Chương 5: KẾ HOẠCH NHÂN SỰ
5.2. Nội dung kế hoạch nhân sự trong kế hoạch kinh doanh
Cũng như các kế hoạch hoạt động chức năng khác, kế hoạch nhân sự được thiết lập phải nhất quán với mục tiêu và chiến lược hoạt động chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên tùy mục tiêu lập kế hoạch kinh doanh, phần nội dung kế hoạch nhân sự có thể nêu các nội dung như:
- Thành phần nhân sự chủ chốt.
- Sơ đồ tổ chức (nếu có).
- Kế hoạch tuyển dụng, chính sách bồi dưỡng và phát triển nhân sự.
- Bảng ước tính tổng chi phí tiền lương trong thời gian thực hiện kế hoạch để làm cơ sở cho các tính toán tài chính ở phần sau.
5.2.1. Thành phần nhân sự chủ chốt
Trong trường hợp xây dựng kế hoạch kinh doanh để thu hút vốn đầu tư hoặc đi vay, hay nói cách khác đối tượng đọc kế hoạch kinh doanh là những người ngoài doanh nghiệp, thì cần trình bày cho họ có thể thấy được người lãnh đạo doanh nghiệp có đủ năng lực và kinh nghiệm trong điều hành và tạo ra lợi nhuận.
Kế đến kế hoạch sẽ giới thiệu những nhân vật chủ chốt khác nhằm chứng minh được là ban quản trị doanh nghiệp có kinh nghiệm trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. Các bản tóm tắt về quá trình đào tạo cũng như kinh nghiệm làm viêc của các nhân vật chủ chốt cũng nên chuẩn bị và kèm theo trong phần
82
phụ lục của bản kế hoạch kinh doanh. Có thể cho thấy phần vốn/tài sản đóng góp của ban lãnh đạo doanh nghiệp để tạo sự tin tưởng cho những người góp vốn hoặc chủ nợ tương lai.
Mức độ chi tiết khi viết phần này phụ thuộc vào mức độ phức tạp, quy mô của doanh nghiệp và kinh nghiệm của các nhân vật chủ chốt đối với nhiệm vụ được phân công. Nếu người đang (hoặc dự kiến) nhận nhiệm vụ lãnh đạo doanh nghiệp đã có kinh nghiệm quả lý thành công một doanh nghiệp tương tự thì việc giới thiệu chỉ một người đó thôi cũng đã rất thuyết phục.
Đối với kế hoạch kinh doanh dùng để đi vay vốn cho doanh nghiệp mới thành lập, phần này có thể được ghi trong phần giới thiệu về doanh nghiệp. Còn đối với kế hoạch kinh doanh dùng để quản lý nội bộ, nên trình bày cụ thể kế hoạch phân công, phân nhiệm của các nhân vật chủ chốt nhằm tránh các mâu thuẫn do vượt quá quyền hạn sau này.
5.2.2. Sơ đồ tổ chức
Đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên quá ít, không nhất thiết phải vẽ sơ đồ tổ chức mà chỉ cần bảng phân chia công việc và ghi rõ trách nhiệm của mỗi người hoặc có thể nêu thêm vài thông tin khi viết phần nhân sự chủ chốt.
Công ty sử dụng sơ đồ tổ chức để thể hiện cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là sơ đồ cho thấy các công việc khác nhau trong công ty liên quan đến nhau như thế nào. Ở một số doanh nghiệp nhỏ tất cả các nhân viên có thể báo cáo trực tiếp với giám đốc công ty. Tuy nhiên ở các công ty lớn hơn, nhân viên cấp thấp thường báo cáo cho giám sát viên. Kiểu cơ cấu tổ chức này đảm bảo rằng chủ công ty không bị gọi giải quyết những vấn đề tương đối ít quan trọng, có thể được giải quyết hiệu quả hơn bởi một người quản lý cấp dưới.
Chú ý khi xây dựng sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp, nêu căn cứ vào yêu cầu công việc để bố trí người không căn cứ vào người để bố trí việc. Do đó các bộ phận hoạt động chức năng chỉ được hình thành khi cần thiết, điều đó là với quy mô hoạt động nhỏ chỉ cần giao cho một, hai người thực hiện chứ không nhất thiết phải có đầy đủ các bộ phận chức năng như các doanh nghiệp lớn.
5.2.3. Kế hoạch xây dựng và phát triển nguồn lực
Trong kế hoạch xây dựng và phát triển nguồn nhân lực, trình bày các vấn đề cụ thể như:
- Vị trí nhân sự cần thiết.
- Quy trình và hình thức tuyển dụng nhân viên.
- Các chính sách đánh giá và đãi ngộ.
- Chính sách bồi dưỡng và huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên.
Nếu là kế hoạch kinh doanh dùng cho công tác quản lý thì nội dung này cần cụ thể, còn kế hoạch kinh doanh dùng cho bên ngoài thì chỉ cần nêu tóm tắt nếu như không có yêu cầu gì đặc biệt.
83
Sau khi lập xong kế hoạch tiếp thị, kế hoạch sản xuất, trong kế hoạch nhân sự sẽ thiết lập danh sách tổng hợp nguồn nhân sự cần thiết từ các bộ phận, dự kiến mức lương cho từng vị trí và ước tính tổng chi phí ở phần sau. Có thể lập bản tổng chi phí tiền lương theo mẫu sau:
Bảng 5.1: Bảng tổng chi phí tiền lương công ty X
Vị trí nhân sự Số lượng (người)
Mức lương/người (triệu đồng)
Tổng tiền lương/vị trí (triệu đồng)
Giám đốc 1 5.000 5.000
Kế toán trưởng 1 2.000 2.000
Nhân viên bán hàng 5 1.000 5.000
Thư ký 2 1.000 2.000
Lái xe 1 1.000 1.000
Bảo vệ 1 800 800
Tổng chi phí tiền lương 15.8000
Ghi chú: (*) Chi phí tiền lương dược tính cho các vị trí nhân sự cần thiết cho hoạt động doanh nghiệp, do vậy nếu có sử dụng những người trong gia đình nên tính chi phí lương để không tính sót trong trường hợp không còn sử dụng nguồn lao động đó nữa.
5.2.4. Quá trình lập kế hoạch nhân sự
Để hoạch định nguồn nhân sự, cần xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp, xem xét các yêu cầu về nhân sự qua các giai đoạn để tìm nguồn bổ sung thích hợp cả về chất lượng (vị trí, chuyên môn) và số lượng (nhu cầu, nguồn). Sau khi dự báo về nhu cầu, cần điều tra nguồn cung ứng nhân sự cần thiết. Nên bắt đầu từ các thông tin về nhân viên, dự đoán nguồn nhân sự hiện tại có thể có, phân tích và đánh giá các nhu cầu nhân sự còn thiếu (cả số lượng và chất lượng), đưa ra các đề xuất và thử nghiệm các phương án. Từng bộ phận chức năng sẽ tiến hành lần lượt các bước trên trước khi thực hiện chương trình nhân sự tổng thể. Cuối cùng khi triển khai thực hiện cần giám sát kết quả để có những hiệu chỉnh thích hợp.
Để hoạch định nguồn nhân sự cần thiết nên xét trên cả hai khía cạnh số lượng và chất lượng. Để hoạch định, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhận dạng và phân tích các hoạt động chức năng cần thiết
Các doanh nghiệp với những hoạt động kinh doanh khác nhau sẽ có những hoạt động chức năng chủ yếu khác nhau. Ví dụ một doanh nghiệp thương mại thì sẽ không quan tâm đến các chức sản xuất mà chỉ tập trung vào chức năng tiếp thị, bán hàng và các kỹ năng sắp xếp hàng trong kho, trong khi một công ty tư vấn có thể sẽ đặt yêu cầu cao về tài chính, nhân sự và quản lý. Thông thường các hoạt động chức năng chính được xác định có thể là: chức năng sản xuất, chức năng kế toán, chức năng tiếp thị/bán hàng, chức năng kỹ thuật… Nội dung thực hiện ở bước 1 nhằm xác định các hoạt động chức năng và nhu cầu nhân lực theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp (khởi
84
đầu, có lợi nhuận, ổn định, tăng trưởng, trưởng thành). Cần chú ý những thay đổi về nhân sự cả về số lượng và chất lượng sao cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Sau khi xác định các hoạt động chức năng, việc tiếp theo là thiết kế nhiệm vụ cho từng chức năng. Nếu là thiết kế mới nên giới thiệu những người liên quan đến thiết kế. Đối với doanh nghiệp đang hoạt động, cần thực hiện đánh giá các điểm mạnh, yếu của thiết kế cũ và nêu phương án cải thiện. Cuối cùng xem xét tác động qua lại giữa các hoạt động chức năng nhằm thiết lập chế độ báo cáo và luân chuyển thông tin nội bộ, các câu hỏi cần thiết khi thực hiện phần này là: chức năng nào là quan trọng hơn? Ai thực hiện báo cáo? Ai được báo cáo? Tại sao? Các thông tin nào cần truyền đtạ sang bộ phận chức năng khác? Tại sao?
Bước 2: Xác định kỹ năng cần thiết và thiết kế công việc cho các bộ phận chức năng Ở bước này đứng ở góc độ từng bộ phận chức năng, căn cứ vào nhiệm vụ yêu cầu để xác định các kỹ năng cần thiết, thiết kế công việc và dự báo nhu cầu về nhân sự bao gồm các yêu cầu về chất lượng và số lượng. Cụ thể cho biết vị trí nhân sự cần, kỹ năng và trình độ yêu cầu cho các vị trí đó. Kế quả nhân sự dự kiến ở từng bộ phận có thể sẽ được hiệu chỉnh tăng, giảm khi thực hiện chương trình nhân sự tổng thể, nghĩa là với góc độ doanh nghiệp xem xét tác động qua lại giữa các bộ phận chức năng, các yêu cầu về chế độ báo cáo và thông tin nội bộ để thực hiện hiệu chỉnh.
Bước 3: Dựa vào kỹ năng, khối lượng công việc yêu cầu để tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự phù hợp
MỤC TIÊU DOANH NGHIỆP
HOẠT ĐỘNG DỰ KIẾN
NHÂN SỰ YÊU CẦU - Số lượng
- Kỹ năng - Nghề nghiệp - Hiệu quả làm việc - Kinh nghiệm
NHÂN SỰ HIỆN CÓ - Số lượng
- Kỹ năng - Nghề nghiệp - Hiệu quả làm việc - Kinh nghiệm
KHÁC BIỆT KHÔNG KHÁC BIỆT
THỪA - Ngưng tuyển dụng - Giảm lao động công nhật làm việc bán thời gian - Cho nghỉ hưu sớm - Cắt giảm
THIẾU - Tăng giờ làm viêc phụ trội - Tăng lao động công nhật, làm viêc bán thời gian
- Kéo dài thời gian nghỉ hưu - Bắt đầu tuyển dụng - Đào tạo và phát triển nhanh
DUY TRÌ
Hình 5.2: Hoạch định nhân sự
85
Bước 4: Hình thành sơ đồ bộ máy quản lý doanh nghiệp
Như đã trình bày ở trên, bước này chỉ thực hiện theo yêu cầu quản lý thực tế cho các doanh nghiệp, không nhất thiết phải là kế hoạch kinh doanh nào cũng phải có sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. Tùy theo quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động doanh nghiệp, các sơ đồ được hình thành đơn giản hoặc chi tiết với nhiều cấp quản lý
Ví dụ: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Thương mại X được trình bày như sau Hình 5.3: Mối liên hệ giữa các công tác phân tích công việc, hoạch
định nhân sự, tổ chức tuyển dụng và lựa chọn
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
MÔ TẢ CÔNG VIỆC - Nhiệm vụ và trách nhiệm - Các quan hệ báo cáo - Điều kiện làm việc - Trách nhiệm giám sát
ĐẶC ĐIỂM CÔNG VIỆC - Chất lượng
- Kỹ năng - Khả năng - Tính cách
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ (Căn cứ vào số lượng công việc đã xác định)
TỔ CHỨC TUYỂN DỤNG
(Nhận dạng và thu hút các ứng viên có chất lượng)
LỰA CHỌN (Chọn ứng viên tốt nhất)
GIÁM ĐỐC
Kế toán trưởng Trưởng bộ phận bán hàng
Nhân viên bán hàng 1, 2 Tổ bảo vệ
86