này cần thực hiện phân tích, nhận dạng, đo lường các rủi ro và dự kiến phương pháp quản lý rủi ro. Các rủi ro kinh doanh nên nhận dạng là rủi ro giá, rủi ro tín dụng và rủi ro thuần túy. Các công cụ phân tích rủi ro được sử dụng tương đối phổ biến là phân tích độ nhạy, phân tích tình huống và phân tích mô phỏng. Ngoài ra cần lưu ý ngoài kỹ năng sử dụng các công cụ phân tích, người thực hiện cần phải có kinh nghiệm và khả năng phân tích.
Xác định nhu cầu
lập KHKD
Thu thập thông tin
Tổng hợp về phân tích thông tin
Hình thành chiến lược và
kế hoạch
hoạt động
Lượng hóa và yêu cầu
về nguồn
lực
Phân tích đánh giá kết
quả
24