Chương 4: KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
4.3. Quy trình lập kế hoạch sản xuất
Hình 4.1: Quy trình lập kế hoạch sản xuất
Đối với các doanh nghiệp chuẩn bị thành lập, quy trình lập kế hoạch sản xuất có thể được thực hiện theo các thao tác trong hình 4.1, còn đối với cac doanh nghiệp đang hoạt động, nếu không có thay đổi về sản phẩm, có thể bỏ qua phần mô tả cấu trúc sản phẩm hay quy trình sản xuất.
4.3.1. Mô tả cấu trúc sản phẩm
Xác định số loại sản phẩm doanh nghiệp đang dự kiến sản xuất theo kế hoạch.
Nếu các loại sản phẩm dự định sản xuất chỉ khác nhau một vài bộ phận, chọn sản
Cấu trúc sản phẩm
Quy trình sản xuất sản phẩm
Sản lượng sản xuất theo kế hoạch
Máy móc thiết bị (số loại, tính năng kỹ thuật, số
lượng) Nguyên vật liệu (số chủng loại, quy cách, số
lượng
Lao động (các bậc, tay nghề, số lượng)
Dự toán
chi phí sản xuất
64
phẩm tiêu biểu có cấu trúc bao hàm tất cả các sản phẩm còn lại để thực hiện mô tả.
Còn đối với các loại sản phẩm có cấu trúc khác nhau hoàn toàn thì nên mô tả riêng từng loại một và bước 2 cũng thực hiện như thế đối với quy trình sản xuất sản phẩm.
Khác với phần mô tả ở mục giới thiệu sản phẩm, phần này chủ yếu trình bày các chi tiết cấu thành sản phẩm, hình dáng, quy cách nguyên vật liệu, tính năng kỹ thuật…
thông qua các bản vẽ kỹ thuật. Tuy nhiên các bản vẽ này chỉ nên để vào phần phụ lục của KHKD.
4.3.2. Quy trình sản xuất sản phẩm
Căn cứ vào thiết kế sản phẩm trình bày trên các bản vẽ, thiết kế quy trình sản xuất sản phẩm. Phần này bao gồm các bước: xác định quy cách, chủng loại nguyên vật liệu, chọn quy trình công nghệ, loại máy móc thiết bị, thiết kế các bước công việc, đưa ra các yêu cầu về lao động (chất lượng, số lượng) và bố trí dây chuyền sản xuất. Quy trình sản xuất nên được thể hiện bằng sơ đồ để thuận lợi cho viêc tổ chức sản xuất, kiểm soát và tính toán chi phí sau này.
4.3.3. Xác định sản lượng sản xuất theo kế hoạch
- Vấn đề về sản lượng được sản xuất ra bao nhiêu được hoạch định trong kế hoạch tổng hợp. Mục tiêu của kế hoạch tổng hợp đó là: phối hợp các nguồn lực của doanh nghiệp một cách hợp lý trong quá trình sản xuất ra những sản phẩm hay dịch vụ để cực tiểu hóa các chi phí phát sinh trong toàn bộ quá trình sản xuất cũng như giảm thiểu thấp nhất các chi phí về biến đổi lao động hay mức tồn kho.
Với việc huy động cao nhất các nguồn lực thì hoạch định tổng hợp sẽ cố gắng để sản lượng của doanh nghiệp ở mức cao nhất trên cơ sở dự kiến tốt các tình thế có nhu cầu cao để từ đó có những biện pháp chủ động trong sản xuất. Tuy nhiên có hai trường hợp thường xảy ra trong khi lập kế hoạch đó là:
- Duy trì mức sản lượng sản xuất quá cao khiến cho doanh nghiệp hoạt động trong tình trạng dư thừa khả năng hay tích lũy mức tồn kho quá nhiều gây lãng phí.
- Duy trì ở mức sản xuất quá thấp sẽ không đủ đối phó với nhu cầu tăng thêm của khách hàng, giảm uy tín và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Sự lãng phí nguồn lực cũng như bỏ lỡ cơ hội kinh doanh sẽ làm giảm hiệu quả của quá trình sản xuất. Do đó doanh nghiệp cần xác định được khả năng sản xuất phù hợp với nhu cầu trong từng giai đoạn cũng như đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
a. Tồn kho
- Hầu hết các DN đều phải tích trữ sản phẩm để tạo thuận lợi cho khách hàng. Để tránh tình trạng khách muốn mua mà không có hàng. Do đó DN cần quản lý tồn kho bằng việc xác định mức độ tồn kho có thể tích trữ tại mọi thời điểm.
- Tồn kho là số lượng hàng hóa mà một DN tích trữ để bán.
- Mọi DN đều phải theo dõi các mức độ tồn kho. Việc theo dõi mức tồn kho có thể thực hiện theo hai cách: Phương pháp tồn kho thường xuyên và Phương pháp tồn kho định kì.
65
+ Phương pháp tồn kho thường xuyên: theo dõi mức độ tồn kho trên cơ sở hằng ngày, giúp DN hoạt động hiệu quả hơn, đảm bảo rằng DN sẽ không bị hết hàng. Khi theo dõi tồn kho cần ghi lại những thông tin sau: mô tả mặt hàng, hóa đơn tồn kho, doanh số bán hàng, số lượng đơn vị bán ra, số lượng tồn kho có hiện thời, số lượng tồn kho tối thiểu cần lưu kho thường được gọi là điểm đặt hàng lại (khi tồn kho đạt mức này DN nên đặt lệnh mua để bổ sung thêm), số lượng tối đa cần tồn kho tại mọi thời điểm.
Ví dụ: Báo cáo tình trạng tồn kho của Doanh nghiệp A
Mặt hàng Số lượng
tích trữ Tối đa Điểm đặt hàng lại
Cần đặt hàng
Xếp hình khối Q323 15 7 8
Nhà búp bê K393 4 2 2
Trò chơi bài S222 25 12 13
Nhãn dính S494 50 20 30
+Phương pháp tồn kho định kì: phương pháp này bao gồm kiểm kê tồn kho hàng hóa thực tế. Số lượng tồn kho đó sẽ cho bạn biết được số lượng mỗi mặt hàng còn trong kho. Sau đó có thể so sánh số liệu tồn kho với số liệu tối đa ghi trên báo cáo tồn kho thấp để xác định số lượng đơn vị mỗi mặt hàng cần đặt bổ sung.
Vòng quay tồn kho: là nhịp độ tồn kho một loại hàng hóa được bán và thay thế bằng tồn kho mới. Nó cho biết DN của bạn bán hết bao nhiêu hàng hóa trong một năm.
b. Xác định sản lượng sản xuất kì kế hoạch
Căn cứ vào mức doanh thu đề ra trong kì kế hoạch tiếp thị và chính sách của DN về tồn kho thành phẩm để xác định lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch.
Sản lượng sản xuất KH= Doanh số kế hoạch + Tồn kho KH Đối với doanh nghiệp đang hoạt động thì công thức được tính như sau
Sản lượng sản xuất KH = Doanh số KH + Tồn kho cuối kì - Tồn kho đầu kì 4.3.4. Máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và lao động cần thiết
a. Máy móc thiết bị cần thiết
Khi thiết kế quy trình sản xuất, người lập kế hoạch đã dự kiến các yêu cầu về chủng loại, tính năng kỹ thuật của máy móc thiết bị. Ở phần này căn cứ vào sản lượng kế hoạch để xác định số lượng và mức công suất cần thiết của mỗi loại thiết bị. Lưu ý không phải trong tình huống nào việc chọn máy móc thiết bị có chất lượng cao nhất (hiện đại nhất, công suất cao nhất, sản xuất ra sản phẩm có chất lượng tốt nhất…) là tối ưu. Bởi vì đối với doanh nghiệp có doanh số bán thấp, khách hàng mục tiêu không đòi hỏi sản phẩm có chất lượng cao nhất thì việc đầu tư vào thiết bị có chất lượng cao sẽ làm cho giá thành sản phẩm cao, khó tiêu thụ
Sau khi chọn xong, người lập kế hoạch nên lập bảng tổng hợp các loại máy móc thiết bị cần thiết, các thông tin trong bảng thường được nêu như sau:
66
Bảng 4.1: Bảng tổng hợp máy móc thiết bị cần thiết
Đvt: Triệu đồng TT Tên máy móc, thiết bị -Tính năng kỹ thuật
Số lượng
(cái)
Nước sản xuất
Giá mua
Chi phí lắp đặt
Thời điểm cần
1 Máy may vi tính NC kiểu CM-3ST-Hiệu
WASINO 1 Nhật 250 1 1/2001
2 Máy EDM (KTGTG480) 1 Nhật 50 0.5 1/2001
3 Máy mài 300 hiệu OKAMOTMO 1 Nhật 45 0.5 1/2002
4 Máy phay kiểu KRS hiệu KANTOKOKI 1 Nhật 45 0.5 1/2002
5 Máy tiện KL20M hiệu KITAMURA 1 Nhật 100 0.5 1/2002
Tổng cộng 490 3
Theo bảng tổng hợp này thì tổng chi phí dự kiến đầu tư là 493 triệu đồng(trong đó 490 triệu đồng tiền mua máy móc thiết bị và 3 triệu đồng chi phí lắp đặt) số tiền đầu tư có thể chia làm hai lần do thời điểm cần thiết khác nhau. Tuy nhiên thực tế thời điểm đầu tư cũng còn tùy thuộc vào thời gian mua thiết bị (thủ tục nhập, thời gian vận chuyển) và thời gian lắp đặt, chạy thử… đây là những thông tin rất cần thiết cho kế hoạch tài chính ở phần sau.
b. Nguyên vật liệu cần thiết
Chủng loại, quy cách và lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đã được xác đinh ở bước thiết kế quy trình sản xuất. Ở đây căn cứ vào sản lượng kế hoạch, yêu cầu của doanh nghiệp về dự trữ nguyên vật liệu để xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết. Cũng cần lưu ý việc xác định nguồn mua các nguyên vật liệu, các nhà cung cấp tiềm năng sẽ ảnh hưởng đến chi phí mua và định mức dự trữ nguyên vật liệu cần thiết. Người lập kế hoạch nên lập bảng danh mục nguyên vật liệu cần thiết, trong đó có dự kiến nhà cung cấp, số lượng, chi phí… trong trường hợp có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Cuối cùng xác định chi phí nguyên vật liệu cần thiết theo các năm kế hoạch.
c. Lao động cần thiết
Tiếp theo phần dự kiến về máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, các yêu cầu về lao động cũng được dự kiến căn cứ vào các yêu cầu về trình độ, kỹ năng, tay nghề, số lượng… Căn cứ vào các công việc được thiết kế từ đó đưa ra các yêu cầu về lao động cho phù hợp. Trong kế hoạch sản xuất chỉ cần ước tính nhu cầu lao động cần thiết (về số lượng và chất lượng) nên dự kiến mức lương cho mỗi loại rồi chuyển cho bộ phận nhân sự thực hiện tuyển dụng. Trong phần này cần ước tính chi phí tiền lương cho tất cả lao động tại bộ phận sản xuất (cả lao động trực tiếp và gián tiếp) và lập bảng dự toán chi phí tiền lương.
67
4.3.5. Lập dự toán chi phí sản xuất
Đây là phần cuối nhưng rất quan trọng trong kế hoạch sản xuất, là cơ sở tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu chi phí sản xuất được tính đúng và đủ, các quyết định của nhà quản lý sẽ không bị sai khi dự vào thông tin này. Nội dung của phần này sẽ được trình bày chi tiết ở mục IV tiếp theo của chương.