Chương 5: KẾ HOẠCH NHÂN SỰ
5.3. Một số công cụ hỗ trợ trong việc lập và triển khai kế hoạch nhân sự
5.3.4. Giải quyết các vấn đề mâu thuẫn trong nhóm
Thuận lợi của làm việc theo nhóm so với cá nhân là kiến thức và ý tưởng hoạt động được đa dạng hóa. Tuy nhiên từ đa dạng hóa dẫn đến khác biệt, từ khác biệt dẫn đến mâu thuẫn. Mâu thuẫn là vấn đề hàng đầu mà những người lãnh đạo nhóm phải giải quyết. Theo một số nghiên cứu, hầu hết các lãnh đạo nhóm đều nhận thấy hoặc được huấn luyện để giải quyết các mâu thuẫn, thực tế họ thất bại do không dành đủ mức độ ưu tiên cho việc giải quyết các mâu thuẫn của nhóm.
Tuy nhiên không phải tất cả các mâu thuẫn đều xấu, mâu thuẫn nhóm có thể dẫn đến những ý tưởng mới hoặc những sáng kiến trong công việc, thu hút sự chú ý của các thành viên nhóm đến những vấn đề quan trọng và kích thích những thay đổi cần thiết, đem lại hiệu quả và năng suất cao hơn và cuối cùng là có thể cải thiện được việc truyền đạt thông tin và tạo sự gần gũi cho các thành viên nhóm.
Nguồn gốc của mâu thuẫn là từ sự khác biệt về ý kiến, quá trình đào tạo, thang đo giá trị, thái độ và kinh nghiệm của các thành viên nhóm. Mâu thuẫn nhóm có tính chất tiêu cực thường xuất phát từ các yếu tố như hoạch định kém, truyền đạt sai, các mục tiêu mơ hồ, không khí làm việc thiếu tin tưởng, thiếu tôn trọng, áp lực hoàn thành công việc quá sức về thời hạn, ngân sách, trách nhiệm hoặc mâu thuẫn cá nhân… đôi khi còn do trưởng nhóm đánh giá sai hiệu quả công việc của các thành viên. Do vậy thủ tục và tiêu chuẩn đánh giá phải rõ ràng.
5.3.5. Đánh giá công việc của các thành viên trong nhóm
Lãnh đạo nhóm cần dành thời gian để đánh giá công việc của các thành viên, có hai cách thực hiện đánh giá hiệu suất công việc các nhân là:
a. Các thành viên tự đánh giá
89
Các thành viên nhóm có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả mà không cần phải hướng dẫn. Chỉ cần mỗi thành viên bỏ ra 15 phút/tuần vào cuối giờ mỗi ngày cuối tuần để xem xét lại và ghi chép lại các công việc họ đã hoàn thành, những công việc còn dở dang. Và sau đó bỏ ra một giờ trong cuối tuần của tháng để phân tích những thành công hoặc thất bại trong tháng.
Cuối năm cần có một bản đánh giá của từng thành viên nhóm theo quá trình hoạt động của họ và lập kế hoach phát triển cho từng cá nhân trong năm tới.
b. Căn cứ vào hợp đồng thực hiện
Tập trung đánh giá kết quả thực hiện căn cứ vào một thỏa thuận trước đó, có thể là một bản hợp đồng hay là một tờ cam kết. Khi bắt đầu hoạt động, các vị lãnh đạo nhóm, các nhà quản lý cần xác định, truyền đạt bảo đảm sao cho tất cả các thành viên có cùng hiểu biết về nhóm, về mục tiêu của nhóm và vai trò của từng cá nhân trong nhóm để đạt được thành công. Nếu lãnh đạo nhóm dành thời gian để giải thích triển vọng của nhóm, mâu thuẫn sẽ giảm dần, các thành viên sẽ tuân thủ nhiệm vụ và mục đích của nhóm và tổ chức. Để đánh giá hiệu quả công việc của các cộng sự, bản thân nhà quản lý phải biết tự đánh giá, đánh giá quan trọng nhất cần thực hiện là đánh giá khả năng quản lý thời gian của bản thân nhà quản lý.
5.3.6. Các nhà quản lý đã quản lý thời gian như thế nào
Hoạt động trong môi trường kinh doanh với tốc độ phát triển nhanh như hiện nay, quản lý thời gian là một vấn đề quan trọng được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Có thể sử dụng bảng sau để đánh giá sơ bộ hiệu quả sử dụng thời gian của nhà quản lý.
Cho điểm khoảng tứ 1 đến 5 khi trả lời các câu hỏi trong bảng sau
CÂU HỎI ĐIỂM
1. Bạn có bị gián đoạn công việc vì những cú điện thoại gọi đến hay không?
2. Bạn có nghĩ bạn sẽ đạt được kết quả công việc tốt hơn với thời gian ít hơn nếu như bạn hoạch định hiệu quả hơn?
3. Bạn có những vị khách viếng thăm một cách bất ngờ?
4. Bạn không hài lòng vì tính thiếu kỷ luật của mình?
5. Các công việc giấy tờ chiếm hết thời gian của bạn?
6. Các cuộc họp mà bạn tham dự được tổ chức có hiệu quả?
7. bạn có chần chừ trước khi quyết định?
8. Bạn quan tâm đến các mối quan hệ xã hội thay vì bạn nên tập trung vào công việc của chính bạn?
9. Có phải do giao tiếp thông tin cản trở tính hiệu quả công việc của bạn đối với cấp trên/cấp dưới?
10. Bạn dành nhiều thời gian cho việc đi lại hơn là công việc?
11. Bạn muốn tìm thêm nhiều thông tin bổ sung khi hoàn tất các dự án?
12. Về cá nhân bạn có phải là người luộm thuộm không?
13. Bạn cố gắng làm việc quá nhiều so với thời gian bạn có?
14. Bạn bị đặt trong hoàn cảnh phải hoàn thành công việc một cách khẩn cấp hoặc có sự lộn xộn về quản lý?
15. Khi giao nhiệm vụ, bạn có phải giải thích lại công việc cho người thực hiện hay kế tục?
16. Bạn khó lòng từ chối một việc gì đó?
17. Bạn có bị mơ hồ về trách nhiệm hay quyền hạn của bạn?
90
18. Đội ngũ nhân viên của bạn không đáp ứng về số lượng và kỹ năng cần thiết?
19. Bạn để nhiều công việc của bạn trong tình trạng dở dang?
20. Bạn có bị ảnh hưởng bởi các báo cáo tiến trình và cách kiểm soát không hợp lý?
Tổng cộng điểm
( Điểm 1: Luôn luôn, điểm 2: Thường xuyên, điểm 3: Thỉnh thoảng, điểm 4: Rất ít, điểm 5:
Không bao giờ)
* Diễn giải kết quả
- Nếu tổng điểm của bạn ≥ 70 điểm: bạn sử dụng thời gian rất tốt, chỉ cần cải tiến thêm những việc mà bạn cho điểm < 3.
- Nếu tổng điểm của bạn < 70 điểm: bạn không khác lắm với nhiều người hiện nay, cần phải xem xét lại và cải tiến cách làm việc của bạn một cách triệt để.
*Lưu ý: nếu chỉ đánh giá dựa vào cảm tính thì sẽ rất khó đưa ra các yếu tố cần cải tiến.
5.3.7. Đo lường hiệu quả công việc của nhân viên
Thông thường để đo lượng hiệu quả công việc của nhân viên người ta thường dùng chỉ tiêu năng suất lao động, tùy theo loại hình hoạt động của doanh nghiệp cách tính chỉ tiêu này có khác nhau.
* Đối với doanh nghiệp sản xuất: chỉ tiêu này được tính theo sản lượng sản phẩm sản xuất bình quân trong một giờ hoặc số lượng giờ cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm
Ví dụ: có 2 nhóm công nhân A và B cùng sản xuất sản phẩm J Sản lượng sản phẩm hàng tháng: Nhóm A: 100 sản phẩm
Nhóm B: 110 sản phẩm Số lượng công nhân/nhóm: 5 người
Thời gian lao động: 160 giờ/tháng/người Năng suất lao động tính như sau:
Nhóm A: (160 x 5)/100 = 8 giờ/sản phẩm Nhóm B: (160 x 5)/110 = 7,27 giờ/sản phẩm
Như vậy nhóm B làm việc hiệu quả hơn, vì chi phí lao động cho một đơn vị sản phẩm thấp hơn (Nếu tiền lương cho 1 giờ lao động là 5.000 đ, chi phí lao động trong một đơn vị sản phẩm của nhóm B là 5.000 x 7,27 = 36.350 đ trong khi nhóm A là 40.000 đ)
* Đối với doanh nghiệp thương mại/dịch vụ: Chỉ tiêu này được tính theo số sản phẩm bán ra/ số lượng công việc thực hiện hoặc số lượng khách hàng được phục vụ trong một đơn vị thời gian. Cũng có thể đo lường bằng cách so sánh khối lượng dịch vụ đã thực hiện với định mức của doanh nghiệp hoặc định mức của khách hàng được thiết lập trước đó có đáp ứng yêu cầu về thời gian hay không.
Tóm lại các công cụ trên đây có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự có hiệu quả, làm cơ sở cho việc hoàn thiện và triển khai kế hoạch nhân sự sau này.
91
CÂU HỎI THẢO LUẬN 5.1 Khi nào DN cần lập kế hoạch nhân sự?
5.2 Trong KHKD, kế hoạch nhân sự cần thể hiện những nội dung gì?
5.3 Doanh nghiệp căn cứ vào các yếu tố nào để bố trí nhân sự?
5.4 Làm thế nào để tổ chức làm việc nhóm có hiệu quả? Nêu những khó khăn và thuân lợi khi làm việc theo nhóm.