Chương 2: THU THẬP THÔNG TIN
2.2. Thông tin bên trong doanh nghiệp
Phần này sẽ trình bày các thông tin bên trong doanh nghiệp được sử dụng để thực hiện các phần của nội dung KHKD. Người lập kế hoạch có thể căn cứ vào danh mục thông tin bên trong để xác định cụ thể hơn sẽ lấy thông tin từ bộ phận nào trong doanh nghiệp, cách thức lấy thông tin (sơ cấp hay thứ cấp). Kinh nghiệm cho thấy doanh nghiệp càng lớn, có thời gian hoạt động càng lâu thì thông tin thứ cấp trong nội bộ doanh nghiệp càng nhiều và càng phân tán ở các bộ phận. Do đó người thu thập thông tin càng phải có kế hoạch tiếp xúc với nhiều phòng ban chức năng, ngược lại doanh nghiệp càng nhỏ thì thông tin sơ cấp càng nhiều và có thể thu thập chủ yếu từ kiến thức và kinh nghiệm của chủ doanh nghiệp hoặc vài nhân vật chủ chốt khác.
Các báo cáo tổng kết, báo cáo tài chính, bán hàng, sản xuất… là các nguồn dữ liệu thứ cấp rất hữu ích có thể đáp ứng được yêu cầu về thông tin nội bộ doanh nghiệp.
Bảng 2.1. Danh mục thông tin bên trong doanh nghiệp Nội
dung Thông tin
Mô tả doanh nghiệp
*Lịch sử hình thành
- Doanh nghiệp được thành lập bởi ai, khi nào,ở dâu và như thế nào - Thông tin về hình thức sở hữu doanh nghiệp và các sáng lập viên.
- Các sản phẩm ban đầu, sử dụng nguồn lực gì và mua ở đâu.
- Tầm quan trọng của các mối quan hệ đặc biệt (nếu có)
- Mức độ thành công hiện tại về thị phần, doanh thu, lợi nhuận
- Những khó khăn đã gặp trong quá trình phát triển và cách vượt qua.
- Sự kiện/con người/cơ hội có ảnh hưởng quan trong tới vị trí hiện tại của doanh nghiệp
* Hiện trạng và mục tiêu doanh nghiệp
- Sản phẩm chính hiện tại - nếu là sản phẩm khác thì cho biết lý do.
- Đặc trưng độc đáo của sản phẩm - dịch vụ.
- Tính chất độc đáo của doanh nghiệp
- Mức độ thành công hiện tại về thị phần và các kết quả tài chính.
- So sánh kết quả hiện tại với kế hoạch hiện nay (nếu có).
- Những xu hướng hiện tại có ảnh hưởng đến công việc kinh doanh về thị trường, sự cải tiến sản phẩm…
29
- Các thế mạnh chính cần phát huy trong tương lai.
* Kế hoạch: tương lai, triển vọng - định hướng
- Sản phẩm chính trong tương lai và các yếu tố thị trường có liên quan.
- Các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn về thị phần và các kết quả tài chính.
- Những thế mạnh cần phát huy, những điểm yếu cần khắc phục.
- Các phương tiện mới cần có, cách vượt qua những khó khăn hiện tại và bù đắp các thiếu hụt về nhân sự.
Sản phẩm hay dịch
vụ
* Mô tả sản phẩm/dịch vụ
- Mô tả cụ thể về sản phẩm/dịch vụ, chức năng, tác dụng, sự khác biệt đối với các sản phẩm tương tự.
- Doanh nghiệp có đưa ra nhiều loại sản phẩm hay không.
- Chu kỳ sống của sản phẩm.
- Điều kiện sử dụng thích hợp nhất của sản phẩm.
- Có cần tới các phụ tùng, phụ liệu hay không, doanh nghiệp có cung cấp các phụ tùng, phụ liệu này không.
- Có cần tới kỹ thuật đăc biệt khi sử dụng sản phẩm (nếu có, đưa các mô tả đặc tính kỹ thuật vào phần phụ lục).
* Phân tích ứng dụng
- Sản phẩm được sử dụng như thế nào. Ai là người sử dụng.
- Sản phẩm thâm nhập vào một thị trường mới hay cạnh tranh trực tiếp với các nhà sản xuất đã có mặt trên thương trường - trong trường hợp thứ hai, phần phân tích lợi ích trở thành phần quan trọng nhất.
- Sản phẩm này nhằm bổ sung hay thay thế các sản phẩm khác.
- Tần suất mua sản phẩm, phải mua liên tục hay chỉ mua một lần.
- Người mua và người sử dụng cuối cùng có phải là một không, quan hệ của họ ra sao, quan điểm khi mua của họ khác nhau như thế nào.
- Có nhu cầu lắp đặt hay sửa đổi sản phẩm theo nhu cầu không: nếu có thì thời gian và chi phí là bao nhiêu.
- Nhu cầu lắp đặt/sửa đổi trên có ảnh hưởng đến doanh thu không, nếu có thì có thể giảm/loại bỏ những tác động đó không.
- Việc lắp đặt có ảnh hưởn tới viêc bảo hành các thiết bị khác không, có phải sử dụng các thiết bị đặc biệt nào không.
* Phân tích lợi ích
- Sức hấp dẫn của sản phẩm với thị trường - đánh giá giá trị thực của sản phẩm hoặc giá trị được nhận thức bởi người tiêu dùng để xác định nguyên nhân mua hàng của họ.
- Xem xét tính độc đáo của sản phẩm có liên hệ gì với hành vi hiện nay của những người mua khi chưa có sản phẩm này.
30
- Xem xét các khía cạnh: hình thức, hiệu suất, giá cả, tính đa dụng, độ bền, tốc độ, chính xác, dễ sử dụng, chi phí lắp đặt/sử dụng, khả năng giảm yêu cầu huấn luyện, yêu cầu về chất lượng nguyên liệu…
- Sản phẩm được xácđịnh như thế nào về khía cạnh khách hàng.
* Kế hoạch phát triển sản phẩm
- Sản phẩm đã sẵn sàng cho việc sản phẩm/ tiêu thụ hay chưa.
- Nếu chưa thì thời gian cần thiết là bao nhiêu để xâm nhập thị trường.
- Hiện có những ai đang phát triển các sản phẩm cùng loại.
- Liệt kê các hoạt động, thời gian và chi phí cần thiết để hoàn thành việc phát triển và hoàn thiện sản phẩm.
- Tầm quan trọng của các kế hoạch phát triển sản phẩm trong tương lai.
- Xét độ rủi ro dẫn đến thất bại/khó khăn.
Kế hoạch tiếp thị
- Giá bán, lượng bán, doanh thu, thị phần trong thời gian vừa qua.
- Các phương thức và chính sách bán hàng.
- Các hoạt động quảng cáo/ khuyến mãi… đang được thực hiện.
- Sản phẩm/dịch vụ được phân phối đến người mau bằng cách nào, do ai thực hiện.
- Cơ sở/văn phòng của bạn có tầm quan trọng thế nào trong quá trình phân phối - có cần thiết phải đặt ở nhiều địa điểm không.
- Có các nhân tố đặc biệt về bao gói, đóng nhãn hay vận chuyển nào làm tăng chi phí không.
- Có cần phải huấn luyện khách hàng sử dụng hay cung cấp dịch vụ lắp đặt hoặc tài liệu hướng dẫn không.
Kế hoạch sản xuất
* Phương thức sản xuất và năng lực sản xuất
- Mô tả các công đoạn sản xuất ra sản phẩm, mô tả quy trình sản xuất.
- Quá trình sản xuất là liên tục hay gián đoạn.
- Năng lực sản xuất.
- Thời gian thực hiện các công đoạn, công đoạn nào chiếm nhiều thời gian hơn, số lượng máy móc các loại khác nhau có phản ánh sự khác biệt đó không.
- Thời gian vận hành của toàn bộ qúa trình sản xuất.
- Có công đoạn nào phải thực hiện tách biệt do vấn đề an toàn, vệ sinh hay tiếng ồn không.
- Có phải sử dụng thầu phụ bên ngoài không, việc quả lý chất lựng như thế nào, mức độ phụ thuộc vào thầu phụ ra sao, có thay đổi thầu phụ trong tương lai không.
* Nguyên liệu và các quy trình
- Cần những nguyên vật liệu gì, lấy từ nguồn nào.
31
- Số lượng bao nhiêu, mua thành nhiều đợt hay chỉ một đợt trong năm, thời hạn, số lượng và chất lượng cho mỗi đợt giao hàng có chính xác không, chất lượng yêu cầu, nguồn cung cấp có đảm bảo không, thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng là bao lâu.
- Lượng tồn kho cần dự trữ là bao nhiêu - cần xem xét các yếu tố về thời gian đặt hàng, nguồn nguyên vật liệu, các yêu cầu của bộ phận sản xuất/bán hàng.
- Kho nguyên liệu cần có các phương tiện đặc biệt không, vấn đề hư hỏng và hao hụt như thế nào.
- Mức quan trọng của việc quản lý chất lượng và cách tiến hành.
- Có những yêu cầu nào về vấn đề sức khỏe/an toàn lao động trong sản xuất không
- Các quy trình tiêu chuẩn hóa hay mỗi công đoạn có tính riêng biệt.
- Dây chuyền sản xuất có đầy đủ/đồng bộ chưa.
- Nguồn cung cấp năng lượng, điện, nước…
* Nhu cầu về thiết bị và lao động trực tiếp
- Cần có thiết bị gì - năng suất, chi phí vận hành, bảo dưỡng, cũng như giá cả, so sánh tương quan với các doanh nghiệp cạnh tranh.
- Mô tả thiết bị hiện có, nếu có quyết định nâng cấp/thay thế thì cần nêu các giai đoạn thực hiện nâng cấp/thay thế.
- Tổng hợp nhu cầu thiết bị thành một bảng dự toán thiết bị.
- Loại công nhân sản xuất cần tuyển dụng, công việc bố trí và mức lương.
- Có tuyển dụng nhân viên/công nhân theo thời vụ hoặc công nhật không.
- Những yếu tố nào quyết định hiệu suất công việc (độ tin cậy của thiết bị, đội ngũ nhân viên ổn định…)
- Thời gian cần thiết cho việc hoàn chỉnh thiết bị và đưa vào vận hành.
* Chi phí sản xuất
- Ước tính chi phí sản xuất định mức cho một đơn vị sản phẩm - sử dụng chi mục tiêu giám sát và điều khiển hoạt động, trước hết hãy phân loại chi phí thành 3 loại:
+ Các chi phí biến đổi chỉ xuất hiện khi cơ sở sản xuất được đưa vào hoạt động, chi phí này không đổi cho một đơn vị sản phẩm - không phụ thuộc vào khối lượng sản xuất (chi phí nguyên vật liệu)
+ Các chi phí bán biến đổi cũng chỉ xuất hiện khi có hoạt động sản xuất, nhưng thường liên quan đến yếu tố thời gian hơn là số lượng sản phẩm sản xuất ra (ví dụ chi phí điện lực)
+ Các chi phí cố định như tiền thuê đất, thuê nhà xưởng - thường khó có thể điều chỉnh trong quá trình sản xuất và thường không được tính vào chi phí sản xuất định mức.
32
- Các chi phí sản xuất này biến đổi và có tác động thế nào đến chi phí sản xuất định mức khi sản lượng thay đổi.
- Có áp dụng chi phí định mức không, phương pháp xây dựng định mức, các chi phí này thay đổi theo sản lượng như thế nào.
Kế hoạch nhân sự
- Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.
- Xác định những vị trí chủ chốt cần.
- Các nhân vật chủ chốt hiện có hay cần được tuyển dụng.
- Xác định chức năng của từng lĩnh vụ hoạt động cụ thể ( ví dụ: tài chính, marketing, kỹ thuật…) nhấn mạnh vào những khía cạnh quan trọng nhất.
- Xem xét lĩnh vực hoạt động chính này tác động qua lại như thế nào trong các mối quan hệ báo cáo, dòng thông tin, địa điểm làm việc.
- Mô tả các hệ thống hỗ trợ kinh doanh thông qua thực hiện công tác quản lý và kiểm tra. Ví dụ các hệ thống kế toán, kiểm soát kho, kiểm ra chi phí, tiền mặt, chất lượng, các trung tâm trách nhiệm và giám sát hiệu quả.
- Đánh giá những kỹ năng hiện có trên cơ sở xem xét các vị trí chủ chốt, những vị trí đòi hỏi kỹ năng thấp có thể được xem xét từng nhóm với nhau, lưu ý tới những kỹ năng cần có để vận hành những công nghệ hoặc hệ thống kinh doanh nhất định.
- Doanh nghiệp có định đào tạo từ nội bộ, tuyển dụng từ bên ngoài, sử dụng kỹ năng của các nhà đầu tư/các đối tác, tiếp nhận đào tạo của các nhà cung cấp thiết bị hoặc các nhà tư vấn…
- Đánh giá nhu cầu đào tạo, loại hình đào tạo nào sẽ được áp dụng - đào tạo tại chỗ qua công việc, qua các trường dạy nghề, các khóa đào tạo - xem xét các chi phí cho những hoạt động này.
- Đối với các cán bộ chủ chốt, mức lương, thưởng, chi hoa hồng, có sử dụng hợp đồng lao động không và có những điều khoản đặc biệt nào.
- Các chính sách liên quan đến đãi ngộ nhân viên.
Kế hoạch
tài chính
- Bảng cân đối kế toán khởi đầu (nếu có).
* Thiết bị và tiện ích
- Xem xét những hạng mục như: chi phí cho văn phòng, nhà xưởng, chi phí xây mới hay sửa chữa, thiết bị sản xuất, chi phí lắp đặt, nội thất và thiết bị văn phòng…
- Những trang thiết bị đó được mua hay thuê với chi phí bao nhiêu.
- Đối với nhà xưởng, thiết bị - hiện tại, liệt kê chi tiết giá mua nguyên thủy cũng như giá trị bút toán.
* Tồn kho đầu kỳ
33
- Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ.
- Xem xét số lượng đặt hàng hiệu quả và thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng.
- Tính toán nhu cầu lưu kho (bao nhiêu ngày) kế hoạch (gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm cũng như thành phẩm.)
- Tính toán thời gian, chi phí đặt hàng.
* Chi phí thành lập
- Các loại chi phí ban đầu khác như: chi phí quảng cáo, đặt cọc cho các công ty cung ứng dịch vụ, chi phí dịch vụ về pháp luật và kế toán, xin giấy phép hoặc đăng ký kinh doanh, tuyển dụng và huấn luyện, đăng ký nhãn hiệu…
- Các khoản chi phí như giải phóng mặt bằng, đền bù giải tỏa, thủ tục thuê đất.
* Chi phí chung
- Tổng hợp chi phí hàng tháng, hàng năm của chi phí chung ban đầu và khi doanh nghiệp phát triển.
- Các chi phí phân phối, chi phí bán hàng, marketing, chi phí thành lập (ví dụ chi phí bảo hiểm, thuê nhà, tiện ích, điện nước, chi phí hành chính kẻ cả lương ban quản trị)
* Vốn lưu động
- Lương tiền mặt, dự trữ tồn kho và các khoản nợ khách hàng (khoản phải thu)