Chương 6: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
6.2. Nội dung của kế hoạch tài chính trong kế hoạch kinh doanh
Nội dung đầu tiên được trình bày trong kế hoạch tài chính là các bảng tổng hợp nguồn lực nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh. Đối với doanh nghiệp chuẩn bị thành lập, các nguồn lực ban đầu bao gồm: chi phí thiết bị và các tiện ích, giá trị tồn kho đầu kỳ, các chi phí ban đầu, lượng vốn lưu động cần thiết. Với doanh nghiệp đang hoạt động, các nguồn lực và nguồn vốn sẽ được tổng hợp trong bảng cân đối kế toán ngay thời điểm lập kế hoạch kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp mới khởi sự cũng cần căn cứ vào nguồn lực ban đầu để lập bảng cân đối kế toán khi khởi sự. Đối với doanh nghiệp có quy mô quá nhỏ, không có hệ thống sổ sách kế toán theo quy định cũng có thể thông qua chủ doanh nghiệp để xác định, đánh giá các tài sản hiện có làm cơ sở lập bảng cân đối kế toán ngay thời điểm lập kế hoạch kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp cho rằng tất cả chi phí phát sinh trước đợt sản xuất sản phẩm đầu tiên là chi phí ban đầu, các chi phí này sẽ bao gồm: chi phí quảng cáo, phát triển quan hệ đại lý, chi phí pháp lý, cấp giấy phép, đăng ký kinh doanh, tuyển dụng, đào tạo, đăng ký bản quyền, kiểu dáng công nghiệp… nếu các chi phí này chiếm giá trị lớn thì sẽ được phân bổ dần trong 2 - 3 năm đầu hoạt động tùy theo quy định.
Các nguồn lực cần thiết trong tương lai nên được tổng hợp thông qua các bảng liệt kê chi tiết. Đối với các trang thiết bị và phương tiện cần thiết cho hoạt động phải được phân nhóm theo chức năng/tính năng kỹ thuật, ghi rõ giá mua, thời điểm cần mua, ai là nhà cung cấp. Đối với nguyên vật liệu dùng cho sản xuất cũng nên lập một bảng kê chi tiết tương tự như vậy. Người lập kế hoạch cần ghi rõ số lượng, chủng loại, nhà cung cấp, giá mua, điều kiện thanh toán, phải cân đối giữa lượng đặt hàng tối ưu, khả năng lưu kho và chi phí lưu kho.
Nếu kế hoạch kinh doanh được lập để vay vốn khi xác định các nguồn lực cũng nên xác định số tiền cần vay và thời điểm vay. Trường hợp không vay vốn thì người lập kế hoạch cũng cần xác định nguồn tiền sử dụng để chi trả cho các tài sản trên khi cần thiết. Tuy lượng vốn thực tế cần tài trợ sẽ được xác định sau, nhưng qua bảng tổng hợp nguồn lực có thể đánh giá sơ bộ khả năng tìm nguồn tài trợ của doanh nghiệp.
6.2.2. Các giả định tài chính
Các giả định tài chính là các giả thuyết mà người lập kế hoạch dự kiến xảy ra trong một môi trường hoạt động kinh doanh sắp tới (ví dụ: chính sách nhà nước, lãi suất ngân hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp) sẽ tác động lên doanh nghiệp như thế nào, chiến lược và chính sách chung của doanh nghiệp (thể hiện trong kế hoạch tiếp thị và sản xuất…) trong suốt thời kỳ thực hiện kế hoạch kinh doanh. Căn cứ vào những nguồn thông tin đáng tin cậy, các giả định này được xác định tại thời điểm lập kế hoạch kinh doanh làm cơ sở cho các tính toán của bảng dự báo tài chính. Vì là số
94
dự kiến trong tương lai nên thực tế nếu một trong các giả định có thay đổi, các kết quả dự kiến trước đó cần được tính lại. Ví dụ: doanh nghiệp ước tính chi phí vận chuyển hàng tháng chiếm 1% doanh thu nhưng sau đó do khan hiếm nhiên liệu, chi phí này tăng lên 1,5% doanh thu. Như vậy mức chi phí gia tăng 0,5% doanh thu sẽ làm thay đổi kết quả của giá trị ước tính về chi phí và lãi.
Đây là một bước hết sức quan trọng đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và có khả năng tổng hợp logic của người lập kế hoạch kinh doanh. Người lập kế hoạch tài chính chính là người phát hiện ra trường hợp các dữ liệu bị thiếu hoặc có sự bất hợp lý giữa các kế hoạch bộ phận ở phần trước, đưa ra các đề nghị bổ sung, sửa đổi sao cho đảm bảo tính nhất quán giữa các phần.
Nếu giả định sau khi lượng hóa không đại diện được cho các hoạt động kế hoạch đưa ra ở các phần trước hoặc không phù hợp cho viêc thực hiện kế hoạch thì dù có tính toán chính xác, chi tiết đến đâu thì các kết quả nhận được cũng sẽ không có giá trị sử dụng trong phân tích và ra quyết định. Các giả định tài chính càng thực hiện đầy đủ và chi tiết thì các phân tích tài chính càng toàn diện và dễ thuyết phục người đọc bản kế hoạch kinh doanh, góp phần thuận lợi cho việc tính toán và lập các báo cáo tài chính dự kiến sau này. Tuy nhiên mức độ chi tiết cũng phụ thuộc vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện một bản kế hoạch phức tạp, cồng kềnh cho một doanh nghiệp có hoạt động đơn giản là không cần thiết.
6.2.3. Các báo cáo tài chính dự kiến
Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động thì kết quả hoạt động kinh doanh thường được thể hiện trong các báo cáo tài chính tại cuối mỗi thời đoạn. Tương tự để xem xét các kết quả hoạt động dự kiến, trong kế hoạch kinh doanh cũng trình bày các báo cáo tài chính dự kiến cho từng thời đoạn trong tương lai (có thể là 1 năm, 1/2 năm, 1 quý, 1 tháng). Thông tin trong các báo cáo tài chính giúp người lập kế hoạch kinh doanh xem xét lại các hoạt động nêu trong kế hoạch qua từng thời đoạn và ra các quyết định hiệu chỉnh, nếu cần đảm bảo khả năng triển khai thực hiện kế hoạch sau này.
Bảng 6.1: Nguồn dữ liệu và các báo cáo tài chính cần thiết
Dữ liệu hiện có Các báo cáo tài chính
dự kiến
Các giả định tài chính Báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh Lưu chuyển tiền tệ Bảng cân đối kế toán Phân tích tỷ số tài chính TÍNH TOÁN
Bảng cân đối kế toán khởi đầu
95
Lưu ý có sự khác biệt về nguồn dữ liệu sử dụng giữa các báo cáo tài chính cuối kỳ của một doanh nghiệp đang hoạt động với các bảng dự báo tài chính trong một kế hoạch kinh doanh. Báo cáo cuối kỳ của một doanh nghiệp đang hoạt động sử dụng dữ liệu quá khứ nhằm phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngược lại các báo cáo tài chính dự kiến trình bày kết quả sẽ xảy ra trong tương lai dựa vào các tính toán từ các giả định khi lập kế hoạch kinh doanh. Quá trình lập báo cáo tài chính được mô tả theo sơ đồ 6.1
Bảng cân đối kế toán dự kiến sẽ được thiết lập trên cơ sở bảng cân đối kế toán khởi đầu. Về nội dung bản cân đối kế toán khởi đầu cho thấy vị trí tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm lập kế hoạch kinh doanh. Bảng này có thể hiện quy mô của các tài sản góp vào nhằm thực hiện kế hoạch và các nguồn vốn doanh nghiệp sử dụng. Doanh nghiệp sẽ xem xét, đánh giá lại tài sản hiện có trước khi ra quyết định bổ sung về tài sản, nguồn vốn nhằm đạt được mục tiêu kế hoạch. Việc xem xét đồng thời những món nợ trong quá khứ cần chi trả của doanh nghiệp trong thời gian tới là rất cần thiết. Chủ nợ và các nhà đầu tư cũng thường dựa vào các thông tin trong bảng này để ra quyết định có góp vốn cho doanh nghiệp hay không. Dĩ nhiên là chủ nợ và nhà đầu tư sẽ không an tâm góp vốn khi thấy chủ doanh nghiệp có lượng vốn bỏ ra không đáng kể so với lượng vốn cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được thực hiện nhằm ghi nhận các sự kiện kinh tế là thay đổi (tăng/giảm) lượng tiền mặt của doanh nghiệp. Báo cáo này quan trọng vì khi áp dụng hệ thống kế toán dựa trên cơ sở nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ví dụ: một doanh nghiệp bán hàng cho trả chậm trong 30 ngày kề từ ngày bán) thì sẽ có sự khác biệt giữa mức lợi nhuận được báo cáo trong báo cáo thu nhập và lượng tiền mặt thu được.
Kết quả hoạt động có lợi nhuận nhưng không có đủ lượng tiền mặt thì doanh nghiệp cũng sẽ không thực hiện được các khoản đầu tư cần thiết, không có tiền chi trả các khoản nợ khi tới hạn và có khi phỉa ngưng hoạt động vì bị kiện do vi phạm các hợp đồng chi trả. Do vậy kế hoạch tài chính cũng cần dự kiến các khoản thu, chi theo các hoạt động đề ra trong kế hoạch nhằm có các quyết định bổ sung vốn kịp thời khi cần trong quá trình triển khai kế hoạch.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết nguồn tiền và thời điểm doanh nghiệp nhận được tiền, các khoản chia và thời điểm doanh nghiệp cần chi cho các chi phí hoạt động kinh doanh, trả lãi, trả vốn vay, trả cổ tức, đầu tư… trong giai đoạn xét. Báo cáo này nhằm giải thích kết quả tính được của số dư tiền mặt trong Bảng cân đối kế toán được thực hiện trong cùng giai đoạn. Do vậy kết quả cuối cùng về lượng tiền tăng/giảm của báo cáo lưu chuyển tiền tệ và mức chênh lệch số dư tiền mặt trong bảng cân đối kế toán so sánh phải bằng nhau.
Các thông tin trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp ra các quyết định cân đối nguồn vốn vì nếu tại một thời điểm nào đó doanh nghiệp bị thiếu tiền mặt để thanh toán các khoản nợ thì uy tín
96
doanh nghiệp và giai đoạn hoạt động tiếp sau sẽ bị ảnh hưởng xấu, đôi khi bị phá sản. Còn nếu dự trữ lượng tiền mặt với số lượng lớn thì hiệu quả sử dụng vốn không cao do vẫn phải chịu chi phí sử dụng vốn đối với nhưng đồng tiền nhàn rỗi.
Nên trình bày các báo cáo tài chính dự kiến theo các thời kỳ liên tiếp để người đọc có thể đánh giá được xu hướng phát triển của doanh nghiệp theo kế hoạch.
6.2.4. Phân tích tài chính a. Phân tích chỉ số tài chính
Thông qua các báo cáo tài chính dự kiến, có thể sử dụng phương pháp phân tích chỉ số tài chính để đánh giá các kết quả hoạt động theo kế hoạch. Có nhiều loại chỉ số tài chính, nhưng người lập kế hoạch kinh doanh không nhất thiết phải đưa vào tất cả.
Việc lựa chọn tỷ số nào để trình bày tùy thuộc vào mục đích lập kế hoạch kinh doanh và đối tượng đọc bản kế hoạch kinh doanh. Có thể gom tất cả các chỉ số tài chính thành 4 nhóm chính:
- Các tỷ số khả năng thanh khoản: thông qua các tỷ số này có thể dự đoán khả năng chi trả nợ của doanh nghiệp trong tương lai.
- Các tỷ số hoạt động: cho thấy hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp như kỳ thu nợ bình quân( trong trường hợp có bán trả chậm), vòng quay tồn kho…
- Các tỷ số nợ: có thể biết được cấu trúc nguồn vốn, dự đoán khả năng vay được nợ của doanh nghiệp.
- Các tỷ số khả năng sinh lợi: xác định mức sinh lợi trên tổng vốn đầu tư, hiệu suất đầu tư qua đó đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với các đơn vị khác.
b. Phân tích độ nhạy
Ngoài ra cần lưu ý là các dữ liệu đưa vào tính toán đều là các ước lượng hoặc dự báo trong tương lao. Do vậy khi triển khai kế hoạch, các biến động của môi trường kinh doanh có thể dẫn đến dự khác biệt giữa con số dự báo và con số thực tế. Khi có thay đổi các kết quả tính toán trong kế hoạch sẽ không còn đúng nữa, nên người lập kế hoạch ngoài việc tính lại đôi khi còn phải thực hiện các hiệu chỉnh thích hợp. Để đánh giá những biến động có ảnh hưởng như thế nào là kết quả tính toán tài chính, người lập kế hoạch kinh doanh cần tiến hành phân tích độ nhạy (Sensitivity Analysis), phân tích độ nhạy bao gồm:
- Phân tích ảnh hưởng của một biến đầu vào như giá bán, lãi suất, chi phí nguyên vật liệu… trên giá trị đầu ra của phân tích tài chính như doanh thu,lợi nhuận, khả năng thanh khoản, sản lượng hòa vốn… từ đó có thể đánh giá mức độ rủi ro của kế kế hoạch kinh doanh đối với sự biến động của môi trường.
- Nhận dạng những biến đầu vào nào nhạy hơn đối với sự thay đổi của các biến đầu ra, nghĩa là chỉ với một thay đổi nhỏ cũng làm thay đổi lớn đến kết quả tính toán tài chính. Từ đó có biện pháp tăng độ tin cậy của thông tin khi thu thập để lập kế hoạch
97
kinh doanh, chuẩn bị các biện pháp kiểm soát hoặc đối phó với các thay đổi của các yếu tố "nhạy" khi triển khai kế hoạch trong thực tế.