Chương 6: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
6.3. Quá trình lập kế hoạch tài chính
Xét về phương pháp thực hiện quá trình lập kế hoạch tài chính giống như xây dựng một ngân sách tổng thể. Nó bao gồm việc tổng hợp các kế hoạch hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp từ việc lượng hóa mục tiêu doanh thu, các chi phí cần thiết về nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, tiền lương đến việc xác định lợi nhuận, dòng tiền thu/chi cùng với các mục tiêu khác và trình bày kết quả dự kiến. Trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, các dữ liệu thực tế sẽ được cập nhật dần để đưa ra các kết quả dự kiến chính xác hơn. Việc thực hiện kiểm tra, so sánh kết quả thực tế với ngân sách ban đầu là hết sức cần thiết cho công tác quản lý của doanh nghiệp, có thể giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng và kịp lúc.
6.3.1. Lập ngân sách tổng thể
Quá trình lập ngân sách tổng thể bao gồm 2 phần chính: lập ngân sách hoạt động và lập ngân sách tài chính.
- Ngân sách hoạt động: được xây dựng bằng cách xác định các khoản thu/chi theo kế hoạch nhằm tính toán các khoản lỗ/lãi theo kế hoạch hoạt động. Nói cách khác ngân sách hoạt động chính là cơ sở lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (báo cáo thu nhập) dự kiến.
- Lập ngân sách tài chính: tức là xác định ảnh hưởng của ngân sách hoạt động, ngân sách tiền mặt và ngân sách đầu tư lên vị thế tài chính của doanh nghiệp trong tương lai. Ngân sách tài chính là cơ sở để lập bảng cân đối tài sản dự kiến. Các bước cụ thể để lập ngân sách tổng thể được trình bày trong hình 6.2.
* Lập ngân sách hoạt động: theo hình 6.2 việc tính toán từ mức doanh thu kế hoạch - là điểm khởi đầu để lập ngân sách - cho đến yếu tố giá vốn hàng bán, đã được trình bày trong phần lập dự toán chi phí sản xuất ở chương 4. Tiếp theo cần xác định tiếp các chi phí hoạt động bao gồm các chi phí bán hàng, chi phí quản lý hành chính để có thể lập được báo cáo thu nhập dự kiến. Thông thường các chi phí này sẽ được tính toán cụ thể hoặc xác định theo một tỷ lệ % nào đó của doanh thu, tỷ lệ này thường được xác định dựa vào kinh nghiệm của ban quản trị doanh nghiệp. Các phần mềm về dự báo tài chính thường yêu cầu tỷ lệ % này khi người lập kế hoạch muốn sử dụng.
Theo nội dung của bản báo cáo thu nhập (xem bảng 6.5), đến đây kế hoạch đã xác định được doanh thu, giá vốn bán hàng, chi phí hoạt động, bước tiếp theo là xác định mức lãi/lỗ cho doanh nghiệp. Nếu lãi thì căn cứ vào thuế suất thuế lợi tức để tính tiền thuế lợi tức phải nộp và xác định mức lợi tức ròng dự kiến. trong trường hợp kết quả đã đưa kết quả lỗ, cần xem xét các khoản tính trên đã hợp lý chưa hay phải hiệu chỉnh lại. Trường hợp phần tính toán ở trên là hợp lý, có hai khả năng xảy ra: hoặc là hiệu chỉnh lại mục tieu ban đầu, hoặc là không nên thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên không nên cố gắng giảm chi phí đến mức bất hợp lý để có kết quả tức lợi tức ròng dương
98
(trường hợp sử dụng để vay vốn) vì cũng có thể dễ dàng bị phát hiện bởi những người đọc có kinh nghiệm.
Lưu ý cần xác định thêm mức tồn kho cần thiết kế hoạch cho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, tùy theo chính sách hoạt động của doanh nghiệp.
* Lập ngân sách tài chính: trước hết cần xây dựng Ngân sách đầu tư chủ yếu đối với các tài sản cố định. Tuy nhiên chỉ cần thực hiện phần này đối với các kế hoạch kinh doanh khi khởi sự doanh nghiệp hoặc có nhu cầu mở rộng sản xuất, đầu tư mới.
Đối với doanh nghiệp muốn duy trì hoạt động bình thường thì phần này là không cần thiết. Kết quả của hoạch định đầu tư sẽ cho biết số lượng, loại tài sản cố định doanh nghiệp cần có và nhu cầu tài trợ cần thiết để có các tài sản này. Cần ghi rõ chi phí và thời điểm cần trang bị cho tài sản để dự kiến nguồn tài trợ sau này.
Kế đến căn cứ vào các kế hoạch thu, chi dự kiến ở trên, tiến hành lập ngân sách tiền mặt. Ngân sách tiền mặt là một báo cáo dự kiến các dòng tiền thu và chi tại các mốc thời gian khác nhau trong suốt thời kỳ kế hoạch.
Cuối cùng với các thống kê về sự thay đổi từ ngân sách đầu tư, ngân sách tiền mặt và ngân sách hoạt động so với bảng cân đối kế toán ban đầu, đã có thể lập bảng
Ngân sách hoạt độngNgân sách tài chính
Doanh thu (KH)
Sản lượng (KH) Tồn kho (KH)
Chi phí sản xuất chung (KH) Nguyên vật liệu
(KH)
Chi phí lao động (KH)
Các chi phí hoạt động kinh doanh
(KH)
Báo cáo thu nhập dự kiến Giá vốn hàng bán
(KH)
Ngân sách đầu tư Ngân sách tiền mặt
Bảng cân đối kế toán dự kiến
Hình 6.2: Ngân sách tổng thể (Master budget)
Ghi chú: (KH) chỉ các số liệu theo kế hoạch
99
cân đối kế toán dự kiến, hoàn tất quá trình lập ngân sách kế hoạch và người lập kế hoạch cũng đã thực hiện xong ngân sách tổng thể.
Thông qua nội dung của bảng cân đối kế toán (tham khảo bảng 6.4) dự kiến, có thể biết được vị trí tài chính của doanh nghiệp qua các thời đoạn kế hoạch trong tương lai. Người lập kế hoạch kinh doanh có thể xem xét khả năng vay vốn, huy động vốn thông qua cấu trúc vốn dự kiến. Nếu như nguồn vốn cần thiết theo kế hoạch khó đáp ứng trong thực tế thì doanh nghiệp phải xem xét lại mục tiêu và các kế hoạch đầu tư để có những hiệu chỉnh thích hợp.
6.3.2. Các bước lập kế hoạch tài chính
Trước hết người lập kế hoạch tài chính phải lập bảng các giả định về tài chính và bảng cân đối kế toán khởi đầu. Đây là bước tập hợp và lượng hóa các dữ liệu đã được nêu trong các kế hoạch tiếp thị, sản xuất, nhân sự…ở phần trước của kế hoạch kinh doanh. Bảng cân đối kế toán khởi đầu trình bày vị thế tài chính của doanh nghiệp ở thời điểm triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh.
a. Các giả định tài chính và bảng cân đối kế toán khởi đầu
Phân liệt kê và giải thích nguồn dữ liệu cho các khoản mục nêu trong các giả định tài chính và bảng cân đối kế toán khởi đầu được thực hiện tiếp sau đây sẽ được trình bày theo nội dung của một doanh nghiệp sản xuất. Khi lập kế hoạch tài chính cho các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, người lập kế hoạch cũng sẽ thực hiện các bước tương tự nhưng nên lược bỏ bớt các khoản không phù hợp.
* Các giả định tài chính
Các giả định Nguồn và cách xác định
Thời điểm bắt đầu của kế hoạch kinh doanh Ngày-tháng-năm-kế hoạch bắt đầu thực hiện Thời gian của kế hoạch kinh doanh Khoảng thời gian được lập kế hoạch (từ 3-5 năm) Tỷ lệ huê hồng bán hàng (%) Chi phí huê hồng tính theo % của doanh thu Chi phí vận chuyển (%) Chi phí vận chuyển hàng theo % của doanh thu Các chi phí liên quan đến chi phí sử dụng lao động
(đồng, %) Các mức lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn…
Các loại thuế doanh nghiệp phải trả (%) Khoản thuế và mức thuế tính theo quy định nhà nước Giả định về giá trị tồn kho (tính theo % doanh số
kỳ tiếp theo, % kế hoạch sản xuất kỳ sau…)
Thường được xác định trong kế hoạch sản xuất tùy theo chính sách dự trữ đối với từng loại kho (nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm)
Giá vốn bán hàng (%) Tỷ lệ chi phí sản xuất (đối với sản phẩm bán ra) chiếm ưu thế doanh thu
Giả định về phương pháp bán có cho khách hàng trả chậm
Được cung cấp từ kế hoạch tiếp thị, bao gồm: tỷ lệ doanh thu bán trả chậm/tổng doanh thu (%) và số ngày cho trả chậm hoặc kỳ thu tiền bình quân (ngày)
Giả thiết về việc mua hàng hóa, dịch vụ theo phương pháp trả chậm
Các thông tin về tỷ lệ hàng hóa dịch vụ (%) và số ngày được trả chậm Phương thức vay và lãi suất vay (%) Dự kiến lãi suất vay ngắn hạn và dài hạn
Lãi suất tiền gửi ngân hàng (%) Dự kiến lãi suất tiền gửi có kỳ hạn và không kỳ hạn
Các tỷ lệ khấu hao tài sản cố định (% tháng) Các tài sản cố định được chia theo nhóm và sử dụng tỷ lệ khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính
Các chi phí bán hàng và quản lý Căn cứ vào kế hoạch trước có thể ước tính theo % doanh thu hay giá vốn hàng bán
Việc sử dụng lợi tức ròng và lượng tiền mặt dư thừa
Các quyết định về sử dụng lợi tức ròng và đầu tư tiền mặt dư thừa
Bảng 6.1: Các giả định tài chính
100
Nội dung bảng 6.1 nhằm đưa ra một số gợi ý để người lập kế hoạch tham khảo khi xây dựng các giả định tài chính cho kế hoạch kinh doanh. Thực tế tùy theo tính chất hoạt động của doanh nghiệp cũng như mục đích của kế hoạch kinh doanh, các giả định này có thể chi tiết hơn hoặc đơn giản hơn.
Theo các giả định trên có những giả định không cần thiết khi lập kế hoạch tài chính cho loại hình hoạt động khác như doanh nghiệp dịch vụ không có tồn kho hoặc khi không có mua bán hàng trả chậm, không vay không gửi tiền ở ngân hàng thì sẽ không có các phần liên quan đến lãi suất, kỳ hạn trả nợ… Những khoản mục nào có thể tính toán chi tiết, cụ thể hơn trong phần lập các bảng dự báo tài chính thì không cần giả định ở đây. Ví dụ như chi phí sản xuất cho một đơn vị đã tính cụ thể trong phần kế hoạch sản xuất thì không cần đưa ra giả định giá vốn hàng bán theo % doanh thu mà chỉ cần lấy chi phí sản xuất nhân với đơn vị số lượng bán dự kiến.
Trong các giả định trên cần lưu ý:
- Giả định về kỳ thu tiền bình quân: nếu doanh nghiệp bán hàng theo phương thức trả chậm, cần ước tính được số ngày thu được tiền về. Thực tế các doanh nghiệp đang hoạt động có thể ước tính được số ngày thu tiền theo kinh nghiệm, riêng đối với các doanh nghiệp mới hoạt động sẽ có khó khăn hơn, người lập kế hoạch có thể căn cứ vào phương thức bán hàng và kế hoạch của doanh nghiệp so với kỳ thu tiền của doanh nghiệp so với kỳ thu tiền bình quân của ngành để ước tính. Chẳng hạn doanh nghiệp bán cho khách hàng trả chậm 30 ngày từ khi bán hàng nhưng với điều kiện là khách hàng phải trả nợ đúng hạn. Do vậy cần phải có kế hoạch thu nợ khách hàng để nhận được tiền đúng hạn hoặc phải hiệu chỉnh sao cho gần đúng với kỳ thu tiền thực tế trong quá khứ.
- Giả định về kỳ hạn phải trả cho nhà cung cấp: doanh nghiệp đang hoạt động có thể xác định căn cứ vào hoạt động hiện tại. Đối với các doanh nghiệp mới cần liên hệ cụ thể với các nhà cung cấp dự kiến để có được các thông tin này. Tuy nhiên cần lưu ý các doanh nghiệp mới thành lập rất khó nhận được các khoản cho trả chậm nếu như không có mối quan hệ đặc biệt với nhà cung cấp. Do vậy trong phần kế hoạch mua nguyên vật liệu, hàng hóa, các thông tin về nhà cung cấp và phương thức mua rất cần thiết cho việc tính toán ở đây.
* Bảng cân đối kế toán khởi đầu
Bảng cân đối kế toán khởi đầu cho biết vị trí tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm lập kế hoạch kinh doanh. Người lập kế hoạch nên sử dụng mẫu báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính có thể trình bày đơn giản hơn căn cứ vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp đang hoạt động có thực hiện hệ thống kế toán theo quy định, việc lập bảng cân đối kế toán khởi đầu khá dễ dàng do có sự ghi chép, báo cáo định kỳ.
Đối với doanh nghiệp không có sổ sách kế toán thì có thể lập bảng cân đối kế toán
101
theo tính toán của chủ doanh nghiệp. Còn nếu là doanh nghiệp mới thành lập, có tài sản cũ đưa vào sử dụng thì cần định giá lại tài sản theo ý kiến của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo giá thị trường. Chú ý quy luật cân bằng giữa tổng tài sản và tổng nguồn vốn khi lập bảng cân đối kế toán.
Ngoài ra trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại máy móc, tiền ích và hàng tồn kho, cần có các bảng liệt kê chi tiết hơn để tiện kiểm soát sau này. Có thể sử dụng các mẫu biểu của Bộ tài chính về báo cáo kiểm kê tài sản cố định và hàng tồn kho.
b. Các báo cáo tài chính dự kiến
Mức độ chi tiết của kế hoạch tài chính phụ thuộc vào thể hiện mục tiêu và dữ liệu của các kế hoạch khác trong bảng kế hoạch kinh doanh. Để xác định số thời đoạn dự báo, các kế hoạch kinh doanh trong 5 năm thường chia các thời đoạn cho các báo
Bảng 6.2 Bảng dự báo dòng tiền thu và chi Lưu chuyển tiền tệ dự kiến
Công ty… Ý nghĩa và nguồn cung cấp dữ liệu
Ngày…tháng…năm Số dư tiền mặt đầu kì Nguồn thu
Doanh thu tiền mặt Bán thu tiền ngay, không cho trả chậm.
Doanh thu nợ đã thu Tùy theo phương thức bán (ví dụ trả trước 50% ngay lúc mua, tháng kế tiếp trả tiếp 50%) để tính phần tiền dự kiến thu được.
Vay ngắn hạn Số tiền vay ngắn hạn.
Vay dài hạn Số tiền vay dài hạn.
Vốn huy động Số tiền huy động của chủ sở hữu.
Tổng thu Khoản chi
Giá vốn hàng bán/Tồn kho Các khoản tiền chi mua hàng về bán hoặc dự trữ trong kho trong thời gian xem xét.
Chi phí tiền lương Tiền trả lương trong kì.
Chi phí khác Các khoản chi khác bằng tiền.
Tiền trả lãi Tiền trả lãi nợ vay.
Mua tài sản cố định Chỉ ghi số tiền bỏ ra để mua tài sản cố định, phần còn nợ không tính.
Trả nợ vay ngắn hạn Tiền trả nợ vay.
Tổng chi trước thuế
Tiền thuế lợi tức Tiền nộp thuế lợi tức.
Tổng chi sau thuế
Lượng thay đổi tiền mặt ròng Số dư tiền mặt cuối kì
102
cáo tài chính như sau: tính theo tháng cho năm đầu, tính theo quý cho 2 năm tiếp theo và tính theo nửa năm cho 2 năm còn lại. Đối với các kế hoạch ngắn hạn hoặc có sử dụng phần mềm, KHTC có thể dự báo toàn bộ theo tháng. Tuy nhiên việc chia quá nhỏ các thời đoạn báo cáo đôi khi cũng không tốt vì sẽ làm rối các kết quả, khó đánh giá.
Sau khi các dữ liệu cần thiết đã được tập hợp đầy đủ, có thể tiến hành tính toán và lập các báo cáo tài chính dự kiến. Đối với các kế hoạch cho các doanh nghiệp có hoạt động đơn giản, người lập kế hoạch có thể tính toán bằng tay hoặc trên máy tính thông qua các phần mềm thông thường như Excel, Lotus… Trường hợp doanh nghiệp có mức độ hoạt động phức tạp và yêu cầu dự báo cho nhiều giai đoạn thì nên sử dụng các phần mềm chuyên về dự báo tài chính. Sử dụng các phần mềm tài chính có lợi ích là giảm thiểu thời gian tính toán, do vậy có thể thực hiện tính toán và hiệu chỉnh nhiều lần để có được một bản kế hoạch kinh doanh hoàn hảo. Phần giới thiệu về các phần mềm tự động tính toán sẽ được trình bày ở phần sau, tiếp theo là phần trình bày nội dung của các báo cáo tài chính dự kiến.
* Báo cáo thu nhập dự kiến
Căn cứ vào hoạt động đề ra trong kế hoạch để lập báo cáo thu nhập dự kiến (Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến). Các hệ thống kế toán hiện nay đều dựa trên cơ sở nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tức là ghi nhận các sự kiện về doanh thu và chi phí ngay thời điểm phát sinh chứ không phải tại thời điểm nhận hay chi tiền mặt thực tế. Do vậy trong báo cáo thu nhập, các khoản thu và chi sẽ được ghi nhận tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không kể là doanh nghiệp đã nhận, chi tiền chưa.
Bảng 6.3 Báo cáo Thu nhập dự kiến
Báo cáo thu nhập dự kiến Ý nghĩa và nguồn cung dữ liệu Công ty…
Ngày- tháng-năm-
Doanh thu thuần Dữ liệu trong kế hoạch Marketing.
Giá vốn hàng bán(GVHB) Có thể lấy từ giả định theo % của doanh thu hoặc được tính thông qua kế hoạch SX.
Lợi tức gộp Doanh thu thuần trừ cho GVHB..
Chi phí bán hàng (1) Trong các giả định thường tính theo % doanh thu.
Chi phí quản lý (2) Dữ liệu dựa trên giả định, bao gồm: tiền lãi vay, thuế, lệ phí, dự phòng, mua ngoài.
Lợi tức thuần từ hoạt động Lợi tức gộp trừ (1) và (2).
kinh doanh
Thu nhập và chi phí khác (3) Trong giả định: phần thu, chi ngoài hoạt động kinh doanh chính.
Tổng lợi tức trước thuế Lợi tức thuần từ HĐKD ± (3).
Thuế lợi tức doanh nghiệp(4) Dữ liệu từ giả định tài chính.
Lợi tức ròng Tổng lợi tức trước thuế trừ (4).